2.2 Vốn lưu động và tình hình quản trị vốn lưu động trong Công ty Cổ phần
2.2.2.2 Tình hình quản trị vốn lưu động tại Công ty
a) Quản lý vốn bằng tiền
Trong các doanh nghiệp kinh doanh, vốn bằng tiền luôn là một trong những loại tài sản thiết yếu nhất, có tính thanh khoản cao nhất, nó là tiền đề tạo
ra các yếu tố cơ bản của quá trình hoạt đông kinh doanh như: TSCĐ, hàng hóa..., đáp ứng nhu cầu chi tiêu và thanh toán trong thời gian ngắn nhất, dự phòng cho những nhu cầu bất thường hoặc khi xuất hiện các cơ hội kinh doanh mới có tỷ suất sinh lời cao. Nó cũng là yếu tố phản ánh khả năng thanh toán tức thời của công ty, nhưng nếu dự trữ quá mức cần thiết thì sẽ gây ứ đọng vốn, giảm tốc độ luân chuyển và hạn chế khả năng sinh lời của vốn.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, hoạt động thu chi tiền luôn được Công ty quản lý tương đối chặt chẽ để tránh bị mất mát, lợi dụng, đảm bảo nguyên tắc mọi khoản thu chi tiền mặt đều phải qua quỹ, không được thu chi ngoài quỹ và được tổng hợp lại hàng tháng, hàng quý,… Việc xuất, nhập quỹ tiền mặt hằng ngày tại Công ty được thực hiện trên cơ sở chứng từ hợp lệ như phiếu thu, phiếu chi, các hóa đơn mua hàng hóa, văn phòng phẩm,…và được ghi chép trong sổ chi tiết thu chi. Thủ quỹ là người phụ trách hoạt động này trong Công ty.
Các hoạt động giao dịch thu - chi tiền qua ngân hàng cũng được quản lý chặt chẽ thông qua cac chứng từ hợp lệ như giấy báo nợ, giấy báo có, séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi,…Đây là công việc của kế toán thanh toán.
Trong tổng vốn lưu động của Công ty Cổ phần Nước sạch Quảng Ninh, vốn bằng tiền chiếm tỷ trọng khá lớn, năm 2013 vốn bằng tiền của Công ty là 44.858.759.444,đ chiếm 25,463% VLĐ và 5,632% Tổng nguồn vốn, năm 2014 và năm 2015, lượng vốn bằng tiền liên tục giảm và đến cuối năm 2015 vốn bằng tiền chỉ còn 39.807.180.448,đ chiếm 26.665% cơ cấu vốn lưu động và 4.458% tổng nguồn vốn. Năm 2016 doanh thu thuần tăng 25,656% so với năm 2015, vì thế số vốn bằng tiền của Công ty tăng lên đến 93.955.544.739,đ (tăng 236,627% so với năm 2015) chiếm 65,299% cơ cấu vốn lưu động. Năm 2017, Ban lãnh đạo Công ty đã điều chỉnh lại cơ cấu nguồn vốn lưu động, đưa tỷ trọng vốn bằng tiền xuống còn 39,567% trong cơ cấu vốn lưu động và chỉ chiếm 3,824% Tổng nguồn vốn.. Như vậy về cơ bản lượng vốn bằng tiền được Công ty duy trì ổn định ở mức thấp so với tổng nguồn vốn. Có thể xem chi tiết lượng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng qua bảng 2.3.
