6. BỐ CỤC CÁC CHƯƠNG
2.3.2.THỰC TRẠNG KIỂMSOÁT CHI LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHỤ CẤP THEO LƯƠNG ĐỐI VỚI CÁC ĐƠN VỊ
với các đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN Hưng Nguyên
a. Quy trình kiểm soát chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với các đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN Hưng Nguyên từ giai đoạn trước tháng 7 năm 2018
Trước tháng 7/2018, hoạt động kiểm soát chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với các đơn vị sử dụng NSNN, KBNN Hưng Nguyên - Nghệ An căn cứ theo quy định tại Thông tư 161/2012/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012 của Bộ Tài Chính quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN,
Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01 tháng 3 năm 2016 sửa đổi, bổ sung một số điều Thông tư 161/2012/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012, quy trình này được thực hiện như sau:
Đầu năm ngân sách các đơn vị sử dụng NSNN gửi đến KBNN Hưng Nguyên các loại tài liệu sau để kiểm tra, kiểm soát thanh toán tiền lương:
Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao;
Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do UBND huyện phê duyệt;
Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi).
Quy trình kiểm soát, thanh toán lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với các đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN Hưng Nguyên (trước tháng 7/2018) được thực hiện theo các bước sau:
Bảng 2.8. Quy trình chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với các đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN Hưng Nguyên trước tháng 7/2018
Các bước Nội dung từng bước Chủ thể chịu trách
nhiệm
Bước 1
Tiếp nhận chứng từ, kiểm soát hồ sơ chứng từ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi tiến hành kiểm tra, kiểm soát các bộ hồ sơ này theo các nội dung:
Kiểm tra mẫu chứng từ; kiểm tra mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ; kiểm tra mã nội dung kinh tế của từng loại lương, phụ cấp lương và các khoản đóng góp trên chứng Hồ sơ phải đảm bảo đúng với quy định tại hệ thống mục lục ngân sách hiện hành; kiểm tra, kiểm soát tiêu chuẩn, định mức theo quy định.
Cán bộ kiểm soát chi
Bước 2 Cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm soát dự
toán trình Giám đốc (Phó giám đốc) ký duyệt. Cán bộ kiểm soát chi
Bước 3 Giám đốc (Phó Giám đốc) kiểm soát, ký chứng từ giấy, chuyển trả lại cho cán bộ
Giám đốc/ Phó giám đốc
40
kiểm soát chi để chuyển cho kế toán viên
Bước 4
Cán bộ kiểm soát chi chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang kế toán viên kiểm soát, đồng thời chuyển chứng từ giấy sang kế toán viên.
Cán bộ kiểm soát chi
Bước 5
Kế toán viên tiếp nhận chứng từ giấy, thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu tính khớp đúng giữa bút toán nhập trên Tabmis với chứng từ giấy. Thực hiện định khoản và ký trên chứng từ giấy, chuyển Kế toán trưởng ký chứng từ giấy và trên Tabmis
Kế toán viên
Bước 6
Nếu đúng, kế toán trưởng ký chứng từ giấy, phê duyệt trên TABMIS và chuyển lại chứng từ giấy cho kế toán viên để thực hiện áp thanh toán/ hoặc chuyển cho thủ quỹ để chi tiền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán trưởng
Bước 7
Kế toán viên thực hiện áp thanh toán cho khách hàng/hoặc thủ quỹ chi tiền cho khách hàng theo đúng quy trình
Kế toán viên/Thủ quỹ
Bước 8
Đối với trường hợp thanh toán cho đối tượng hưởng có tài khoản tại ngân hàng kế toán viên thực hiện chạy giao diện sang chương trình thanh toán và hoàn thiện các thông tin, trình chứng từ lên kế toán trưởng để kế toán trưởng kiểm tra, nếu các thông tin thanh toán khớp đúng với chứng từ, đệ trình giám đốc (phó giám đốc) để truyền đi.
Kế toán viên
Bước 9
Kế toán viên đóng dấu “KẾ TOÁN“ chuyển trả các liên chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi.
Kế toán viên
(Nguồn: Kho bạc Nhà nước Hưng Nguyên Tỉnh Nghệ An)
Giai đoạn trước tháng 7/2018, trung bình hàng tháng cán bộ kiểm soát chi của KBNN Hưng Nguyên tiếp nhận 111 bộ hồ sơ duyệt chi lương từ các đơn vị sử dụng NSNN trên địa bàn. Giai đoạn này là giai đoạn chiếm khá nhiều thời gian của cán
bộ kiểm soát chi. Và tỷ lệ hồ sơ sai và thiếu chiếm khoảng 11%, những trường hợp phát hiện sai, cán bộ kiểm soát chi thông báo với đơn vị sử dụng NSNN tiếp nhận lại hoặc bổ sung những chứng từ còn thiếu.
