6. BỐ CỤC CÁC CHƯƠNG
3.2.3. Hoàn thiện các công cụ, hình thức kiểmsoát chi
Khai thác và áp dụng triệt để các tiện ích của phần mềm ứng dụng trong quản lý rủi ro kiểm soát chi lương, phụ cấp lương qua KBNN Hưng Nguyên.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống KBNN vừa là yếu tố hỗ trợ, vừa là yếu tố thúc đẩy và tác động mạnh mẽ đến việc hoàn thiện các quy trình tác nghiệp trong công tác kiểm soát chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với các đơn vị sử dụng NSNN qua KBNN.
Trong giai đoạn đầu phát triển, các chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý NSNN nói chung và trong chi lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với đơn vị sử dụng NSNN nói riêng ban đầu chỉ tập trung vào công tác hạch toán kế toán hoạt động nghiệp vụ KBNN. Đến nay các chương trình ứng dụng đã và đang được ứng dụng cho hầu hết các nghiệp vụ quản lý của KBNN như hệ thống Tabmis, chương trình thanh toán điện tử liên kho bạc, chương trình thanh toán bù trừ điện tử với ngân hàng nhà nước, chương trình thanh toán song phương điện tử với hệ thống ngân hàng thương mại. Bên cạnh những tiện ích của hệ thống Tabmis thì hệ thống Tabmis vẫn còn những hạn chế nhất định đã ảnh hưởng đến công tác KSC thường xuyên NSNN, cụ thể như: Tốc độ truy cập, tốc độ xử lý dữ liệu khi nhập vào hệ thống chậm, thời gian kết xuất báo cáo chậm các báo cáo phục vụ cho công tác KSC đều phải thực hiện qua đêm, một số nội dung cần tra cứu chưa được thể hiện tại các báo cáo mà cần phải truy vấn từng bút toán.
Chính vì thế hiện đại hóa công tác thanh toán của KBNN trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại, theo hướng tự động hóa và tăng tốc độ xử lý các giao dịch; bảo đảm dễ dàng kết nối, giao diện với các hệ thống ứng dụng khác. Tham gia hệ thống thanh toán song phương điện tử với các ngân hàng thương mại, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán bù trừ điện tử với các ngân hàng, ứng dụng có hiệu quả công nghệ, đảm bảo phục vụ tốt cho công tác kiểm soát chi đồng thời nâng cao chất lượng, thời gian xử lý các giao dịch thanh toán các khoản chi NSNN nhanh và chính xác nhất.
Cách mạng công nghiệp 4.0 tạo tiền đề cho KBNN tiếp thu và ứng dụng những tiến bộ, thành tựu công nghệ kỹ thuật số để nâng cao hiệu suất, hiệu quả trong quản lý, điều hành cũng như tương tác với các cơ quan quản lý nhà nước, giao dịch với đơn vị sử dụng NSNN, người dân theo hướng rút ngắn thời gian trao đổi thông tin và đảm bảo độ tin cậy của thông tin. Bên cạnh đó, cách mạng 4.0 đòi hỏi KBNN phải cải cách cả về cơ chế chính sách, quy trình nghiệp vụ, nâng cao năng lực, trình độ của đội ngũ công chức để đáp ứng các yêu cầu triển khai các ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại đặc biệt là công nghệ thông tin. Cụ thể như sau:
68
Mỗi cán bộ công chức cần nghiên cứu, tìm hiểu để khai thác và áp dụng triệt để các tiện ích của phần mềm ứng dụng trong quản lý rủi ro kiểm soát chi NSNN nói chung và kiểm soát chi lương, phụ cấp lương qua KBNN.
Thường xuyên cập nhật hệ thống văn bản quy định tiêu chuẩn, định mức chi liên quan đến chế độ tiền lương của đơn vị sử dụng NSNN để ứng dụng vào phần mềm kiểm soát đảm bảo kiểm soát chi lương đúng tiêu chuẩn, chế độ quy định hiện hành.
3.2.4. Tăng cường các giải pháp bổ trợ khác
Thứ nhất, tăng cường công tác tự kiểm tra hồ sơ, chứng từ chi của các đơn vị sử dụng ngân sách
KBNN Hưng Nguyên phải có trách nhiệm tự kiểm tra trước, trong và sau đối với hồ sơ, chứng từ chi và thanh toán kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản chi khi đủ điều kiện thanh toán, tham gia phối hợp với cơ quan tài chính và cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trong việc kiểm tra tình hình sử dụng NSNN khi có yêu cầu, xác định số thực chi qua KBNN của các đơn vị sử dụng NSNN, từ chối các khoản chi không đúng đối tượng, không đủ điều kiện theo qui định, tạm ứng thanh toán chi trả theo yêu cầu của cơ quan tài chính cùng cấp. Bên cạnh đó cần xây dựng kế hoạch tự kiểm tra chi tiết cụ thể, phù hợp với tình hình thực tế trong kiểm soát tại đơn vị.
Đề ra quy chế, nội quy của cơ quan đặc biệt là đối với cán bộ trực tiếp làm công tác kiểm soát chi. Có những chế tài xử lý nếu cán bộ kiểm soát chi vi phạm gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan và chất lượng của báo cáo như : xếp loại A, B,C tháng, quý, có chế độ khen thưởng kịp thời đối với những cán bộ có cải tiến sáng kiến kỹ thuật.
Thứ hai, nâng cao ý thức trách nhiệm, ý thức chấp hành Luật NSNN và các văn bản pháp lý có liên quan khác (trong đó có quy chế chi tiêu nội bộ của các đơn vị sử dụng ngân sách) trong quản lý chi NSNN cũng như quản lý chi lương của các đơn vị sử dụng NSNN.
