2.2.1. Phõn cấp quản lý tại Tổng cụng ty xõy dựng Thăng Long.
2.2.1.1. Chức năng nhiệm vụ của phũng ban tham mưu.
Từ khi chuyển đổi sang mụ hỡnh Cụng ty mẹ - con thỡ Tổng cụng ty XD Thăng Long hỡnh thành hai khối chớnh: khối hạch toỏn tập trung, khối hạch toỏn độc lập. Khối hạch toỏn tập trung được hỡnh thành từ việc tỏi cấu trỳc lại cơ quan Tổng
cụng ty thụng qua việc sỏt nhập một số cụng ty thành viờn trở thành đơn vị phụ thuộc Tổng cụng ty. Cỏc cụng ty thành viờn cũn lại tuỳ theo giỏ trị của mỗi cụng ty khi tiến hành đổi mới doanh nghiệp mà Cụng ty mẹ ( Tổng cụng ty ) đầu tư vốn để nắm giữ quyền kiểm soỏt, hay gúp vốn hỡnh thành cỏc cụng ty liờn kết ( khối hạch toỏn độc lập). Trong khối hạch toỏn tập trung bộ mỏy tổ chức quản lý bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban giỏm đốc, ban kiểm soỏt, cỏc phũng ban tham mưu, cỏc đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc. Khối hạch toỏn độc lập ( cỏc đơn vị thành viờn ) là cỏc đơn vị kinh tế cú tư cỏch phỏp nhõn đầy đủ, hạch toỏn kinh tế độc lập, chịu trỏch nhiệm trước Nhà nước về việc chấp hành đầy đủ cỏc chế độ chớnh sỏch kinh tế và phỏp lệnh về kế toỏn thống kờ. Giỏm đốc là người quản lý và điều hành cụng ty. Giỳp việc cho Giỏm đốc là cỏc Phú giỏm đốc cỏc phũng, ban thuộc cụng ty. Mỗi phũng ban thực hiện cỏc nhiệm vụ được giao theo chức năng cụ thể. Nhỡn chung chức năng nhiệm vụ, phõn cấp quản lý tại cơ quan Tổng cụng ty cũng giống như cỏc đơn vị thành viờn.
- Phũng tổ chức hành chớnh chịu trỏch nhiệm về tổ chức cụng tỏc cỏn bộ, cỏc cụng việc hành chớnh, tổng hợp văn phũng – trung tõm chi phớ hành chớnh
- Phũng vật tư chịu trỏch nhiệm giỏm sỏt, quản lý vật tư trong quỏ trỡnh thi cụng trỏnh thất thoỏt, tỡm nguồn vật tư đảm bảo và ổn định, thực hiện ký kết hợp đồng mua vật tư cung cấp cho cỏc đội xõy lắp – trung tõm chi phớ.
- Phũng kỹ thuật, với chức năng giỏm sỏt, kiểm tra, chỉ đạo về mặt kỹ thuật từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, thiết kế biện phỏp thi cụng, nghiờn cứu cỏc định mức kinh tế kỹ thuật và kiểm tra việc thực hiện – trung tõm chi phớ.
- Phũng kế hoạch chủ yếu thực hiện việc quan hệ đối ngoại, cú nhiệm vụ nghiờn cứu thị trường, tỡm hiểu về nhu cầu sản xuất xõy lắp, khai thỏc khỏnh hàng, cung cấp thụng tin cần thiết cho lónh đạo về tỡnh hỡnh thị trường, khỏch hàng- trung tõm chi phớ
- Phũng tài chớnh kế toỏn cú chức năng hạch toỏn cỏc thụng tinh kinh tế trong đơn vị, tổ chức hạch toỏn và giỏm đốc việc sử dụng và bảo quản tài sản, tiền vốn, giỏm sỏt và kiểm tra việc chấp hành chớnh sỏch chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế và
kế toỏn của Nhà nước. Đồng thời cú trỏch nhiệm xõy dựng kế hoạch tài chớnh, tổ chức huy động và quản lý vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị - trung tõm chi phớ.