Sau khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi tiếp tục nhập chứng từ của 111 bộ hồ sơ đề nghị chi lương và các khoản phụ cấp theo lương của các đơn vị sử dụng NSNN trên địa bàn Hưng Nguyên trên TABMIS. Đồng thời trình lãnh đạo KBNN Hưng Nguyên ký duyệt.
Do đã có bước kiểm tra trước đó nên ở giai đoạn này khi nhập chứng từ trên TABMIS tỷ lệ sai không còn, nhưng vẫn còn tình trạng nhập thiếu, nhập sai nội dung trên chứng từ chiếm tỷ lệ khoảng 8%.
Với quy trình 9 bước trên đòi hỏi nhiều cán bộ công chức KBNN Hưng Nguyên tham gia vào quy trình kiểm soát và hạch toán. Một bộ phận cán bộ công chức từ 5 đến 7 người làm nhiệm vụ kiểm soát chi các đơn vị sử dụng NSNN thường áp lực và vất vả hơn so với bộ phận làm công tác kế toán chỉ thực hiện hạch toán kế toán và thanh toán.
Bên cạnh đó việc kiểm soát qua hai bước: chuyên viên và lãnh đạo còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro, giữa các bộ phận còn phụ thuộc vào nhau, kế toán trưởng không tham gia vào quy trình kiểm soát hồ sơ, chứng từ mà chỉ tham gia vào quá trình thanh toán do đó chưa phát huy được năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm của kế toán trưởng.
42
Bảng 2.9. Đánh giá của cán bộ kiểm soát chi và các đơn vị sử dụng NSNN về quy trình kiểm soát chi lương và các khoản phụ cấp theo lương tại KBNN Hưng
Nguyên trước tháng 7/2018 ĐVT:% TT Mô tả các bước Mức độ đánh giá Tốt Trung bình Chưa tốt
1 Bước 1: Tiếp nhận chứng từ, kiểm soát hồ
sơ, chứng từ
20 50 30
2 Bước 2: soát dự toán trình Giám đốc ký duyệt.Cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm 40 50 10
3
Bước 3: Giám đốc/ phó giám đốc kiểm soát,
ký chứng từ giấy, chuyển trả lại cho cán bộ kiểm soát chi để chuyển cho kế toán viên.
30 30 40
4
Bước 4:Cán bộ kiểm soát chi chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang kế toán viên kiểm soát, đồng thời chuyển chứng từ giấy sang kế toán viên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
20 26 54
5
Bước 5: Kế toán viên tiếp nhận chứng từ
giấy, kiểm tra, đối chiếu. Thực hiện định khoản và ký trên chứng từ giấy, chuyển kế toán trưởng ký chứng từ giấy và trên Tabmis.
24 26 50
6
Bước 6: Kế toán trưởng ký chứng từ giấy, phê
duyệt trên TABMIS và chuyển lại chứng từ giấy cho kế toán viên để thực hiện áp thanh toán/ hoặc chuyển cho thủ quỹ để chi tiền.
16 40 44
7 Bước 7toán cho khách hàng/hoặc Thủ quỹ chi tiền: Kế toán viên thực hiện áp thanh cho khách hàng theo đúng quy trình.
10 50 40
8
Bước 8: Đối với trường hợp thanh toán cho
đối tượng hưởng có tài khoản tại ngân hàng, kế toán viên thực hiện chạy giao diện sang chương trình thanh toán và hoàn thiện các thông tin, trình chứng từ lên kế toán trưởng để kế toán trưởng kiểm tra, nếu các thông tin thanh toán khớp đúng với chứng từ, đệ trình giám đốc (Phó giám đốc) để truyền đi.
14 26 60
9 Bước 9chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi.: Kế toán viên đóng dấu trả các liên 12 30 58
(Nguồn: Tác giả thực hiện khảo sát)
soát chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN Hưng Nguyên trước tháng 7/2018, cho thấy: Từ bước 3 cho đến bước 9 đều có tỷ lệ đánh giá chưa tốt và trung bình chiếm khá cao. Đặc biệt đánh giá ở mức độ “Tốt” từ bước 2 đến bước 9 chiếm số lượng phiếu đánh giá chưa cao, chỉ 5-15 phiếu trong tổng số 50 phiếu. Đa phần các ý kiến đều cho rằng việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị còn lòng vòng, mất thời gian trong công tác bàn giao, kiểm tra, ký nhận chứng từ. Điều này làm kéo dài thời gian của các đơn vị sử dụng NSNN, nhiều đơn vị sử dụng NSNN phải đi lại nhiều lần do chứng từ bị thất lạc và sai sót. Kế toán trưởng chưa phát huy được khả năng, năng lực chuyên môn trong quá trình kiểm soát chứng từ chi lương và các khoản phụ cấp theo lương.