Thực tế là có nhiều đơn vị ý thức chấp hành chế độ kém, trình độ chuyên môn của kế toán còn hạn chế, lại không chịu nghiên cứu tìm hiểu chính sách chế độ mới
nên khi thực hiện giao dịch với KBNN đã làm sai và phải sửa nhiều lần gây không ít khó khăn cho KBNN trong quá trình cấp phát, thanh toán. Có những người không tránh khỏi nếp cũ, không nhạy bén dưới áp lực công việc ngày càng nhiều, đơn vị không theo dõi số tồn dự toán nên tình trạng duyệt chi vượt số tồn dự toán thường xảy ra, chờ khi giao dịch thanh toán với KBNN phát hiện mới có hướng điều chỉnh hoặc bổ sung. Công tác thanh toán gặp nhiều trở ngại, chậm trễ, ách tắc. Một số đơn vị, cá nhân lợi dụng việc quản lý chi lỏng lẻo đã tham ô, biển thủ không ít tài sản nhà nước.
Do đó để hỗ trợ cho công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN nói chung và kiểm soát kiểm soát chi lương, phụ cấp lương qua lương đối với đơn vị sử dụng NSNN qua KBNN Hưng Nguyên nói riêng thực sự có hiệu quả, phải tăng cường kỷ luật trong nội bộ cơ quan cũng như kiên quyết xử phạt vi phạm đối với các đơn vị cố tình chi sai chế độ Nhà nước, tăng cường xử phạt hành chính, lập biên bản báo về đơn vị sử dụng ngân sách. Đồng thời kết hợp với việc tuyên truyền, giáo dục phổ biến các thông tư, văn bản mới cho cán bộ trong KBNN và các đơn vị sử dụng NSNN để đảm bảo thực hiện đúng chế độ chính sách.
Thứ ba, tăng cường việc cấp phát NSNN theo dự toán, thường xuyên làm tốt công tác kiểm tra trong việc sử dụng NSNN.
Từ khi phương thức cấp phát thanh toán theo dự toán thay thế phương thức cấp phát theo hạn mức kinh phí thì đã bộc lộ những ưu điểm so với cấp phát bằng hạn mức. Chẳng hạn không còn tình trạng đơn vị sử dụng NSNN phải đi xin, phải chờ thông báo hạn mức kinh phí từ cơ quan tài chính mới đủ điều kiện rút tiền chi tiêu, còn KBNN cũng giảm đáng kể khối lượng công việc như không phải nhập thông báo hạn mức từ cơ quan tài chính cấp cho đơn vị dự toán cấp 1, nhập và chuyển phân phối hạn mức kinh phí từ đơn vị dự toán cấp trên cho đơn vị dự toán cấp dưới như trước.
Thứ tư, giảm thiểu rủi ro trong kiểm soát chi tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương đối với đơn vị sử dụng NSNN
70
Như chúng ta đã biết, trong thời gian qua vẫn có một số tổ chức, cá nhân vẫn lợi dụng kẽ hở, sự lỏng lẻo trong kiểm tra, kiểm soát để chiếm đoạt tiền của nhà nước, của người lao động từ hồ sơ chi tiền lương. Nguyên nhân có thể do việc kiểm soát chi chưa chặt chẽ, do người đề nghị thanh toán cố tình lợi dụng, làm giả hồ sơ thanh toán. Nhưng nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ ý đồ muốn chiếm đoạt tiền của người đề nghị thanh toán. Để khắc phục việc chiếm dụng tiền qua khâu chuyển tiền trung gian, ngày 28/12/2018, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 136 sửa đổi, bó sung một số điều của Thông tư 13 ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu chi bằng tiền mặt qua hệ thống KBNN (có hiệu lực từ ngày 01/04/2019). Khi triển khai giải pháp trên cùng với việc tăng cường khâu kiểm soát chi, thì việc chiếm dụng tiền trong hồ sơ chi tiền lương và các khoản có tính chất tiền lương sẽ khó có thế xảy ra được. Tuy nhiên khi triển khai cơ chế mới theo Thông tư 136, đã bộc lộ những vướng mắc phát sinh cần nghiên cứu để giải quyết. Để giải quyết tình trạng cần thực hiện những vấn sau: Cần thống nhất quy định rõ về hồ sơ thanh toán các khoản chi lương, thanh toán cá nhân theo hướng rõ tên, tổng số tiền được hưởng của từng người; mặt khác, thực tế việc thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương thường bị biến động (thay đổi) qua các tháng, cũng như để có cơ sở hàng tháng gửi NHTM, theo tác giả nên quy định Danh sách những người hưởng lương phải gửi từng lần khi thanh toán.
Ban hành bộ mẫu cho hồ sơ thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, trong đó cần thiết lập thêm thông tin số tài khoản người thụ hưởng. Một số khoản chi mang tính chất chi cho con người cần quy định linh hoạt về hồ sơ thanh toán kèm theo, theo tác giả nên quy định hồ sơ kèm theo có thể là Bảng kê chứng từ thanh toán hoặc là Danh sách thanh toán, về lâu về dài cần sắp xếp lại nhóm mục chi (sửa đổi mục lục NSNN) để phân định rõ ràng các khoản chi cho cá nhân.
Công tác kiểm soát chi nói chung và kiểm soát chi tiền lương nói riêng đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện, hướng tới sự thuận tiện, nhanh chóng, an toàn trong
chi trả thanh toán, do đó đòi hỏi ngoài việc sửa đổi cơ chế, chính sách, quy định, thì cấn có sự tăng cường kiểm tra, kiểm soát, tăng cường sự phối hợp giữa đơn vị đề nghị thanh toán và đơn vị kiểm soát chi.
3.3. Một số kiến nghị