Các Công ty cung cấp nhiên liệu Hàng không phải có hệ thống trang thiết bị cơ sở đầy đủ dáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt của nhà nước và các quy định quốc tế đối với hoạt động của ngành Hàng không. Chất lượng nhiên liệu đáp ứng Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 6426 và yêu cầu chất lượng nhiên liệu hàng không dùng cho hệ thống hoạt động chung (AFQRJOS) do tổ chức quốc tế JIG (quy định của Hiệp hội các nhà cung ứng nhiên liệu Hàng không) ban hành. Hoạt động logistics trong công tác cung ứng nhiên liệu hàng không cụ thể như sau.
1.2.2.1. Dịch vụ khách hàng
Nhu cầu của khách hàng là nguồn gốc cho tất cả các hoạt động logistics. Việc đáp ứng đầy đủ những đơn đặt hàng của khách là tiền đề cần thiết cho mọi hoạt động trong giới hạn nguồn lực logistics. Dịch vụ khách hàng là dịch vụ đi kèm với các sản phẩm chính yếu nhằm cung cấp sự thỏa mãn tối đa cho khách hàng khi đi mua hàng. Dịch vụ khách hàng được chia thành 3 giai đoạn
Trước khi bán: Bao gồm các dịch vụ như: giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, nhận đặt hàng, ký kết hợp đồng mua bán, trưng bày… Các hoạt động này giúp tạo ra môi trường thuận lợi cho các giao dịch mua - bán được thực hiện tốt.
Trong khi bán: Gồm các dịch vụ như: giới thiệu, tư vấn, hướng dẫn khách lựa chọn hàng hóa đúng nhu cầu, thanh toán, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển, giao nhận… Các hoạt động này giúp hoàn tất quá trình mua hàng của khách hàng.
Sau khi bán: Còn gọi là dịch vụ hậu mãi bao gồm: hướng dẫn sử dụng sản phẩm, giải quyết thắc mắc, bảo hành, sửa chữa, mua hàng cũ, đổi hàng mới, hội nghị khách hàng… Các hoạt động này giúp gia tăng giá trị nhận được cho khách hàng và có thể gia tăng giá trị vòng đời khách hàng
1.2.2.2. Hoạt động tiếp nhận và quản lý nhiên liệu tại kho
Kho bãi là một bộ phận quan trọng của toàn bộ hoạt động logisitcs, là nơi cất giữ bảo quản, trung chuyển, đóng gói …. nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm … trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp những thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ, và vị trí của các hàng hóa được lưu kho. Kiểm soát lưu kho là một bộ phận của hoạt động logistics nhằm quản lý việc dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và hàng hóa trong sản xuất và lưu thông. Mục đích của hoạt động quản lý vật tư, nguyên vật liệu là đảm bảo cho sản xuất, lưu thông được diễn ra liên tục và hiệu quả, cân đối cung cầu và đề phòng rủi ro, bất trắc.
Dự trữ trong thương mại thực hiện 3 chức năng cơ bản: chức năng cân đối cung - cầu, chức năng điều hoà các biến động, và chức năng giảm chi phí.
nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian. Trong sản xuất và kinh doanh, phải tập trung khối lượng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trước do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ đề phòng những biến động của nền kinh tế. Chức năng này là do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung - cầu.
Chức năng điều hoà những biến động: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Thực hiện chức năng này, cần phải có dự trữ bảo hiểm.
Chức năng giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm những chi phí trong quá trình sản xuất và phân phối. Chẳng hạn nhờ dự trữ tập trung, có thể vận chuyển những lô hàng lớn để giảm chi phí vận chuyển, và, tuy phải tăng dự trữ và do đó tăng chi phí dự trữ, nhưng tổng phí vận chuyển và dự trữ giảm đi đáng kể.
Đối với hoạt động cung ứng nhiên liệu Hàng không, Kho nhiên liệu hàng không (Aviation Fuel Storage): là nơi tiếp nhận, bảo quản, cấp phát nhiên liệu hàng không. Theo chức năng, kho nhiên liệu hàng không được phân làm hai loại: Kho đầu nguồn, kho trung chuyển và kho sân bay. Kho đầu nguồn, kho trung chuyển (Pre-airfield terminals): là nơi tiếp nhận, bảo quản, cấp phát nhiên liệu hàng không để cung cấp nguồn hàng cho kho sân bay. Kho sân bay (Airport Depot): là nơi tiếp nhận, bảo quản nhiên liệu hàng không để trực tiếp tra nạp cho tàu bay của các hãng hàng không hoạt động tại sân bay. Kho sân bay được thiết kế và xây dựng phù hợp với quy hoạch của từng sân bay, thuận tiện cho công tác tra nạp nhiên liệu hàng không, bảo đảm an toàn cho hoạt động của các hãng hàng không và sân bay.
