Tồn kho dự trữ là những tài sản mà doanh nghiệp dự trữ để đưa vào sản xuất hoặc bán ra sau này. Căn cứ vào vai trò của chúng, tồn kho dự trữ của doanh nghiệp được chia thành 3 loại : tồn kho nguyên vật liệu; tồn kho sản phẩm dở dang, bán thành phẩm; tồn kho thành phẩm. Mỗi loại tồn kho dự trữ trên có vai trò khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục và ổn định.
Tùy theo từng ngành nghề kinh doanh mà tỷ trọng các loại tài sản dự trữ sẽ khác nhau. Chẳng hạn như đối với những doanh nghiệp thương mại, tồn
kho chủ yếu là thành phẩm chờ tiêu thụ; những doanh nghiệp sản xuất, tồn kho chủ yếu lại là vật tư dự trữ sản xuất và sản phẩm dở dang.
Nếu căn cứ vào mức độ đầu tư vốn, tồn kho dự trữ của doanh nghiệp được chia thành tồn kho có suất đầu tư vốn cao, thấp hoặc trung bình. Thông thường, đối với loại tồn kho có suất đầu tư vốn cao, doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm soát và duy trì ở mức độ dự trữ tồn kho thấp để tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro. Ngược lại, loại tồn kho có suất đầu tư vốn thấp thì doanh nghiệp có thể duy trì ở mức dự trữ tồn kho cao hơn.
Việc hình thành lượng hàng tồn kho đòi hỏi phải ứng trước một lượng tiền nhất định gọi là vốn tồn kho dự trữ.
Tầm quan trọng của việc quản lý vốn tồn kho dự trữ:
- Vốn về hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp.
- Việc duy trì hợp lý vốn về hàng tồn kho sẽ tạo cho doanh nghiệp thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh: tránh được rủi ro trong việc chậm trễ hoặc ngừng hoạt động sản xuất do thiếu vật tư hay phải trả giá cao cho việc đặt hàng nhiều lần với số lượng nhỏ.
- Tránh được tình trạng ứ đọng về vật tư, hàng hóa cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc là căng thẳng do thiếu hụt vật tư, từ đó làm tăng tốc độ luận chuyển vốn.
- Dự trữ hàng tồn kho hợp lý có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ kinh doanh.
- Hiệu quả quản lý sử dụng vốn về hàng tồn kho ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến hiệu quả sử dụng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
Mô hình quản lý HTK dự trữ trên cơ sở tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho dự trữ được gọi là mô hình tổng chi phí tối thiểu. Nội dung cơ bản của mô hình này là xác định được mức đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity – EOQ) để với mức đặt hàng này thì tổng chi phí tồn kho dự trữ là nhỏ nhất.
Các nhân tố ảnh hưởng tới Vốn tồn kho dự trữ của doanh nghiệp:
Quy mô vốn tồn kho dự trữ chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, từng loại tồn kho dự trữ lại có các nhân tố ảnh hưởng khác nhau.
Tồn kho dự trữ nguyên vật liệu thường chịu ảnh hưởng bởi yếu tố quy mô sản xuất, khả năng sẵn sàng cung ứng vật tư của thị trường, giá cả vật tư hàng hóa, khoảng cách vận chuyển từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp.
Các loại sản phầm dở dang, bán thành phẩm thường chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố kỹ thuật, công nghệ sản xuất, thời gian chế tạo sản phẩm, trình độ tổ chức sản xuất của doanh nghiệp.
Mức tồn kho sản phẩm, các nhân tố ảnh hưởng thường là số lượng sản phẩm tiêu thụ, sự phối hợp nhịp nhàng giữa khâu sản xuất và khâu tiêu thụ, sức mua của thị trường…
Các biện pháp chủ yếu quản lý hàng tồn kho:
Để quản lý tốt vốn dự trữ hàng tồn kho cần phải phối hợp các khâu với nhau: từ khâu mua sắm vật tư hàng hóa, vận chuyển, sản xuất đến dự trữ thành phẩm, hàng hóa để bán. Vì vậy cần phải chú trọng một số biện pháp sau:
- Xác định đúng đắn lượng vật tư cần mua trong kỳ và lượng tồn kho dự trữ hợp lý.
- Xác định và lựa chọn nguồn cung ứng và người cung ứng thích hợp để đạt các mục tiêu : giá cả đầu vào thấp, chất lượng hàng hóa vật tư ổn định và đảm bảo.
- Lựa chọn phương tiện vận tải phù hợp để tối thiểu hóa chi phí vận chuyển, bốc dỡ.
- Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường về giá cả của vật tư thành phẩm, hàng hóa để tránh tình trạng mất mát, hao hụt quá mức.
- Thường xuyên kiểm tra, nắm vững tình hình dự trữ, phát hiện kịp thời tình trạng vật tư ứ đọng, không phù hợp để có biện pháp giải phóng nhanh số vật tư đó thu hồi vốn.
- Thực hiện tốt việc mua bảo hiểm hàng hóa đối với vật tư hàng hóa, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Cần phải xem xét đến các yếu tố ảnh hưởng đến mức dự trữ hàng tồn kho và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận quản lý doanh nghiệp như bộ phận cung ứng vật tư, bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng...