Sơ đồ tổ chức

6. Bố cục đề tài

2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của khách sạn Golden Sea 3 ĐàNẵng

Ghi chú: Quan hệ chức năng

Quan hệ trực tuyến

Sơ đồ Cơ cấu tổ chức lao động mà khách sạn Golden Sea 3 phản ánh trên là mô hình tổ chức trực tuyến chức năng nghĩa là việc sắp đặt các nhân viên có chuyên môn giống nhau hoặc gần nhau thành nhóm tương thích với cơ sở vật chất kỉ thuật, dưới sự điều hành và kiểm soát của người đứng đầu trực tiếp để thực hiện công việc giống nhau. Đây là mô hình tương đối phổ biến mà các khách sạn thường sử dụng có tính chuyên môn hóa cao.

Giám đốc chính là bộ phận cấp cao nhất chịu trách nhiệm điều hành và quản lý mọi hoạt động của khách sạn Golden Sea 3 có cơ cấu đơn giản và quy mô nhỏ, không phức tạp, ban giám đốc không có nhiều thành viên nên có sự thống nhất cao trong đường lối quản lý. Ngoài ra, các bộ phận đều chịu sự chi phối điều khiển của ban giám đốc để điều hành hoạt động của tất cả các bộ phận chức năng. Và giám đốc, người đứng đầu trong ban giám đốc có quyền hạn cao nhất chính là người quản lí trực tiếp các bộ phận, quản lí từ các phòng ban tới

Quản Lý Bộ phận kinh doanh Bộ phận buồng Bộ phận lễ tân Bộ phận nhà hàng Bộ phận kế toán Bộ phận kỹ thuật Bộ phận bảo vệ Bộ phận hành chín h NV NV NV NV Bếp NV Bàn NV NV NV NV

các nhân viên cấp dưới. Mối quan hệ về mặt quản lí này được thực hiện theo một đường thẳng từ giám đốc đến tận nhân viên cuối cùng.

- Ưu điểm của mô hình này đó là:

+ Mang lại hiệu quả cao phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa như khách sạn Golden Sea 3.

+ Nâng cao chất lượng các quyết định ở các cấp quản lí, đặc biệt ở cấp lãnh đạo cao nhất ( Ban giám đốc ).

+ Thông tin đến nhanh và ít bị sai lệch. Phản hồi thông tin nhanh chóng. + Phát huy được lợi điểm của việc chuyên môn hóa.

+ Đơn giản hóa việc đào tạo chuyên viên quản lí… - Nhược điểm của mô hình này là:

+ Thiếu sự liên kết giữa các bộ phận, do mỗi bộ phận được tách rời chịu sự quản lí của cấp trên khác nhau. Dễ nảy sinh mâu thuẫn giữa các bộ phận, bởi bộ phận nào cũng cho mình là quan trọng nhất.

+ Lãnh đạo gặp khó khăn khi giải quyết các mâu thuẫn giữa các bộ phận chức năng. + Trách nhiệm được tập trung vào bậc quản lí cao nhất trong khách sạn dễ dẫn đến

thụ động trong quản lí.

2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận.

- Ban điều hành

Giám đốc là người chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành khách sạn trong khuôn khổ nguồn vốn, thực hiện một số nhiệm vụ khác như quan hệ khách hàng, quan hệ với chính quyền địa phương. Giám đốc có thẩm quyền cao nhất trong khách sạn, dựa trên tiêu chuẩn chất lượng khi kinh doanh khách sạn mà định ra chế độ quy tắc, chuẩn mực, điều lệ hoạt động của khách sạn và cơ chế vận hành bộ máy kinh doanh của khách sạn cho toàn bộ tập thể nhân viên của khách sạn thực hiện.

Quản lý chịu trách nhiệm với giám đốc về mọi mặt hoạt động của các bộ phận trong khách sạn khi giám đốc vắng mặt hoặc đi công tác, tham mưu cho giám đốc kế hoạch xây

dựng và quản lí khách sạn. Đồng thời làm tốt nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, nghiên cứu, mở rộng thị trường, tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho khách sạn.

- Bộ phận kinh doanh:

Thực hiện phụ trách mảng công tác của phòng kinh doanh, tiếp thị, nghiên cứu thị trường và các đối thủ cạnh tranh; làm công tác thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh. Báo cáo kết quả kinh doanh cũng như phân tích thị trường để đề xuất những chiến lược kinh doanh phù hợp. Mang về các hợp đồng cho khách sạn.