1.2.2.3. Hoạt động vận tải
Có thể nói, kinh tế ngày càng phát triển thì nhu cầu lưu thông hàng hóa giữa các vùng miền, quốc gia hay giữa các khu vực trên thế giới ngày càng tăng cao. Nó cho thấy vai trò quan trọng của logistics thực hiện các chuỗi dịch vụ liên quan đến sản xuất, lưu kho, phân phối sản phẩm. Và vận tải là một yếu tố then chốt trong dây chuyền này, chất lượng của dịch vụ logistics phụ thuộc không nhỏ vào chất lượng của dịch vụ vận tải. Các phương thức vận tải gồm:
- Vận tải đường sắt: cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình lưu thông hàng hóa. Đường sắt có thể vận chuyển được khối lượng hàng hóa lớn, với vận tốc ổn định và giá thành thấp hơn đường bộ.
- Vận tải hàng không: Những ưu thế về tốc độ của vận tải hàng không đã góp phần giảm thiểu các rủi ro trong lưu thông các lô hàng, từ đó nâng cao chất lượng chung của dịch vụ logistics và giảm chi phí tổn thất của hàng hóa trong chuỗi cung ứng.
- Vận tải biển: Đây là loại hình vận tải được sử dụng nhiều nhất trong các phương thức vận chuyển hàng hóa bởi nó có nhiều ưu điểm: vận tải đường biển có năng lực chuyên chở lớn nhờ các tàu có sức chở lớn, đặc biệt là các tàu container thế hệ mới; giá thành vận chuyển thấp do trọng tải tàu biển lớn. Vận tải đường biển thích hợp vận chuyển hàng hóa trong thương mại quốc tế. Đặc biệt, trong vận tải đường biển có sự góp mặt quan trọng của cảng biển. Cảng biển là đầu mối vận tải, nơi tập trung, kết nối tất cả các phương tiện vận tải: Đường bộ, đường sắt, đường sông, đường hàng không, đường biển, đường ống. Năng lực hoạt động của các biển là một yếu tố quyết định đối với sự phát triển của dịch vụ logistics, đặc biệt là các cảng container.
- Vận tải đường ống: có chi phí cố định rất cao và chi phí biến đổi thấp nhất. Đây là con đường hữu hiệu và an toàn để vận chuyển chất lỏng và khí hoá lỏng (xăng dầu, gas, hoá chất). Chi phí vận hành không đáng kể (rất ít chi phí lao động), và gần như không có hao hụt trên đường, ngoại trừ trường hợp đường ống bị vỡ hoặc rò rỉ. Cho tới nay thì vận chuyển bằng đường ống mới chỉ rất giới hạn bởi chi phí đầu tư ban đầu rất lớn và thiết kế phức tạp, (xây dựng đường ống, trạm bơm, trạm điều khiển và kiểm soát). Vận tốc trung bình của phương tiện này khá chậm, chỉ khoảng 5-7 km/giờ, nhưng bù lại bởi khả năng vận chuyển liên tục 24 giờ cả ngày lẫn đêm, và cả 365 ngày trong một năm, và đặc biệt không hề chịu ảnh hưởng của thời tiết.
Hoạt động vận tải trong cung ứng nhiên liệu Hàng không bao gồm các hoạt động vận tải nhiên liệu từ nhà sản xuất về các kho chứa đầu nguồn. Sau đó, nhiên liệu được vận chuyển về kho sân bay bằng hệ thống xe xitec chuyên dụng đảm bảo các yêu cầu về vận chuyển hàng nguy hiểm. Nhiên liệu sẽ được bảo quản tại các bể chứa tại sân bay.
