Từ năm 2016 đến nay, công tác quản lý ấn chỉ tại Tổng cục được thực hiện thông qua phần mềm quản lý ấn chỉ riêng biệt. Tuy nhiên đây là một phần mềm chưa hoàn chỉnh do cán bộ trong ngành Hải quan tự xây dựng, phần mềm này chỉ đơn thuần là phần mềm theo dõi nhập, xuất và tồn kho ấn chỉ được sử dụng trong nội bộ Tổng cục Hải quan, chưa được kết nối online với các đơn vị dự tốn cấp dưới. Mặc dù phần mềm có thiết kế một số mẫu biểu báo cáo mở Bảng kê theo dõi sêri của từng loại ấn chỉ nhập xuất trong kỳ tại Tổng cục (Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho ấn chỉ tại kho Tổng cục Hải quan; Bảng kê tình hình nhập/xuất theo đơn vị nhập/xuất, Bảng kê tình hình nhập/xuất theo loại ấn chỉ) nhưng chưa hoàn chỉnh. Theo yêu cầu quản lý, từng loại ấn chỉ bán thu tiền phải theo dõi đến số seri theo từng năm, tuy nhiên phần mềm khơng hồn chỉnh nên việc quản lý theo seri chưa thực hiện được.
Cùng với ấn chỉ cấp phát, đối với ấn chỉ bán thu tiền, cuối kỳ báo cáo (quý, năm), kế toán ấn chỉ vẫn phải lập Báo cáo quyết tốn ấn chỉ tồn ngành Hải quan theo hình thức thủ công trên excel (Báo cáo nhập, xuất, tồn kho ấn chỉ các Cục Hải quan tỉnh, thành phố; Báo cáo tình hình tiêu thụ ấn chỉ thu tiền các Cục Hải quan tỉnh, thành phố; Báo cáo tình hình thanh tốn tiền bán ấn chỉ các Cục Hải quan tỉnh, thành phố với Tổng cục Hải quan)
Sau đó, căn cứ vào Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho ấn chỉ tại kho Tổng cục Hải quan; Báo cáo nhập, xuất, tồn kho ấn chỉ các Cục Hải quan địa phương; Báo cáo tình hình tiêu thụ ấn chỉ thu tiền các Cục Hải quan tỉnh, thành phố; Báo cáo tình hình thanh tốn tiền bán ấn chỉ các Cục Hải quan tỉnh, thành phố với Tổng cục Hải quan, kế toán ấn chỉ thực hiện hạch toán trên phần mềm kế toán tại Tổng cục.
Tổ chức công tác quản lý ấn chỉ tại Tổng cục Hải quan tồn tại trên hai khía cạnh như chưa tổ chức chi tiết theo danh điểm ấn chỉ cũng như chưa tổ chức phân cấp quản lý ấn chỉ trong toàn Ngành nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý ấn chỉ của đơn vị. Bên cạnh đó, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin, bố trí nhân sự trong tổ chức kế tốn ấn chỉ tại Tổng cục Hải quan chưa tương xứng với vị trí của nó trong việc cung cấp đầy đủ thơng tin kế tốn ấn chỉ cho các nhà quản lý. Điều này được thể hiện xuyên suốt từ khâu tổ chức hệ thống sổ và tài khoản kế toán ấn chỉ đến khâu tổ chức hệ thống báo cáo kế toán ấn chỉ và cuối cùng ở khâu tổ chức kiểm tra, quản lý, kế toán ấn chỉ, cụ thể:
+ Một là, tồn tại trong tổ chức hệ thống tài khoản và hệ thống sổ kế toán ấn chỉ:
* Tại cấp Tổng cục: chưa tổ chức chi tiết theo danh điểm ấn chỉ trên TK 152. Hiện tại, TK 152 mới được mở chi tiết theo loại ấn chỉ tới tài khoản cấp 2 (TK 1522 - Ấn chỉ thông thường: dùng để phản ánh tất cả các loại ấn chỉ cấp phát, TK 1523 - Ấn chỉ thu thuế: dùng để phản ánh tất cả các loại ấn chỉ bán thu tiền) mà không mở các tài khoản cấp 3, cấp 4 chi tiết đến từng thứ ấn
chỉ. Theo đó, tại cấp Tổng cục chưa thực hiện mở sổ chi tiết TK 152 đến từng thứ ấn chỉ với từng số sêri.
* Tại cấp Cục: do chưa có sự phân cấp quản lý ấn chỉ trong toàn Ngành nên ấn chỉ cấp phát chỉ được theo dõi trên TK 152 ở cấp Tổng cục, cấp Cục không thực hiện theo dõi. Khi Tổng cục cấp phát ấn chỉ cho cấp Cục, thì kế tốn cấp Cục chỉ theo dõi về số lượng ấn chỉ đến từng số sêri nhưng không thực hiện hạch tốn trên TK 152. Đồng thời, tại cấp Cục khơng có hệ thống sổ kế tốn chi tiết, sổ kế toán Cái TK 152.
Cũng giống như hệ thống tài khoản kế toán, do ấn chỉ chỉ được theo dõi về số lượng đến từng số sêri nhưng khơng được hạch tốn trên Tài khoản 152 nên tại các Cục Hải quan tỉnh, thành phố khơng có hệ thống sổ kế tốn chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp.