2.2.1.2. Mối quan hệ giữa Tổng cụng ty và cỏc Cụng ty thành viờn.
Với mụ hỡnh Cụng ty mẹ - con tổ chức bộ mỏy cú thể được tổ chức linh hoạt liờn kết theo chiều dọc và liờn kết theo chiều ngang. Mụ hỡnh Tổng cụng ty trước đõy, tổ chức Tổng cụng ty thụng thường được chia làm 3 cấp - Tổng cụng ty – cụng ty độc lập – đơn vị phụ thuộc. Cấp 1- Tổng cụng ty được nhà nước giao vốn và chủ yếu thực hiện việc quản lý cỏc đơn vị thành viờn thụng qua việc giao lại vốn cho cỏc đơn vị thành viờn. Cỏc đơn vị thành viờn được giao vốn sử dụng vốn phải tuõn thủ những qui chế, quy định về phõn cấp quản lý và sử dụng vốn của Tổng cụng ty. Tổng cụng ty cú quyền điều hoà vốn giữa cỏc đơn vị thành viờn. Cấp 2 - cỏc cụng ty hạch toỏn độc lập cú tư cỏch phỏp nhõn nhưng khụng đầy đủ do khụng cú tài sản riờng ( luật DN 2005 ) - quyền sở hữu tài sản của Tổng cụng ty về mặt nguyờn tắc Tổng cụng ty chịu trỏch nhiệm vụ hạn đối với cỏc cụng ty thành viờn hạch toỏn độc lập. Vỡ vậy, Tổng cụng ty ( HĐQT tổng cụng ty ) quyết định cỏc chức danh lónh đạo của cỏc Cụng ty, ban hành điều lệ hoạt động của Tổng cụng ty mà cỏc đơn vị thành viờn phải thực hiện. Cỏc đơn vị thành viờn cú thể thành lập cỏc đơn vị phụ thuộc nếu được sự đồng ý của Tổng cụng ty ( cấp 3 ). Cỏc đơn vị này khụng cú tư cỏch phỏp nhõn, hoạt động theo sự uỷ quyền của cỏc Cụng ty. Mối quan hệ giữa cỏc cấp trong Tổng cụng ty chỳ trọng về mối quan hệ hành chớnh hơn là kinh doanh. Đõy chớnh là đặc điểm hạn chế của mụ hỡnh tổ chức Tổng cụng ty - nhược điểm của nú là chưa tỏch rời quyền sở hữu - quản lý – kinh doanh dẫn đến việc đỏnh giỏ trỏch nhiệm trong quản lý khụng khỏch quan và thực tiễn.
Chuyển sang mụ hỡnh Cụng ty mẹ - con quan hệ được hỡnh thành trờn nền tảng chủ yếu là đầu tư vốn, sở hữu vốn với hỡnh thức là hợp đồng kinh doanh thay cho cỏc mệnh lệnh hành chớnh. Cụng ty mẹ chỉ chịu trỏch nhiệm hữu hạn đối với phần vốn gúp của mỡnh trong cỏc Cụng ty con, liờn kết. Cụng ty mẹ cú thể tự mỡnh thực hiện sản xuất kinh doanh, cỏc quy chế quy định mang tớnh chất quản lý.
Hiện nay, tổ chức Tổng cụng ty chỉ gồm hai cấp là Cụng ty mẹ và Cụng ty liờn kết với cỏc Cụng ty phụ thuộc, Cụng ty con, Cụng ty Nhà nước thụng qua quyền kiểm soỏt. Như vậy, ngoài việc khắc phục được những hạn chế của mụ hỡnh Tổng cụng ty trước đõy, mụ hỡnh này cũn tổ chức được việc phõn cấp tối đa quyền của chủ sở hữu về vốn tới cấp cụng ty mẹ do thụng qua một số quyền “ chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản của cụng ty con ” hay “quyết định cỏc vị trớ lónh đạo trong cụng ty con”.
