Hoàn thiện thể chế soạn thảo và ban hành VBHC ở các cấp nói chung
và UBND quận Nam Từ Liêm nói riêng là một nhiệm vụ cấp bách. Hệ thống
quy định về soạn thảo và ban hành VB QLHCNN còn chưa đầy đủ, đặc biệt là đối với VBHC. Quá trình triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về soạn thảo và ban hành VB tại UBND quận vẫn còn những tồn tại, bất cập như: bất cập giữa yêu cầu xây dựng VB QLHCNN và năng lực soạn thảo, việc lấy ý kiến đóng góp vào dự thảo chưa thực hiện nghiêm, vẫn cịn lúng túng trong việc phân biệt VB QPPL với VBHC. Nguyên nhân của sự tồn tại, vướng mắc một phần do những quy định của Luật và các VB hướng dẫn chưa rõ ràng, khó hiểu, khó vận dụng.
Trong thời gian tới, để nâng cao hoạt động ban hành văn bản UBND quận cần phải hoàn thiện thể chế về soạn thảo và ban hành VB QLHCNN theo định hướng sau:
Thứ nhất là, Cần xây dựng và hoàn thiện thể chế hoạt động ban hành VBHC nhằm tạo điều kiện cho hoạt động ban hành của các cơ quan nhà nước được hoàn thiện và đầy đủ. Quy trình hoạt động ban hành VBHC là các bước
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Cho đến nay, mới chỉ có một quy trình chung trong việc soạn thảo và ban hành VB QPPL quy định cụ thể trong Luật, các VBHC hầu hết là soạn thảo và ban hành theo u cầu thực tiễn của cơ quan. Chính vì thế, cần phải xây dựng và ban hành quy định cụ thể về quy trình xây dựng và soạn thảo các VB QLHCNN sao cho phù hợp và thống nhất.
Thứ hai là, Cần thống nhất các quy định về lĩnh vực soạn thảo và ban hành VB QLHCNN, hiện nay cùng lĩnh vực VB nhưng lại hai thông tư:
Thông tư số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV điều
chỉnh. Mẫu các loại VB của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư... Vì vậy, cần phải thống nhất các quy định về lĩnh vực VB, đồng thời có các VB hướng dẫn cụ thể về soạn thảo các loại VB.
Thứ ba là, Cần phải có sự thống nhất về thể thức VB: Hiện nay có 03 VB hướng dẫn về thể thức, đó là Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV; Thông tư số 25/2011/TT-BTP. Các VB này vẫn có những điểm khác nhau về cách thức trình bày gây khó khăn trong q trình vận dụng vào thực tế.
Thứ tư là, Cần phải có cơ chế thưởng – phạt, đảm bảo trách nhiệm của cá nhân, cơ quan, đơn vị soạn thảo và ban hành VB. Đây là một trong những vấn đề cần phải quy định rõ ràng, kịp thời. Hiện nay, theo pháp luật quy định những VB QLHCNN do các cơ quan QLNN ở địa phương ban hành có sai trái gây hậu quả phải bị đình chỉ, bãi bỏ. Nhưng trách nhiệm của cơ quan, người soạn thảo VB, người có thẩm quyền ban hành VB sai trái, gây hậu quả nghiêm trọng, làm thiệt hại đến cả vật chất và tinh thần cho Nhà nước và nhân dân địa phương thì chưa được đề cập đến. Vì vậy, trong thời gian tới cần phải nâng cao trách nhiệm của cá nhân, đơn vị soạn thảo, người kiểm tra, người có
thẩm quyền ban hành VB cùng trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị nhằm hạn chế tối đa những sai sót và nâng cao hoạt động ban hành VB.
Đồng thời cần có cơ chế thưởng – phạt nghiêm minh đối với các cán bộ, công chức làm nhiệm vụ ban hành VB. Đây được coi là một trong những động lực khuyến khích cá nhân, đơn vị có thành tích trong cơng việc, cũng như là chế tài xử lý dành cho các cá nhân, đơn vị có những sai phạm trong hoạt động ban hành VBHC.
Thứ năm là,Cần phân định thẩm quyền ban hành VBHC của HĐND và UBND; xác định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm và thẩm quyền quản lý của từng cấp chính quyền địa phương phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng vùng; giao hẳn một số lĩnh vực cho cơ quan gắn với quyền quyết định về bộ máy, nhân sự và kinh tế, tiến hành phân cấp mạnh hơn, rõ hơn cho các cấp địa phương theo hướng việc nào do ai giải quyết….
Thứ sáu là,Xác định thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, của cá nhân cán bộ, công chức; xây dựng quy chế làm việc chuẩn của UBND quận, của các cán bộ, công chức chuyên môn, và của cán bộ, công chức trong hoạt động ban hành VBHC một cách bài bản, cụ thể, chi tiết cùng với quy chế phối hợp trong công tác của tất cả các thành viên cơ quan, tránh tình trạng đùn đẩy, né tránh trách nhiệm. Qua đó, nhất thiết phải xây dựng quy chế văn thư ở mỗi cơ quan giúp hoạt động ban hành VBHC có được hiệu quả.