Bảng 2.3: Cơ cấu vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Nước sạch Quảng Ninh năm 2013 – 2017 Chỉ tiêu 2013 2014 2015 2016 2017 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng I. Vốn bằng tiền 44.858.759.44 4 100 39.224.929.548 100 39.807.180.448 100 93.955.544.739 100 38.073.735.168 100 1. Tiền mặt tại quỹ 1.292.470.532 2,881 2.536.144.399 6,466 1.839.349.959 4,621 2.082.111.137 2,216 2.079.664.457 5,462 2. Tiền gửi ngân hàng 31.305.133.57 4 69,786 22.495.353.343 57,350 15.005.162.942 37,695 45.230.337.231 48,140 22.351.976.491 58,707 3. Các khoản tương đương tiền 1.2261.155.33 8 27,333 14.193.431.806 36,185 22.962.667.547 57,685 46.643.096.371 49,644 13.642.094.220 35,831
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 10000000000 20000000000 30000000000 40000000000 50000000000
Biểu đồ 2.2: Cơ cấu vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Nước sạch Quảng Ninh
Qua số liệu bảng 2.3 có thể thấy vốn bằng tiền của Công ty năm 2016 tăng cao hơn hẳn so với những năm còn lại, nguyên nhân là do các công trình đầu tư xây dựng của những năm trước bắt đầu đi vào sử dụng và mang doanh thu cao về cho Công ty. Cụ thể, doanh thu thuần năm 2016 tăng 97.070.311.936,đ (tăng 25,666%) so với năm 2015. Doanh thu tăng cao như vậy đã tạo thêm nguồn lực lớn để Công ty tiếp tục tái đầu tư vào các hạng mục công trình phục vụ cấp nước khác.
Tiền mặt tại quỹ là bộ phận quan trọng cấu thành nên vốn bằng tiền. Tuy nhiên lượng dự trữ tiền mặt tại qũy của Công ty từ năm 2013 đến 2017 chiếm tỷ trọng từ 2 – 6% trong tổng số vốn bằng tiền là hợp lý. Nhu cầu sử dụng tiền mặt của Công ty rất nhỏ, bởi vì hầu hết các giao dịch tài chính đều qua tài khoản ngân hàng. Công ty chỉ giữ 1 khoản trên dưới 2 tỷ đồng dùng để trang trải các chi phí lễ tết, khánh tiết, sửa chữa xe cộ và tạm ứng công tác phí cho các cán bộ nhân viên.
Tiền gửi ngân hàng là bộ phận lớn nhất của vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Nước sạch Quảng Ninh. Trong nền kinh tế thị trường, xu hướng chung là các doanh nghiệp giao dịch qua ngân hàng, phương thức này giúp cho hoạt động kinh tế được thuận tiện và an toàn hơn. Trong cơ cấu vốn bằng tiền của Công ty, tiền mặt tại quỹ luôn chiếm tỉ trọng nhỏ hơn so với tiền gửi ngân hàng rất nhiều. Cụ thể năm 2013 tiền mặt tại quỹ chỉ chiếm 3% trong cơ cấu vốn bằng tiền tương đương với 1.292.470.532,đ, trong khi đó tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn và không kỳ hạn chiếm 97% tương đương với 43.566.288.912,đ. Tương tự năm 2014 - 2017 lượng tiền mặt tại quỹ chỉ chiếm 2-6% trong tổng vốn bằng tiền. Điều này chứng tỏ Công ty tiết kiệm được chi phí sử dụng vốn, không để tiền bị ứ đọng gây lãng phí. Quy mô vốn bằng tiền giảm dần qua các năm cộng với lượng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng giảm chứng tỏ Công ty đang huy động rất nhiều vốn để tài trợ cho các dự án đầu tư mang lại lợi nhuận trong tương lai.
Công ty luôn duy trì những khoản tương đương tiền thực chất là các số tiền nhàn rỗi chưa dùng đến được công ty gửi vào ngân hàng với kỳ hạn dưới 3 tháng để hưởng lãi. Việc gửi tiền có kỳ hạn dưới 3 tháng là một điều có lợi cho Công ty vì khi đó Công ty không chỉ được hưởng lãi mà việc dùng chúng để thanh toán cũng khá thuận tiện, nhanh gọn, chống thất thoát nhờ hệ thống thanh toán của ngân hàng.
