Phân tích công việc: Do mục tiêu của Công ty là tăng thêm thị phần, có thêm nhiều khách hàng vì thế Công ty đề ra những chiến lược kinh doanh để thực hiện được mục tiêu trên. Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh của Công ty luôn có nhiều biến động, tính cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn, không chỉ cạnh tranh về thị trường, mà còn cạnh tranh về nguồn nhân lực do vậy Công ty cần xây dựng chế độ tuyển dụng thích hợp đáp ứng được yêu cầu của công việc, đảm bảo việc thực hiện tối ưu mục tiêu của Công ty.
Công ty đã thực hiện chặt chẽ công tác phân tích công việc thông qua bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để cho người lao động có thể hiểu được công việc mình được giao và những nhiệm vụ cần phải thực hiện trong quá trình làm việc. Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc do người lao động đang đảm nhiệm tự soạn thảo dựa trên thực tế công việc tùy vào mỗi vị trí, tính chất công việc.
Hoạt động phân tích hiện trạng nguồn nhân lực tại Công ty đã được tiến hành như sau: Ban giám đốc Công ty và lãnh đạo các phòng ban căn cứ vào chiến lược kinh doanh để xác định nhu cầu lao động cho từng bộ phận, phòng ban, từng nhóm dịch vụ. Sau đó, đối chiếu với lượng lao động hiện có để có sự đánh giá, cân đối và kế hoạch bổ sung nhân lực cho phù hợp. Hoặc trong quá trình thực hiện công việc, vì
tính chất công việc các phòng ban, bộ phận, nhóm dịch vụ rà soát tình hình nhân lực của mình để báo cáo và yêu cầu bổ sung hay cắt giảm. Tuy nhiên, đây chỉ là công tác đánh giá nguồn nhân lực về mặt số lượng, chưa có sự đánh giá về trình độ chuyên môn chất lượng của nguồn nhân lực. Công tác phân tích công việc chỉ dừng lại ở phân tích về quy trình công việc, mang tính định tính chưa đánh giá được chất lượng.
Công tác dự báo nhu cầu và phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực:
Cơ sở xác định nhu cầu lao động như sau:
Thứ nhất, căn cứ vào chiến lược kinh doanh của Công ty, vào các dự án mà Công ty sẽ khai thác được trong tương lai, vào sự gia tăng các loại dịch vụ và gia tăng sản lượng của khách hàng đang có, điều này làm cho khối lượng công việc sẽ tăng lên. Do vậy, Công ty cần dự báo nhu cầu lao động trong tương lai để chủ động trong chiến lược kinh doanh mang lại hiệu quả công việc cao nhất.
Thứ hai, việc xác định nhu cầu lao động của Công ty còn phải căn cứ vào sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức, căn cứ vào tình hình chung của Công ty theo hàng năm để có thể dự báo được lượng lao động sẽ nghỉ việc, từ đó có kế hoạch chủ động hơn trong công tác quản trị nguồn nhân lực.
Tuy nhiên, công tác dự báo nhu cầu lao động của Công ty chưa được quan tâm đúng mức, và bị động, phụ thuộc nhiều vào đối tác còn mang tính chắp vá khi có yêu cầu bổ sung từ các bộ phận, tính chủ động, thường xuyên chưa cao.
2.3.2. Công tác tuyển dụng
a. Công tác lập kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực:
Hiện tại công tác tuyển dụng nguồn nhân lực được phòng hành chính quản trị đảm nhiệm. Công tác tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện của phòng, tuy nhiên do số lượng nhân sự trong phòng ban còn ít (3 người), mà khối lượng công việc của phòng tương đối lớn nên khi có các đợt tuyển dụng thì trong phòng cân đối công việc và triển khai thực hiện tuyển dụng song song với các công việc về nghiệp vụ chuyên môn khác, do đó chất lượng công tác tuyển dụng cũng chưa thực sự đạt được hiệu quả tối đa.
Tại Công ty Cổ phần Hàng Hải MACS, khi các bộ phận có yêu cầu về tuyển dụng nhân lực, họ sẽ gửi phiếu yêu cầu về nhân lực lên phòng hành chính quản trị.
Trưởng các bộ phận sẽ thực hiện phân tích công việc để xác định nhu cầu tuyển dụng một cách hiệu quả, được tổng hợp từ bảng mô tả công việc do nhân viên thực hiện - là căn cứ cơ bản để thực hiện công tác tuyển dụng: sử dụng trong việc đăng tuyển, đưa ra yêu cầu đối với người thực hiện công việc thuận lợi cho cả ứng viên và người đánh giá.