Qua cơng tác kiểm tra thực tế cho thấy, hầu hết các Cục Hải quan địa phương chưa có chương trình phần mềm kế toán ấn chỉ mà chủ yếu mở sổ theo dõi theo hình thức thủ cơng hoặc kết hợp mở sổ theo dõi trên máy tính bằng phần mềm excel. Theo kết quả khảo sát, hiện nay có 8/34 đơn vị (chiếm 23,53%) có phần mềm quản lý ấn chỉ, số cịn lại 26/34 đơn vị (chiếm 76,47%) mở sổ theo dõi dưới dạng thủ cơng. Trong 26 đơn vị cịn lại này, có 19 đơn vị theo dõi sổ sách trên máy tính, 7 đơn vị mở sổ theo dõi theo hình thức thủ cơng hồn tồn.
* Tại cấp Chi cục: chưa có một hệ thống sổ theo dõi ấn chỉ thống nhất cho cấp Chi cục trong toàn Ngành.
Do khơng tổ chức hạch tốn riêng, khơng có cơng chức chun trách quản lý ấn chỉ, chỉ có nhân viên kiêm nhiệm theo dõi, cấp phát/bán ấn chỉ trực tiếp cho doanh nghiệp nên các Chi cục, các Đội tự mở sổ theo dõi việc nhận, cấp phát, sử dụng ấn chỉ của đơn vị mình. Qua khảo sát cho thấy, tại 206/206 Chi Cục (chiếm 100%) các Chi cục, việc quản lý vẫn được thực hiện theo hình thức thủ cơng. Trong đó, 95/206 (chiếm 46,12%) Chi Cục theo dõi ấn chỉ
theo mẫu sổ thống nhất do Cục ban hành; 60/206 (chiếm 29,13%) Chi Cục theo dõi ấn chỉ theo mẫu sổ thống nhất do Chi cục ban hành; 51/206 (chiếm 24,75%) Chi cục không theo mẫu sổ thống nhất mà do các Tổ, Đội tự xây dựng mẫu.
+ Hai là, tồn tại trong tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn ấn chỉ:
Cũng chính do hạn chế của việc phân cấp quản lý ấn chỉ trong ngành Hải quan nên trên Báo cáo tài chính của các đơn vị cấp Cục khơng có TK 152 phản ánh nội dung ấn chỉ.
Bên cạnh đó, Tổng cục Hải quan chưa xây dựng một phần mềm quản lý ấn chỉ thống nhất từ cấp Tổng cục, cấp Cục cho tới cấp Chi cục. Hầu hết các đơn vị cịn theo dõi thủ cơng, một số đơn vị có xây dựng phần mềm nhưng chỉ sử dụng được trong nội bộ đơn vị, chưa có sự kết nối với các đơn vị trực thuộc. Khi đến kỳ báo cáo, các đơn vị đều phải thực hiện tổng hợp quyết tốn ấn chỉ theo phương pháp thủ cơng trên excel. Do đó, việc tổng hợp báo cáo, quyết tốn ấn chỉ tại Tổng cục Hải quan cũng cũng như cấp Cục, đến cấp Chi cục cịn gặp nhiều khó khăn.
- Thứ Ba, tồn tại trong tổ chức thanh tra, kiểm tra, quyết toán nguồn thu từ ấn chỉ:
Về công tác thanh tra, kiểm tra, chất lượng công tác thanh tra, kiểm tra về việc quản lý, sử dụng nguồn thu từ ấn chỉ chưa cao, chưa kiên quyết xuất toán hoặc thu hồi đối với các khoản chi không đúng quy định. Công tác xét duyệt báo cáo quyết toán thường chỉ dựng lại ở việc xác định số liệu thu, chi trong năm của đơn vị mà chưa phân tích, đánh giá số liệu quyết tốn để từ đó rút ra những vấn đề cần điều chỉnh về xây dựng định mức phân bổ ngân sách, những bài học kinh nghiệm về việc chấp hành dự toán để nâng cao chất lượng quản lý sử dụng ngân sách.
phòng, ban được cử đi thanh tra, kiểm tra còn bị chi phối bởi công việc chuyên môn. Kết quả thanh tra, kiểm tra còn hạn chế, xử lý sai phạm chưa triệt để, mới chỉ dừng lại cho đơn vị rút kinh nghiệm và hồn thiện, bổ sung.
Ngồi ra, chính do khâu thiết kế, tổ chức nhân sự theo dõi ấn chỉ tại cấp Cục, cấp Chi cục còn chưa được chú trọng dẫn đến làm giảm sút khâu tổ chức kiểm tra kế tốn ấn chỉ, đặc biệt là tính năng tự kiểm sốt cịn rất thấp.
Tại cấp Cục, cấp Chi cục, trong khâu tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán, cơng tác kiểm tra chứng từ cịn chậm, chưa có sự phân cơng nhân sự hợp lý (kế toán ấn chỉ kiêm quá nhiều phần hành, thường xuyên luân chuyển) nên thơng tin thu nhận và xử lý cịn chậm. Bên cạnh đó, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục mà chủ yếu tập trung vào các kỳ quyết toán ấn chỉ hàng năm.