Để thành công và phát triển trong môi trường kinh doanh như hiện nay, các doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu “đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng” và “tối thiểu hóa chi phí”. Bên cạnh đó, với đặc thù của ngành khai thác và chế biến thực phẩm đặc biệt là thủy hải sản phụ thuộc nhiều vào thiên nhiên. Theo đó, mọi doanh nghiệp đều nên chú trọng vào hoạt động tìm nguồn cung cấp bao gồm: tìm nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào (đặt hàng), tuyển chọn nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng.
Hiện tại, độ phức tạp của chuỗi cung ứng thủy hải sản đông lạnh của Công ty Hoa Sen là không cao xuất phát chuỗi cung ứng là sự thu mua nguyên liệu từ các hộ khai thác, các chủ vựa và nhập khẩu từ nước ngoài. Tùy theo đơn đặt hàng của khách hàng mà Công ty sản xuất số lượng thành phẩm thủy hải sản đông lạnh khác nhau. Sản phẩm thủy hải sản đông lạnh sau khi được sản xuất xong sẽ được tiêu thụ thị trường trong nước và xuất khẩu sang thị trường Nhật. Xuyên suốt chuỗi cung ứng sẽ có rất ít sự tham gia của các thành phần trung gian. Đây cũng là một trong những chuỗi cung ứng phổ biến được các DN hiện nay áp dụng.
Hiện nay các Công ty chế biến thủy hải sản nói chung và Công ty cổ phần chế biến thực phẩm Hoa Sen nói riêng chưa đầu tư thiết lập hệ thống tổ chức thu mua nguyên liệu thủy hải sản trực tiếp từ các hộ khai thác do tốn nhiều chi phí. Họ thu mua nguyên liệu thủy hải sản thông qua các chủ vựa, đầu nậu. Theo phân tích của Công ty, ưu điểm của việc thu mua thủy hải sản qua chủ vựa, đầu nậu đối với Công ty là đáp ứng nguyên liệu phù hợp với biến động thị trường cả về số lượng lẫn chất lượng. Về phía ngư dân khai thác được chủ vựa, đầu nậu thu mua toàn bộ sản phẩm khai thác, được ứng vốn cho mỗi chuyến đi biển. Tuy nhiên, cách làm này khiến Công ty phải lệ thuộc quá nhiều vào các chủ vựa, đầu nậu vì nếu chủ vựa, đầu nậu quay lưng thì lập tức công ty sẽ thiếu nguồn nguyên liệu. Còn đối với ngư dân, do không được giao dịch trực tiếp với Công ty nên khó tiếp cận được sự hỗ trợ về mặt tài chính và kỹ thuật từ Công ty, không biết thông tin về thị trường, giá cả và không có quyền mặc cả về giá cho sản phẩm của mình. Do đó trước mắt không thể phủ nhận vai trò trung gian của các chủ vựa, đầu nậu hiện nay.
Công ty hiện có khoảng 50 – 60 đầu mối cung ứng nguyên liệu thủy hải sản nằm rải rác trên địa bàn tỉnh, tập trung chủ yếu ở huyện Long Điền, Phước Tỉnh, Long Hải, thành phố Vũng Tàu… và trải dài khắp các tỉnh từ Thanh Hóa đến Cà Mau.
Phương thức và quy trình thu mua
Quá trình thu mua nguyên liệu thủy hải sản của Công ty mang tính chất ổn định nhờ xây dựng được mối quan hệ mua bán với các bạn hàng truyền thống, các chủ vựa đầu mối thu mua tại địa phương và các tỉnh lận cận. Công ty thực hiện nhiều phương pháp thu mua khác nhau nhằm tận dụng các nguồn nguyên liệu phục vụ tốt cho quá trình sản xuất, một số phương pháp thu mua được sử dụng như:
- Thu mua trực tiếp thông qua đội ngũ thu mua của Công ty tại cảng, hộ khai thác. Hiện nay Công ty có 20 tổ thu mua nguyên liệu thủy hải sản các loại. Mỗi tổ có khoảng 3 – 6 người phân tán đến các địa điểm thu mua nguyên liệu trên khắp cả nước. Nhân viên thu mua của Công ty thường trực tại các bến, cảng đảm bảo thu mua được nguyên liệu nhanh, kịp thời, đạt chất lượng. Vì vậy, Công ty luôn có
những chính sách hỗ trợ cho đội ngũ thu mua của Công ty như: mức lương cơ bản thường cao hơn công nhân chế biến của Công ty, tăng lương hàng năm, các dịch vụ công cộng như chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm, an sinh xã hội… được Công ty chú trọng.
- Thu mua nguyên liệu tại các chủ vựa bằng văn bản và hợp động miệng. Giá thu mua thường bao gồm giá chi phí vận chuyển. Các chủ vựa vận chuyển nguyên liệu trực tiếp đến nhà máy sản xuất
- Thu mua thông qua hợp đồng.
