2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong Hyatt Regency Resort & Spa
Khách sạn Hyatt Regency Danang Resort & Spa với sự giám sát của chủ đầu tư mang cơ cấu tổ chức của một khách sạn lớn bao gồm các khối và các phòng ban, mỗi phòng ban đều có giám đốc phụ trách, các trợ lý giám đốc và các nhân viên. Các phòng ban này đều hoạt động dưới sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc và các Giám đốc phòng ban.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Hyatt Regency Danang Resort & Spa
BP Buồng Phòng Bảo Vệ Spa House- Keeping Tiền Sảnh Camp Hyat Fitness Center Spa Giặt Ủi House-Keeping Regency Club Trung Tâm Dịch Vụ KH Chăm Sóc Khách Hàng Lễ Tân
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận buồng phòng Hyatt Regency Danang Resort & Spa
(Nguồn: Phòng nhân sự Hyatt Regency Danang Resort & Spa)
Khối buồng phòng bao gồm các bộ phận đóng vai trò cơ bản trong việc cung cấp các dịch vụ cho khách hàng trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn, bao gồm 4 bộ phận nhỏ có nhiệm vụ thực hiện các công việc liên quan đến các dịch vụ phục vụ việc lưu trú của khách tại khách sạn. Các bộ phận khối lưu trú bao gồm:
Bộ phận lễ tân thực hiện công việc check-in, check-out, làm thủ tục đăng ký khách sạn và thanh toán cho khách. Ngoài ra cũng đảm nhận thêm công việc nhận đặt phòng giúp cho phòng Đặt phòng vào những ngày nghỉ.
Bộ phận chăm sóc khách hàng giúp đỡ khách trong việc đặt tour tuyến, vé máy bay, cung cấp các thông tin về du lịch cho khách, hướng dẫn khách sử dụng những thiết bị trong phòng.
Dịch vụ sự kiện Nhà hàng Dịch vụ buồng Baguete Terrasse Beach House Pool House Green House BP ẩm thực
Bộ phận House-keeping thực hiện công việc dọn dẹp buồng lưa trú cho khách trước, trong và sau khi khách lưu trú, vệ sinh khu vực công cộng...
Bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm bảo vệ an ninh, an toàn tính mạng và tài sản của khách và toàn bộ nhân viên. Bộ phận này làm việc 24/24 trong và ngoài khu vực khách sạn và giám sát các trang thiết bị của khách sạn.
Trong thời gian lưu trú khách sạn, các bộ phận khác như bộ phận Spa, bộ phận giặt ủi là đơn vị trực tiếp bán và thực hiện các công việc liên quan đến các công việc liên quan đến các dịch vụ bổ sung cung cấp cho khách như dịch vụ spa, dịch vụ giặt ủi, dịch vụ fitness center...
Sơ đồ 2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận ẩm thực Hyatt Regency Danang Resort & Spa
(Nguồn: Phòng nhân sự Hyatt Regency Danang Resort & Spa)
Bộ phận ẩm thực với các cửa hàng chính của khách sạn là bộ phận thực hiện các dịch vụ liên quan đến nhu cầu ăn uống của khách hàng. Bên cạnh đó, bộ phận ẩm thực của khách sạn còn có bộ phận dịch vụ buồng, bộ phận này sẽ đảm nhận nhiệm vụ cung cấp thức ăn theo thực đơn có sẵn ngay tại phòng cho khách có nhu cầu. Ngoài ra còn có bộ phận dịch vụ sự kiên đảm nhận vai trò tổ chức sự kiện nếu có đơn đặt hàng.
BP tài chính
Kế toán Hệ thống thông tin Quản lý nguyên vật liệu
Lưu kho Nhận hàng
Mua hàng
Sơ đồ 2.4 Cơ cấu tổ chức của bộ phận tài chính Hyatt Regency Danang Resort & Spa
(Nguồn: Phòng nhân sự Hyatt Regency Danang Resort & Spa)
Khối tài chính bao gồm 3 bộ phận nhỏ:
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ quản lý các chi phí tài chính trong khách sạn, chịu trách nhiệm theo dõi mọi hoạt động của khách sạn, thực hiện các công việc kế toán, kiểm toán, theo dõi hoạt động tài chính của khách sạn, thực hiện các công việc kế toán, kiểm soát thu nhập và mua bán, lập các khoản tiền nộp ngân hàng, thu hồi các khoản nợ trả chậm, bảo quản tiền mặt...
Bộ phận hệ thống thông tin có nhiệm vụ quản lý, bảo trì và bảo dưỡng hệ thống thông tin trong toàn khách sạn, các phần mềm như Opera, Triton.
Bộ phận quản lý nguyên vật liệu chịu trách nhiệm mua hàng từ bên ngoài, nhận hàng và lưu kho theo yêu cầu của bộ phận khác.
Bộ phận kĩ thuật chịu trách nhiệm bảo trì bảo dưỡng các cơ sở vật chất trong khách sạn và sửa chữa các trang thiết bị này khi có sự cố, hư hỏng...Ngoài ra, bộ phận này còn phải
thực hiện các chương trình bảo dưỡng thường xuyên để tránh mọi hỏng hóc cho các hệ thống thiết bị của khách sạn và trong buồng phòng.
Bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệm về mặt quản lý nhân sự của khách sạn. Chức năng chính của khối quản lý nhân sự là tuyển dụng, bổ nhiệm và đào tạo đội ngũ nhân viên. Ngoài ra bộ phận này còn quản lý tiền lương, giải quyết các vấn đề có liên quan đến nhân sự, y tế và các chế độ của cán bộ và công nhân viên khách sạn.
Bộ phận kinh doanh tiếp thị chịu trách nhiệm nhận đặt phòng từ khách hàng bên ngoài sau đó chuyển đến cho các bộ phận liên quan. Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện các công việc liên quan đến việc quảng bá danh tiếng của khách sạn với khách hàng.
Ngoài ra, Hyatt Regency Danang Resort & Spa còn có các bộ phận như bộ phận bếp, chịu trách nhiệm cung cấp thức ăn cho tất cả các nhà hàng trong khách sạn. Các bộ phận cung cấp dịch vụ khác như bán hàng lưu niệm, quầy báo...