- Bộ phận buồng phòng:

Có nhiệm vụ đảm bảo vệ sinh, dụng cụ, trang thiết bị nội thất trong phòng ngủ. Tình hình hình phòng trống, phòng không có khách phải được đề cập ngay trong ngày, có nhiệm vụ thông báo cho lễ tân về số lượng phòng đã chuẩn bị sẵn sàng đón khách, thông báo kịp thời cho bộ phận kĩ thuật khắc phục các hư hỏng trong phòng để kịp thời phục vụ khách. Phân bố và sắp xếp nhân viên hợp lý đảm bảo tối ưu hiệu quả công việc.

- Bộ phận lễ tân:

Có nhiệm vụ nhận đăng kí phòng, hủy đặt phòng, làm thủ tục thuê phòng và trả phòng cho khách, khai báo tạm trú cho khách theo đúng qui định của cơ quan chính quyền nhà nước. Phối hợp với các bộ phận khách trong khách sạn để tiến hành công việc làm thủ tục thanh toán cho khách nhanh và hiệu quả. Thông báo cho các phòng ban để kịp thời đáp ứng mọi nhu cầu của khách. Xử lý các tính huống trong quyền hạn cho phép.

- Bộ phận nhà hàng:

Phục vụ đầy đủ các nhu cầu ăn uống hằng ngày của khách, chịu trách nhiệm quản lí nhà hàng, chịu trách nhiệm trước giám đốc nếu có sự phàn nàn của khách về chất lượng các món ăn, đồ uống cũng như tinh thần, thái độ của nhân viên đối với khách trong quá trình

phục vụ. Lên thực đơn cho các bữa ăn phục vụ cho khách. Tổ chức kế khoạch mua các nguyên vật liệu, hàng hóa, lưu kho, bảo quản đảm bảo chất lượng.

- Phòng kế toán:

Quản lí tất cả các khoản thu chi trong khách sạn. Quyết định các chiến lược về tài chính, tìm kiếm vốn và nguồn vốn cho khách sạn, thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo chế độ hiện hành, nhận báo cáo bán hàng hằng ngày tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động cho cấp trên… giúp giám đốc quản lí và điều hành tốt hoạt động tài chính trong quá trình kinh doanh của khách sạn.

- Bộ phận kĩ thuật:

Phụ trách bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất kĩ thuật trong khách sạn, kiểm tra, duy trì bảo dưỡng, sữa chữa và thay thế các trang thiết bị như tủ lạnh, điện nước, tivi… trong khách sạn nhằm đảm bảo các hoạt động trong khách sạn diễn ra một cách thường xuyên và đồng bộ. Đảm bảo các thiết bị luôn hoạt động tốt trong quá trinh tôt chức các sự kiện, hội thảo hội nghĩ tại khách sạn.Tham gia đóng góp các ý kiến trong việc lắp đặt các thiết bị kĩ thuật hay đề xuất bão dưỡng, sửa chữa với giám đốc.

- Bộ phận bảo vệ:

Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh trật tự trong khách sạn cũng như bảo vệ tính mạng, tài sản của khách. Công tác bảo vệ khách sạn là bảo vệ lợi ích cho khách sạn, tăng cường công tác bảo vệ nội bộ, đề ra các quy định biện pháp an toàn có hiệu quả, sắp xếp điều hành vị trí đậu xe trong khuôn viên khách sạn, trực tiếp mang các hành lý và hướng dẫn khách lên phòng. Nhắc nhở khách khi khách ra ngoài mà quên gửi chìa khóa phòng tại lễ tân, hoặc tiếp khách trên phòng hoặc ra ngoài quên khóa cửa, phát hiện người lạ mặt, giải quyết rắc rối

trong khuôn viên khách sạn. Phân chia ca trực để đảm bảo khách sạn luôn được giám sát 24/24.

Mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng nhiệm vụ khác nhau và được phân chia công việc một cách rõ ràng nhưng vẫn phải luôn luôn đảm bảo được sự liên kết và nhất quán, phối hợp một cách nhịp nhàng nhầm mục đích cuối cùng là mang lại sự hài lòng cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại đây.

2.1.3.3. Các lĩnh vực kinh doanh

- Lưu trú: Hệ thống khách sạn đạt tiêu chuẩn 3 sao với quy mô 81 phòng ngủ và 4 căn hộ được trang bị đầy đủ tiện nghi.

- Nhà hàng: phục vụ Buffle sáng và các món ăn Âu- Á - Lữ hành: Tổ chức các tour du lịch trong và ngoài nước - Dịch vụ MICE: Tổ chức các gala, hội nghị, hội thảo - Top Bar coffe ( Cho Thuê )

- Hồ bơi. Phòng Gym.

2.1.4. Nguồn lực kinh doanh của khách sạn.

2.1.4.1.Vị trí và Kiến trúc:

- Vị trí.