Nhìn chung, việc lập bảng mô tả công việc rất chi tiết và tiêu chuẩn rõ ràng, hợp lý giúp cho nhà quản trị trong công tác hoạch định và tuyển dụng. Tuy nhiên, bảng mô tả công việc chưa được cập nhật kịp thời do sự luân chuyển công việc thường xuyên. Việc phân tích cũng phụ thuộc vào ý chí chủ quan của người phân tích, chưa tiến hành một cách khoa học…
Bảng 2.7 Nhu cầu tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Hàng Hải MACS Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Nhu cầu tuyển dụng 12 15 25
Theo giới tính Nam 8 67% 7 47% 12 48% Nữ 4 33% 8 53% 13 52% Theo trình độ THPT 0 0% 0 0% 0 0% Trung cấp 2 17% 2 13% 2 8% Cao đẳng 6 50% 7 47% 11 44% Đại học 4 33% 6 40% 12 48% Sau đại học 0 0% 0 0% 0 0%
Theo vị trí công việc
- Phòng kế toán 1 8% 0 0% 2 8%
- Phòng đại lý 1 8% 1 6% 2 8%
- Phòng Logistics 4 34% 6 40% 15 60%
- Phòng giao nhận vận
- Phòng hành chính
quản trị 1 8% 0 0% 1 4%
- Phòng PanOcean 2 17% 4 27% 2 8%
(Nguồn : Báo cáo lao động Công ty Cổ Phần Hàng Hải MACS năm 2016-2018)
Nhận xét: Qua bảng nhu cầu tuyển dụng nhân lực, ta thấy nhu cầu tuyển dụng của công ty tăng lên, đặc biệt là năm 2018 nhu cầu tuyển dụng tăng 10 nhân lực do chiến lược mở rộng kinh doanh. Vì tính chất của công việc chủ yếu làm việc tại hiện trường nên nam giới vẫn chiếm tỷ trọng cao hơn trong nhu cầu tuyển dụng của công ty trong năm 2016, sang năm 2017 và 2018 công ty tuyển lao động nữ để thực hiện các công việc tại văn phòng đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác và chủ yếu tuyển dụng cho bộ phận logistics vì công ty tập trung phát triển và mở rộng quy mô của phòng ban này.
b. Tuyển dụng lao động
Nguồn tuyển dụng và phương pháp tuyển dụng
Nguồn nội bộ Công ty: Áp dụng cho các chức danh quản lý do nhân viên tong công ty đã hoạt động và hiểu rõ về đặc điểm kinh doanh của công ty.
Nguồn bên ngoài: Áp dụng cho việc tuyển chọn cho các vị trí nhân viên, đối tượng thường là sinh viên ở các trường cao đẳng, đại học, hoặc các ứng viên tự nộp đơn xin việc.
Quy trình tuyển dụng lao động
Khi nhận được yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, phòng hành chính quản trị sẽ tổng hợp lại và soạn thảo trình lên Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo, phê duyệt. và tiến hành theo quy trình sau:
Bước 1 - Thông báo tuyển dụng: Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được Giám đốc Công ty duyệt, phòng hành chính quản trị ra thông báo tuyển dụng bao gồm: Thông tin khái quát về công ty, vị trí tuyển dụng, số lượng cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu đối với vị trí ứng tuyển, khái quát về nhiệm vụ, trách nhiệm,
quyền hạn khi thực hiện công việc, yêu cầu hồ sơ, thời gian và địa điểm thu nhận hồ sơ.
Bước 2 - Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ: Sau khi việc thông báo tuyển dụng được đăng tải, công ty tiến hành tiếp nhận hồ sơ. Việc tiếp nhận hồ sơ được tiến hành thông qua hình thức đó là: nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua mail của người đăng tin.
Nội dung hồ sơ thể hiện họ tên, vị trí dự tuyển, các thông tin liên lạc, đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, bằng cấp…
Khi đã có đủ hồ sơ cần thiết, phòng hành chính quản trị tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Việc lựa chọn và sàng lọc hồ sơ được định lượng rõ ràng bằng cách cho điểm cụ thể từng tiêu chí ứng với từng vị trí dự tuyển giúp cho công ty loại bớt được hồ sơ không đạt yêu cầu với những tiêu chuẩn đặt ra, nhờ vậy giảm bớt được chi phí và thời gian cho công tác tuyển dụng.