b. Quy trình kiểm soát chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với các đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN Hưng Nguyên sau tháng 7 năm 2018
Quy trình kiểm soát, thanh toán chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN Hưng Nguyên (sau tháng 7/2018) được thực hiện theo các bước sau:
Bảng 2.10: Quy trình kiểm soát chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với các đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN Hưng Nguyên- Nghệ An sau tháng
7/2018
Bước Nội dung Chủ thể chịu trách
nhiệm
Bước 1
Tiếp nhận: chứng từ, kiểm soát hồ sơ, chứng từ
GDV kiểm tra, kiểm soát hồ sơ theo các nội dung: Kiểm tra mẫu chứng từ; kiểm tra mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ; kiểm tra mã nội dung kinh tế của lương, phụ cấp lương và các khoản đóng góp trên chứng từ phải đúng với quy định tại hệ thống mục lục ngân sách hiện hành; kiểm tra, kiểm soát tiêu chuẩn, định mức theo quy định.
44
Bước 2
GDV thực hiện kiểm soát dự toán (nhập chứng từ trên TABMIS, trình kế toán trưởng (ủy quyền kế toán trưởng) ký duyệt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giao dịch viên
Bước 3
Kế toán trưởng (ủy quyền kế toán trưởng) kiểm soát, ký chứng từ giấy và máy, chuyển trả lại cho cán bộ GDV để trình ký giám đốc
Kế toán trưởng
Bước 4
Giám đốc ký duyệt chứng từ giấy chuyển trả lại cho GDV để thực hiện áp chứng từ thanh toán, chuyển cho thủ quỹ ( nếu chi tiền mặt) hoặc chạy giao diện sang chương trình thanh toán ( nếu chuyển khoản)
Giám đốc
Bước 5
Đối với trường hợp thanh toán cho đối tượng hưởng có tài khoản tại ngân hàng, GDV hoàn thiện các thông tin tại chương trình thanh toán điện tử, trình chứng từ lên kế toán trưởng để kế toán trưởng kiểm tra, nếu các thông tin thanh toán điện tử khớp đúng với chứng từ, đệ trình Giám đốc (Phó giám đốc) để duyệt trên hệ thống truyền đi ngân hàng.
Giao dịch viên/ Kế toán trưởng
Bước 6
Đối với chứng từ thanh toán bằng tiền mặt, GDV đóng dấu KẾ TOÁN chuyển chứng từ thanh toán cho thủ quỹ để chi tiền cho các đơn vị.
Giao dịch viên/Thủ quỹ
(Nguồn: Kho bạc Nhà nước Hưng Nguyên -Nghệ An)
Qua quy trình kiểm soát chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với các đơn vị sử dụng ngân sách tại KBNN Hưng Nguyên bảng trên thì bước 1 là bước quan trọng nhất, các bước tiếp theo cùng thực hiện kiểm soát lại bước 1.
Trong đó: nội dung kiểm tra, kiểm soát tiêu chuẩn, định mức ở giai đoạn thực hiện kiểm soát của bước 1 cụ thể như sau:
Tiền lương = (HS lương ngạch, bậc + PC theo lương)* Mức lương cơ sở Tiền lương thực nhận = Tiền lương – Các khoản đóng góp.
Giai đoạn từ 2019, do đơn vị sử dụng NSNN trên địa bàn giảm chỉ còn 109 đơn vị. Hàng tháng giao dịch viên của KBNN Hưng Nguyên tiếp nhận 109 bộ hồ sơ duyệt chi lương từ các đơn vị sử dụng NSNN trên địa bàn. Giai đoạn này tuy là giai đoạn chiếm khá nhiều thời gian của giao dịch viên. Nhưng tỷ lệ giao dịch viên tăng lên do gộp chung cán bộ kiểm soát chi và kế toán viên nên việc tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ diễn ra nhanh chóng hơn về mặt thời gian cũng như tỷ lệ hồ sơ sai và thiếu chiếm khoảng 6%. Những trường hợp phát hiện sai, giao dịch viên nhanh chóng thông báo với đơn vị sử dụng NSNN và hỗ trợ đơn vị sử dụng NSNN hoặc bổ sung những chứng từ còn thiếu. Sau khi thực hiện công tác kiểm soát chi tại KBNN được thực hiện bởi quy trình 6 bước như trên thì tỷ lệ hồ sơ sai, thiếu, bổ sung vẫn còn khoảng 1,5%. Nguyên nhân có thể do với quy trình này tại KBNN Hưng Nguyên đang tạo ra khối lượng công việc khá nặng đối với vị trí của kế toán trưởng, làm cho kế toán trưởng khó dành thời gian để cập nhật, nghiên cứu, tìm hiểu sâu về các văn bản chế độ, nghiệp vụ; Đồng thời các giao dịch viên chưa thể chuyên sâu về các loại văn bản chế độ nghiệp vụ ở cả 2 lĩnh vực chi thường xuyên và chi đầu tư xây dựng cơ bản.