Như vậy, Công ty Cổ phần Nước sạch Quảng Ninh dự trữ vốn bằng khá thấp. Hệ số khả năng thanh toán tức thời năm 2013 là 0,218 tức là 1 đồng nợ ngắn hạn được bảo đảm bằng 0,218 đồng tiền và các khoản tương đương tiền. Trong các năm từ 2014 đến 2016, hệ số khả năng thanh toán tức thời được cải thiện dần, năm 2016 hệ số khả năng thanh toán tức thời đạt 0,451 có nghĩa là khả năng thanh toán nợ ngắn hạn tức thời ngày càng được đảm bảo hơn. Tuy nhiên năm 2017 hệ số khả năng thanh toán tức lại là giảm sâu xuống chỉ còn 0,178 do Công ty giảm lượng tiền gửi có kỳ hạn và không kỳ hạn ngân hàng, điều đó làm thâm hụt cho khả năng thanh toán của Công ty, gây sự lo ngại của các bạn hàng và các cổ đông. Vì vậy việc xác định tạo lập và quản lý vốn bằng tiền cần được Ban lãnh đạo Công ty lưu ý quan tâm hơn nữa để đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
b) Quản lý và sử dụng hàng tồn kho
Hàng tồn kho là khoản mục có tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu vốn lưu động của Công ty Cổ phần Nước sạch Quảng Ninh.
Năm 2013 giá trị hàng tồn kho của Công ty là 90.528.512.450,đ chiếm 51,387% tỷ trọng vốn lưu động và 11,366% tổng nguồn vốn, năm 2014, giá trị hàng tồn kho giảm xuống còn 88.272.597.704,đ nhưng tỷ trọng chỉ còn chiếm 33,889% vốn lưu động do chỉ tiêu các khoản phải thu tăng 87.570.711.912,đ so với năm 2013. Năm 2015 giá trị hàng tồn kho tiếp tục được duy trì ở mức 88 tỷ đồng nhưng tỷ trọng đã tăng lên 59,274% do chỉ tiêu các khoản phải thu giảm. Giai đoạn năm 2016 – 2017 giá trị hàng tồn kho giảm mạnh vì trong năm 2016 Công ty Cổ phần Nước sạch Quảng Ninh tiến hành phân loại lại và chuyển chi phí sản xuất kinh doanh dở dang sang mục khác. Đến cuối năm 2017, giá trị hàng tồn kho của Công ty chỉ còn 28.408.861.581,đ tương ứng 29,523% vốn lưu động và 2,853% cơ cấu tổng nguồn vốn. Trong vòng 5 năm từ năm 2013 – 2017, giá trị hàng tồn kho đã giảm 68,619% còn 28.408.861.581,đ, tỷ trọng trong cơ cấu vốn lưu động giảm từ 51,387% còn 29,523%. Giá trị hàng tồn kho giảm chứng tỏ việc quản lý hàng tồn kho và việc sử dụng nguyên vật liệu đã phát huy hiệu quả.
Bảng 2.4: Cơ cấu hàng tồn kho từ năm 2013 – 2017 của Công ty Cổ phần Nước sạch Quảng Ninh Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu 2013 2014 2015 2016 2017 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Nguyên liệu, vật liệu 28.978.393.958 32,010 26.098.297.200 29,566 27.520.489.825 31,101 27.273.924.857 95,693 26.990.965.173 95,009 Công cụ, dụng cụ 410.713.342 0,454 437.793.851 0,496 911.829599 1,030 526.967.419 1,849 632.892.651 2,228 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 61.139.405.150 67,536 61.736.506.653 69,938 61.856.652.889 69,905 2.502.373.830 8,780 785.003.757 2,763 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho -1.801.844.550 -2,036 -1.801.844.550 -6,322 Tổng giá trị hàng tồn kho 90.528.512.450 100 88.272.597.704 100 88.487.127.763 100 28.501.421.556 100 28.408.861.581 100 Tỷ trọng HTK/VLĐ 51,387 33,889 59,274 19,809 29,523
Qua bảng 2.4, một số nhận xét được rút ra như sau:
Với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất và cung cấp nước sạch nên Công ty không có hàng hóa, thành phẩm tồn kho mà chỉ có nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dự trữ phục vụ sản xuất. Kết cấu hàng tồn kho có sự chuyển dịch cơ cấu giảm tỷ trọng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang từ 67,536% năm 2013 xuống còn 2,763% năm 2017. Nguyên nhân do trước đây công ty đầu tư xây dựng khu chung cư với mục đích bán cho cán bộ công nhân viên và người dân có nhu cầu, tuy nhiên dựa vào tình hình thực tế công trình bị chậm tiến độ không thể hoàn thiện vì vậy năm 2016 Ban lãnh đạo đã thống nhất xin ý kiến cơ quan chức năng loại khỏi danh mục chi phí xây dựng tòa nhà nên năm 2016 giá trị hàng tồn kho giảm 59.354.279.059,đ. Tuy có biến động lớn về cơ cấu hàng tồn kho nhưng xét giá trị thì nguyên vật liệu và công cụ không có biến động nhiều nhưng đang có xu hướng giảm dự trữ nguyên vật liệu và tăng dự trữ công cụ dụng cụ, nguyên nhân là do từ năm 2015 Công ty bắt đầu thực hiện chế độ kế toán mới theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014.
Trong luận văn này tác giả tập trung nghiên cứu việc quản lý, dự trữ nguyên vật liệu vì nó chiếm tỉ trọng tương đối cao trên giá trị hàng tồn kho và nó nằm trong khâu dự trữ là khâu đầu tiên của quá trình hoạt động.
Phương pháp tính giá hàng tồn kho mà Công ty sử dụng là phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Giá nguyên vật liệu mỗi năm mỗi tăng cao, nguyên nhân dẫn đến tình hình này là do tình hình lạm phát lên cao, giá cả thị trường biến động liên tục trong năm 2016 và 2017. Do giá nguyên vật liệu tăng nhưng vốn đầu tư vào hàng tồn kho có giới hạn và nằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận nên phòng Vật tư – Cơ khí quan tâm nhiều vào dự toán lượng nguyên vật liệu cần đặt mua sao cho chi phí tồn kho thấp nhưng phải đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn.
Xuất phát từ tình hình đặt hàng cho sản xuất kinh doanh theo các hợp đồng phát sinh nên thời gian đặt mua nguyên vật liệu không có thời gian cụ thể nhất định. Nhưng thông thường Công ty đặt mua 2 tháng một lần. Để có thể biết được thời gian đặt mua nguyên liệu, có thể nhìn vào lịch trình nguyên vật liệu của Công ty.
Bảng 2.5: Lịch trình đặt mua nguyên vật liệu của Công ty Năm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2013 x x x X x x x 2014 x x X x 2015 x x x x x 2016 x x x X x x 2017 x x x x X :Đặt hàng
(Nguồn: Báo cáo Phòng vật tư năm 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 Công ty CP nước sạch Quảng Ninh)
Qua bảng 2.5, các lần mua nguyên vật liệu phân bố không đồng đều. Lịch đặt mua nguyên liệu thường thay đổi không theo một phương pháp tính hay một quy luật nào mà phụ thuộc vào các dự án, hợp đồng phát sinh của Công ty. Đây chính là điểm yếu Ban lãnh đạo cần giải quyết tốt trong thời gian tới. Bảng 2.6 dưới đây liệt kê các loại chi phí về hàng tồn kho của Công ty.
