Nguồn tuyển chọn
Nguồn ứng viên từ trong nội bộ doanh nghiệp:
Việc tuyển chọn từ nội bộ có những ưu điểm sau: Nhân viên được thử thách; Nhân viên làm quen, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, dễ dàng thích ứng với sự thay đổi; Tạo ra sự thi đua, kích thích họ làm việc, sáng tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn. Tuy nhiên, cũng có những hạn chế như tuyển dụng vào vị trí trống theo kiểu thăng chức tạo sự rập khuôn, chai lỳ, theo cách cũ, không có sự cải tiến; Tạo ra tâm lý không phục lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo mới từ phía những nhân viên được ứng cử nhưng không được tuyển chọn.
Nguồn bên ngoài:
Ứng viên bên ngoài thì có những người tự đến doanh nghiệp để xin việc; những người do các trung tâm đào tạo như các trường dạy nghề, cao đẳng, đại học giới thiệu;
Phương pháp tuyển chọn
Có rất nhiều phương pháp thu hút và tuyển chọn lao động từ nguồn bên ngoài, thường chủ yếu là: thông qua quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng; cử chuyên viên đến các trường đào tạo chuyên ngành phù hợp; thông qua các cơ quan tuyển dụng lao động; các văn phòng dịch vụ lao động; tuyển sinh viên ở các trường đại học; tạo điều kiện cho sinh viên thực tập tại doanh nghiệp; nhờ nhân viên trong
giới thiệu...
Quy trình tuyển chọn: Quy trình tuyển dụng của các doanh nghiệp thường được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Trong bước chuẩn bị cần thiết phải:
+ Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng.
+ Nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng.
+ Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn, biểu hiện ở ba khía cạnh. Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây: quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như quảng cáo trên báo, đài, tivi ; thông qua các trung tâm dịch vụ lao động; thông báo trước cổng cơ quan; thông qua các trường, các trung tâm đào tạo.
Thông báo nên ngắn gọn, chi tiết và đầy đủ các thông tin cơ bản cho ứng viên yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, đặc điểm cá nhân. Riêng đối với các quảng cáo cần lưu ý thêm những nội dung sau: quảng cáo về công ty, công việc để người xin việc hiểu rõ hơn về uy tín, tính hấp dẫn trong công việc, các chức năng trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc; quyền lợi của các ứng viên nếu trúng tuyển như lương bổng, đãi ngộ, cơ hội được đào tạo, thăng tiến; các hướng dẫn về thủ tục, hồ sơ và cách thức liên hệ…
Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi sổ, có phân loại chi tiết để sử dụng sau này. Để có thể chuyên nghiệp hoá hoạt động tuyển dụng, mỗi doanh nghiệp nên có bộ hồ sơ mẫu riêng cho từng ứng viên vào các chức vụ khác nhau như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên hành chính, cán bộ chuyên môn, quản lý. Sau khi kiểm tra, phỏng vấn và khám bệnh các kết quả tương ứng sẽ được bổ sung vào hồ sơ.
Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi nhận các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác, khả năng tri thức, sức khỏe, mức độ
hành nghề, sự khéo léo về tay chân, tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng... Nghiên cứu hồ sơ để loại bớt những hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu công việc, không cần làm tiếp các thủ tục tiếp theo, giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp.
Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài từ 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đủ tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm
Áp dụng hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành. Áp dụng các hình thức trắc nghiệm cũng có thể được sử dụng để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay…
Bước 6: Phỏng vấn lần hai
Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về mọi phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân thích hợp cho tổ chức, doanh nghiệp...
Bước 7: Xác minh, điều tra
Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với ứng viên có triển vọng tốt. Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp, bạn bè, thầy cô giáo hoặc với lãnh đạo cũ của ứng viên. Công tác xác minh, điều tra sẽ cho biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên. Đối với một số công việc đòi hỏi tính an ninh cao, có thể xác minh thêm về nguồn gốc, lý lịch gia đình của ứng viên.
