Quy trình thực hiện đơn hàng
Là đơn vị chuyên nghiệp có nhiều năm trong ngành cơ khí chế tạo, công ty TNHH Xây dựng, Cơ khí và Thương mại Bình Minh có một đội ngũ nhân sự nhiệt tình, tay nghề cao và hệ thống máy móc vận hành ổn định. Tất cả các đơn hàng khi được tiếp nhận tại công ty sẽ được xử lý theo các bước sau:
- Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng.
- Bước 2: Xem xét yêu cầu và tư vấn cho khách hàng về dịch vụ.
- Bước 3: Chốt thỏa thuận về dịch vụ, thống nhất bản vẽ cơ khí dùng cho dịch vụ về các vấn đề như giá cả, vật liệu sử dụng, thời gian…
- Bước 4: Làm hợp đồng
- Bước 5: Thực hiện gia công theo thiết kế của khách hàng. - Bước 6: Kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Bước 7: Trả hàng và hoàn tất dịch vụ.
Hầu hết mọi công đoạn tiến hành làm đơn hàng đều được đội ngũ nhân viên chất lượng cao triển khai cẩn thận tỉ mỉ, không bỏ qua công đoạn nào nhất là công đoạn kiểm tra chất lượng sản phẩm. Trước khi thông báo tới khách hàng sản phẩm đã hoàn thành, đội ngũ kỹ thuật viên của công ty sẽ đánh giá sản phẩm trước tiên. Khi nào sản phẩm đạt yêu cầu của đội ngũ này, sản phẩm sẽ được khách hàng nghiệm thu cuối cùng. Các sản phẩm, thành phẩm đều được đánh giá kỹ lưỡng trước khi bàn giao vận chuyển đến cho khách hàng để đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất, tránh trường hợp sản phẩm thành phẩm có nhiều lỗi xảy ra. Nhờ đó, khách hàng có thể an tâm tuyệt đối với những sản phẩm mình nhận được.
Quy trình gia công cơ khí
Sơ đồ 2.1: Quy trình gia công cơ khí
(Nguồn: Phòng hành chính Công ty) 2.1.2.4.. Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mo hình phân cấp từ cáo đến thấp. Đứng đầu là các Ban giám đốc trực tiếp quản lý các phòng ban, các phòng ban thực hiện các nghiệp vụ chuyên sâu và giúp đỡ, tham mưu cho ban giám đốc trong việc quản lý, điều hành hoạt động SXKD ở các bộ phận.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy công ty
(Nguồn: Phòng hành chính Công ty)
Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các bộ phận:
- Ban giám đốc: Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động SXKD hàng ngày của công ty: như tổ chức thực hiện kế hoạch SXKD và phương án đầu tư của công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức các chức danh quản lý trong công ty; quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty; lập các phương án về bố trí lao động, cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty…
- Khối kinh doanh: gồm phòng Sales và Marketing, có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận thông tin phản hồi của khách hàng, tư vấn và làm hợp đồng, phối hợp các bộ phận liên quan giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Khối sản xuất: thiết kế và sản xuất theo đơn hàng, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm tra sản phẩm trước khi giao hàng để đảm bảo chất lượng đầu ra; quản lý và bảo dưỡng máy móc thiết bị, vật tư của công ty. Khối này gồm các phòng quản lý và bảo dưỡng thiết bị, phòng QC, phòng sản xuất khuôn, sản xuất trục, sản xuất dig, sản xuất hàng loạt…
- Khối văn phòng bao gồm các phòng hành chính, kế toán, xuất – nhập khẩu, mua hàng, giao hàng và kho.
+ Phòng hành chính: Là bộ phận thực hiện công tác quản lý các lĩnh vực như lao động, tiền lương, các vấn đề công đoàn, an toàn lao động, vệ sinh, nhà ăn, quản lý và thực hiện công tác hành chính trong công ty, thực hiện công tác đối nội, đối ngoại, phục vụ các hội nghị, hội họp, sinh nhật… của công ty.
+ Phòng kế toán: Thực hiện công tác Tài chính - Kế toán của công ty bao gồm: Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành; kiểm tra, giám sát, hạch toán các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu nợ, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp tài chính phục vụ yêu cầu quản trị của công ty…
+ Phòng mua hàng, giao hàng và kho: Liên hệ nhà cung cấp để đặt hàng; thực hiện nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa trong công ty; cập nhật hóa đơn mua bán hàng hóa…
Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán gồm có 1 kế toán trưởng và các kế toán viên dưới quyền thực hiện công tác kế toán của công ty.
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phòng hành chính Công ty)
Chức năng các phần hành kế toán như sau:
+ Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác tài chính - kế toán của công ty, đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp, cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu của Ban giám đốc và các phòng ban liên quan, giúp ban giám đốc công ty phân tích hoạt động kinh tế để ra các quyết định.
+ Kế toán tổng hợp: tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh và tính giá thành sản phẩm; Kiểm tra số liệu các kế toán khác chuyển sang để phục vụ cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm…
+ Kế toán thanh toán: Thực hiện kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay ngân hàng và các khoản vốn khác; kế toán thanh toán các khoản phải thu như tạm ứng, thu khác; kế toán các khoản phải trả khác.
+ Kế toán bán hàng, kho thành phẩm: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, nhập xuất kho; lập bảng kê thuế GTGT đầu ra hàng tháng; kiểm soát việc nhập - xuất - tồn kho thành phẩm…
+ Kế toán TSCĐ và vật tư: Tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo từng tài sản và tổng hợp cho từng tháng, quý, năm; hạch toán kế toán liên quan đến TSCĐ; theo dõi sự biến động TSCĐ; hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, CCDC nhập - xuất kho hàng tháng; tính giá vốn nguyên vật liệu, CCDC xuất dùng cho SXKD…
+ Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả; định kỳ đối chiếu công nợ với khách hàng, kiểm tra tính hợp lệ và lưu chứng từ liên quan đến công nợ; liên hệ với khách hàng, thu hồi công nợ và thực hiện một số công việc liên quan khác.
+ Kế toán tiền lương: Tính và thanh toán tiền lương, ăn ca và các khoản thu nhập cho các phòng ban; Theo dõi thu, chi, thanh quyết toán với cơ quan BHXH, BHYT; Lập bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng…
+ Thủ quỹ: thu tiền, chi tiền khi có các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt phát sinh, hàng ngày lập sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ tồn quỹ với kế toán thanh toán.
Đặc điểm yếu tố đầu vào
Nguyên vật liệu đầu vào của công ty đều từ thị trường trong nước là chủ yếu, chỉ số ít là từ nước ngoài nên không bị ảnh hưởng nhiều bởi tỷ giá hối đoái so với các doanh nghiệp nhập khẩu hàng từu nước ngoài. Đồng thời việc nhập nguồn nguyên liệu trong nước sẽ tránh bị tác động từ các chính sách kinh tế, chính trị của các quốc gia khác và các yếu tố bên ngoài khác. Đây đồng thời cũng là một lợi thế mà công ty tận dụng được. Nhưng cho dù vậy, việc mua nguyên liệu trong nước phải chịu ảnh hưởng từ ngành vật liệu. Công ty luôn cố gắng nắm bắt các chuyển biến mới nhất của thị trường vật liệu trong nước để chủ động trong việc tìm nhà cung cấp, chi phí vận chuyển để không làm trì hoãn công việc kinh doanh.
Nhà cung cấp: là người cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Các nhà cung cấp đều đã được Công ty xem xét về mức độ cạnh tranh gái, Các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng đều đặn, kịp thời theo yêu cầu của doanh nghiệp, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp vừa có thể sản xuất vừa không phải dự trữ hàng tồn kho nhiều, giúp doanh nghiệp giảm được các chi phí về kho. Các đối tượng cung ứng đầu vào cho công ty là các Công ty kinh doanh vật liệu gia công cơ khí lớn.
Đặc điểm thị trường tiêu thụ
Thị trường tiêu thụ của công ty vô cùng đa dạng bao gồm các khách hàng lẻ, các cá nhân, hộ kinh doanh cá thể trong và ngoài tỉnh cho đến các cơ quan Nhà Nước. Trong đó, nguồn thu chính là tại các cửa hàng của công ty, mạng lưới công tác viên và kênh bán hàng trực tuyến kết hợp fanpage của công ty. Ngoài ra, công ty còn tham gia các dự án đấu thầu trên mạng để mở rộng hoạt động ra các tỉnh thành khác nhau.
Công ty còn kết hợp kinh doanh với các công ty cùng ngành trong lúc họ gặp khó khăn vì thiếu trang thiết bị, cùng hợp tác làm ăn đôi bên cùng nhau phát triển.