- Nhập khẩu nguyên liệu khi nguồn cung trong nước hạn chế.
Trong các phương pháp thu mua trên, việc thu mua bằng văn bản tại các chủ vựa, đầu nậu được sử dụng thường xuyên nhất. Ưu điểm của việc thu mua thông qua chủ vựa là Công ty có thể cắt giảm được quá trình vận chuyển nguyên liệu so với việc thu mua trực tiếp tại các hộ khai thác hoặc cảng, đồng thời số lượng nguyên liệu thủy hải sản mua từ chủ vựa thường cao hơn so với việc thu mua tại hộ khai thác. Giá nguyên liệu thủy hải sản khi mua tại chủ vựa, đầu nậu thường chia làm 2 mức giá: giá bao gồm phí vận chuyển và giá không bao gồm vận chuyển. Thông thường Công ty hay lựa chọn mức giá đã bao gồm phí vận chuyển.
Chức năng chính của hoạt động thu mua nguyên liệu thủy hải sản của Công ty là tìm nguồn nguyên liệu cung cấp cho dạng sản xuất tồn kho: Công ty chưa nắm bắt trước được nhu cầu nên Công ty tăng mức dự trữ để đối phó với sự biến động đơn hàng.
Quá trình thu mua nguyên liệu thủy hải sản nội địa thường được tiến hành theo 4 bước: khảo sát vùng; chọn đại lý cung cấp; tiến hành mua nguyên liệu; đánh giá chất lượng nguyên liệu.
Hình 2.3. Quy trình thu mua nguyên liệu thủy hải sản
Nguồn: Phòng sản xuất, 2019
Bước 1: Khảo sát vùng nguyên liệu
Cán bộ phụ trách thu mua sẽ tiến hành khảo sát tại các vùng nguyên liệu về các chỉ tiêu: chất lượng, số lượng, giá cả. Việc khảo sát có thể tiến hành trực tiếp tại vùng khảo sát hoặc thông qua việc điều tra các thông tin trên mạng, điện thoại. Công việc khảo sát luôn được tiến hành thường xuyên mỗi ngày để cập nhật tốt mọi thông tin về nguồn nguyên liệu trong và ngoài tỉnh.
Bước 2: Chọn đại lý, hộ cung cấp
- Việc chọn đại lý cung cấp, đầu nậu và hộ khai thác được tiến hành dựa trên kết quả khảo sát ở bước 1, công ty sẽ lựa chọn nguồn cung từ những nhà cung cấp, hộ khai thác có nguyên liệu đạt chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh. Thông thường công ty mua nguyên liệu từ nhiều nhà cung cấp và các hộ khai thác khác nhau nhằm đáp ứng lượng nguyên liệu đầu vào.
- Đối với trường hợp thu mua bằng bằng hợp đồng văn bản, công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng cung cấp với các điều khoản giữa nhà cung cấp và công ty về: số lượng, chất lượng, giá theo thời điểm, quy cách giao nhận, cam kết không sử dụng kháng sinh.
Bước 3: Tiến hành mua nguyên liệu
Khảo sát vùng
nguyên liệu Chọn đại lý hộ cung cấp
Tiến hành mua nguyên liệu Đánh giá chất lượng nguyên liệu Phản hổi Trả lời
- Đối với trường hợp mua nguyên liệu tại đại lý, chủ vựa thông qua hợp đồng, các đại lý sẽ trực tiếp giao hàng tại công ty dựa trên các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng.
- Trong trường hợp thu mua trực tiếp tại các cảng, hộ khai thác không có hợp đồng thì công ty sẽ thuê đội ngũ chuyên chở hoặc trực tiếp vận chuyển bằng xe của công ty.
Bước 4: Đánh giá chất lượng, nguyên liệu khi nhập vào Công ty
- Trường hợp thu mua nguyên liệu trực tiếp không có hợp đồng, việc đánh giá nguyên liệu sẽ được tiến hành khi mua nguyên liệu đầu vào. Quá trình trả hàng hoặc gặp những vấn đề về nguyên liệu sẽ giải quyết trước khi nguyên liệu được đưa đến công ty.
- Trường hợp thu mua nguyên liệu bằng hợp đồng, khi nhà cung cấp vận chuyển nguyên liệu tới công ty tiến hành kiểm soát chất lượng của các nguyên liệu thủy hải sản.
Chất lượng nguyên vật liệu khi nhập vào công ty được thể hiện qua các tiêu chí như vật liệu tươi, ngon, tỷ lệ nguyên vật liệu bị loại bỏ. Theo đó, tỷ lệ nguyên vật liệu bị loại bỏ càng cao cho thấy chất lượng nguyên vật liệu càng thấp và ngược lại.