Bảng 2.6: Chi phí tồn kho Công ty CP nước sạch Quảng Ninh
Nội dung Chi phí ước lượng hàng năm tính
bằng số % của trị giá hàng lưu kho
1. Các chi phí tồn trữ - Chi phí tồn trữ và xếp dỡ
- Khấu hao và lỗi thời Tổng cộng:
0,5% 1,0% 26,0% 2. Chi phí đặt, vận chuyển và nhận hàng
- Các chi phí đặt hàng, bao gồm chi phí sản xuất và thành lập (set-up) - Các chi phí vận chuyển và xếp dỡ
Biến đổi 2,5% 3. Các chi phí về thiếu hụt hàng tồn kho
- Mất doanh số bán - Mất uy tín với khách hàng - Làm sai lệch thời biểu sản xuất
Biến đổi
Nhìn chung giá trị tồn kho của Công ty giảm đi, trong đó tỷ trọng của các khoản mục trong NVL tồn kho vẫn ít thay đổi, chứng tỏ công tác quản lý hàng tồn kho đã được thực hiện khá tốt, nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro thiếu hụt nguyên vật liệu sản xuất khi Công ty chưa kế hoạch đặt hàng cụ thể. Do đó cần xây dựng mô hình tồn kho NVL phù hợp nhằm giảm đến mức thấp nhất NVL tồn kho nhưng vẫn đáp ứng đủ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, qua đó tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
c) Quản lý các khoản phải thu
Trong vài năm qua, các khoản phải thu của Công ty chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu vốn lưu động, đây là một dấu hiệu không tốt, Công ty đang gặp nhiều khó khăn trong việc đòi nợ, và bị chiếm dụng vốn trong khi Công ty đang phải trả các khoản nợ ngắn hạn, điều này ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Các khoản phải thu chiếm một tỷ trọng khá lớn trong số vốn lưu động của Công ty. Năm 2013, các khoản phải thu ngắn hạn là 37.271.176.218,đ chiếm 21,156% cơ cấu vốn lưu động. Sang năm 2014, các khoản phải thu ngắn hạn tăng lên 124.841.888.130,đ chiếm 47,928% vốn lưu động do năm 2014 Công ty chuyển sang hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần nên phát sinh khoản phải thu nội bộ từ các đơn vị trực thuộc. Giai đoạn từ năm 2015 đến 2017, giá trị các khoản phải thu giảm mạnh và nằm trong khoảng 18,675 - 22,176 tỷ đồng nhưng tỷ trọng có sự thay đổi lớn từ 12,510% vốn lưu động năm 2015 và tăng lên 23,047% vốn lưu động năm 2017 là do giá trị vốn lưu động giảm hơn 53 tỷ đồng từ năm 2015 đến 2017.
Trong các khoản phải thu thì khoản phải thu của khách hàng thường chiếm tỷ trọng cao nhất. Năm 2013, khoản phải thu tiền nước khách hàng là 9.280.125.623,đ chiếm 24,899% trong số các khoản phải thu, con số này năm 2017 tăng lên thành 15.957.102.118,đ chiếm đến 71,954%. Có sự gia tăng phải thu khách hàng lớn đến vậy bởi vì Công ty không ngừng mở rộng mạng lưới cấp nước, số lượng khách hàng sử dụng nước tăng lên nhanh chóng nên khoản phải thu khách hàng cũng tăng theo. Ngoài ra do khoản ứng trước cho người bán đã giảm hơn 50% từ 11.622.189.928,đ năm 2013 xuống còn 4.998.685.458,đ năm 2017 và chỉ còn chiếm 22,540% các khoản phải thu nên đã đẩy tỷ trọng của khoản phải thu khách hàng lên cao đến
71,954% ở cuối năm 2017. Tuy nhiên, khoản phải thu khách hàng chủ yếu là tiền sử dụng nước sạch của các hộ dân trong nên phần lớn sẽ được thu trong 01 tháng tiếp theo. Ngoài 02 khoản phải thu đáng chú ý nêu trên thì trong giai đoạn 2013 – 2017 còn có khoản phải thu nội bộ, đây chủ yếu là tiền nước sử dụng nội bộ và tiền chi hoạt động của 2 đơn vị trực thuộc Công ty là Trung tâm tư vấn thiết kế và xây dựng