Khi bắt đầu một IMA, doanh nghiệp cần xem xét khả năng tích hợp IMA vào các hoạt động khác của doanh nghiệp; sự sẵn sàng của doanh nghiệp đối với việc triển khai IMA trong tương lai. Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng về mục đích và phạm vi chiến lược của IMA; mô hình IMA phù hợp với doanh nghiệp; kết quả dự kiến của IMA; số liệu hiệu suất của IMA; nguồn lực cần thiết (nội bộ, bên ngoài); khả năng, sự sẵn sàng thay đổi của doanh nghiệp; thiết lập và triển khai IMA trong doanh nghiệp.
Phạm vi của IMA
Để có kết quả được tối ưu hóa, IMA sẽ phải phù hợp với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sẽ sử dụng kết quả của IMA để cung cấp “đầu vào” (dưới dạng các đề xuất và khuyến nghị) để điều chỉnh chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần có được một bức tranh tổng thể, đầy đủ về hiệu suất IM. Do đó, phạm vi của IMA cần đánh giá toàn diện tất cả các khía cạnh của IM. Điều này sẽ mang lại những thông tin cần thiết như: nguyên nhân về khoảng cách hiệu suất, cơ hội tạo ra giá trị, đầu tư vào đổi mới sáng tạo... của doanh nghiệp. IMA bao gồm chiến lược đổi mới sáng tạo; văn hóa đổi mới sáng tạo; quá trình đổi mới sáng tạo (vòng đời); các yếu tố cho phép đổi mới sáng tạo (như nguồn lực, kiến thức, công nghệ thông tin, quản lý dự án, danh mục đầu tư...); kết quả đổi mới sáng tạo.
Các cách tiếp cận IMA có thể được thiết kế để phù hợp với doanh nghiệp cụ thể, qua đó sẽ làm rõ những “khoảng trống” trong IM của doanh nghiệp.
Một số câu hỏi sau đây có thể giúp xác định phạm vi của IMA: - Các yếu tố thành công chính của IM và mối liên kết trong IMA. - Những bộ phận của doanh nghiệp, nhà cung cấp, đối tác hoặc cộng tác viên sẽ tham gia vào IMA. Những đối tượng tham gia khảo sát, phỏng vấn hoặc tương tác.
- Mức độ chi tiết cần thiết để đáp ứng mục đích của IMA.
- Những kết quả của IMA được doanh nghiệp mong đợi (ví dụ: loại báo cáo, kết quả hội thảo, điểm chuẩn dựa trên so sánh với các doanh nghiệp khác...).
Thiết kế IMA phù hợp với doanh nghiệp
Doanh nghiệp phải xem xét về việc thiết kế IMA phù hợp với doanh nghiệp dựa trên các kết quả dự kiến của IMA, nguồn lực cần thiết, thời gian thực hiện và các công cụ IMA...
Kết quả dự kiến của IMA
IMA có mục tiêu tạo ra lợi ích tài chính hoặc các hình thức tạo giá trị khác do phân tích “khoảng cách” và xây dựng một lộ trình hành động thống nhất để cải thiện hiệu suất IM của doanh nghiệp.
Các kết quả IMA có thể cho thấy nhu cầu cấp thiết để cải thiện hiệu lực và hiệu quả của IM. Doanh nghiệp sử dụng các kết quả này làm yếu tố kích hoạt các hành động cần thiết khác của doanh nghiệp. Do đó, trong quá trình chuẩn bị cho IMA, doanh nghiệp cần xác định một số yêu cầu sau:
- Đối tượng sẽ nhận được kết quả của IMA (quản lý, nhân viên, các bên liên quan...)
- Các hoạt động tiếp theo với kết quả IMA.
- Thông tin doanh nghiệp truyền đạt về kết quả của IMA.
- Những hành động mà doanh nghiệp sẵn sàng thay đổi sau khi có được kết quả của IMA.
Bằng cách khai thác kết quả của IMA trong việc mang lại lợi ích cho các bên liên quan, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện các khuyến nghị từ IMA như: xác định các cơ hội mới như thị trường mới; khuyến nghị về hiệu quả kinh doanh; danh mục đầu tư đổi mới sáng tạo; phát triển và triển khai cơ sở dữ liệu IMA; nâng cao nhận thức của nhân viên về quan điểm chiến lược của doanh nghiệp về đổi mới sáng tạo.
