Phân phối sản phẩm bao gồm việc phân phối sản phẩm dịch vụ, vận chuyển, quản lý thành phẩm và đảm bảo chất lượng hàng hóa thông qua hệ thống kho bãi và các tổ chức hậu cần. Hoạt động phân phối cần đáp ứng được yêu cầu kinh doanh về doanh số bán hàng theo kế hoạch. Đảm bảo công tác vận chuyển hàng hóa tới người tiêu dùng diễn ra với thời gian nhanh nhất và chi phí thấp nhất.
2.2.4.1. Thị trường khách hàng
Thị trường đối với các sản phẩm thủy hải sản đông lạnh của công ty cổ phần chế biến thực phẩm Hoa Sen bao gồm thị trường trong nước (Các siêu thị, nhà hàng) và thị trường nước ngoài (Chủ yếu là Nhật Bản). Trong đó, thị trường nước ngoài là thị trường mục tiêu và chủ yếu hướng đến của công ty (Với tỷ trọng sản lượng chiếm trên 70%) và cụ thể là Nhật Bản.
Nhật Bản là một quốc đảo nên thủy sản cùng với các loại sản phẩm thủy sản chế biến từ lâu đã là một phần không thể thiếu trong lối sống của người Nhật Bản. Tiêu thụ thủy sản tại Nhật Bản luôn ở mức cao nhờ nhu cầu xuất phát từ truyền thống ẩm thực ở nước này. Các món ăn có sử dụng thủy sản tươi sống như sushi và sashimi là những món tiêu biểu của nền ẩm thực Nhật Bản với cách chế biến đa dạng, bắt mắt và hương vị độc đáo.
Một trong những đặc điểm chính của dân số Nhật là tỷ lệ sinh giảm và tuổi thọ cao, do đó tiêu dùng nội địa cũng như nhập khẩu thủy sản của Nhật Bản đều có xu hướng giảm. Theo kết quả khảo sát của Bộ ngoại thương và Truyền thông Nhật Bản về thu nhập và mức chi tiêu gia đình sức mua hàng năm đối với hàng thủy sản đã giảm và tỷ trọng hàng thủy sản trong tổng số các chi phí cho thực phẩm đã giảm từ 9,5% (năm 2015) xuống còn 8,6% (năm 2019). Các yếu tố dẫn đến sự sụt giảm trên bao gồm: chế độ ăn uống theo xu hướng phương Tây, thời gian ít hơn dành cho việc nấu ăn và giá hàng thủy sản tương đối cao hơn so với giá các loại thịt. Trong tổng các loại thủy sản mà người tiêu dùng mua, thủy sản tươi sống có thị phần lớn nhất, chiếm khoảng 60%.
Nhập khẩu thủy sản của Nhật Bản thường chiếm khoảng một nửa lượng tiêu thụ trong nước. Tỷ trọng nhập khẩu thủy sản của Nhật Bản đang giảm dần, nguyên nhân không phải do nguồn cung trong nước tăng mà do nhu cầu trong nước suy giảm. Tuy nhiên, do ngành sản xuất thủy sản của Nhật Bản bị ảnh hưởng của thảm họa động đất và sóng thần đầu năm 2011 và đặc biệt là mối lo ngại hiện tượng nhiễm phóng xạ từ nhà máy điện hạt nhân Fukushima đối với các loại thủy sản đánh bắt tại Nhật, nên trong thời gian tới có thể sẽ phải tăng nguồn cung từ nước ngoài.
