- Cung cấp cho nhân sự mới các tài liệu sau: 1 Sổ tay nhân viên, 2 Nội quy lao động, 3 Quy chế
3.2.7. Hoàn thiện quy trỡnh tuyển dụng nhõn sự.
Trong thời gian qua, cụng ty Trung Sơn đó xõy dựng và ỏp dụng một quy trỡnh tuyển dụng gồm 3 bước lớn với nhiều bước nhỏ. Tuy nhiờn bờn cạnh một số bước đó làm tốt vần cũn cỳ bước cũn nhược điểm, hơn nữa quy trỡnh này vẫn chưa hoàn thiện vỡ vậy cụng ty nờn đổi mới quy trỡnh, xõy dựng một quy trỡnh tuyển dụng thống nhất, hoàn chỉnh và khoa học dễ thực hiện.
Để nõng cao chất lượng cụng tỏc tuyển dụng của cụng ty, em xin đưa ra một quy trỡnh tuyển dụng mới gồm 8 bước, khụng chia theo quy trỡnh tuyển dụng
cũ là gồm nhiều bước nhỏ nữa mà chia ra 8 bước sẽ giỳp nhõn viờn tuyển dụng dễ dàng tổng hợp và đỏnh giỏ ứng viờn hơn.
Sơ đồ 3.1: Quy trỡnh tuyển dụng nhõn sự của cụng ty.
Bước 1: Định danh cụng việc cần thực hiện.
Định danh cụng việc nhằm xỏc định nhu cầu nhõn sự trước mắt và dài hạn cho doanh nghiệp. Nhà quản trị cần biết rừ họ cần số lượng nhõn sự ở cỏc vị trớ là bao nhiờu, yờu cầu trỡnh độ với cụng việc là như thế nào.
Thực tế tại cụng ty, khi một bộ phận cú nhu cầu tuyển dụng mới thỡ chỉ đưa ra bản yờu cầu nhõn viờn ở một số vị trớ như yờu cầu về trỡnh độ chuyờn mụn giới tớnh.
Những yờu cầu này là cần thiết nhưng chưa đủ để cụng ty cú thể tuyển dụng được đỳng người cho cụng ty. Trong thời gian tới, ở mỗi đơn vị nờn xõy dựng
Thụng bỏo tuyển dụng
Tiếp nhận và nghiờn cứu hồ sơ
Tổ chức thi tuyển
Phỏng vấn
Định danh cụng việc cần tuyển dụng
Kiểm tra sức khỏe
Tiến hành thử việc
cho mỡnh bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc nờu ra cụ thể cỏc yờu cầu cũng như tiờu chuẩn cần thiết của cụng việc. Với cỏch này sẽ giỳp cho việc tuyển dụng được chớnh xỏc và phự hợp với cụng việc hơn.
Bước 2: Thụng bỏo tuyển dụng.
Để thụng tin cú thể cung cấp nhanh chúng đến nhiều đối tượng thỡ cụng ty nờn đa dạng húa cỏc kờnh đăng tuyển, sử dụng nhiều phương phỏp tuyển dụng hơn: thụng bỏo trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng, nhờ cỏc cơ sở đào tạo thụng bỏo về nhu cầu tuyển dụng nhõn sự cho cỏc học viờn, hội chợ việc làm,... Song cụng ty cần cõn đối hài hũa chi phớ dành cho tuyển dụng, đầu tư đỳng mức hợp lý nhưng khụng lóng phớ, tốn kộm. Tựy vào từng vị trớ cụng việc cần tuyển mà cụng ty sử dụng cỏc phương phỏp khỏc nhau để đạt hiệu quả tốt nhất.
Bước 3: Tiếp nhận và nghiờn cứu hồ sơ.