Bảng 2.8: Mẫu phiếu cho điểm hồ sơ
STT Họ và tên Vị trí ứng tuyển Các tiêu chí Tổng điểm Hình thức Nội dung Bằng cấp Kinh nghiệm Chuyên môn Sức khoẻ 1 Lê Thị Luân NV chứng từ 4 3 3 3 4 17
2 Nguyễn Thuỳ Liên NV chứng từ 4 4 3 3 4 18 3 Trần Mai Minh Nhật NV chứng từ 4 4 3 3 4 18 4 Huỳnh Thị Trúc Nhi NV chứng từ 4 3 2 2 4 15 5 Bùi Thị Nhung NV chứng từ 4 3 2 2 4 15 ….
Bước 3 - Phỏng vấn: Phòng hành chính quản trị sẽ tiến hành gọi thông báo hẹn lịch phỏng vấn cho ứng viên về địa điểm, thời gian buổi phỏng vấn. Người phụ trách công tác tuyển dụng sẽ phỏng vấn. Sau đó, Trưởng và Phó Phòng có yêu cầu tuyển dụng nhằm đánh giá chính xác về năng lực và các kỹ năng của ứng viên nhằm mục đích tuyển chọn được những ứng viên đáp ứng tốt nhất yêu cầu đặt ra.
Bước 4 - Thử việc: Sau khi lựa chọn được ứng viên đạt yêu cầu, phòng hành chính quản trị sẽ mời đến công ty thử việc thông qua điện thoại. Ứng viên sẽ được ký hợp đồng thử việc. Trong thời gian thử việc, ứng viên được cấp quản lý hướng dẫn tận tình, giao việc từ đơn giản đến phức tạp, từ dễ tới khó, tạo tâm lý thoải mái cho ứng viên khi mới bắt tay vào công việc. Đây là việc làm hiệu quả giúp ứng viên thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Bước 5 - Quyết định tuyển chọn và ký hợp đồng: Sau khi hết thời gian thử việc, Trưởng phòng sẽ đánh giá và đưa ra đề xuất có tiếp nhận người lao động vào làm việc chính thức hay không và gửi kết quả đánh giá về phòng hành chính quản trị. Nếu kết quả không đạt yêu cầu thì phòng hành chính quản trị sẽ thông báo chấm dứt hợp động thử việc với người lao động. Nếu đạt, Công ty sẽ thực hiện ký hợp đồng lao động với ứng viên đó. Nhân viên mới sẽ được ký kết hợp đồng lao động và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy định của Công ty. Hợp đồng lao động sẽ được ký theo thời hạn 1 năm. Sau 1 năm đánh giá tiếp, nếu đạt tiêu chuẩn công ty sẽ tái ký hợp đồng lần 2. Sau 2 năm người lao động được đánh giá tốt thì công ty sẽ ký hợp đồng không xác định thời hạn theo đúng quy định của Bộ Luật Lao Động.
Về số lượng lao động tuyển dụng
Bảng 2.9: Số lượng hồ sơ ứng tuyển vào Công ty năm 2016-2018
Năm Nhu cầu tuyển Số lượng hồ sơ xin việc Kế hoạch Thực hiện
2016 12 25 28
2017 15 30 35
2018 25 46 50
Công ty đã tuyển dụng được 52 lao động trong giai đoạn 2016-2018. Kết quả thực hiện tuyển dụng so với nhu cầu có sự chênh lệch đáng kể, để có được nhu cầu tuyển dụng năm 2016 là 12 người thì số lượng hồ sơ xin việc kế hoạch là 25 hồ sơ vả thực hiện 28 hồ sơ. Năm 2017, để có thể tuyển được 15 lao động thì cần phải có 30 hồ sơ xin việc theo kế hoạch và thực hiện 35 bộ hồ sơ. Năm 2018, để có thể tuyển 25 lao động thì cần phải có 46 bộ hồ sơ theo kế hoạch và thực hiện 50 hồ sơ. Qua bảng 2.9, ta thấy số lượng hồ sơ dự tuyển vào các vị trí của Công ty ngày càng nhiều, tỷ lệ sàng lọc ngày càng tăng. Điều đó thể hiện các vị trí tuyển dụng của Công ty ngày càng thu hút ứng viên nộp hồ sơ hơn.