2.2.4.2. Tình hình tiêu thụ thủy hải sản đông lạnh
Trong giai đoạn 2017 – 2019, sản lượng và doanh thu đối với sản phẩm thủy hải sản đông lạnh tại công ty cổ phần chế biến thực phẩm hải sản có xu hướng gia tăng qua các năm và có xu hướng dịch chuyển thị trường vào phân phối trong nước. Điều này được thể hiện qua việc dịch chuyển tỷ trọng sản lượng tiêu thụ từ thị trường xuất khẩu sang thị trường trong nước. Cụ thể, năm 2017, tỷ trọng sản lượng
thủy hải sản đông lạnh tiêu thụ trong nước chỉ đạt 22,31% đến năm 2019 tỷ trọng này đã tăng lên 25,23%. Tương tự như vậy, tỷ trọng doanh thu trong nước cũng có xu hướng gia tăng từ 21,23% (năm 2017) tăng lên 23,77% (năm 2019). Số liệu cụ thể được thể hiện qua Bảng 2.9.
Bảng 2.9. Tình hình tiêu thụ sản phẩm thủy hải sản đông lạnh của Công ty cổ phần chế biến thực phẩm Hoa Sen giai đoạn 2017 – 2019
Tiêu chí ĐVT 2017 2018 2019 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) Sản lượng Tấn 1.098 100 1.187 100 1.328 100 Trong nước Tấn 245 22,31 291 24,52 335 25,23 Xuất khẩu Tấn 853 77,69 896 75,48 993 74,77
Doanh thu Triệu
đồng 624 100 718 100 809 100
Trong nước Triệu
đồng 132,5 21,23 165,3 23,02 192,3 23,77 Xuất khẩu Triệu
đồng 491,5 78,77 552,7 76,98 616,7 76,23 Nguồn: Phòng tổng hợp, 2017 – 2019
2.2.4.3. Quy trình xuất khẩu sản phẩm thủy hải sản đông lạnh
Hàng hóa được XK chủ yếu bằng đường biển. Địa điểm giao hàng thường xuyên tại cảng ở TP.HCM.
+ Công ty tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng. Khi bên mua mở L/C thì bên bán cần kiểm tra các điều kiện trong L/C về nội dung, quy trình trong hợp đồng, loại L/C, số tiền trong L/C, thời hạn giao hàng và thời hạn hiệu lực của L/C, yêu cầu của L/C, và ngân hàng mở L/C,…
+ Lập hồ sơ xin giấy phép XK bao gồm: Hợp đồng ngoại thương, đơn xin cấp giấy phép XK.
+ Sản xuất hàng hóa theo đơn hàng. Đóng gói bao bì hàng XK và kẻ ký mã hiệu cho hàng hóa bao gồm: tên hàng, trọng lượng, tên nước sản xuất, nơi đến…
+ Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa trước khi giao hàng về số lượng, chất lượng, bao bì,… theo yêu cầu của khách hàng.
+ Làm thủ tục hải quan gồm: Khai báo hải quan, xuất trình hàng hóa để cán bộ Hải quan kiểm tra. Mọi chi phí để thực hiện cho việc kiểm tra Công ty phải chịu. Sau khi tiến hành kiểm tra theo yêu cầu của cán bộ Hải quan xong, Công ty phải nộp thủ tục phí Hải quan.
+ Giao nhận hàng với tàu: Công ty làm việc với cảng để biết ngày giờ làm hàng. Bố trí xe để đem hàng về cảng xếp lên tàu.
+ Làm thủ tục thanh toán: Kiểm tra lại các chứng từ cho phù hợp với L/C, đòi tiền thông qua ngân hàng và thanh lý phí cho ngân hàng khi kết thúc.
Hình 2.6. Quy trình xuất khẩu thủy hải sản đông lạnh của Công ty cổ phần chế biến
Gửi đơn chảo hàng
Nhận đơn hàng Ký hợp đồng ngoại thương Chuẩn bị hàng hóa Mở L/C Thủ tục nghiệp vụ giao hàng - Hợp đồng bốc xếp với Cảng - Thủ tục ra vào càng
- Kế hoạch kiểm tra hàng
Thủi tục nghiệp vụ XK - Giấy tờ XK tờ khai HQ - Giám định hàng hóa Kế hoạch giao hàng
- Thông báo tàu đến - Kế hoạch giao hàng
Tổ chức thực hiện giao hàng - Tổ chức giao hàng theo HĐ - Giám sát hàng hóa
Nghiệp vụ thanh lý hợp đồng - Chấp nhận hàng hóa theo đơn - Thanh lý hợp đồng với khách hàng
thực phẩm Hoa Sen
Nguồn: Phòng tổng hợp, 2017 – 2019 Nếu không có vướng mắc gì thì hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng, nếu có thì tiến hành giải quyết khiếu nại.
- Phương thức thanh toán: Việc thanh toán thủy hải sản đông lạnh xuất khẩu được thông qua thư tín dụng (L/C). Khách hàng trả tiền ngay khi nhận được hàng từ phía Công ty.
2.2.4.4. Các hoạt động hỗ trợ bán hàng
a. Hoạt động Marketing
Hiện nay, Công ty cổ phần chế biến thực phẩm Hoa Sen vẫn chưa thành lập bộ phận marketing riêng nên hoạt động tiếp thị chủ yếu của Công ty được thực hiện thông qua phòng Kinh doanh.
Nhìn chung hoạt động marketing của Công ty khá hạn chế. Công tác quảng bá, tiếp thị và quan hệ công chúng (PR) chưa thực sự được đầu tư, chú trọng. Công ty cũng chưa có website để giới thiệu về công ty. Hầu hết việc bán hàng của Công ty đều dựa trên các mối quan hệ với khách hàng truyền thống. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng của Công ty cũng như khả năng phát triển lâu dài.
b. Chính sách bán hàng xuất khẩu
Việc XK các thành phẩm đông lạnh nói chung và sản phẩm thủy hải sản đông lạnh nói riêng của Công ty vẫn chưa thực hiện qua các hợp đồng với khách hàng truyền thống. Công ty không có chính sách nào hỗ trợ cho hoạt động bán hàng XK. Có những thời điểm Công ty có thể xây dựng chính sách chiết khấu cho khách hàng nhưng chính sách này ít được sử dụng.
Có thể thấy công tác hỗ trợ và các chính sách bán hàng của Công ty khá hạn chế. Hoạt động bán hàng vẫn theo mô hình truyền thống, Công ty sản xuất hàng hóa và bán cho khách hàng. Thực tế cho thấy, sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, nhiều công ty lớn trong ngành đã xây dựng cho mình những chính sách bán
hàng, và thực hiện marketing rất hiệu quả cho hoạt động kinh doanh. Điều này là một hạn chế rất lớn nếu Công ty muốn mở rộng và phát triển kinh doanh bền vững.
c. Công tác quản lý nhãn hiệu, phát triển thương hiệu
Hiện nay Công ty đã thực hiện đăng ký nhãn hiệu cho sản phẩm của mình. Tuy nhiên Công ty vẫn chưa thực sự chú trọng và đầu tư vào công tác phát triển và xây dựng thương hiệu. Thương hiệu sản phẩm của Công ty mới chỉ dừng lại ở mức tên và nhãn hiệu. Điều này một phần chịu ảnh hưởng của sự hạn chế trong công tác marketing và PR.
Mặc dù Công ty đã nhận thức cao về tầm quan trọng của việc phát triển thương hiệu. Nhưng năng lực thực hiện việc xây dựng thương hiệu vẫn còn hạn chế.
d. Hoạt động logistic
Logistic đối với chuỗi cung ứng lạnh đóng một vai trò rất quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Hiện nay hoạt động logistic của công ty chưa thực sự ổn định, công ty thực hiện thuê bên thứ ba trong việc thực hiện vận chuyển các sản phẩm đông lạnh đến các điểm phân phối bán hàng của công ty. Tuy nhiên, một hạn chế rất lớn trong hoạt động logistic của công ty đó là các đối tác không ổn định và thường xuyên có sự thay đổi. Chính điều này đã ảnh hưởng rất lớn đến tiêu chuẩn về thời gian và chất lượng của sản phẩm.