Bước này nhằm xem xột cỏc loại giấy tờ cú đầy đủ yờu cầu và độ tin cậy khụng. Những hồ sơ khụng đạt tiờu chuẩn cụng ty cú thể loại ngay để tiết kiệm chi phớ tuyển dụng, nhưng cũng cần trỏnh tỡnh trạng sơ suất để lọt hồ sơ cú chất lượng.
Bước 4: Tổ chức thi tuyển.
Sau khi nghiờn cứu hồ sơ xong cụng ty thụng bỏo cho những ứng viờn đó lọt qua vũng hồ sơ và tổ chức lịch thi tuyển cho ứng viờn. Bài thi gồm cú bài test trắc nghiệm (trắc nghiệm English, EQ, IQ) và bài thi chuyờn mụn. Cỏn bộ tuyển dụng tiến hành chấm thi và lờn danh sỏch ứng viờn hợp lệ, chuẩn bị phỏng vấn.
Bước 5: Phỏng vấn.
Bao gồm 2 lần phỏng vấn: phỏng vấn lần 1 sẽ do cỏc cỏn bộ tuyển dụng phỏng vấn ứng viờn, phỏng vấn lần 2 do lónh đạo trực tiếp hay trưởng phũng ban của vị trớ đang tuyển phỏng vấn. Việc phỏng vấn ở cụng ty tương đối tốt nhưng bờn cạnh cỏc mặt đó đạt được thỡ cũn tồn tại một số hạn chế. Việc chuẩn bị chưa kỹ hay cỏc cõu hỏi chưa thật toàn diện, cũn tồn tại nhiều quan điểm bất đồng giữa cỏc thành viờn trong hội đồng tuyển dụng hoặc cụng tỏc phỏng vấn cũn chịu nhiều ý kiến chủ quan của người phỏng vấn. Để khắc phục nhược điểm này cụng
ty cần đưa ra nhiều cõu hỏi liờn quan đến nhiều lĩnh vực khỏc nhau như khả năng giao tiếp, hũa đồng,.. cõu hỏi ngắn gọn cụ đọng dễ hiểu nhưng thụng tin nhận được là nhiều nhất. Cỏc thành viờn trong hội đồng cần thống nhất với nhau về cỏch nhỡn nhận, đỏnh giỏ trước khi phỏng vấn để trỏnh bất đồng quan điểm, khụng được để cho ý kiến chủ quan, định kiến của người phỏng vấn ảnh hưởng tới quyết định tuyển dụng.
Người phỏng vấn cần tạo khụng khớ thõn thiện, gần gũi, luụn lắng nghe tụn trọng cỏc ứng viờn tạo điều kiện cho cỏc ứng viờn bộc lộ một cỏch trung thực về bản thõn, về cụng việc của họ. Vỡ vậy, cụng ty cần bồi dưỡng để tạo được đội ngũ phỏng vừn viờn ngày càng kinh nghiệm hơn.
Bước 6: Kiểm tra sức khỏe.
Để đảm bảo ứng viờn cú đủ trỡnh độ, kiến thức chuyờn mụn và đủ sức khỏe làm việc thỡ cụng ty nờn tiến hành khỏm sức khỏe trước khi ra quyết định tuyển dụng. Như vậy kết quả mới cao trỏnh những sai lầm khụng đỏng cú.
Bước 7: Tiến hành thử việc.
Ứng viờn cần được tham gia vào bước này để làm quen dần với cụng việc, trỏnh bỡ ngỡ khi vào làm việc gõy ảnh hưởng tới tiến độ làm việc của cụng ty. Bước này cũng giỳp cho ứng viờn quyết định cỳ nờn gắn bú với cụng ty hay khụng sau khi đó được tỡm hiểu thực tế cụng việc.
Bước 8: Quyết định tuyển dụng.
Sau quỏ trỡnh thử việc, dựa vào kết quả đỏnh giỏ ứng viờn ban lónh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng. Cụng ty sẽ ký hợp đồng làm việc với ứng viờn ngắn hạn hay dài hạn tựy vào trỡnh độ và yờu cầu cụng việc.