Từ những thực trạng đã được phân tích, những tồn tại đã được nêu ra, để cải thiện tình hình kinh doanh, công ty Lục Giác cần có những điều chỉnh nội bộ, về cơ cấu nhân sự, phân bổ nhiệm vụ, quy trình và công tác đánh giá kết quả làm việc:
Về cơ cấu nhân sự, hiện tại, công ty có ba giám đốc, mỗi người chịu trách nhiệm trực tiếp cho các hoạt động của một đến hai phòng liên quan. Bởi vậy, cần thiết phải phân cấp quản lý trong công ty theo nhiều cấp bậc hơn nữa thành: giám đốc, trưởng phòng, phó phòng, trưởng nhóm. Sự phân hóa dựa trên các yếu tố: năng lực làm việc, kinh nghiệm trong nghề, những cống hiến tại vị trí đang công tác. Mỗi cấp độ quản lý có phạm vi trách nhiệm, nghĩa vụ và lợi ích tương đương. Điều này giúp tăng thêm lợi ích cho các nhân sự nòng cốt, tạo các nấc thang thăng tiến giúp nhân viên làm việc tích cực và có mục tiêu để phấn đấu trong công việc hơn. Từ đó, tính trách nhiệm tăng cao, đội ngũ nhân viên có nhiều cấp độ dự phòng, đảm bảo bộ máy quản lý vững chắc, hạn chế tối đa ảnh hưởng tiêu cực khi có sự thay đổi nhân sự.
Ngoài ra, trong thời gian gần, công ty cần tổ chức thêm phòng kinh doanh. Có hai hướng để thực hiện điều này, một là, tách các nhân sự có khả năng và chuyên môn từ các phòng quản lý khách hàng để lập nên; hai là, tuyển nhân sự mới. Hướng đi thứ nhất phù hợp trong ngắn hạn, không làm phát sinh chi phí nhân sự. Với chuyên môn và kinh nghiệm tại phòng quản lý khách hàng, việc tiếp xúc, làm việc với khách hàng là thường xuyên, nắm chắc các kiến thức về sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp, cùng với một số công cụ bán hàng từ các lãnh đạo sẽ thuận lợi phát triển kỹ năng bán hàng. Hướng đi thứ hai, tuyển mới nhân sự, chủ yếu là nhân sự cấp cao, sẽ là bước phát triển trong dài hạn hơn. Công ty cần có những phương thức tiếp cận đa dạng để thành công với các khách hàng mới, cũng như phát triển nhiều loại dịch vụ khác nhau để giữ chân khách hàng cũ.
Về phân bổ nhiệm vụ giữa các phòng ban, đẩy nhanh việc chuyển giao các dịch vụ sau bán hàng từ phòng quản lý khách hàng sang phòng tư vấn giám sát. Để việc triển khai có hiệu quả, nội bộ phòng tư vấn giám sát phải cơ cấu lại bộ phận và
phân chia công việc rõ ràng, gồm 2 bộ phận: văn phòng và thị trường. Bộ phận văn phòng nên tăng thêm nhân sự, có người trực hotline, và phản hồi thông tin 24/24. Bộ phận thị trường cần gia tăng yếu tố “tư vấn” và “dịch vụ” trong quá trình triển khai hoạt động, để giải quyết vấn đề này thì đầu vào nhân sự cần nâng lên mức cao hơn. Hiện tại, bộ phận này công ty đang sử dụng nhân sự có trình độ cao đẳng, trong một số giai đoạn còn sử dụng trung cấp nghề, trong thời gian gần, cần tăng lên mức độ đại học và cao đẳng là thấp nhất, đi kèm với đó là mức lương cùng với các lợi ích đi kèm cũng tăng lên. Tuy nhiên, về lâu dài, một nhân sự có năng lực, với mức đãi ngộ phù hợp sẽ thực hiện được nhiều công việc một lúc, nâng cao chất lượng cũng như hình ảnh của công ty.
Về công tác đánh giá kết quả làm việc, trước đây, công ty chỉ có duy nhất một tiêu chí đánh giá là chỉ tiêu doanh thu của các phòng ban để xét thưởng. Đối với các phòng ban không có doanh thu thì tính bình quân của các phòng có doanh thu. Cần phải đưa ra một hệ thống đánh giá thực hiện công việc (KPI) một cách khoa học, cụ thể hơn, phù hợp với đặc điểm công việc của từng phòng ban (công việc chính là gì, các yếu tố nào ảnh hưởng chất lượng công việc,…) , từng cá nhân (điểm mạnh, điểm yếu, cần cải thiện điều gì..). Ví dụ, đối với phòng quản lý khách hàng, có đặc điểm là làm việc trực tiếp với khách hàng, quản lý đầu vào cũng như đầu ra, trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Tuy nhiên, đây không phải là bộ phận sales, bởi vậy chỉ tiêu về doanh thu chỉ là một phần nhỏ để đánh giá chất lượng công việc. Tác giả đề xuất bộ KPI cho bộ phận này như bảng 3.1. Theo đó có thể thấy, nhiệm vụ chiếm tỷ trọng cao nhất trong KPI này là tạo bộ tiêu chuẩn làm việc với khách hàng. Điều này giúp phục vụ cho việc triển khai thực hiện các dịch vụ trade marketing với khách hàng được nhanh chóng và đồng bộ, hạn chế sai sót trong các trường hợp quá tải công việc, hoặc chuyển giao công việc đột xuất, giúp cho dịch vụ cung cấp đến khách hàng luôn hoàn thiện nhất có thể.
Bảng 3.1: Chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc phòng Quản lý khách hàng hãng PIC ST T MỤC TIÊU TỈ LỆ % THỜI GIAN THỰC HIỆN (Timeline,
tháng) YÊU CẦU THỰC HIỆN
Triể n khai Hoàn thàn h Phòn g quản lý khách hàng 1 1 Tạo bộ tiêu chuẩn làm việc với khách hàng 30 % 3 4
Tạo bộ tiêu chuẩn làm việc cho hãng bao gồm: I. Mục lục 1. Thông tin khách hàng 2 . Quy trình chung 3. Các khái niệm 4. Quy định
II. Các hạng mục thi công 1. Outdoor
2. Indoor
3. Thay tranh và wrapping bàn III. Form
1. Form thiết kế 2. Form report 3. Form báo giá
4. Form giấy tờ thanh lý IV. Một số lưu ý 2 Hoàn thiện khả năng quản lý 25 %
3 4 Tạo các form mẫu theo dõi, tổng hợp, báo cáo (báo cáo thi công công trình, báo cáo project trace list, báo cáo tình
công việc
hình thanh toán).
3 4
Chủ động đốc thúc việc cập nhật báo cáo hàng tuần, hàng tháng 3 Nâng cao kỹ năng văn phòng (excel, powerpoint ) 20 % 5 6
Học pivot, powerpoint nâng cao để áp dụng trong công việc
4 Lợi nhuận đạt 30%
15
% 3 4
Thắt chặt quản lý chi phí đầu vào, thống kê chi phí các hạng mục cơ bản, đàm phán giảm giá với đơn vị cung cấp
5 Doanh thu 35 tỷ đồng 10 % 3 4 Khách hàng cũ 30 tỷ, khách hàng mới 5 tỷ
Nguồn: Tác giả xây dựng