UBND quận
Việc đăng ký xây dựng văn bản hành chính tại UBND quận còn thụ
động, chưa sát với thực tế yêu cầu quản lý nhà nước, văn bản ban hành không đảm bảo tiến độ, phải chuyển sang năm sau hoặc khơng được ban hành, nội dung cịn đơn giản, sơ sài, chỉ sao chép hoặc biên tập tại các văn bản của cấp trên hoặc xuất phát từ ý chí chủ quan của cơng chức văn phịng –thống kê…
Ngoài ra, nhiều trường hợp dự thảo văn bản kém chất lượng, thiếu tính khả thi, sử dụng căn cứ pháp lý để ban hành văn bản đơi khi cịn rất tùy tiện; văn bản ban hành khơng có căn cứ pháp lý hoặc căn cứ vào công văn, thông báo, kết luận miệng của lãnh đạo; Căn cứ khơng chính xác hoặc thậm chí căn cứ vào những văn bản đã hết hiệu lực để ban hành văn bản mới. Việc thẩm
định pháp lý đối với dự thảo các văn bản hành chính tại UBND quận chưa
tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật.
2.2.2.2. Về nội dung văn bản
Nội dung của VB là thành phần chủ yếu, trọng tâm của VB. Trong tổng số 50 VB đã được khảo sát tại UBND quận Nam Từ Liêm từ năm 2016 đến năm 2017, tác giả thấy có 2 VB có dấu hiệu sai phạm về nội dung, chiếm 4%. Cụ thể như sau:
Thứ nhất, các VB được soạn thảo còn thiếu sự thống nhất về tên loại văn bản và chức năng thực tế của chúng trong quản lí nhà nước.
Ví dụ: Báo cáo số 08/BC-UBND ngày 21 tháng 04 năm 2016 của UBND quận Nam Từ Liêm về việc tăng cường quản lý hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống, thức ăn đường phố.
Thứ hai, nội dung của một số văn bản cịn sơ sài, chưa thể hiện hết ý chí mà lãnh đạo muốn truyền tải, có những loại văn bản chỉ làm cho có, thực tế nội dung văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu, chưa phù hợp với đường lối
chỉ đạo của cấp trên, gây ảnh hưởng tới việc tổng hợp thông tin. Đọc VB, người tiếp nhận khơng hiểu VB định truyền tải nội dung gì.
Ví dụ: Tờ trình số 159/TTr-UBND ngày 15/12/2016 của UBND quận
Nam Từ Liêm về việc đề nghị khen thưởng tổng kết công tác năm 2016 .
Một số VBHC cá biệt và VB QPPL chưa được UBND quận xác định
chính xác dẫn đến tình trạng văn bản ban hành cịn sai sót về mặt hình thức và nội dung. Cụ thể là nhiều văn bản đã bị chọn sai hình thức văn bản làm cho văn bản mất đi hiệu lực thi hành, do mục đích và hồn cảnh sử dụng văn bản là khác nhau.
Vẫn cịn tình trạng nội dungvăn bản có tính khơng chính xác dưới hình thức khơng do luật định như công báo, thông báo, kết luận…. Đây là tồn tại khá phổ biến trong hoạt động ban hành văn bản hành chính của UBND quận.
Nguyên tắc đồng bộ trong xây dựng VB QLHCNN ở các cấp của cơ
quan nhà nước tại UBND quận chưa đảm bảo. Trong hoạt động ban hành văn
bản hành chính vẫn có quan niệm cho rằng: cơ quan cấp trên , trung ương có loại văn bản nào, đề cập vấn đề gì thì UBND quận cũng phải có hình thức cho mỗi loại văn bản đó, dẫn đến tình trạng trùng lặp, chồng chéo.
Bên cạnh đó, vẫn cịn hiện tượng nhiều văn bản có cùng nội dung hoặc văn bản của cơ quan cấp dưới quy định lại những vấn đề đã được văn bản của UBND quận quy định nhưng khơng đầy đủ, thậm chí khơng đúng, gây hiểu sai và không thực hiện được; hoặc nội dung khơng có gì mới, khơng cụ thể hóa văn bản của cấp trên cho phù hợp với tình hình thực tế, mà ngược lại chỉ đơn thuần sao chép lại, sao chép thiếu và nghiêm trọng hơn là làm sai lệch tinh thần văn bản của UBND quận.
Hiện nay việc soạn thảo văn bản trên máy vi tính đã trở nên phổ biến, đáp ứng địi hỏi áp dụng cơng nghệ thông tin vào công tác soạn thảo văn bản, tuy nhiên, việc sử dụng công nghệ này lại tồn tại một hạn chế làm nảy sinh lỗi
copy từ văn bản nọ sang văn bản kia, nên có khi nội dung văn bản bị mâu thuẫn nhau gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
Vẫn cịn tình trạng ban hành văn bản vượt thẩm quyền hoặc trái thẩm quyền. Đồng thời, hệ thống VB QLHCNN của quận còn nhiều mâu thuẫn, chồng chéo, chưa có tính thống nhất cao… Nhiều văn bản có nội dung khơng hợp pháp và không hợp lý.
2.2.2.3. Về thể thức văn bản
Nhiều văn bản vẫn bị sai thể thức của một trong các thành phần cấu tạo nên văn bản đó như: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; một số thành phần khác.
Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến trong văn bản: viết tắt một cụm từ quá dài, viết tắt một cụm từ không thông dụng, sẽ làm người đọc văn bản không hiểu hoặc hiểu sai ý nghĩa của văn bản.
Trích yếu q dài, trích yếu khơng phản ánh đúng nội dung chính của văn bản: Trích yếu nội dung của một văn bản thường là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Trích yếu phục vụ cho việc nắm bắt nội dung văn bản và phục vụ cho cơng tác tìm kiếm văn bản dễ dàng. Một số cán bộviết trích yếu quá dài sẽ làm tốn thời gian của người nghiên cứu văn bản, đặc biệt là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch, trích yếu quá dài sẽ dễ gây hiểu nhầm về nội dung văn bản dẫn đến xử lý, chỉ đạo nhầm. Hơn nữa, nó cịn gây bất tiện cho bộ phận văn thư khi vào sổ cơng văn, khó nhớ nội dung trích yếu, làm ảnh hưởng đến việc sử dụng, trích dẫn, tìm kiếm văn bản về sau này.
Tác giả khảo sát 50 văn bản thuộc tất cả các loại hình VB tại UBND Quận từ năm 2016 đến năm 2017, kết quả khảo sát là: 17 VB sai về thể thức, trong VBHC, chiếm 34% tổng số VB. Các thành phần thể thức mắc sai sót chủ yếu là lỗi sai về quốc hiệu 11 VB (chiếm 22%), về số và ký hiệu là 4 VB (8%), tên loại và trích yếu 5 VB (10%), một số yếu tố khác 13 VB (26%). Những lỗi sai chủ yếu trong thể thức là các lỗi sau đây:
Thứ nhất, lỗi về trình bày yếutố Tên cơ quan ban hành văn bản
Theo quy định hiện hành, tên cơ quan ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Kiểu chữ và cỡ chữ theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, văn bản của quận trình bày bằng kiểu chữ đứng, khơng đậm, cỡ chữ không đảm bảo đúng quy định thống nhất trong mọi văn bản. Nhiều văn bản còn tồn tại tình trạng viết tắt tên cơ quan ban hành khơng theo quy định. Ngồi ra việc thay đường kẻ nét đứt, ngắn phía dưới tên cơ quan ban hành bằng đường kẻ ngang, nét liền có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ gặp ở hầu hết các văn bản, hoặc có những văn bản khơng có đường kẻ ngang nằm dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: Quyết định số 121/QĐ-UBND ngày 11 tháng 01 năm 2017 của UBND quận Nam Từ Liêm về việc thành lập tổ công tác liên ngành chống thất thu thuế và giảm nợ đọng thuế năm 2017 trên địa bàn quận Nam Từ Liêm.