Cụng ty mẹ Nhà nước cú cơ cấu tổ chức quản lý theo mụ hỡnh cú hội đồng quản trị ( HĐQT ). Hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản lý cụng ty mẹ, đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tại cụng ty. HĐQT lựa chọn, ký hợp đồng hoặc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cỏch chức và quyết định mức lương đối với tổng giỏm đốc cụng ty. Tổng giỏm đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày và đại diện theo phỏp luật của cụng ty; chịu trỏch nhiệm trước HĐQT và trước phỏp luật về thực hiện cỏc quyền và nhiệm vụ được giao. Như vậy, Với mụ hỡnh tổ chức như trờn Tổng Cụng ty Thăng Long – Cụng ty mẹ vừa tự mỡnh kinh doanh, vừa đầu tư vốn vào cỏc Cụng ty thành viờn theo Luật doanh nghiệp 2005, Luật doanh nghiệp nhà nước 2003 đối với cỏc đơn vị chưa chuyển đổi mụ hỡnh phự hợp. Qua tỡm hiểu chế độ phỏp lý về vốn, tổ chức bộ mỏy, và phõn cấp quản lý cú thể khỏi quỏt sơ đồ tổ chức cỏc trung tõm trỏch nhiệm theo phõn cấp về vốn trong Tổng Cụng ty như sau:
CẤP QUẢN Lí NGƯỜI QUẢN Lí TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
TỔNG CễNG TY HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - TỔNG GIÁM ĐỐC TT ĐẦU TƯ CẤP I CễNG TY THÀNH VIấN PHỤ THUỘC GIÁM ĐễC CễNG TY PHỤ THUỘC TT LỢI NHUẬN CẤP I CễNG TY THÀNH VIấN ĐỘC LẬP GIÁM ĐỘC CễNG TY ĐỘC LẬP TT LỢI NHUẬN CẤP I /ĐẦU TƯ CẤP II
XN,CHI NHÁNH GIÁM ĐỐC XN,CN TT LỢI NHUẬN CẤP II
ĐỘI XÂY LẮP ĐỘI TRƯỞNG TT CHI PHÍ
Theo sơ đồ 2.7 trờn, Tổng Cụng ty Thăng Long– Cụng ty mẹ ( khối hạch toỏn tập trung ) gồm cỏc phũng ban tham mưu trở thành trung tõm đầu tư cấp I: Mục tiờu chớnh là phõn phối nguồn lực một cỏch hiệu quả nhất vào cỏc Cụng ty thành viờn và đầu tư ra bờn ngoài. Cỏc phũng ban tham mưu giỳp việc cho lónh đạo Tổng Cụng ty thực hiện tốt chức năng đầu tư của mỡnh.
Cụng việc thực hiện đầu tư của Tổng cụng ty được giao cho cỏc Cụng ty thành viờn thực hiện ( Cỏc đơn vị phụ thuộc và Cỏc cụng ty con, cụng ty liờn kết, cụng ty nhà nước) thụng qua việc ký kết hợp đồng. Cỏc cụng ty thành viờn trở thành cỏc trung tõm lợi nhuận cấp I. Bờn cạnh đú, cỏc Cụng ty độc lập ( Cụng ty con, liờn kết, Doanh nghiệp nhà nước ) cú bộ mỏy tổ chức tương tự như Tổng cụng ty khi tham gia đầu tư dự ỏn, mua sắm mỏy múc thiết bị phục vụ thi cụng thực hiện dự ỏn đầu tư thỡ trở thành Trung tõm đầu tư cấp II:
Dưới cỏc Cụng ty thành viờn cú cỏc xớ nghiệp, chi nhỏnh, xưởng cơ khớ là cỏc đơn vị phụ thuộc cỏc Cụng ty thành viờn được phõn cấp thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh của mỡnh chủ yếu theo khu vực địa lý hỡnh thành trung tõm lợi nhuận cấp II
Cỏc đội xõy lắp, đội xe mỏy trực thuộc trực tiếp cỏc Cụng ty hoặc cỏc xớ nghiệp, chi nhỏnh là những đơn vị trực tiếp tham gia thực hiện cỏc dự ỏn đầu tư khi được cấp trờn giao.