1.2.2.4. Hoạt động cung ứng dịch vụ tra nạp nhiên liệu
Cung ứng dịch vụ liên quan tới mức độ, tính chắc chắn và sự linh hoạt trong việc hoàn thành các đơn đặt hàng của một công ty. Nói cách khác là khả năng cung ứng dịch vụ thể hiện chủ yếu qua mức độ thực hiện đơn hàng của công ty. Các hoạt động tạo nên một vòng quay đơn đặt hàng điển hình bao gồm: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách, chấp nhận thanh toán, chuẩn bị sẵn sàng hàng hoá, vận chuyển, làm vận đơn và giao hàng. Các chỉ tiêu: tốc độ, sự phù hợp và tính linh hoạt của các hoạt động phục vụ khách hàng này có liên quan trực tiếp dến toàn bộ cơ cấu vòng quay đơn đặt hàng cũng là các chỉ tiêu thể hiện khả năng cung ứng dịch vụ
Dựa trên yêu cầu của khách hàng, nhà phân phối có thể quyết định sử dụng các phương án dự kiến khác nhau trong việc cung ứng dịch vụ theo yêu cầu khách hàng. Điều này cho phép thỏa mãn khách hàng một cách cao hơn, và mức độ linh
hoạt đáp ứng các yêu cầu của khách hàng chính là một chỉ tiêu quan trọng để đánh giá khả năng cung ứng dịch vụ.
Khi khách hàng là các hãng hàng không tiến hành đặt hàng, nhiên liệu sẽ được vận chuyển ra sân bay bằng các xe tra nạp và được tra nạp trực tiếp cho máy bay hoặc thông qua hệ thống tra nạp ngầm. Tại nhà ga T2 sân bay Quốc tế Nội Bài, Sân bay Tân Sơn Nhất nhiên liệu được tra nạp ngầm, nhà ga Nội địa của Nội Bài và các sân bay địa phương hiện vẫn đang được tra nạp trực tiếp từ xe tra nạp.
1.2.2.5. Kiểm soát chất lượng nhiên liệu
Trong sản xuất, kiểm soát chất lượng là một quá trình đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm không có lỗi và đáp ứng được nhu cầu của họ. Khi quá trình này diễn ra không đúng, nó có thể khiến việc tiêu thụ hàng hóa bị tổn thất nặng nề. Tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở cả hai mặt. Một mặt, kiểm soát là công cụ quan trọng để nhà quản lý phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh. Mặt khác, thông qua kiểm soát, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh.
Khách hàng mong đợi và yêu cầu các sản phẩm chất lượng cao. Khi khách hàng nhận được các sản phẩm chất lượng, doanh nghiệp sẽ có được những lợi ích sau: Gia tăng sự trung thành của khách hàng; Duy trì nguồn khách hàng thường xuyên; Được giới thiệu thêm nguồn khách hàng mới; Duy trì hoặc cải thiện vị thế của bạn trên thị trường; Cải thiện độ an toàn; Giảm rủi ro nợ; Góp phần xây dựng thương hiệu tích cực cho sản phẩm của bạn
Thị trường xăng dầu hàng không rất đặc thù. Để tra nạp nhiên liệu cho máy bay, các yếu tố an ninh và an toàn phải được đảm bảo ở mức cao nhất. "Không được phép để xảy ra sai sót, dù là nhỏ nhất". Nhiên liệu được kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhập đầu nguồn, vận chuyển, lưu kho cho đến khi được tra nạp cho các Hãng Hàng không. Nhiên liệu hàng không luôn luôn được kiểm soát rất khắt khe khi nhiên liệu còn ở trong bể chứa, thì xả đáy bể để kiểm tra chất lượng hàng. Khi nhiên liệu ra xe, lại phải xả đáy bồn xe để kiểm tra chất lượng hàng trong xe. Khi nhiên liệu bắt đầu được tra nạp lên tàu bay, lại thêm một lần kiểm tra nữa. Việc tra nạp nhiên liệu hàng không không chỉ phải đáp ứng các quy định của luật pháp Việt Nam, mà còn phải
tuân theo các quy chuẩn của hàng không thế giới. Trong đó, có các bộ quy chuẩn dày hàng nghìn trang của JIG (The Joint Inspection Group) - những quy chuẩn được thừa nhận bởi phần lớn thị trường nhiên liệu bay thế giới. JIG không chỉ dày, phức tạp, mà còn được cập nhật liên tục và trở thành thử thách cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn bước chân vào lãnh địa đòi hỏi sự khắt khe tuyệt đối này.
