Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của khách sạn One Opera Đà Nẵng Nguồn: Phòng nhân sự khách sạn One Opera)
20 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn
Trong cơ cấu bộ máy hoạt động của khách sạn One Opera nắm giữ vị trí cao nhất chính là Tổng giám đốc, người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc quản lý khách sạn, đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất. Tiếp theo là vị trí Phó tổ giám đốc, người hỗ trợ Tổng giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động của khách sạn, làm việc trực tiếp với các trưởng bộ phận nhằm tối ưu năng suất lao động.
Ban thư ký (Secretary)
Truyền đạt thông tin của Tổng giám đốc tới các phòng, ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban. Hỗ trợ, lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịch làm việc, thời gian họp với đối tác của Tổng giám đốc.
Tổ chức và tham dự các buổi họp, hội nghị do Tổng giám đốc chủ trì chuẩn bị tài liệu, phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Tổng giám đốc.
Giám đốc Bộ phận Hành Chính Nhân Sự (Director of Human Resource)
Giám đốc nhân sự là người trực tiếp tham mưu, tư vấn cho Ban Giám Đốc chính sách, nguồn lực nhân sự bảo đảm chiến lược phát triển nguồn nhân lực của khách sạn. Thực hiện các chế độ chính sách nhân sự, giải quyết các công việc liên quan đến quan hệ, kỷ luật lao động thi đua khen thưởng. Xây dựng chương trình đào tạo, quản lý, kiểm tra và cải tiến chất lượng dịch vụ.
Giám đốc kinh doanh và tiếp thị (Director of Sales & Marketing)
Giám đốc phòng kinh doanh tiếp thị chịu trách nhiệm quản lý, giám sát công việc của. Lập kế hoạch và triển khai các kế hoạch kinh doanh. Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu xu hướng khách hàng, xu hướng tiêu dùng du lịch từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh thích hợp cho từng thời kỳ, từng giai đoạn. Lập kế hoạch quản lý, quảng bá thương hiệu, quảng bá hình ảnh. Quản lý doanh số, thúc đẩy bán hàng. Báo cao định kỳ cho Tổng giám đốc.
Giám đốc khối dịch vụ và lưu trú (Rooms Division Manager)
Chịu trách nhiệm quản lý bộ phận lễ tân và bộ phận buồng phòng.
Giám đốc bộ phận lễ tân (Front Office Manager): chịu trách nhiệm điều hành tất cả công việc thuộc bộ phận lễ tân của khách sạn.
Giám đốc bộ phận buồng phòng (Executive Housekeeper): chịu trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động bộ phận buồng phòng, xây dựng tiêu chẩn làm việc cho nhân viên, giải quyết yêu cầu, phàn nàn của khách hàng, tuyển chọn, đào tạo nhân viên buồng phòng
Giám đốc bộ phận tài chính kế toán (Finance Director/ Chief Accountant)
Chịu trách nhiệm giám sát và chỉ đạo mọi vấn đề kế toán và tài chính,, tư vấn chính sách tài chính, kế toán; kiểm soát và ký toàn bộ các hợp đồng kinh tế, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng cung cấp hàng hóa, hợp đồng bán phòng và dịch vụ trước khi chuyển Tổng giám đốc ký; đảm bảo rằng tất cả các vấn đề về thuế đang được kiểm soát & xử lý một cách hợp lý và phù hợp với công ty và pháp luật
Giám đốc bộ phận kỹ thuật (Chief Engineering)
Giám đốc bộ phận kỹ thuật, bảo trì là người chịu trách nhiệm đảm bảo các hệ thống, thiết bị hoạt động trong tình trạng tốt, không bị gián đoạn. Lập kế hoạch và thực hiện bảo trì định kỳ và bảo trì ngăn ngừa cho hệ thống kỹ thuật; thực hiện các biện pháp ngăn ngừa sự cố, giảm thiểu rủi ro.
Giám đốc bộ dịch vụ khối ẩm thực (Director of Food & Beverage)
Giám đốc bộ phận dịch vụ khối ẩm thực sẽ chịu trách nhiệm quản lý, giám sát bộ phận nhà hàng và bộ phận bếp. Sắp xếp, hoạch định công việc, phát triển nhà hàng.
Giám đốc bộ phận an ninh (Chief Security)
Giám đốc bộ phận an ninh sẽ chịu trách nhiệm điều hành hoạt động tại bộ phận nhằm đảm bảo an toàn cho người và tài sản khách sạn, khách hàng và nhân viên. Đại diện cho khách sạn làm việc với cơ quan chức năng theo đúng quyền hạn và chức năng.
22