Là đơn vị xõy lắp, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Tổng cụng ty là: Đầu tư, xõy dựng cỏc dự ỏn Cụng trỡnh giao thụng, thuỷ lợi, xõy dựng dõn dụng.. dưới cỏc hỡnh thức BOT, BT, BTO với vai trũ là Chủ đầu tư hoặc nhận thầu xõy lắp cỏc dự ỏn với tư cỏch là Nhà thầu. Do hạn chế về vốn, cũng như quy mụ, giỏ trị cụng trỡnh dự ỏn quỏ lớn vượt quỏ năng lực tài chớnh của Tổng cụng ty. Hiện nay, lĩnh vực kinh doanh chớnh vủa Tổng Cụng ty vẫn là thực hiện nhận thầu xõy lắp cỏc cụng trỡnh, dự ỏn. Cụng việc này bao gồm hai giai đoạn chớnh: Một là cụng tỏc đấu thầu, nhận thầu, hai là thực hiện thi cụng xõy, lắp bàn giao cụng trỡnh cho Chủ đầu tư. Giai đoạn hai là giai đoạn thực hiện, mục tiờu chớnh của doanh nghiệp là thi cụng
đảm bảo tiến độ, chất lượng, thẩm mỹ với giỏ thành thấp nhấp và khụng được vượt quỏ giỏ thành dự toỏn trờn cơ sở giao khoỏn.
2.2.1.3. Cụng tỏc đấu thầu.
Trong lĩnh vực xõy dựng cơ bản đấu thầu là việc cỏc doanh nghiệp cạnh tranh nhau để nhận được cỏc cụng trỡnh dự ỏn. Đõy là cụng việc hết sức quan trọng cú thể quyết định đến việc thành, bại của doanh nghiệp. Quỏ trỡnh đấu thầu phản ỏnh năng lực của Tổng cụng ty, khả năng của nhà quản trị trong việc thực hiện mục tiờu tỡm kiếm, mở rộng thị trường, lĩnh vực thi cụng xõy lắp cũng như quy mụ, giỏ trị dự ỏn và mục tiờu lựa chọn cụng trỡnh dự ỏn, và quyết định mức giỏ bỏ thầu sao cho cú lợi nhất, qua đú xỏc định được lợi nhuận mong muốn cú thể thực hiện được cho từng cụng trỡnh, dự ỏn. Đõy cũng chớnh là kết quả đầu ra khi bàn giao cụng trỡnh dự ỏn cho Chủ đầu tư. Hai mục tiờu này trong thực tế thường mõu thuẫn với nhau do yếu tố cạnh tranh trờn thị trường.
Hiện nay, quỏ trỡnh lập hồ sơ tham gia đấu thầu tại Tổng cụng ty xõy dựng Thăng Long được phõn cấp như sau:
Sơ đồ 2.8. Phõn cụng chức năng - nhiệm vụ phục vụ cụng tỏc đấu thầu
Quỏ trỡnh lập hồ sơ dự thầu tại cỏc đơn vị thành viờn trong Tổng cụng ty cũng giống như trờn. Cỏc phũng ban tham mưu được phõn cụng cung cấp số liệu hồ sơ cho phũng kinh tế - kế hoạch để lập giỏ thành dự toỏn sau đú tổng hợp thành hồ sơ dự thầu. Tổng Giỏm đốc sau khi xem xột hồ sơ dự thầu sẽ quyết định mức giỏ bỏ thầu.
Tổng cụng ty và cỏc cụng ty thành viờn đều cú thể tự tỡm kiếm cụng trỡnh dự ỏn theo khả năng của mỡnh. Những cụng trỡnh, dự ỏn lớn cú quy mụ lớn như cỏc dự ỏn nhúm A ( dự ỏn quan trọng do Thủ tướng phờ duyệt ) chỉ cú những Tổng cụng ty
Hội đồng quản trị Tổng Giỏm đốc Phũng tố chức – hành chớnh Phũng khoa học - kỹ thuật Phũng kinh tế - kế hoạch Phũng tài chớnh-kế toỏn Lập danh sỏch hồ sơ năng lực nhõn sự Lập hồ sơ tài chớnh, cung cấp đơn giỏ vật t Thiết kế biện phỏp thi cụng, tớnh toỏn khối lượng vật tư Trờn cơ sở biện phỏp thi cụng, khối lượng thi cụng, đơn giỏ vật liệu, hồ
lớn mới cú đủ tiờu chuẩn tham gia đấu thầu, sau đú giao lại cho cỏc đơn vị thành viờn theo hỡnh thức ký hợp đồng giao thầu xõy lắp.
Sơ đồ 2.9-Phõn cấp cụng tỏc đấu thầu và giao thầu
Cỏc dự ỏn thuộc nhúm B, C cỏc cụng ty độc lập cú thể tự mỡnh tham gia đấu thầu cụng trỡnh hoặc dự ỏn đú. Với cỏc dự ỏn cú quy mụ lớn Tổng Cụng ty tiến hành tham gia đấu thầu hoặc liờn doanh với cỏc Tổng cụng ty khỏc thành lập ban điều hành dự ỏn, và giao lại cụng việc xõy lắp cỏc cụng trỡnh cho cỏc đơn vị cấp dưới thụng qua việc ký kết “hợp đồng giao thầu xõy lắp”, cỏc cụng ty này sau khi tiến hành ký kết hợp đồng, tiến hành giao khoỏn cho xớ nghiệp hoặc cỏc đội xõy lắp tuỳ thuộc vào quy mụ cũng như phõn cấp tổ chức tại từng cụng ty. Với cỏc dự ỏn nhỏ hơn, cỏc cụng ty độc lập cú thể tự mỡnh tham gia đấu thầu, nhận thầu và xõy lắp trờn cơ sở cũng giao khoỏn cho cỏc đơn vị cấp dưới là chủ yếu theo mụ hỡnh giao khoỏn thụng qua hợp đồng giao khoỏn ký kết giữa Cụng ty và cỏc đội xõy lắp. Hợp đồng
Tổng cụng ty Cụng ty độc lập Cụng ty độc lập, phụ thuộc Đội thi cụng Chi nhỏnh, xớ nghiệp Đội thi cụng Phần thu bự đắp chi phớ quản lý của TCTY hoặc cụng ty độc lập Chi nhỏnh, xớ nghiệp Phần thu để bự đắp chi phớ trực tiếp thi cụng cụng trỡnh dự ỏn Phần thu bự đắp chi phớ quản lý của cụng ty Phần thu bự đắp chi phớ quản lý của xớ nghiệp,chi nhỏnh Hỡnh thức Tổng cụng ty đấu thầu Cụng trỡnh, dự ỏn trỳng thầu Hỡnh thức: Cụng ty độc lập đấu thầu Thuờ ngoài
giao khoỏn cú thể được giao theo tỷ lệ % giỏ trị trỳng thầu hoặc khoỏn theo biện phỏp thi cụng được lập trờn cơ sở định mức kỹ thuật được phờ duyệt, cỏc đội xõy lắp ( đơn vị nhận khoỏn ) tớnh toỏn dựa trờn cỏc nguồn lực kinh tế đó được giao như vật tư, mỏy múc, nhõn lực, tiền vốn lập để xỏc định mức, giỏ trị giao khoỏn với Cụng ty trờn cơ sở thương thảo giữa cỏc bờn.
Theo quy định để đấu thầu một cụng trỡnh dự ỏn từ khi nhà thầu nhận được thụng bỏo mời thầu đến khi nộp dự thầu phải thực hiện cỏc cụng việc sau:
- Bước 1: Tỡm hiểu quy mụ, thiết kế tổng thể, tớnh toỏn, phõn tớch sơ bộ cỏc điều kiện dự thầu, cỏc đối thủ cạnh tranh. Quyết định dự ỏn để tham gia thường được ban lónh đạo Tổng cụng ty theo đuổi từ nhiều thỏng thậm chớ từ nhiều năm trờn cơ sở quy hoạch giao thụng của từng địa phương khu vực. Sau khi cú quyết định phờ duyệt, cụng trỡnh dự ỏn được đưa vào danh mục kế hoạch kinh doanh hàng năm của Tổng cụng ty.
- Bước 2: Tổng Giỏm đốc giao cho cỏc phũng ban lập hồ sơ dự thầu ( phõn cụng nhiệm vụ theo sơ đồ 2.8 ). Phũng kinh tế - kế hoạch cú nhiệm vụ tổng hợp số liệu cỏc phũng ban khỏc để lập hồ sơ thầu và xỏc định giỏ thành dự toỏn. Giỏ thành
dự toỏn được xõy dựng theo phương phỏp “ xỏc định chi phớ theo cụng việc ” ( phương phỏp cổ điển ). Giỏ bỏ thầu được xỏc định cũng phụ thuộc phương phỏp
này. Phương phỏp này được xõy dựng dựa trờn chi phớ xõy dựng trực tiếp và cỏc tỷ