Việc triển khai phương pháp ABC trong doanh nghiệp gồm 5 bước kỹ thuật cơ bản sau:
- Xác định mục tiêu triển khai; - Xây dựng nhóm triển khai;
- Xác định danh mục các hoạt động, nhóm các hoạt động chủ yếu và tính toán chi phí cho mỗi hoạt động;
- Xác định tiêu thức phân bổ thứ cấp;
- Phân bổ chi phí hoạt động cho các đối tượng chịu phí.
Hình 2.3: Mô hình phân bổ chi phí của phương pháp ABC
Chi phí trực tiếp (Direct Cost) Sản phẩm (Product Outputs) Hoạt động (Activities)
Chi phí gián tiếp (Indirect Cost) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí trực tiếp khác Chi phí gián tiếp: chi phí khấu hao máy móc thiết bị, nhà xưởng, lương quản lý, chi phí bảo hiểm nhà xưởng, chi phí thuê, chi phí thông tin... Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm C Hoạt động 1 Hoạt động 2 Hoạt động 3 Hoạt động n Kích tố CP hoạt động Kích tố CP nguồn lực Phân bổ CP trực tiếp vào sản phẩm Đối tượng chịu phí Đối tượng chịu phí GĐ phân bổ thứ hai, phân bổ chi phí hoạt động đến sản phẩm GĐ phân bổ thứ nhất, phân bổ nguồn lực đến các hoạt động
2.1.4.1.Xác định mục tiêu triển khai
Điều đầu tiên khi xem xét triển khai phương pháp ABC trong doanh nghiệp, nhà quản trị cần xác định mục tiêu triển khai phương pháp ABC và điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng. Mục tiêu này sẽ được xác định khi nhà quản trị tìm được câu trả lời cho các câu hỏi sau:
- Vận dụng phương pháp ABC sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề gì? - Doanh nghiệp triển khai phương pháp ABC xuất phát từ động lực nào?
- Mong muốn đạt được của doanh nghiệp sau khi triển khai là gì? - Phương pháp ABC có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp?
2.1.4.2.Xây dựng nhóm triển khai
Dựa trên các mục tiêu đã xác định, nhà quản trị sẽ tiến hành xây dựng nhóm triển khai. Số lượng thành viên trong nhóm tùy thuộc quy mô và tính cấp thiết của dự án. Thông thường nhóm triển khai gồm từ 5 đến 6 thành viên, trong đó trưởng nhóm là người có kiến thức và kinh nghiệm về điều hành. Vai trò chính của trưởng nhóm là duy trì hoạt động của nhóm theo đúng kế hoạch, thảo luận vượt qua các trở ngại. Chuyên gia phân tích tài chính là nhân tố làm việc chính trong nhóm khi phải xử lý hàng loạt các chứng từ, giấy tờ và xây dựng phương pháp ABC. Bên cạnh chuyên gia tài chính phải có một thành viên hiểu về điều hành để giúp chuyên gia tài chính xuyên suốt dự án. Các thành viên khác bao gồm kỹ sư hiểu về sản xuất, chăm sóc khách hàng, nhân viên xử lý các đơn hàng. Ngoài ra, cần phải có chuyên gia tư vấn bên ngoài để huấn luyện hướng dẫn triển khai trong suốt quá trình triển khai.
2.1.4.3.Xác định các hoạt động, nhóm các hoạt động chủ yếu và tính toán chi phí cho mỗi hoạt động
Việc xác định các hoạt động được thực hiện bắt đầu từ xây dựng danh mục các hoạt động. Các hoạt động này được các nhân viên trong nhóm triển khai tiến hành khảo sát, phỏng vấn các bộ phận chức năng về các nhiệm vụ chính đang thực hiện. Theo Cooper và Kaplan [29], danh mục hoạt động chỉ nên từ 10 đến 30 hoạt động chủ yếu vì quá nhiều hoạt động sẽ gây khó cho việc xử lý, tốn kém thời gian và chi phí triển khai.