Chỉ số hiệu suất cho IMA
Trước khi triển khai IMA, các số liệu về hiệu suất của IMA sẽ được tính toán để xác định khả năng thành công của IMA. Các số liệu này bao gồm: tính hiệu quả của IM; các “khoảng trống” được xác định
trong IM; tiềm năng tạo giá trị bổ sung của IM; hiệu quả đo được (ví dụ: tốc độ thực hiện IMA; phân bổ nguồn lực triển khai IMA...).
Các nguồn lực cần thiết (nội bộ và bên ngoài)
Doanh nghiệp xem xét các nguồn lực cần thiết để thực hiện IMA, xem xét mục đích chiến lược trước đó và xác định kết quả dự kiến. Để có kết quả tốt nhất, doanh nghiệp cần tính đến các khía cạnh sau đây (để xác định các nguồn lực cần thiết, liên quan đến phương pháp dự kiến cho IMA): yêu cầu nguồn nhân lực trong và ngoài; số lượng, chất lượng (kỹ năng và kinh nghiệm trong việc thực hiện IMA, kiến thức về doanh nghiệp, văn hóa và IM); ngân sách cho các chi phí theo kế hoạch; cơ sở hạ tầng và các phương pháp, công cụ và hệ thống cần thiết; các bộ phận của doanh nghiệp, nhà cung cấp hoặc đối tác của doanh nghiệp có thể cung cấp hỗ trợ cho IMA; sự sẵn có của các nguồn lực tại thời điểm đó và trong suốt thời gian của IMA...
Doanh nghiệp cần bố trí nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động phát sinh từ IMA, phụ thuộc vào khả năng và sự sẵn sàng thay đổi của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cũng cần có được sự hiểu biết thấu đáo về khả năng, sự sẵn sàng và khả năng chống lại sự thay đổi của doanh nghiệp.
Khả năng, sự sẵn sàng thay đổi của doanh nghiệp
Khi chuẩn bị cho IMA, doanh nghiệp sẽ đánh giá khả năng cũng như mức độ sẵn sàng thay đổi của doanh nghiệp. Các vấn đề từ IMA giúp doanh nghiệp xác định sự cần thiết để cải thiện một số hoặc tất cả các yếu tố thành công quan trọng của IM. Điều này thể dẫn đến doanh nghiệp cần bắt đầu thay đổi “hành xử” so với trước đó. Doanh nghiệp cần nhận thức và chuẩn bị cho những thay đổi quan trọng như vậy trước khi triển khai IMA hiệu quả.
Một số câu hỏi sau đây có thể giúp doanh nghiệp làm rõ về khả năng, sự sẵn sàng thay đổi:
- Mức độ cam kết lãnh đạo trong toàn bộ quá trình thay đổi do IMA. - Mức độ “kháng cự” khi xem xét văn hóa hiện tại, và sẵn sàng thay đổi.
- Tầm nhìn chung có thể làm tăng sự cam kết và cam kết cho sự thay đổi.
Việc chuẩn bị IMA này sẽ đặt cơ sở cho việc lựa chọn phương pháp phù hợp nhất cho IMA của doanh nghiệp.
Chuẩn bị cho việc thiết lập IMA
Để chuẩn bị cho việc thiết lập IMA, các yếu tố thành công quan trọng sau đây sẽ được làm rõ để triển khai IMA thành công, cụ thể như sau:
- Cam kết từ lãnh đạo: Cam kết này dành cho việc thực hiện IMA cũng như thực hiện các cải tiến cần thiết. Lãnh đạo sẽ tuyên bố cam kết về việc hỗ trợ sự thay đổi.
- Sự hiểu biết chung về mục tiêu cho IMA: Tất cả các bên liên quan đến IMA đều có một sự hiểu biết chung về lý do tại sao doanh nghiệp bắt đầu đánh giá và mục đích chiến lược của đánh giá.
- Nhiệm vụ và phạm vi của IMA: Nhóm chịu trách nhiệm thực hiện IMA trong doanh nghiệp có trách nhiệm làm rõ về phạm vi IMA đối với tất cả các bên liên quan.
- Cách tiếp cận IMA cụ thể: Quyết định về cách tiếp cận IMA cụ thể dựa trên áp lực cạnh tranh của doanh nghiệp, chiến lược của doanh nghiệp, mức độ chi tiết, kinh nghiệm của nhóm, thời gian thúc đẩy, khả năng tiếp cận của phương pháp... để cải thiện IM trong doanh nghiệp. Nhóm chịu trách nhiệm thực hiện IMA trong doanh nghiệp có thể phát triển cách tiếp cận của riêng hoặc lựa chọn một phương pháp tiếp cận đã chứng minh tính hiệu quả. Ngay cả khi doanh nghiệp chọn phát triển và thực hiện đánh giá của riêng, doanh nghiệp có thể có một cố vấn hoặc người hướng dẫn độc lập và hiểu biết có liên quan, để
giúp doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu và tối đa hóa giá trị gia tăng từ IMA.
- Sự rõ ràng về thời gian và ngân sách: Tùy thuộc vào áp lực cạnh tranh của doanh nghiệp, chiến lược và ngân sách có sẵn, các mốc quan trọng để thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu... doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch hành động để cải thiện IM. Một kế hoạch thực hiện thống nhất sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai IMA.
- Cách tiếp cận truyền thông: Kết quả triển khai IMA sẽ được truyền thông tới các bên liên quan thông qua: giải thích mục tiêu chiến lược, lợi ích dự kiến, phạm vi và cách tiếp cận được lựa chọn, nhóm tham gia của IMA, sự hỗ trợ từ các nhà quản lý, nhân viên và các bên liên quan. Doanh nghiệp cần xác định rõ tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm truyền thông, tần suất truyền thông và thời điểm truyền thông... Kế hoạch truyền thông thống nhất sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động truyền thông đúng thời gian và được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm.
- Quản lý rủi ro phù hợp: Doanh nghiệp xác định và ghi lại các rủi ro tiềm ẩn trong việc thực hiện IMA thành công cũng như các chiến lược thích hợp để giảm thiểu rủi ro. Yêu cầu này phù hợp với cách tiếp cận tổng thể của doanh nghiệp đối với các mức độ rủi ro và phương pháp giảm thiểu rủi ro. Kế hoạch quản lý rủi ro sẽ cung cấp sự minh bạch cần thiết cho thành công của IMA.
- Cam kết mạnh mẽ trong doanh nghiệp về các cải tiến cần thiết: Các nhà quản lý và nhân viên phụ trách triển khai và phát triển IM cần cam kết chính thức để hỗ trợ IMA, sau đó là các hành động cần thiết để cải thiện hiệu suất của IM.
- Thu thập dữ liệu: Dựa trên phương pháp đã chọn, dữ liệu cần thiết sẽ được xác định. Doanh nghiệp sẽ quyết định dữ liệu được sử dụng để so sánh, có thể là dữ liệu nội bộ (trước đó hoặc tự xác định) và/hoặc dữ liệu bên ngoài (cùng ngành, quốc gia, quốc tế, toàn cầu,
cùng quy mô doanh nghiệp...). Tùy thuộc vào dữ liệu tham chiếu được chọn, điểm số có thể được xác định. Điều này sẽ đảm bảo tất cả dữ liệu có thể đo lường được từ quan điểm định lượng hoặc định tính. Các công cụ IMA có bảng câu hỏi cụ thể có thể cần điều chỉnh, bổ sung. Trong kế hoạch thu thập dữ liệu, doanh nghiệp xác định trách nhiệm và thẩm quyền triển khai của các cơ quan, tổ chức có liên quan.
- Tài liệu hỗ trợ cần thiết: Trong giai đoạn chuẩn bị, tất cả các tài liệu hỗ trợ cần thiết (gồm bảng, bảng câu hỏi, file, cơ sở dữ liệu...) phải được xác định, thu thập và chuẩn bị. Để đảm bảo hoạt động của IMA, doanh nghiệp cần liên kết từng nguồn dữ liệu với bảng, cơ sở dữ liệu chung, trong đó, dữ liệu được mô tả định lượng, định tính.
- Kế hoạch phổ biến kết quả: Trước khi thực hiện IMA, một kế hoạch phổ biến kết quả sẽ được thực hiện. Mức độ phổ biến sẽ được xác định cho từng nhóm thuộc các bên liên quan khác nhau.