Bước 8: Khám sức khoẻ
Dù có đáp ứng về các yếu tố trình độ, học vấn, hiểu biết, kỹ năng, tư cách, nhưng nếu sức khỏe không đảm bảo thì không nên tuyển dụng.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng
Mọi bước trong quá trình tuyển dụng đều quan trọng nhưng bước quan trọng nhất là ra quyết định tuyển dụng. Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định
tuyển chọn, cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về các ứng viên. Cách thức ra quyết định tuyển chọn cũng ảnh hưởng tới mức độ chính xác của tuyển chọn. Do đó hội đồng tuyển chọn cần thống nhất trước cách thức ra quyết định tuyển chọn. Ở cách ra quyết định kiểu đơn giản, hội đồng tuyển chọn sẽ thu thập, xem xét lại các thông tin về ứng viên. Sau đó dựa trên hiểu biết về công việc cần tuyển và những phẩm chất, kỹ năng của các nhân viên thưc hiện công việc tốt, hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định. Trong thực tế, do sở thích, quan điểm và nhu cầu khác nhau nên sẽ có những đánh giá khác nhau từ các thành viên trong hội đồng nên cách tuyển chọn kiểu này không khách quan, ít chính xác. Ngược lại, cách thức ra quyết định kiểu thống kê sẽ đảm bảo tính chính xác cao.
Bước 10: Ký hợp đồng lao động
Sau khi doanh nghiệp và các ứng viên được tuyển chọn đã thống nhất các điều kiện cụ thể về công việc, yêu cầu, thời gian làm việc, lương bổng, đãi ngộ, đào tạo, huấn luyện... sẽ đi đến bước tiếp theo là ký hợp đồng lao động. Doanh nghiệp cần có biện pháp để người lao động mới mau chóng hoà nhập môi trường làm việc. Sự quan tâm, giúp đỡ của người phụ trách và các đồng nghiệp đối với nhân viên mới là rất cần thiết, giúp họ mau chóng thích nghi và cảm thấy tin tưởng, thoải mái với môi trường làm việc mới.
Trong thực tế, các bước và nội dung trình tự tuyển dụng có thể thay đổi linh hoạt, thậm chí có thể thêm hoặc bớt một vài bước. Điều này phụ thuộc vào yêu cầu, đặc điểm của doanh nghiệp, trình độ của hội đồng tuyển chọn.
Đánh giá hiệu quả của công tác tuyển chọn
Trong quá trình tuyển dụng, có 4 khả năng có thể xảy ra cho mỗi ứng viên theo sơ đồ sau:
Bảng 1.4 Đánh giá hiệu quả của công tác tuyển chọn
Năng lực hoàn thành công việc của ứng viên
Quyết định tuyển chọn Loại bỏ Tuyển dụng Tốt (2) Sai lầm (Đánh giá quá thấp) (1) Chính xác Không tốt (3) Chính xác (4) Sai lầm (Đánh giá quá cao)
Trong ô số (1) và (3), quyết định tuyển dụng chính xác: Tuyển ứng viên có khả năng thực hiện tốt công việc và loại bỏ ứng viên không đủ tiêu chuẩn. Ô số (2), ứng viên bị đánh giá thấp hơn khả năng thực tế, do một sơ sót nào đó của ứng viên không liên quan đến khả năng thực hiện công việc, dẫn đến doanh nghiệp không tuyển chọn được ứng viên giỏi. Sai lầm này khó đánh giá, trừ ứng viên đó trở thành nổi tiếng sau này. Ô số (4), ứng viên được đánh giá quá cao so với khả năng thực tế, thu nhận vào doanh nghiệp, nhưng thực hiện công việc ở mức yếu kém. Điều này xảy ra khi thái độ, tác phong, diện mạo của ứng viên đã khéo léo che giấu rất tốt, hoặc nhà quản trị chưa có kinh nghiệm trong lịnh vực tuyển dụng. Thiệt hại do sai lầm trong tuyển chọn có thể thấy rõ qua chất lượng thực hiện công việc của nhân viên mới, phí tổn do phải tuyển chọn nhân viên mới, ảnh hưởng không tốt về đạo đức, tác phong, kỷ luật lao động của nhân viên mới đối với nhân viên cũ trong doanh nghiệp.
Khi phân tích hiệu quả của công tác tuyển dụng, cần phải thu thập những thông tin sau đây:
+ Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và chi phí cho một lần tuyển. Chi phí này bao gồm tất cả các khoản liên quan đến tuyển dụng như dịch vụ tuyển, quảng cáo...
+ Số lượng và chất lượng các hồ sơ xin tuyển.
+ Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng từ chối công việc ở một mức lương nhất định.
+ Kết quả thực hiện công việc ở các công nhân mới tuyển. + Số lượng nhân viên mới bỏ việc.
Nên lưu ý phân tích hiệu quả của mỗi nguồn tuyển dụng khác nhau. Mỗi nguồn tuyển dụng thường có kết quả khác nhau về mức độ thành công của các ứng viên và các chi phí tuyển đối với một nhân viên. Những phân tích như vậy sẽ giúp doanh nghiệp đề ra được các chính sách và biện pháp tương ứng nâng cao hiệu quả của hoạt động tuyển dụng sau này.