a) Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
Hình 2.2.3. Cơ cấu tổ chức công ty TNHH TMTH (Hội sở chính Đà Nẵng)
Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Đà Nẵng
b) Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
• Nhóm lãnh đạo (DLTs – Direct Leader Teams):
OWNE R OM ASM1 ASM2 DSMsQ B DSMsQ T DSMs H DSMsD N DSMsQ N DSMsQ Ng DFM CSLM HRM ITM
Giám đốc điều hành (OM – Officer Management): Quản lý trực tiếp hoạt động
của các giám sát bán hàng vùng, giám sát bán hàng khu vực, trưởng phòng kế toán, trưởng phòng cung ứng dịch vụ khách hàng, làm việc với đại diện của công ty P&G về các chương trình , chính sách cho nhà phân phối và chịu trách nhiệm hoàn toàn kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Giám sát bán hàng vùng (ASM – Area Sales Management): Quản lý, kích hoạt,
giám sát hoạt động của các giám sát bán hàng khu vực, làm việc với giám đốc điều hành, xác định chiến lược thương mại, phân tích kết quả hoạt động của công ty và đề xuất yêu cầu hoạt động cần thực hiện trên vùng phụ trách bán hàng. Cụ thể:
ASM 1 phụ trách 3 tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế
ASM 2 phụ trách 3 tỉnh (thành phố) Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi.
Trưởng phòng kế toán (DFM – Department Finance Management ): Quản lý
hoạt động tập hợp chứng từ, ghi chép, phân loại, tổng kết các nghiệp vụ phát sinh, phân tích tình hình kinh doanh và tài chính, xác định các điểm thiếu sót và tính toán các kế hoạch, chiến lược để cải thiện tình hình hiện tại hay đạt được mục tiêu kinh doanh và tài chính mới.
Trưởng phòng cung ứng và dịch vụ khách hàng (CSLM – Customer Service logistics Management): Quản lý hoạt động mua hàng và đặt hàng lên P&G, quản lý
hàng tồn kho, tổ chức giao hàng tới các cửa hiệu và hỗ trợ bộ phận bán hàng tuyến trước.
Trưởng phòng nhân sự (HRM - Human Resource Management): Triển khai
chính sách tuyển dụng, các chương trình đào tạo, chính sách tưởng thưởng, lương bổng, thực hiện việc luân chuyển nội bộ trong công ty.
Trưởng phòng hệ thống thông tin (ITM – Information Technology Management): Quản lý hoạt động của hệ thống bán hàng tự động, hệ thống đặt mua
hàng tự động, hoạt động truyền thông thông tin trong tổ chức.
• Các giám sát bán hàng khu vực (DSMs – Direct Sales Management):
Khu vực phía Bắc:
Khu vực phía Nam:
Đà Nẵng:
DSM ĐN 1: Phụ trách giám sát bán hàng tại các Key sỉ DSM ĐN 2: Phụ trách giám sát bán hàng tại các cửa hiệu lẻ
DSM ĐN 3: Phụ trách giám sát bán hàng trực tiếp tại các cửa hiệu nhỏ lẻ DSM Sub-D: Phụ trách giám sát bán hàng tại các nhà phân phối phụ
Quảng Nam: 1 DSM Vĩnh Điện và 1 DSM Quảng Nam Quảng Ngãi: DSM Quảng ngãi1 và DSM Quảng ngãi 2
c) Quy mô tổ chức
Hiện tại, công ty có các chi nhánh đặt tại Quảng Bình, Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi. Mỗi giám sát bán hàng khu vực (DSM) tại các chi nhánh là người đứng đầu và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý.
Công ty có 3 Sun (Trụ sở văn phòng, không có kho để hàng) là Ba Đồn, Quảng Trị và Vĩnh Điện để tối đa hóa chi phí kho bãi, nhân viên và vốn đầu tư (do mức doanh số chưa đạt mức tiêu chuẩn để đầu tư kho). Các Sun sẽ lấy hàng ở chi nhánh gần nhất.
Cụ thể: Sun Ba Đồn lấy hàng ở chi nhánh Đồng Hới (Quảng Bình), Sun Quảng Trị lấy hàng ở chi nhánh Huế, Sun Vĩnh Điện lấy hàng ở Hội sở Đà Nẵng.
Toàn thể nhân viên của công ty TNHH TMTH Tuấn Việt (mảng P&G) là 230 người. Trong đó: Ban lãnh đạo (DLTs) - 7 người, giám sát bán hàng khu vực (DSMs) - 13 người. Bộ phận kinh doanh: Nhân viên bán hàng - 78 người, nhân viên bày biện - 18 người. Bộ phận hậu cần: Nhân viên giao hàng và nhân viên làm việc tại kho: Khoảng 70 người. Bộ phận văn phòng: 34 nhân viên. Bộ phận Sub-D (Nhà phân phối phụ): 10 nhân viên.