Đặc điểm quá trình thu mua nguyên liệu thủy hải sản
- Đặc điểm thu mua, giá cả: Do nhu cầu cao về nguồn nguyên liệu, đòi hỏi công ty phải tận dụng nhiều nguồn thu mua khác nhau. Địa điểm thu mua nguyên liệu thường là các địa điểm trong tỉnh BR – VT như: Phước Tỉnh, Long Hải, Hàm Tân, Phan Ri… và các tỉnh lân cận như: Kiên Giang, Bình Thuận, Cà Mau…
Hầu hết việc mua nguyên liệu thủy hải sản trong tỉnh có thời gian vận chuyển từ 1 – 3 giờ, chi phí vận chuyển phần lớn do các nhà cung cấp chi trả. Quá trình thu mua từ các tỉnh lân cận thì có thời gian vận chuyển lâu hơn, nhưng phần lớn cũng từ 1 – 2 ngày.
Thời gian vận chuyển là một trong những yếu tố đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất cũng như tính linh hoạt về sản phẩm. Do đó, việc mua được
nguyên liệu ở những tỉnh gần là lợi thế rất lớn. Tuy nhiên, công ty vẫn phải mua một số lượng lớn nguyên liệu ở các tỉnh xa hơn dù thời gian vận chuyển lâu hơn, điều này xuất phát từ một số nguyên nhân chính sau:
- Thiếu nguồn nguyên liệu: Đây là một trong những vấn đề mà công ty khá quan tâm. Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến việc sản xuất không kịp tiến độ là do thiếu nguồn nguyên liệu đầu vào.
- Sự chênh lệch về giá: Giá cả cũng là một trong những yếu tố tác động đến việc thu mua nguyên liệu. Có nhiều trường hợp giá tại các khu vực các tỉnh ở xa thấp hơn, hoặc giá nguyên liệu ở các tỉnh xung quanh. Để kinh doanh đạt lợi nhuận thì việc công ty chấp nhận tìm kiếm nguồn nguyên liệu ở các khu vực xa hơn.
- Về kiểm soát nguyên liệu đầu vào: Phần lớn nguồn nguyên liệu thủy hải sản từ các nhà cung cấp, chủ vựa đều đạt yêu cầu về chất lượng. Điều này cho thấy việc thu mua nguyên liệu tương đối hiệu quả trong khâu kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào. Tuy nhiên, quá trình thu mua nguyên liệu chưa đáp ứng được tính chủ động về lượng nguyên liệu đầu vào trong sản xuất. Công ty luôn tiến hành thu mua khi có nguyên liệu và tồn trữ vào kho, khi cần thì đem ra chế biến. Điều này cho thấy công ty chưa thể chủ động trong vấn đề cung ứng nguyên vật liệu theo sự tăng giảm về nhu cầu. Việc thu mua nguyên liệu chỉ mang tính chất thời điểm (có nhiều mua nhiều, có ít mua ít). Đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến chi phí tồn kho cao và nguy cơ thiếu nguyên liệu sản xuất trong thời điểm ít nguyên liệu.
- Phương thức thanh toán: Hình thức thanh toán chính của công ty khi thu mua nguyên liệu thủy hải sản từ các nhà cung ứng là trả chậm sau 10 ngày. Theo kết quả tổng hợp thì có tổng số 10/10 lần công ty áp dụng phương thức thanh toán trả chậm sau 10 ngày khi thực hiện mua nguyên liệu từ các nhà cung cấp.
Các hoạt động hỗ trợ thu mua
- Xây dựng mối quan hệ với chủ vựa, đại lý cung cấp nguyên liệu
Nhìn chung, mối quan hệ giữa Công ty với nhà cung cấp, ngư dân khai thác tương đối ổn định, phần lớn các nhà cung cấp nguyên liệu của Công ty đều là mối quan hệ truyền thống. Theo kết quả khảo sát các cán bộ sản xuất, quản lý tại Công
ty, phần lớn công ty có mối quan hệ tốt với các chủ vựa và ngư dân khai thác. Đặc biệt công ty thiết lập mối quan hệ tương đối tốt với chủ vựa. Đây là một trong những lợi thế trong việc ổn định nguồn nguyên liệu đầu vào.
- Sự hỗ trợ về tài chính của Công ty cho chủ vựa: Theo kết quả điều tra khảo sát các chủ vựa thu mua nguyên liệu cho Công ty cho thấy Công ty chưa có sự hỗ trợ về tài chính đối với các chủ vựa.
- Sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật: Nhìn chung, Công ty đã thực hiện công tác hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho chủ vựa.
Đánh giá chung về việc tìm nguồn cung cấp của công ty vẫn chưa có hệ thống, bị phụ thuộc nhiều vào một số đầu mối thu mua, chưa tìm được nguồn cung cấp ổn định. Trong trường hợp có những đơn hàng gấp, trong thời gian ngắn sẽ tạo ra những khó khăn nhất định cho Công ty trong việc chuẩn bị đơn hàng đúng thời hạn và chất lượng.