1.2.2.6. Quản lý thông tin
Để quản trị logistics thành công, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý được hệ thống thông tin phức tạp. Bao gồm thông tin trong nội bộ từng tổ chức (doanh nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng), thông tin trong từng bộ phận chức năng của doanh nghiệp, thông tin giữa các khâu trong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải…) và sự phối hợp thông tin giữa các tổ chức, bộ phận và công đoạn ở trên. Trong đó trọng tâm là thông tin xử lý đơn đặt hàng của khách, hoạt động này được coi là trung tâm thần kinh của hệ thống logistics. Trong điều kiện hiện nay, những thành tựu của công nghệ thông tin với sự trợ giúp của máy vi tính sẽ giúp cho việc quản trị thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Nhờ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định đúng đắn vào thời điểm nhạy cảm nhất. Điều này giúp cho logistics thực sự trở thành một công cụ cạnh tranh lợi hại của doanh nghiệp.
1.3. Các tiêu chí đánh giá hoạt động logistics trong công tác cung ứng nhiên liệu hàng không
1.3.1. Chất lượng nhiên liệu
Chất lượng nhiên liệu là một trong số các yếu tố quan trọng trong việc bảo đảm an toàn cho mỗi chuyến bay. Để kiểm soát chất lượng nhiên liệu Hàng không cần phải xem xét nhiều yếu tố trong đó bao gồm việc nhiên liệu có được kiểm tra theo quy trình và được cấp các giấy chứng nhận chất lượng theo quy định ngay từ khâu sản xuất đến khâu xuất bán cho các hãng. Số lần nhiên liệu hàng không đảm bảo theo tiêu chuẩn sẽ là tiêu chí đánh giá chất lượng hệ thống cung ứng dịch vụ nhiên liệu Hàng không. Các giấy chứng nhận gồm có: Giấy chứng nhận chất lượng của nhà máy lọc dầu, Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis), Chứng nhận kiểm tra lại (Recertification Test Certificate, Chứng nhận kiểm tra định kỳ (Periodic Test Certificate)…
1.3.2. An toàn trong dịch vụ cung ứng nhiên liệu hàng không
Hoạt động logistics cung ứng nhiên liệu hàng không đòi hỏi yếu tố an toàn luôn được đặt lên hàng đầu bởi bất cứ sự cố trong quá trình cung ứng đều uy hiếp đến an toàn hàng không và sẽ gây ra hậu quả thiệt hại vô cùng lớn. Ngoài ra các chỉ tiêu về sự an toàn cho hàng hóa như vận chuyển hàng không gây thiệt hại, các vận đơn chính xác hoặc hoàn hảo, thực hiện trả hàng an toàn, cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác, thái độ phục vụ thiện chí hoặc khả năng nhanh chóng giải quyết các vấn đề nảy sinh cũng được sử dụng để đánh giá chất lượng dịch vụ cung ứng nhiên liệu Hàng không.
1.3.3. Tiết kiệm chi phí
Tổng chi phí logisics được hình thành từ chi phí chủ yếu: Chi phí dịch vụ khách hàng, vận tải, kho bãi, quản lý kho, xử lí đơn hàng và hệ thống thông tin, thu mua, dữ trữ… Các nhà quản lý rất quan tâm đến tổng chi phí sản xuất và tiêu thụ trong kỳ tạo ra được bao nhiêu đồng lợi nhuận.
- Chi phí dịch vụ khách hàng: Chi phí dịch vụ khách hàng bao gồm các chi phí để hoàn tất những yêu cầu của đơn đặt hàng (chi phí phân loại, kiểm tra, bao bì đóng gói, dán nhãn…); chi phí để cung cấp dịch vụ, hàng hóa; chi phí để giải quyết tình huống hàng bị trả lại… chi phí dịch vụ khách hàng liên quan mật thiết với các khoản chi phí vận tải, chi phí dự trữ và chi phí cho công nghệ thông tin.
- Chi phí vận tải: Chi phí vận tải là một trong những khoản lớn nhất trong chi phí logisics. Chi phí vận tải chịu sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố như: loại hàng hoá, quy mô lô hàng, tuyến đường vận tải… Chi phí vận tải của một đơn vị hàng hoá (cước phí) tỷ lệ nghịch với khối lượng vận tải và với quãng đường vận chuyển.
- Chi phí kho bãi: Chi phí quản lý kho nhằm đảm bảo cho các nghiệp vụ kho