Khách sạn Golden Sea 3 nằm ở trung tâm thành phố gần với sân bay, bến xe và Cảng Tiên Sa nên tạo điều kiện cho du khách đi lại khá thuận tiện. Từ khách sạn, có thể ngắm nhìn cảnh vật xung quanh như biển Mỹ Khê, Sông Hàn, Sơn Trà, …sẽ giúp cho du khách có cảm giác thoải mái và thư giãn ngay trong phòng mình. Từ khách sạn du khách có thể thả bộ khoảng 10 đến 15 phút để đến biển Mỹ khê, T20 để tham gia các hoạt động vui chơi ngoài biển và ngắm cảnh. Khách sạn còn nằm giữa những điểm du lịch nổi tiếng của Đà Nẵng cũng như những vùng lân cận nên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho du khách khi có nhu cầu tham quan nhưng vẫn có thể lưu trú dài ngày tại khách sạn. Ngoài ra, khách sạn còn gần với những

điểm vui chơi giải trí cung như nhà hàng, quán coffee, câu lac bộ, … sẽ giúp cho du khách có nhiều lựa chọn vui chơi giải trí khi đến Đà Nẵng mà không cần phải đí xa.

Nói chung khách sạn Golden Sea 3 có một vị trí khá thuận lợi cho khách khi đến lưu trú tại đây. Một vị trí khách sạn tốt cũng sẽ giúp khách cảm thấy hài lòng về sự thuận tiện khi đi lại và cũng là một tiêu chí mà khách hàng đưa ra khi lựa chọn khách sạn để lưu trú.

- Kiến trúc.

Khách sạn Golden Sea 3 được thiết kế theo lối kiến trúc khá hài hòa và đơn giản, mang phong cách hiện đại cao tầng. Cách thiết kế chủ yếu mang lại sự thuận tiện cho nhân viên và cho khách lưu trú.

+ Đến với khách sạn Golden Sea 3 , khi vừa bước chân vào khách sạn là khách hàng sẽ gặp ngay quầy lễ tân được bố trí khá thuận lợi và dễ nhìn cho việc đăng kí thủ tục cũng như những công việc khác của khách, phía bên phải của sảnh lễ tân là quầy bar được bài trí khá trang nhã và thuận tiện cho khách khi khách cần ngồi chờ trong khi lễ tân làm thủ tục hoặc đây là nơi thuận lợi nhất nếu khách muốn hẹn người quen, hoặc bạn bè đến khách sạn

+ Khu vực dành cho dịch vụ massage của khách sạn nằm riêng biệt kế bên khách sạn có vị trí rất thuận tiện giúp cho du khách thấy ngay khi đến khách sạn. Ngoài ra, tầng trệt của khách sạn còn có các phòng ban: phòng giám đốc, kế toán, nhà kho,…được bố trí ngay sau sảnh lễ tân.

+ Khách sạn có tất cả 15 tầng, trong đó tầng 2 đến tầng 13 có 81 buồng lưu trú cho khách. Còn tầng 1 là nhà hàng để phục vụ cho nhu cầu ăn uống của khách lưu trú tại khách sạn, nhà hàng được bố trí ở tầng cao nhất giúp cho du khách có thể vừa thưởng thức món ăn tại đây vừa có thể ngắm nhìn cảnh vật xung quanh từ trên cao, tạo cảm giác thư thái cho khách.

+ Khu vực để xe của khách và nhân viên được bố trí thành 2 khu dưới tầng hầm của khách sạn, giúp tiết kiệm được diện tích và dễ kiểm soát được người ra vào khách sạn.

Có thể thấy kiến trúc của khách sạn được thiết kế đơn giản nhằm mục đích tạo thuận tiện cho khách và công việc của nhân viên khách sạn.

2.1.4.2. Cơ sở vật chất của khách sạn:

- Thang máy:

Khách sạn có 2 hệ thống được bố trí liền nhau ngay tại tầng trệt của khách sạn hoạt động liên tục trong ngày nhằm đáp ứng nhu cầu đi lại của khách cũng như nhân viên trong khách sạn. Tuy nhiên hệ thống thang máy tại khách sạn gần đây không tốt, và thường xuyên được sửa chữa vì vậy gây bất tiện cho khách và công việc của nhân viên. Vì vậy, khách sạn cần phải tiến hành bảo trì và sửa chữa lại hệ thống thang máy nhanh chóng và kịp thời để đáp ứng nhu cầu đi lại tại khách sạn.

