C hương 4 ác phương thức thanh toán quốc tế
5.1.3 Yêu cầu đối với bộ chứng từ thanh toán quốc tế
Như đã đề cập ở trên, người xuất khẩu muốn được thanh toán tiền hàng cần phải lập
được bộ chứng từ phù hợp. Đối với các người nhập khẩu, muốn hàng hóa đúng yêu cầu, người nhập khẩu cần kiểm tra cẩn thận các chứng từ trước khi thanh toán. Vì vậy, hiểu đúng về nội dung, tác dụng của từng loại chứng từ là rất cần thiết đối với các bên trong quan hệ thương mại quốc tế. Thông thường, yêu cầu đối với bộ chứng từ thanh toán như số loại chứng từ, số
lượng từng loại, yêu cầu tạo lập đối với từng loại chứng từ, người lập chứng từ... là do hợp
đồng thương mại quốc tế hoặc Thư tín dụng quy định. Trong các phương thức thanh toán quốc tế sử dụng phổ biến hiện nay, phương thức tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán quy định cụ thể, chi tiết và chặt chẽ nhất đối với việc tạo lập chứng từ.
Một bộ chứng từ phù hợp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đầy đủ chứng từ: Tuỳ vào từng phương thức thanh toán liên quan đến chứng từ mà thành lập số loại chứng từ và số lượng của từng loại chứng từ cho phù hợp.
- Hoàn chỉnh về mặt hình thức bề ngoài của bộ chứng từ xuất trình: bộ chứng từ cần phải đáp ứng các yêu cầu nêu trong phương thức thanh toán đó từ mô tảđặc điểm của hàng hoá đến chất lượng, phương thức vận tải, giao nhận,...
- Sự chặt chẽ về nội dung chứng từ: Vì ngân hàng thanh toán cho người xuất khẩu dựa vào bộ chứng từ chứ không dựa vào hang hoá, nên ngân hàng giám sát rất chặt chẽ nội dung
của từng loại chứng từ có phù hợp với yêu cầu của Thư tín dụng hay không, thậm chí ngân hàng gây khó khăn trong thanh toán trong trường hợp người xuất khẩu chỉ có những sai sót nhỏ trong bộ chứng từ.
- Các chứng từ không mâu thuẫn nhau, ví dụ mô tả hàng hoá trong hoá đơn phải giống mô tả trong vận đơn và phải đúng quy định của thư tín dụng; số lượng hàng hoá ghi trong các chứng từ phải thống nhất và đúng quy định của thư tín dụng...
- Xuất trình bộ chứng từ phải đúng thời gian quy định của thư tín dụng: Nếu trong Thư tín dụng không quy định thời gian xuất trình bộ chứng từ, điều 14 (c) UCP600: Việc xuất trình một hoặc nhiều bản gốc các chứng từ vận tải phải do người hưởng hoặc người thay mặt thực hiện không muộn hơn 21 ngày theo lịch sau ngày giao hàng như mô tả trong các quy tắc này, nhưng trong bất cứ trường hợp nào cũng không được muộn hơn ngày hết hạn của tín dụng. Vì vậy, trong mọi trường hợp, các chứng từ không được xuất trình sau khi hết thời hạn có hiệu lực của thư tín dụng.