Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kiểm tốn. Trong quy trình kiểm tốn, hồ sơ kiểm tốn là một phần quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác nhau. Chất lượng hồ sơ kiểm toán phản ánh chất lượng cuộc kiểm toán. Kiểm soát được hồ sơ kiểm toán nghĩa là kiểm sốt được tồn bộ cuộc kiểm tốn. Vì vậy, trong q trình kiểm soát chất lượng kiểm toán ATAX rất chú trọng kiểm soát chất lượng hồ sơ kiểm toán.
Hệ thống hồ sơ kiểm toán tại ATAX bao gồm hồ sơ kiểm toán thường trực và hồ sơ kiểm toán năm.
- Hồ sơ kiểm tốn thường trực: bao gồm những thơng tin chung về khách hàng trên nhiều khía cạnh như quy mơ, đặc điểm sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức… Nhờ những thơng tin này mà KTV có thể hiểu đầy đủ về khách hàng. Khi đi kiểm toán một khách hàng cũ, KTV cần mang theo hồ sơ kiểm toán thường trực để tiếp tục cập nhật, bổ sung những thay đổi nếu có để theo sát với tình hình của khách hàng. Điều này giúp thuận tiện hơn cho các cuộc kiểm toán năm tiếp theo, đặc biệt khi có sự thay đổi nhân sự trong cuộc kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán năm: hồ sơ kiểm tốn năm bao gồm tồn bộ hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán của một năm tài chính. Hồ sơ kiểm tốn năm phải có bìa thể hiện tên, số hiệu hồ sơ, danh sách nhóm kiểm tốn. Hồ sơ kiểm tốn năm lưu tất cả các giấy tờ làm việc liên quan trong quá trình thực hiện kiểm tốn của năm báo cáo, trong đó tập hợp tất cả giấy tờ làm việc và tài liệu khác do KTV thu thập được trong q trình kiểm tốn.
Để đảm bảo tính thống nhất, dễ tra cứu, cơng ty đưa ra những quy định cụ thể về hồ sơ kiểm tốn, hệ thống tham chiếu từng thơng tin trong hồ sơ, hệ thống tham chiếu từng khoản mục cụ thể.
Các giấy tờ làm việc của KTV đều được thiết kế theo mẫu của cơng ty và dựa trên chương trình kiểm tốn mẫu (VACPA ban hành). Trên các giấy tờ làm việc đều có biểu tượng và tên cơng ty ATAX.
Trong việc thực hiện kiểm tốn, các KTV khơng được sử dụng giấy tờ làm việc nào khác, chỉ có giấy tờ làm việc của ATAX mới được lưu vào hồ sơ kiểm tốn. Ngồi ra các giấy tờ ghi chép khác khơng được coi là bằng chứng kiểm tốn hay được dùng làm tài liệu cho việc sốt xét.
Bên cạnh đó, để đảm bảo tính logic, các giấy tờ làm việc được sắp xếp một cách khoa học theo một trật tự nhất định. Tất cả các quy định trên làm cho hồ sơ kiểm tốn có sự nhất qn, thuận lợi cho cơng tác kiểm tra, sốt xét góp phần nâng cao chất lượng kiểm tốn.
Đánh giá chất lượng hồ sơ kiểm tốn nói riêng và cuộc kiểm tốn nói chung thơng qua việc đánh giá chất lượng sản phẩm từng giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán sẽ được lưu trữ và bảo quản tại phịng nghiệp vụ thực hiện cuộc kiểm tốn đó. Việc sử dụng các hồ sơ đó phải có sự đồng ý của Giám đốc, Phó Giám đốc hay trưởng phịng của phịng kiểm tốn nghiệp vụ đó.
+ Sốt xét giấy tờ làm việc của KTV.
Tại ATAX, kiểm soát chất lượng được thực hiện xun suốt trong q trình kiểm tốn và được tiến hành qua các cấp soát xét như sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 3: Trình tự sốt xét giấy tờ làm việc của các cấp
Tất cả hồ sơ và báo cáo kiểm toán trước khi thực hiện và phát hành đều phải trải qua sự soát xét của các cấp phê duyệt tùy vào từng giai đoạn của cuộc kiểm toán. Đối với các giấy tờ làm việc do trưởng nhóm kiểm tốn lập thì sẽ do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc sốt xét, Trưởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra các giấy tờ làm việc của KTV hoặc trợ lý KTV lập.