- Tiền sảnh: ( Bộ phận đón tiếp ):

Bộ phận đón tiếp là nơi tiếp xúc đầu tiên khi khách đến khách sạn cũng chính là nơi khách tiếp xúc cuối cùng, tạo ấn tượng đầu tiên về khách sạn. Vì vậy khách sạn Golden Sea 3 đã rất quan tâm đển trang thiết bị cũng như thái độ phục vụ của nhân viên ở khu vực này. Bộ phận đón tiếp là nơi hội tụ, xuất phát các luồn thông tin trong khách sạn. Chính vì vậy diện tích của khu vực này phải rộng, trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỷ thuật cần thiết phục vụ cho hoạt động đón tiếp cũng như tiễn khách.

Khu vực đón tiếp của khách sạn Golden Sea 3 bao gồm:

+ Khu vực đón tiếp của quầy lễ tân có diện tích hơn 50m2 ở ngay lối ra vào chính của khách sạn.

+ Quầy lễ tân được thiết kế sang trọng và lịch sự: Quầy, bàn, ghế đều được đóng bàn gỗ tạo nên sự sang trọng và sạch sẽ, quầy được trang bị máy fax, máy in, điện thoại, máy tính hiện đại, đồng hồ các múi giờ được bài trí và sắp xếp rất gọn gàng.

+ Sảnh lễ tân được lót bằng các loại gạch đá nhìn mát mẻ và thanh lịch. Ngoài ra, còn có quầy bar với nhiều bộ bàn ghế được đặt tại sảnh được dùng để phục vụ khách chờ trong lúc check – in hay check – out, và một số bộ dành cho nhân viên đón tiếp khách đến bàn chuyện làm ăn kí kết hợp đồng với khách sạn. Trên bàn luôn có các tờ tạp chí để phục vụ khách.

+ Ngoài ra, tiền sảnh còn trang bị thang máy và cả thang bộ nhằm tạo sự dễ dàng cho khách khi chọn phương tiện đến phòng. Hệ thống đèn, điện của khách sạn được bắt trên trần khá là đẹp, ngay giữa sảnh lễ tân có một đèn chùm lớn tạo sự sang trọng và đẳng cấp cho khách sạn trong mắt khách hàng.

Có thể thấy được khu vực đón tiếp của khách sạn Golden Sea 3 khá đầy đủ tiện nghi và được bài trí sang trọng, hợp lí tạo nên tạo được sự thuận lợi và gây được ấn tượng đầu tiên đối với khách.

- Khu vực lưu trú:

Doanh thu đem lại từ buồng ngủ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu. Mặt khác khách đến khách sạn phần lớn trong thời gian là khách ở trong phòng ngủ, nên việc đánh giá chất lượng chủ yếu là bộ phận này. Quy mô số lượng phòng trong khách sạn phụ thuộc vào cấp hạng của khách sạn. Khách sạn Golden Sea 3 với tiêu chuẩn 3 sao có 81 phòng được trang bị đầy đủ tiện nghi. Các phòng đều được trang trí rất tao nhã, thanh lịch và cố gắng đem đến sự thoải mái cho khách lưu trú. Chúng ta có thể tham khảo bảng giá của phòng của khách sạn Golden Sea 3.

Bảng 2.1: Bảng giá phòng của khách sạn Golden Sea 3

STT Loại phòng Số lượng

(phòng) Diện tích(m

2) Gía phòng (VND)

1 Superior

douple

2 Superior twin 20 30 m2 885.000 VND 3 Superior triple 16 32 m2 1.180.000 VND 4 Deluxe balcony douple 12 32 m2 1.121.000 VND 5 Deluxe balcony twin 11 32 m2 1.121.000 VND

 Gía tiền trên không áp dụng cho các ngày lễ và tết.

 Gía trên bao gồm: VAT, phí phục vụ điểm tâm.

 Được truy cập internet với tốc độ cao, đường dây điện thoại hiện đại, truyền hình vệ tinh, mini bar (một số loại softdrink), dịch vụ đậu đỗ xe miễn phí…

Có thể thấy giá cả phòng tại khách sạn Golden Sea3 là khá cạnh tranh với các khách sạn khác đồng hạng nhưng chất lượng phòng thì rất đảm bảo chất lượng xứng đáng với đẳng cấp của một khách sạn 3 sao. Các phòng và dãy phòng hạng sang có ban công riêng để bạn chiêm ngưỡng phong cảnh tuyệt vời của biển Đà Nẵng ( bãi biển Mỹ Khê ), sông Hàn, bán đảo Sơn Trà, … Tất cả các phòng trong khách sạn đều được lắp đặt điều hòa cũng như mọi nơi công cộng trong khách sạn. Hệ thống truy cập internet tốc độ cao ADSL, WIFI, điện thoại IDD, truyền hình kĩ thuật số, …Trong các phòng đều trang bị rèm cửa với màu sắc