Quy trình thực hiện việc giám sát hàng hóa xuất khẩu với 2 hình thức:
- Đối với xe đi thẳng
Bước 1: Chủ hàng, người đại diện chủ hàng hoặc đơn vị vận tải đưa hàng vào khu vực giám sát, xuất trình phiếu đăng ký phương tiện vận tải cho cán bộ giám sát tại Cổng 2 xác nhận.
Bước 2: Chủ hàng hoặc người đại diện cho chủ hàng trình hồ sơ hải quan tại bộ phận tiếp nhận của văn phòng giám sát. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, nhập máy và lãnh đạo Đội Nghiệp vụ phụ trách bộ phận giám sát phân công người giám sát trực tiếp.
Bước 3: Cán bộ giám sát trực tiếp thực hiện các công việc quan sát, kiểm tra (nếu cần) đối với hàng hóa sau đó xác nhận trên phiếu đăng ký phương tiện và trên hệ thống phần mềm rồi chuyển qua bộ phận giám sát trên cổng 1.
Bước 4: Chủ hàng hoặc đơn vị vận tải đánh xe qua Cổng 1, trình phiếu đăng ký phương tiện để cán bộ xác nhận thực xuất. Cán bộ hải quan cổng 1 cập nhật vào hệ thống để hoàn thiện hồ sơ.
- Đối với xe có hàng hạ bãi, sang tải
Bước 1: Chủ hàng, đại diện cho chủ hàng hoặc đơn vị vận chuyển hàng hóa đánh xe vào bãi, lấy xác nhận của cán bộ hải quan giám sát kho bãi.
Bước 2: Chủ hàng hoặc người đại diện của chủ hàng nộp hồ sơ hải quan cho bộ phận tiếp nhận tại văn phòng giám sát hải quan để nhập vào hệ thống và phân công người giám sát trực tiếp.
Bước 3: Xe hàng của chủ hàng phía Trung Quốc phải đăng ký phương tiện theo Phiếu đăng ký phương tiện với cán bộ hải quan cổng 1 rồi trình giấy có xác nhận đó với cán bộ hải quan giám sát tại kho bãi khi vào bốc hàng và khi ra khỏi bãi.
Bước 4: Cán bộ hải quan được phân công giám sát sẽ giám sát trực tiếp quá trình sang tải tại kho bãi cho đến khi hết hàng hóa. Xác nhận trên hồ sơ và cập nhật vào hệ thống.
Bước 5: Cán bộ giám sát tại cổng 1 thực hiện giám sát xe hàng Trung Quốc qua phiếu đăng ký phương tiện được xác nhận tại giám sát kho bãi hàng và thông tin cập nhật trên hệ thống phần mềm để hoàn thiện hồ sơ xác nhận thực xuất khi hàng hóa đã xuất hết.
Bước 6: Xe hàng của chủ hàng phía Việt Nam khi rời khỏi kho bãi hàng phải được cán bộ giám sát kho bãi hàng xác nhận trên phiếu và kiểm tra trực tiếp để đảm bảo hàng đã được xuất đi hết.