Về chất lượng tuyển dụng
Nguồn lao động tuyển dụng đa số là các sinh viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm hoặc do mối quan hệ nào đó, Công ty tuyển dụng những lao động không đúng chuyên môn. Do vậy, chất lượng của tuyển dụng chưa tốt, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác tuyển dụng và chưa đánh giá được hiệu quả của công tác tuyển dụng, chủ yếu dựa vào chỉ tiêu là tuyển đủ số lao động mà các phòng ban đang cần.
2.3.3. Công tác bố trí, sử dụng lao động
Công tác bố trí, phân công lao động
Công tác bố trí và phân công lao động là bước tiếp theo của công tác tuyển dụng. Xuất phát từ nhu cầu thực tế của công việc mà các bộ phận gửi yêu cầu đến phòng hành chính quản trị và Ban Giám Đốc để yêu cầu tuyển dụng thêm nhân lực. Do vậy, sau khi tuyển dụng được người lao động thì việc bố trí và phân công lao động rất đơn giản, đúng như vị trí cần tuyển dụng, mang lại sự hài lòng tương đối với người lao động.
Để bổ sung nội dung này, tác giả đã tiến hành khảo sát thông qua bảng hỏi với đối tượng là toàn bộ nhân viên đang công tác tại Công ty Cổ Phần Hàng Hải MACS (Phụ lục 01), với 60 phiếu khảo sát hợp lệ thu về, kết quả được trình bày trong bảng sau:
Bảng 2.10 Sự thỏa mãn của người lao động về công việc tại Công ty Công việc đúng chuyên môn Hiểu tinh chất công việc Hoàn thành công việc Muốn tiếp tục công việc Hứng thú công việc Mẫu 60 60 60 60 60 Giá trị trung bình Giá trị thấp nhất Giá trị cao nhất 4.25 1 5 4.12 1 5 3.89 2 5 4.14 1 5 3.76 1 5
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả phân tích qua bảng hỏi
Qua kết quả của khảo sát về mức độ hài lòng của người lao động đối với công tác bố trí, phân công lao động từ bảng 2.10 ta thấy, nhìn chung người lao động khá thỏa mãn. Trong đó, công tác bố trí người lao động đúng chuyên môn và muốn tiếp tục công việc có mức điểm trung bình cao nhất (lần lượt là 4.25 và 4.14). Kết quả của đo lường về mức độ hoàn thành công việc và hứng thú trong công việc thì có số điểm trung bình thấp hơn (lần lượt là 3.89 và 3.76)
2.3.4. Thực trạng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Tuyển dụng được một nhân sự đáp ứng nhu cầu của công ty là hết sức khó khăn và tốn kém chi phí, do vậy để sử dụng lao động hiệu quả nhất, thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh là vấn đề mà công ty rất quan tâm. Nhận thức được tầm quan trọng của chất lượng nguồn nhân lực nên công ty rất quan tâm đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, trang bị kỹ năng cần thiết, nâng cao năng lực làm việc cho nhân viên.
Xác định nhu cầu đào tạo:
Dựa vào chiến lược và mục tiêu phát triển công ty, sử dụng hiệu quả các nguồn lực nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh đầu tư, nỗ lực phát triển vì sự hài lòng của khách hàng. Bên cạnh đó, công ty chủ yếu là lực lượng lao động trẻ, cùng với sự phát triển của xã hội, nền kinh tế hội nhập làm cho nhu cầu đào tạo cũng tăng lên. Lãnh
đạo công ty luôn khuyến khích công nhân viên tham gia học tập, đào tạo để nâng cao kiến thức, kỹ năng làm việc.
Chương trình đào tạo
Bồi dưỡng thường xuyên các nghiệp vụ liên quan đến ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty.
Bảng 2.11 Kết quả công tác đào tạo của Công ty từ năm 2016 – 2018 STT Nội dung Chương trình Đối tượng Số
lượng
1 Tập huấn giám đốc doanh nghiệp
Bồi dưỡng ngắn ngày Ban giám đốc 01
2 Nghiệp vụ Hải Quan Bồi dưỡng ngắn ngày Nhân viên phòng logistic 24
3 Nghiệp vụ khai báo C/O
Tập huấn các thông tư, nghị định
Nhân viên C/O 2
(Nguồn : Báo cáo lao động Công ty Cổ Phần Hàng Hải MACS năm 2016-2018)
Giám đốc tham gia khóa học ngắn hạn của các trường đào tạo doanh nhân