Tuy nhiên, số lượng hoạt động trong các doanh nghiệp có quy mô lớn thường rất nhiều nên nếu chia thành nhiều hoạt động để tập hợp và phân chia chi phí thì độ chính xác của thông tin sẽ cao nhưng chi phí cho việc thu thập và xử lý sẽ lớn. Do vậy, các hoạt động sẽ được tập hợp theo nhóm và sử dụng một tiêu thức để phân bổ chi phí của nhóm hoạt động đó cho các đối tượng chịu phí. Việc nhóm gộp các hoạt động có
thể thành các trung tâm hoạt động, nhóm theo thứ bậc hoặc theo quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Sau khi xác định và nhóm gộp các hoạt động chủ yếu, bước tiếp theo là tính toán chi phí cho mỗi hoạt động bằng việc sử dụng các tiêu thức phân bổ ban đầu. Đối với các nguồn lực có quan hệ trực tiếp với các hoạt động sẽ được tính thẳng cho mỗi hoạt động; các nguồn lực có liên quan đến nhiều hoạt động thì sẽ được phân bổ trên cơ sở các tiêu thức phân bổ ban đầu đã chọn.
2.1.4.4.Xác định các tiêu thức phân bổ thứ cấp
Tiêu thức phân bổ thứ cấp là tiêu thức được dùng để phân bổ chi phí của mỗi hoạt động cho sản phẩm, dịch vụ cuối cùng. Do vậy, sự chính xác của giá thành sản phẩm, dịch vụ phụ thuộc vào sự lựa chọn các tiêu thức phân bổ thứ cấp.
Tiêu thức phân bổ thứ cấp có thể xác định từ ba dạng khác nhau gồm tiêu thức dựa trên nghiệp vụ (frequency/transaction), tiêu thức dựa trên thời gian (duration) và tiêu thức dựa trên cường độ (physical/intensity). Trong đó, tiêu thức dựa trên nghiệp vụ phản ánh số lần một hoạt động được thực hiện, chẳng hạn như số lần chuẩn bị sản xuất; tiêu thức dựa trên thời gian phản ánh thời gian tiêu tốn cho việc thực hiện một hoạt động nên sử dụng khi tồn tại những thay đổi đáng kể trong tổng các hoạt động được yêu cầu cho các đầu ra khác nhau, chẳng hạn như: số giờ chuẩn bị sản xuất; tiêu thức dựa trên cường độ phản ánh số lượng tài nguyên được xử lý bởi hoạt động chuẩn bị sản xuất. Tiêu thức dựa trên cường độ ghi nhận trực tiếp nguồn lực sử dụng mỗi khi một hoạt động được thực hiện
Trong ba dạng tiêu thức này thì tiêu thức dựa trên nghiệp vụ đơn giản, ít tốn kém và ít chính xác nhất và được sử dụng khi số hoạt động được thực hiện tiêu tốn cùng lượng thời gian và cùng yêu cầu nguồn tài nguyên như nhau. Tiêu thức dựa trên thời gian thì chính xác hơn và cũng tốn kém hơn bởi vì đòi hỏi một sự ước đoán về thời gian cần thiết mỗi khi một hoạt động được thực hiện. Tiêu thức dựa trên cường độ là tiêu thức chính xác nhất nhưng tốn kém chi phí nhất. Như vậy, để lựa chọn một tiêu thức thứ cấp để phân bổ chi phí hoạt động cho các đối tượng chịu phí cần phải cân nhắc giữa tính chính xác và chi phí của phép đo.
2.1.4.5.Phân bổ chi phí hoạt động cho các đối tượng chịu phí
Trên cơ sở lựa chọn được tiêu thức phân bổ thứ cấp, bước cuối cùng sẽ tiến hành phân bổ chi phí của mỗi hoạt động cho các đối tượng chịu phí, có thể là sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, thị trường nhằm xác định giá thành sản phẩm, dịch vụ hoặc chi phí của khách hàng, thị trường. Từ đó cung cấp thông tin phục vụ nhà quản trị ra quyết định và kiểm soát chi phí.