3.2.2.2. Hồn thiện về quy trình hoạt động ban hành văn bản hành
chính nhà nướctại UBND quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội
Ở UBND quận, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo VB phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản, đây là yếu tố rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng
dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Cho nên hồn thiện quy trình ban hành VB QLHCNN là một trong những giải pháp quan trọng trong việc nâng cao chất lượng hoạt động ban hành VB của UBND quậntạo nên sự thống nhất chung. Để hoàn thiện hoạt động ban hành VBHC của UBND quận Nam từ Liêmcần hoàn thiện các bước trong quy trình đó, cụ thể:
Thứ nhất, nâng cao chất lượng các bước dự thảo VBHC.
Chất lượng của VB phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, vào việc thực hiện các bước trong quy trình xây dựng và ban hành VB. Trong đó bước dự thảo là bước giữ vai trò quan trọng nhất. Tuy nhiên, hiện nay UBND quận, cán bộ làm cơng tác soạn thảo VB cịn thiếu, họ phải thực hiện nhiều công việc cùng một lúc mà không chuyên tâm vào việc soạn thảo được. Cho nên để thực hiện tốt công tác soạn thảo VBHC thì việc phân cơng cán bộ chun làm cơng tác soạn thảo VB là rất cần thiết. Các thành viên làm công tác soạn thảo phải là những cán bộ, cơng chức có trình độ về pháp luật, hiểu biết những vấn đề mà VB sẽ điều chỉnh và phải có trách nhiệm trong q trình thực thi cơng vụ.
Thứ hai, lấy ý kiến tham giaxây dựng dự thảo
Đây là hoạt động nhằm góp phần hồn thiện dự thảo VB, nâng cao chất lượng cũng như tính khả thi của VB. Tuy cán bộ làm công tác soạn thảo VBHC đã chú ý đến việc lấy ý kiến, song việc lấy ý kiến dự thảo mới chỉ dừng lại ở các đơn vị có liên quan trong khi đối tượng thi hành VBHC lại rất ít được lấy ý kiến. Do đó, cần đẩy mạnh hoạt động lấy ý kiến của các đối tượng thi hành VB. Đối tượng thi hành VB tham gia càng nhiều ý kiến thì việc xây dựng VBHC càng đáp ứng được yêu cầu của họ, càng tăng tính khả thi trong thực tế.
Về hình thức tổ chức lấy ý kiến: cần đa dạng hóa các hình thức lấy ý kiến. Ngoài việc tổ chức các cuộc họp, hội thảo, gửi cơng văn lấy ý kiến có thể đưa lên các phương tiện thông tin đại chúng như đài phát thanh của các
cấp phường, thị trấn, để nhân dân được biết, lấy được ý kiến của đông đảo quần chúng nhân dân. Để hoạt động lấy ý kiến có chất lượng cần phải tiến hành một cách có trọng tâm, tránh hiện tượng lấy ý kiến tràn lan hay ý kiến quá hẹp.
Thứ ba, nâng cao vai trị và tính pháp lý của hoạt động kiểm tra dự thảo văn bản hành chính
Có thể nói, hoạt động thẩm định cũng như kiểm tra dự thảo VBHC là khâu hết sức quan trọng trong quy trình xây dựng và ban hành VBHC. Thẩm định, kiểm tra dự thảo VBHC nhằm giải quyết các yêu cầu sau:
- Bảo đảm cho VBHC ban hành đúng với thể thức do nhà nước quy định; - Nội dung của VBHC đúng với pháp luật và các VBHC của cơ quan nhà nước cấp trên;
- Các từ ngữ được sử dụng trong VBHC phải đảm bảo tính chính xác, phù hợp với văn phong hành chính.
- Để bước thẩm định, kiểm tra dự thảo VBHC đạt được hiệu quả cũng như yêu cầu nêu trên cần kiện tồn và nâng cao trình độ chun mơn cho cán bộ tư pháp tại UBND quận . Mở các lớp huấn luyện về kỹ năng thẩm định, kỹ năng xử lý và tổng hợp thơng tin một cách khoa học, chính xác. Từ đó đảm bảo VB rõ ràng, chính xác, nội dung VB đúng với cơng việc cần giải quyết; bảo đảm cho VBHC có kết cấu hợp lý.
Thứ tư, hồn thiện các hoạt động xem xét, thơng qua, cơng bố, gửi và lưu trữ VBHC
- Tất cả các VB trước khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký ban hành đều phải được cơng chức văn phịng kiểm tra một cách nghiêm túc để đảm bảo VB có hình thức, hợp với thẩm quyền, tn thủ các yêu cầu về kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo, được xây dựng và ban hành theo thủ tục trình tự quy định.
- VB phải được công bố niêm yết công khai rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng, tại trụ sở UBND quận.
- Cần thực hiện quá trình lưu trữ VB một cách nghiêm túc và cẩn thận đối với tất cả các VB đã được ban hành.