phòng ban trong đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm việc, tuy nhiên có thể chia theo ba nhóm chính: yếu tố thuộc về con người, yếu tổ thuộc về công việc và yếu tố thuộc về tổ chức.
1.2.4.1. Các yếu tố thuộc về cá nhân.
* Hệ thống các mục tiêu chính của viên chức khối phòng ban
Mục tiêu cá nhân là cái đích mà họ muốn đạt được, nó định hướng cho mọi nỗ lực, phấn đấu và hành động của viên chức trong suốt cuộc đời mình.
Mục tiêu nghề nghiệp là mục tiêu trên con đường sự nghiệp, là một phần của mục tiêu cá nhân. Mục tiêu nghề nghiệp là động cơ thôi thúc viên chức làm việc do đó nó có ảnh hưởng lớn trong việc tạo động lực làm việc của viên chức. Khi mục tiêu nghề nghiệp của viên chức được thỏa mãn và phù hợp với mục tiêu của tổ chức thì viên chức mới có động lực để làm việc. Do vậy trách nhiệm của nhà quản lý là phải dung hòa giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu tập thể, tạo điều kiện cho viên chức thực hiện mục tiêu cá nhân song phải cố gắng nỗ lực hết sức thực hiện mục tiêu đơn vị một cách hiệu quả nhất.
* Nhu cầu cá nhân viên chức khối phòng ban
Nhu cầu là sự đòi hỏi tất yếu mà con người cảm thấy cần được thỏa mãn để tồn tại và phát triển. Có hai loại nhu cầu: nhu cầu vật chất và nhu cầu tinh thần
Nhu cầu của con người tạo ra động cơ thúc đẩy họ làm việc thỏa mãn nhu cầu của mình đồng thời tạo ra giá trị cho tổ chức. Ở mỗi thời điểm con người có những nhu cầu khác nhau, trong đó nhu cầu nào đã chín muồi sẽ là động lực thúc đẩy họ hoạt động và khi nhu cầu đó đã được thỏa mãn thì nó sẽ không còn là động lực thúc đẩy con người làm việc nữa, lúc này nhu cầu khác
xuất hiện sẽ đóng vai trò là động lực. Trong quá trình lao động, nhu cầu và việc được thỏa mãn nhu cầu là động lực quan trọng thúc đẩy viên chức làm việc do đó nhà quản lý phải nắm bắt được nhu cầu đó của viên chức để có những tác động tích cực nhằm phát huy tốt nhất năng lực của viên chức cho mục
* Khả năng, năng lực cá nhân viên chức khối phòng ban
Yếu tố này đề cập đến khả năng giải quyết công việc, kiến thức trình độ chuyên môn . Người lao động nói chung, viên chức nói riêng khi được làm việc phù hợp với năng lực, kỹ năng của bản thân, họ sẽ phát huy tối đa khả năng và nhiệt tình công việc, kết quả thu được sẽ cao hơn những người khác. Năng lực là cơ sở để tạo nên khả năng của con người. Năng lực được thực hiện và trưởng thành chủ yếu trong thực tế. Một viên chức có thể có trình độ chuyên môn tốt nhưng nếu chỉ được sắp xếp làm những công việc ngang bằng trình độ của họ thì chưa phát huy được năng lực làm việc của họ vì bản thân con người luôn muốn tìm tòi nâng cao tầm hiểu biết của mình. Chính vì thế, đòi hỏi nhà quản lý phải thiết kế công việc, bố trí nhân sự sao cho viên chức có điều kiện để duy trì và phát triển năng lực chuyên môn của mình. Đánh giá đúng năng lực viên chức là cơ sở để nhà quản lý sử dụng tốt nhân viên trong tổ chức; viên chức sẽ phát huy hết năng lực, nhiệt tình của mình để hoàn thành công việc ở mức tốt nhất khi được giao những công việc phù hợp với khả năng, năng lực của họ. Ngược lại, nếu giao cho họ công việc khó hơn rất nhiều hoặc quá giản đơn so với khả năng thì sẽ gây ra áp lực cho viên chức hoặc thấy nhàm chán, làm cho họ cảm thấy chán công việc, thụ động, không muốn cố gắng hoàn thành công việc một cách hiệu quả, chất lượng nhất.
* Thâm niên và kinh nghiệm công tác
Đây là yếu tố khá quan trọng khi nhà quản lý tính đến việc trả thù lao lao động. Người lao động nói chung và viên chức nói riêng khi có thâm niên công tác, có kinh nghiệm bao giờ cũng mong muốn nhân được thù lao cao hơn.
* Đặc điểm nhân học:
Tính cách, tâm lý, tuổi tác, giới tính, học vấn, dân tộc, tôn giáo cùng các quan điểm về giá trị ... đều ảnh hưởng tới động lực làm việc của họ. Ví như lao động tuổi càng cao thì trách nhiệm với công việc của họ lớn. Hay giới tính nam nữ cũng ảnh hưởng đến động lực : đối với lao động nam thường năng động, tính tìm tòi sáng tạo, mạnh bạo có thể lực song lại hay ganh đua, hay có tính cẩu thả, nóng vội, thiếu kiên trì; còn đối với phụ nữ lại có tính cẩn thận, sức chịu đựng, ít ganh đua nhau... Do đó nhà quản lý cần nắm bắt những đặc điểm này để có cách tạo động lực.
* Tình trạng tài chính
Khi người lao động còn khó khăn về mọi mặt họ sẽ cố gắng làm việc nhằm đảm bảo cuộc sống , lúc đó khuyến khích về vật chất là khuyến khích quan trọng nhất. Khi cuộc sống của họ đã khá đầy đủ thì những biện pháp khuyến khích về tài chính không còn là công cụ hữu hiệu nữa mà những khuyến khích về mặt tinh thần mới chính là biện pháp tạo động lực tốt nhất.
1.2.4.2. Các yếu tố thuộc về tổ chức.
Thứ nhất là mục tiêu chiến lược của tổ chức: Mỗi tổ chức đều có mục tiêu riêng của mình, những mục tiêu cần rõ ràng để thúc đẩy người lao động hoàn thành mục tiêu công việc được giao có như vậy mới hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Khi mục tiêu của tổ chức với mục tiêu của cá nhân phù hợp thì tổ chức sẽ phát triển vững mạnh, đồng thời người lao động sẽ toàn tâm với công việc.
Thứ hai về chính sách nhân sự: Bất kỳ một đơn vị nào cũng có những chính sách nhân sự căn cứ vào đặc điểm của tổ chức mình. Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, sử dụng, bố trí, đào tạo, đánh giá, chế độ, đãi ngộ… Các chính sách này phải phù hợp với tính chất công việc và thỏa mãn mục tiêu của người lao động và linh hoạt trong khi sử dụng và trong mỗi thời điểm khác nhau. Người quản lý giỏi là phải biết sử dụng chính sách nhân sự
này một cách linh hoạt, phù hợp với từng lao động gắn với tính chất công việc được giao có tính đến tác động của yếu tố môi trường bên ngoài đơn vị.
Chính sách nhân sự tốt là nhân tố quan trọng trong việc giữ chân, thu hút nhân tài và tạo động lực làm việc cho người lao động.
1.2.4.3 Các yếu tố thuộc về công việc Tính hấp dẫn và ổn định của công việc:
Tính hấp dẫn được thể hiện ở nhiều khía cạnh như công việc phù hợp với năng lực và sở thích, có khả năng phát triển nghề nghiệp, chế độ đãi ngộ tốt… Công việc hấp dẫn sẽ tạo động lực làm việc, phát huy tính sáng tạo, say mê của người lao động.
Tính hấp dẫn của công việc chỉ mang tính chất tương đối, tức thời, không có công việc nào lại có tính hấp dẫn lâu dài cả do đó nhà quản lý có thể tạo nên tính hấp dẫn trong công việc bằng cách luân chuyển, bố trí lại lao động, giao những công việc mới đòi hỏi sự sáng tạo, công việc khó hơn như vậy sẽ khiến người lao động luôn cảm thấy mới mẻ, cảm thấy phải cố gắng, nỗ lực và tạo động lực làm việc.
Sự ổn định trong công việc giúp cho người lao động yên tâm làm việc và cống hiến, họ có thể thử nghiệm những sáng tạo mới mà không lo thất bại, không lo mất việc. Ổn định trong công việc kích thích tính tự chủ, tự động trong giải quyết công việc giúp nhà quản trị dễ dàng trong quản lý.
Sự phức tạp của công việc: Những lao động có trình độ chuyên môn, có
kỹ năng tay nghề sẽ không muốn đảm nhiệm những công việc đơn giản vì họ không thể phát huy được tài năng của mình, đồng thời đơn vị cũng không tận dụng hêt khả năng của lao động gây lãng phí. Ngược lại những lao động có trình độ thấp không thể đảm nhận những công việc quá phức tạp. Do vậy, người quản lý cần bố trí trình độ nhân lực phù hợp với sự phức tạp của công việc thì sẽ kích thích được động lực làm việc.
Tính chuyên môn hóa trong công việc
Chuyên môn hóa trong công việc đòi hỏi lao động phải có chuyên môn chuyên sâu song chính điều đó lại dễ gây nhàm chán, giảm hứng thú. Song chuyên môn hóa có ưu điểm là người lao động dễ dàng giải quyết công việc, không bị chồng chéo lẫn nhau.
Xây dựng tiêu chuẩn công việc
Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu liệt kê và tóm tắt những yêu cầu chủ yếu đối với người thực hiện công việc đó để có thể hoàn thành tốt công việc.
Công việc rất đa dạng nên bản yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng. Bản tiêu chuẩn phải thể hiện được những gì người lao động cần làm trong công việc và làm tốt đến mức độ nào. Nhà quản lý cần nắm rõ bản tiêu chuẩn trên để bố trí, sử dụng lao động hợp lý, có các tác động và điều chỉnh phù hợp nhằm tạo động lực lao động, nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo thỏa mãn mục tiêu của cá nhân người lao động.