- Đối với Giám đốc: Giám đốc có trách nhiệm toàn diện về việc triển khai thực hiện giao dịch trong KSC thường xuyên NSNN; Quy định giao nhận hồ sơ
3.3.1.Hoàn thiện quy trình kiểm soát chi qua Kho bạc Nhà nước Quảng Bình
CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ TỰ CHỦ TÀI CHÍNH QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG BÌNH
3.3.1.Hoàn thiện quy trình kiểm soát chi qua Kho bạc Nhà nước Quảng Bình
Quy trình KSC đang áp dụng hiện tại ở KBNN Quảng Bình gồm 7 bước, theo quy trình này cán bộ KSC của KBNN vừa là người tiếp nhận hồ sơ vừa là người xử lý công việc. Việc thực hiện này trái với quy định của Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Tài chính. Cơ chế “một cửa” được hiểu là: “Người dân, các cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết tại một nơi. Tách bạch giữa người giao dịch và người giải quyết công việc”.
Mặt khác, việc KSC NSNN tại KBNN Quảng Bình hiện vẫn tồn tại 3 quy trình, đó là quy trình KSC thường xuyên do phòng Kế toán đảm nhiệm, quy trình KSC chương trình mục tiêu của Chính phủ và quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư do phòng Kiểm soát chi NSNN đảm nhiệm. Một ĐVSDNS (nếu có 03 nguồn vốn) vẫn phải giao dịch với “ba cửa” nếu được ngân sách cấp kinh phí theo 03 nguồn vốn.
Để khắc phục tồn tại trên thì KBNN Quảng Bình cần xây dựng lại quy trình giao dịch “một cửa”. Đồng thời cần thay đổi lại cơ cấu tổ chức bộ máy với mục tiêu tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả phù hợp với định hướng, lộ trình cải cách hành chính và hiện đại hóa hoạt động KBNN. Phân định rõ nhiệm vụ và quan hệ phối hợp giữa các phòng, bộ phận. Nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy KBNN, đảm bảo các nguyên tắc cơ bản: tính hệ thống, chuyên môn hóa và quản lý theo chức năng.
KBNN Quảng Bình nói riêng cần xác lập lại bộ máy cho phù hợp với mục tiêu và quá trình cải cách hành chính. Để tập trung nhiệm vụ KSC vào một đầu mối KBNN cần quy định lại nhiệm vụ phòng Kiểm soát chi NSNN trên cơ sở thực hiện cả nhiệm vụ KSC thường xuyên của phòng Kế toán. Việc thay đổi chức năng phòng KSC NSNN sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các ĐVSDNS giao dịch với KBNN một đầu mối, nâng cao chất lượng KSC NSNN. Đồng thời, xác định lại chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán là hạch toán, thanh toán.
Việc xây dựng lại quy trình giao dịch “một cửa” trên phải đáp ứng được yêu cầu của Chính phủ, Bộ Tài chính và thống nhất được 3 quy trình kiểm soát vốn NSNN. Quy trình KSC “một cửa” NSNN qua KBNN Quảng Bình được xây dựng lại bao gồm 10 bước, thể hiện ở hình 3.1.
Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ KSC Hướng đi của chứng từ thanh toán
Hình 3.1 Sơ đồ quy trình KSC “một cửa” NSNN qua KBNN
Các bước thực hiện trong quy trình.
Bước 1: Cán bộ giao dịch “một cửa” tiếp nhận hồ sơ chứng từ.
Bước 2: Cán bộ giao dịch “một cửa” chuyển hồ sơ KSC cho cán bộ KSC
Bước 3: Cán bộ KSC kiểm tra, kiểm soát hồ sơ KSC và trình Trưởng phòng KSC ký.
Bước 4: Cán bộ KSC trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký.
Bước 5: Cán bộ KSC chuyển chứng từ thanh toán cho Kế toán viên phòng Kế toán. Bước 6: Kế toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ thanh toán trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ.
Bước 7: Kế toán viên chuyển chứng từ chuyển khoản cho trung tâm thanh toán hoặc chứng từ nhận tiền mặt cho phòng Kho quỹ.
Bước 8: Cán bộ Kho quỹ chi tiền cho khách hàng.
Giao dịch “một cửa” Cán bộ KSC Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán viên Giám đốc Trung tâm thanh toán 2 3 8 7 9 7 Khách hàng 1 Trưởng phòng KSC 4 5 6 10
Bước 9: Cán bộ KSC trả tài liệu, chứng từ cho cán bộ giao dịch Bước 10. Cán bộ giao dịch “một cửa” trả hồ sơ KSC cho khách hàng.
Như vậy, thực hiện theo quy trình KSC này có ưu điểm là khách hàng đến chỉ liên hệ với cán bộ giao dịch “một cửa”, tách bạch được cán bộ giao dịch và cán bộ xử lý công việc, đáp ứng được quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính trong giao dịch “một cửa”. Đồng thời việc kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN được chia làm 2 giai đoạn: giai đoạn KSC và giai đoạn thực hiện thanh toán được 2 bộ phận trong cơ quan Kho bạc đảm nhận. Với việc chia làm 2 giai đoạn kiểm soát và thanh toán như trên đã phù hợp với nhiệm vụ của từng phòng, thực hiện chuyên sâu về nghiệp vụ. Đồng thời, quy trình KSC NSNN qua KBNN Quảng Bình đảm bảo được thống nhất, khách hàng giao dịch tập trung vào 1 đầu mối, thời gian giải quyết công việc được rút ngắn, chất lượng KSC vẫn được bảo đảm, tăng cường được sự giám sát, kiểm tra nghiệp vụ lẫn nhau trong quá trình thực hiện quy trình.