Hiện tại, công ty đang sử dụng phần mềm hệ thống Insto2re cho hoạt động tự động hóa bán hàng. Đây là một phần mềm được thiết kế để lưu trữ các cơ sở dữ liệu về tình hình khách hàng, tình hình tồn kho của công ty, các chỉ tiêu về doanh số, phân phối, khuyến mãi và trình bày quy trình bán hàng chuẩn cho công ty. Trước khi đưa vào cài đặt và áp dụng tại các nhà phân phối, tập đoàn P&G đã tiến hành nghiên cứu để phát triển, nghiên cứu và thử nghiệm hệ thống tại một chi nhánh của P&G tại Malaysia. So với trước đây, khi công ty sử dụng phần mềm MarNG để thực hiện bán hàng trên máy Palm, phần mềm Insto2re có nhiều tính năng ưu việt hơn. Trong khi phần mềm cũ chỉ có chữa dữ liệu về khách hàng, hóa đơn bán hàng và thông tin mà người bán cập nhập về hàng tồn kho của khách hàng trên máy Palm. Lợi ích của phần mềm hệ thống di động bán lẻ thế hệ mới (Insto2re) mang lại cho công ty bao gồm: Phân phối tốt hơn, phân phối theo chỉ tiêu khuyến mại (CTKM) tốt hơn, tận dụng vật
liệu bày biện (VLBB) tốt hơn, đạt chỉ tiêu dễ dàng hơn, tăng số dòng hàng trên đơn, năng suất cao hơn, quản lý hàng tồn kho tối ưu, đẩy nhanh tiến trình kết thúc bán hàng.
a) Các chức năng chính của hệ thống
♦ Trình bày hóa đơn bán hàng, hàng tồn kho tối ưu (ICO), phân bổ hàng hóa, hóa đơn tới hạn, công nợ khách hàng, chỉ tiêu đề nghị và số lượng hàng đã bán…. ♦ Hoạch định các nhiệm vụ quan trọng như:
• Bao trùm thị trường và các tuyến hành trình của người bán.
• Quy trình bán hàng chuẩn (BCP- Basic Call Procedure): Thiết lập chỉ tiêu doanh số và chỉ tiêu đo lường tháng, tổng kết chỉ tiêu và doanh số ngày, thực hiện việc đặt hàng.
♦ Thiết lập công nợ khách hàng
♦ Đồng bộ (synch)tại máy chủ và từ xa
♦ Đề xuất các chỉ tiêu tại các cửa hiệu như chỉ tiêu ghé thăm (Call), ghé thăm hiệu quả (Productive Call), cửa hiệu hoàn hảo (RPS - Retail Perfect Store), chỉ tiêu phân phối, hàng tồn kho, hàng tồn kho tối ưu (ICO), mã lý do hàng không bán ra tại cửa hiệu (SOOS - Sales Out of Stock).
♦ Giao diện (Interface) với Solomon (Là nơi cung cấp các dữ liệu về doanh số - offtake, hàng tồn kho – inventory on-hand, hàng trên đường về - inventory on- order, hàng hứa bán – committed sales) các dữ liệu về sản phẩm, giá cả, khách hàng, cập nhật hóa đơn, cập nhật công nợ khách hàng, số lượng hàng đã bán, chỉ tiêu đề nghị, sản phẩm RPS, vật liệu bày biện…
♦ Xuất bảng báo cáo: Báo cáo bán hàng tháng (MSR - Monthly Sales Report), báo cáo bán hàng ngày (DSR - Daily Sales Report), báo cáo bán hàng tuần (WSR - Weekly Sales Report).
b) Các thành phần và nguyên tắc hoạt động của hệ thống tại công ty
• Các thành phần của hệ thống:
Insto2re Databank: Là nơi chứa toàn bộ cơ sở dữ liêu về thông tin khách hàng,
Solomon Databank: Là nơi cung cấp các dữ liệu về doanh số - offtake, hàng tồn
kho – inventory on-hand, hàng trên đường về - inventory on-order, hàng hứa bán – committed sales.
Phần mềm MIRS: Phần mềm thực hiện việc dowload dữ liệu từ Solomon để tạo
ra các file Excel, file oder (File đặt hàng), xuất ra các bảng báo cáo tuần, tháng, ngày.
Máy iPaq: Chứa thông tin về hóa đơn bán hàng, chi tiết hàng trọng tâm, thông
tin về phân phối hàng hóa của nhân viên bán hàng trong ngày. Hình 2.3.2.1. Sơ đồ hệ thống di động bán lẻ tự động thế hệ mới (Insto2re)
Hình 2.3.2.1. Sơ đồ hệ thống di động bán lẻ tự động thế hệ mới
Nguồn: Phòng hệ thống thông tin tại công ty TNHH TMTH Tuấn Việt
• Nguyên tắc hoạt động của hệ thống
Toàn bộ cơ sở dữ liệu về thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm, công nợ khách hàng, giá cả, số lượng bán (Sold Quantity), chỉ tiêu đề nghị (Volume Objective) chứa trong InSto2re Databank được chuyển qua thông qua phần mềm MIRS. Tại MIRS thực hiện việc download dữ liệu từ Solomon tạo ra các file Excel, sau đó từ file
InSto2re Application Server Web Server Synchronize Reports
Master Data & Canvaas/Measures Orders, Invoice, Payment & Measures SOLOMON SO and Receipt
Solomon Master Data
-Customer -Product -Pricelist MIRS InSto2re Web Interface Text file InSto2re SOLOMON DB Transaction file
MARS Master Data
User input
Tiếp theo, để Insto2re đọc được, các text file này phải được xử lý trước qua Web Server (Web ứng dụng của Insto2re) và thông tin dữ liệu được chuyển tới máy iPaq cho nhân viên DSR sử dụng.
Kết thúc ngày làm việc, những thông tin về hóa đơn bán hàng, hàng trọng tâm từ máy iPaq được đưa vào Insto2re databank, tiếp tục dữ liệu này lại được chuyển tới MIRS và MIRS sẽ tạo ra file order và Solomon sẽ lấy dữ liệu đơn bán hàng của DSR trong ngày hôm đó import vào hệ thống và xử lý ra hóa đơn bán hàng. Ngoài ra, MIRS cũng có thể xuất ra các báo cáo như DSR (Daily Sales Report), WSR (Weekly Sales Report) và MSR (Monthly Sales Report) để có thể rà soát các công việc hằng ngày của DSR đó như: mấy giờ vào cửa hiệu, mấy giờ ra khỏi cửa hiệu đó, thời gian bán hàng đúng qui trình của DSR tại 1 cửa hiệu là bao nhiêu phút sẽ được rà soát thông qua 2 thời gian này, trong report này còn chứa các thông tin như: chương trình tiếp thị, RPS(cửa hiệu hoàn hảo), chỉ tiêu, doanh số thực đạt, v.v…
Cuối cùng sau khi xử lý đơn hàng của nhân viên xong thì tiếp tục sử dụng lại MIRS để lấy lại các thông tin trên hệ thống Solomon chuyển qua InSto2re để DSR có thể biết chính xác các thông tin về hàng hóa, công nợ khách hàng, sản phẩm, … để tiếp tục bán hàng cho ngày hôm sau.