Đối với quy trình chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với các đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN Hưng Nguyên- Nghệ An sau tháng 7/2018, qua một thời gian thực hiện có thể nhận thấy những ưu điểm như sau:
- Số bước trong quy trình giảm từ 9 bước còn 6 bước, tỷ lệ GDV tăng lên (do kế toán viên, cán bộ KSC chuyển thành các GDV).
- Các GDV được tham gia vào quy trình kiểm soát chi, hạch toán kế toán, trên cơ sở đó giám đốc KBNN Hưng Nguyên được chủ động hơn trong việc bố trí công chức, phù hợp với khối lượng công việc của từng đơn vị.
Việc giao dịch viên thực hiện áp thanh toán làm giảm một công chức tham gia quy trình thanh toán giúp tiết kiệm được thời gian xử lý chứng từ và bổ sung thêm một công chức làm nhiệm vụ kiểm soát chi. Các quy trình nghiệp vụ cụ thể đã được thực hiện ba bước đảm bảo chặt chẽ hơn so với quy trình trước, tạo sự kiểm soát an toan và nâng cao vai trò của kế toán trưởng đơn vị KBNN huyện trong kiểm soát hồ sơ, chứng từ thanh toán, phát huy được kinh nghiệm, năng lực của đội ngũ kế toán
46
trưởng của đơn vị KBNN Hưng Nguyên, tạo sự chủ động trong công việc kiểm soát chi, hạch toán kế toán của các giao dịch viên.
Đồng thời tạo điều kiện cho đơn vị sử dụng NSNN trong giao dịch với KBNN thực hiện đúng quy định “một cửa, một giao dịch”, đảm bảo an toàn trong quá trình kiểm soát chi của KBNN và tạo tư tưởng thông suốt và thoải mái hơn trong thực thi công vụ vì chỉ còn chức danh giao dịch viên không có sự phân biệt giữa công chức kế toán và kiểm soát chi.
Bảng 2.11. Đánh giá của giao dịch viên và các đơn vị sử dụng NSNN về quy trình kiểm soát chi lương và các khoản phụ cấp theo lương tại KBNN Hưng Nguyên
sau tháng 7/2018 ĐVT:% TT Mô tả các bước Mức đánh giá Tốt Trung bình Chưa tốt
1 Bước 1chứng từ:: Tiếp nhận chứng từ, kiểm soát hồ sơ, 70 30
2
Bước 2: GDV thực hiện kiểm soát dự toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(nhập chứng từ trên TABMIS, trình kế toán
trưởng (ủy quyền kế toán trưởng) ký duyệt. 60 30 10
3
Bước 3: Kế toán trưởng (ủy quyền kế toán
trưởng) kiểm soát, ký chứng từ giấy và máy, chuyển trả lại cho GDV để trình ký Giám đốc( Phó giám đốc)
64 24 12
4 Bước 4trả lại cho GDV để thực hiện áp chứng từ: Sau khí Giám đốc ký duyệt chuyển thanh toán
76 22 2
5
Bước 5: Đối với trường hợp thanh toán cho
đối tượng hưởng có tài khoản tại ngân hàng, GDV thực hiện chạy giao diện sang chương trình thanh toán và hoàn thiện các thông tin, trình chứng từ lên kế toán trưởng để kế toán trưởng kiểm tra, nếu các thông tin thanh toán điện tử khớp đúng với chứng từ, đệ trình giám đốc (phó giám đốc) để truyền đi.
62 30 8
6 Bước 6: Đối với chứng từ thanh toán bằng tiền
mặt, các GDV chuyển chứng từ thanh toán cho thủ quỹ để chi tiền cho các đơn vị.
84 10 6
(Nguồn: Tác giả thực hiện khảo sát)
chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với các đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN Hưng Nguyên sau tháng 7/2018 cho thấy: Hầu như 6 bước đều được đánh giá ở mức độ tốt. Đa phần các ý kiến cho rằng kể từ khi áp dụng quy trình này, khi