6. Kết cấu của luận văn
2.1.3. Mô hình cơ cấu tổ chức lao động và chức năng của từng bộ phận
2.1.3.1 Mô hình cơ cấu tổ chức lao động
Hình 2.1:Mô hình cơ cấu tổ chức lao động của cả khách sạn
TỔNG GIÁM ĐỐC
GĐ GĐ GĐ GĐ BỘ GĐ BỘ GĐ BỘ GĐ BỘ GĐ BỘ
NHÂN TÀI KINH PHẬN PHẬN PHẬN PHẬN PHẬN
SỰ CHÍNH DOANH TIỀN ẨM BUỒNG SPA KỸ
SẢNH THỰC PHÒNG THUẬ TRƯỞN QUẢN LÝ BẾP G NHÀ TRƯỞNG PHÒNG HÀNG IT GĐ BỘ PHẬN AN NINH (Nguồn : Phòng nhân sự khách sạn)
Mọi quyết định của tổng giám đốc đưa ra đều phổ biến và truyền đạt lại cho các giám đốc bộ phận. Và trợ giúp cho các giám đốc bộ phận thì có trợ lý giám đốc để truyền đạt mọi quyết định cho các nhân viên có kinh nghiệm chuyên môn cao, những nhân viên này sẽ là người quản lý và hướng dẫn cho nhân viên mới cũng như các thực tập sinh khi làm việc tại các bộ phận của khách sạn Hilton Garden Inn Hanoi theo sơ đồ bên dưới.
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình làm việc của các bộ phận trong khách sạn Hilton Garden Inn Hanoi
Tổng Giám Đốc Giám đốc bộ phận
Trợ lý giám đốc
Nhân viên có kinh nghiệm chuyên môn cao Nhân viên mới
Thực tập sinh
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Khách sạn Hilton Garden Inn Hanoi.
Bộ phận nhân sự
Phụ trách nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho khách sạn. Đảm bảo toàn bộ nhân viên được làm việc và tuân thủ theo các quy định, nội quy của khách sạn và nhà nước hiện hành…
Bộ phận tài chính
Chịu trách nhiệm về báo cáo tài chính và báo cáo quản trị của bộ phận kế toán – ngân sách, dự toán, trực nhiệm vụ (nếu có), bảo hiểm, tài sản và công cụ dụng cụ. Và bộ phận này còn chịu trách nhiệm lưu giữ và xử lý các thông tin về tài chính – kế toán của khách sạn. Đồng thời, bộ phận này còn hướng dẫn, giám sát các hoạt động của khách sạn trong việc thực hiện chế độ tài chính, kế toán, giải quyết các công nợ, quan hệ với ngân hàng để đáp ứng nhu cầu về vốn cho sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, giám đốc tài chính còn có trách nhiệm về quản lý bộ phận kế toán, giá vốn và chi phí, quản lý nhân viên công nghệ thông tin. Giám đốc tài chính còn có nhiệm vụ khác là kiểm soát hàng ngày về việc tuân thủ qui trình của nhân viên cũng như các báo cáo kiểm soát và báo cáo dòng tiền…
Bộ phận kinh doanh
Chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh và phát triển thị trường, đảm bảo khách sạn luôn đạt được công suất cao, lãi nhiều và đa dạng hóa thị trường. Kết hợp với tập đoàn Hilton để tận dụng được tất cả các kênh bán hàng cũng như khách hàng hiện có của Hilton để mang lại doanh thu cao nhất cho khách sạn. Đưa ra các chiến lược và kế hoạch bán hàng và tiếp thị đúng đắn, kịp thời…
Bộ phận tiền sảnh
Là bộ phận thay mặt khách sạn giao tiếp trực tiếp với khách hàng, khi họ đến và đi khỏi khách sạn. Chính vì thế mà bộ phận này có vai trò quan trọng là chịu trách nhiệm về việc hướng dẫn và đón tiếp khách hàng, làmthủ tục khi khách đến khách sạn và làm thủ tục thanh toán cho khách các khoản chi trong thời gian họ nghỉ tại khách sạn. Nhân viên của bộ phận này luôn luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, thái độ vui vẻ, mến khách, tận tình hướng dẫn và cung cấp toàn bộ thông tin dịch vụ của khách sạn để làm cho khách hàng được hài lòng nhất. Đồng thời, chịu trách nhiệm về việc sắp xếp phòng ở theo yêu cầu khách hàng, đáp ứng các nhu cầu của khách, giải quyết các phàn nàn nếu có.
Bộ phận ẩm thực
Cung cấp các dịch vụ ăn uống cho khách cư trú tại khách sạn cũng như khách bên ngoài…Bộ phận này có nhiệm vụ chế biến các món ăn ngon có chất lượng cao, hợp khẩu vị theo đúng thực đơn mà khách yêu cầu. Đồng thời, luôn luôn cải tiến kỹ thuật chế biến, đảm bảo vệ sinh định lượng, tiêu chuẩn của các món ăn. Đứng đầu của bộ phận này là giám đốc bộ phận ẩm thực, dưới quyềngiám đốc bộ phận ẩm thực thì có bếp trưởng và dưới quyền bếp trưởng là các bếp phó và đầu bếp.
Bộ phận buồng phòng
Chịu trách nhiệm về việc vệ sinh phòng ở của khách cũng như toàn bộ các khu vực khác trong khách sạn. Cung cấp dịch vụ giặt ủi cho khách và chịu trách nhiệm về mặt hàng khăn vải trong khách sạn…
Bộ phận Spa
Cung cấp dịch vụ phòng tập thể dục, xông hơi, chăm sóc sức khỏe và sắc đẹp cho khách hàng…
Bộ phận kỹ thuật
Đảm bảo phòng kỹ thuật vận hành hiệu quả và kinh tế, chịu trách nhiệm cho việcbảo trì bảo đảm toàn bộ trang thiết bị của khách sạn lu ôn ở trong điều kiện tốt nhất…
Bộ phận an ninh
Chịu trách nhiệm về vấn đề an ninh, phòng chống cháy nổ trong và ngoài khách sạn…
Về quản lý cấp cao (Giám đốc các bộ phận chức năng và Ban giám đốc quản lý chung)
Phần lớn là người nước ngoài (trừ bộ phận kế toán – tài chính và nhân sự) Đã có kinh nghiệm trong quản lý nhiều năm (ở các khách sạn tương đương) Sử dụng thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ
Trình độ chuyên môn: đã qua các khoá đào tạo và học tập về quản trị kinh doanh khách sạn
Biết cách đánh giá công việc, nhân lực
Khả năng điều phối công việc, giao việc, lập kế hoạch… tốt Hệ số luân chuyển lao động trong khách sạn khá cao
Khách sạn thường xuyên tuyển nhân viên mới, đặc biệt là những nhân viên phục vụ khách trực tiếp (chủ yếu là ở các nhà hàng và khu vực lễ tân). Do đó, độ tuổi trung bình thường là 22 – 27 tuổi.