tại UBND Quận Nam Từ Liêm
Một trong những giải pháp nhằm nâng cao hoạt động ban hành VBHC là biện pháp mẫu hóa VB. Sử dụng mẫu hóa VB càng phổ biến thì tính chính xác càng cao, giữ được mối quan hệ pháp lý giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi VB trong phạm vi hoạt động của mình theo chức năng, quyền hạn được giao. Soạn thảo VB đúng thể thức và chuẩn hóa các VB QLHCNN vừa mang tính khoa học, vừa mang tính pháp lý, lại có tính kinh tế cao. Tuy nhiên, hiện nay, những VB được mẫu hóa cịn q ít, chưa có tính thống nhất giữa các VB.
Để mẫu hóa VB cần có những cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn sau: - Cơ sở pháp lý:
Một VB được mẫu hóa một cách đúng đắn, chính xác cần dựa vào những nguyên tắc được quy định trong các Luật, Nghị định về ban hành VB, cùng với các VB hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền như:
+ Luật ban hành VB QPPL năm 2008;
+ Luật ban hành VB QPPL của HĐND và UBND năm 2004;
+ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày VB.
+ Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày VBHC.
- Cơ sở thực tiễn:
Ngoài các căn cứ về pháp lý, việc mẫu hóa VB cũng cần phải dựa trên những căn cứ được rút ra từ thực tiễn của việc sử dụng VB. Cần phải xem xét riêng đặc điểm của từng lĩnh vực QLNN để mẫu hóa được chính xác.
Để tiến hành mẫu hóa VB cần xác định đối tượng gồm thể thức và kỹ thuật trình bày VB, bố cục của VB, ngơn ngữ trình bày VB. Đồng thời để đảm bảo tính pháp lý, khả thi trong việc áp dụng cần dựa trên một số nguyên tắc nhất định như sau:
- Thống nhất cho từng loại VB;
- Đơn giản hóa và giải thích rõ ràng các ý trong VB;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc soạn thảo và ban hành VB trong thực tế.
Một số loại VB cần được mẫu hóa như:
- Đối với các quyết định cá biệt: mẫu hóa về quyết định khen thưởng, quyết định thành lập, quyết định xử phạt vi phạm hành chính…
- Đối với VBHC thơng thường: Đây là loại VB có số lượng được ban hành tương đối lớn ở UBND quận. Ngồi các loại giấy tờ đã có sẵn như giấy giới thiệu, giấy đi đường của các cơ quan, việc mẫu hóa loại VB này bao gồm:
+ Mẫu hóa các loại báo cáo; + Mẫu hóa các loại cơng văn; + Mẫu hóa tờ trình;
+ Mẫu hóa thơng báo.
Tất cả các loại VB trên cần phải được chuẩn hóa theo mẫu về quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày, về nội dung, ngơn ngữ theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành.