a/. Nguyờn tắc lập bỏo cỏo dự toỏn : Nguyờn tắc lập dự toỏn sản xuất kinh doanh được thực hiện theo trỡnh tự từ quản trị cấp cơ sở trở lờn dựa vào thị trường,
điều kiện và khả năng đỏp ứng của đơn vị mỡnh. Tuỳ theo điều kiện tổ chức quản trị kinh doanh của doanh nghiệp cũng như phõn cấp quản lý tài chớnh để tiến hành trỡnh tự lập dự toỏn sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp cho phự hợp với thực tiễn. Theo trỡnh tự này, quỏ trỡnh lập dự toỏn được gắn liền với quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của đơn vị cấp cơ sở, cỏc chỉ tiờu dự toỏn đều được đặt ra từ cấp cơ sở, vỡ vậy thụng thường nếu dự toỏn đú sỏt với tỡnh hỡnh thực tế và khả năng, điều kiện của cấp thực hiện thỡ tớnh khả thi của dự toỏn sẽ cao hơn. Mặt khỏc, do được tham gia vào quỏ trỡnh dự toỏn, nờn cơ sở sẽ chủ động hơn trong việc thực hiện dự toỏn, vỡ thế khả năng hoàn thành kế hoạch sẽ cao hơn. Hơn nữa, việc thực hiện nhiệm vụ tự đề ra trước hết là trỏch nhiệm cấp cơ sở.
Theo trỡnh tự này, mọi cấp quản lý của doanh nghiệp từ cấp cơ sở đến cấp cao đều gúp phần vào quỏ trỡnh xõy dựng dự toỏn và tham gia vào việc kiểm soỏt thực hiện dự toỏn. Ngoài ra, chỳng cũn giỳp ớch trong việc kiểm soỏt lẫn nhau trong quỏ trỡnh dự toỏn, việc xem xột và xõy dựng dự toỏn của quản trị cấp trờn đối với dự toỏn cấp cơ sở là giỳp ngăn chặn việc dự toỏn quỏ thấp hoặc khụng hợp lý, dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh khụng hiệu quả và lóng phớ. Bờn cạnh đú, quản trị cấp trờn xem xột cõn đối chung giữa cỏc bộ phận, giữa cỏc đơn vị cơ sở trong nội bộ doanh nghiệp cho cú tớnh thống nhất và phỏt huy được khả năng và điều kiện chung của doanh nghiệp.
Cỏc bỏo cỏo dự toỏn thiết kế cho cỏc doanh nghiệp xõy lắp cần dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, phõn cấp quản lý của từng đơn vị để xõy dựng và chi tiết cho từng trung tõm trỏch nhiệm, theo từng đội xõy lắp, từng cụng trỡnh…Ngoài việc gắn với thực tế là hoạt động xõy lắp, cỏc bỏo cỏo phải đảm bảo cỏc mục tiờu của đơn vị trong từng thời kỳ và phải đảm bảo tớnh khả thi khi lập và đề ra mục tiờu thực hiện. Muốn vậy, cỏc đơn vị cơ sở, cỏc trung tõm trỏch nhiệm, cỏc đội xõy lắp phải được giao, phõn bổ nguồn lực nhất định để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh nào đú và cam kết thực hiện nú thụng qua cỏc bỏo cỏo dự toỏn được lập để tớnh toỏn, xỏc định kế hoạch sản xuất, thời gian sản xuất, cỏc yếu tố cần thiết phục vụ cho việc sản xuất. Cỏc bỏo cỏo này sẽ được đỏnh giỏ mức độ hợp lý ngay khi
được gửi lờn cấp quản lý cao hơn và được cõn đối chung toàn Cụng ty hay Tổng cụng ty trờn cơ sở đú dự toỏn tổng thể được xõy dựng sau khi phờ duyệt cỏc dự toỏn chi tiết của cỏc đơn vị cấp dưới. Cỏc bỏo cỏo này được lập định kỳ thỏng, quý, năm hay lập một lần ngay khi cụng việc xõy lắp được triển khai. Bỏo cỏo được lập một lần cho một cụng việc, cụng trỡnh dự ỏn, bộ phận thụng thường là cỏc dự toỏn tổng thể, trờn cơ sở đú cỏc bỏo cỏo định kỳ được lập để cụ thể hoỏ bỏo cỏo tổng thể trong quỏ trỡnh thực hiện giỳp cho cỏc cấp lónh đạo cú được thụng tin để định hướng, phõn bổ nguồn lực, thực hiện, giỏm sỏt, quản lý. Qua thời gian nghiờn cứu, tham khảo, và làm việc trực tiếp, luận văn xin được đưa ra nhúm cỏc bỏo cỏo sau nhằm giỳp cho cụng tỏc quản trị trong Tổng cụng ty hiệu quả hơn. Trong khi trỡnh bày phương phỏp, nội dung lập cỏc bỏo cỏo tỏc giả cú sử dụng số liệu kinh doanh của Chi nhỏnh Miền nam Cụng ty CP cầu 3 Thăng Long trong năm 2008.
Thụng tin chung về tỡnh hỡnh kinh doanh của chi nhỏnh cụ thể như sau : 1. Cỏc cụng trỡnh thi cụng: Cầu Lỏng chim, cầu Rạch cụn, cầu Trà ụn, cầu Đỏ. Trong đú Cụng trỡnh cầu Trà ụn do Tổng cụng ty đấu thầu giao lại sau khi thu 6% chi phớ quản lý. Cụng ty CP cầu 3 Thăng Long thu 4% trờn doanh thu thực hiện được của chi nhỏnh.
2. Chi nhỏnh là đơn vị phụ thuộc cụng ty được coi là trung tõm lợi nhuận chịu trỏch nhiệm thi cụng cỏc cụng trỡnh trong phớa Nam.
3. Việc lập dự toỏn được thực hiện cho từng cụng trỡnh sau đú tổng hợp thành dự toỏn của chi nhỏnh và của Cụng ty, Tổng cụng ty.
Với phần lý luận đó được nghiờn cứu tỏc giả vận dụng việc lập dự toỏn cho từng cụng trỡnh bắt đầu từ cụng trỡnh cầu Đỏ đó được đề cập sơ bộ trong chương 2.
b/. Xõy dựng cỏc bỏo cỏo dự toỏn:
Cỏc bỏo cỏo dự toỏn được xõy dựng dựa theo cỏc trung tõm trỏch nhiệm. Bỏo cỏo dự toỏn của cỏc trung tõm trỏch nhiệm hỡnh thành nờn một hệ thống cỏc bỏo cỏo xuyờn suốt phục vụ cho cụng tỏc quản trị từ cấp lónh đạo thấp nhất đến cấp cao nhất.
- Xõy dựng bỏo cỏo dự toỏn của trung tõm chi phớ: Trung tõm chi phớ cú
trỏch nhiệm kiểm soỏt chi phớ xõy lắp đối với cụng trỡnh được giao khoỏn. Dựa vào định mức giao khoỏn cỏc cụng trỡnh đội trưởng đội thi cụng chịu trỏch nhiệm lập Bỏo cỏo dự toỏn trung tõm chi phớ. Bỏo cỏo dự toỏn của trung tõm chi phớ được lập trờn cơ sở tổng hợp tất cả cỏc cụng trỡnh mà đội đảm nhận thi cụng. Bỏo cỏo dự toỏn cú thể lập cho toàn bộ cụng trỡnh giao khoỏn hoặc cho từng kỳ thực hiện. Bỏo cỏo dự toỏn cần phải được lập chi tiết theo cỏc hao phớ tạo nờn đơn giỏ từng hạng mục cụng trỡnh (vỡ khối lượng giao khoỏn từng hạng mục thường khụng thay đổi nhiều so với thiết kế). Đõy chớnh là cơ sở để cỏc tổ thi cụng hạng mục cụng trỡnh tổ chức thực hiện và kiểm tra, giỏm sỏt tổ viờn, vật tư xuất dựng trong quỏ trỡnh thi cụng, phũng ban chức năng kiểm soỏt chi phớ. Cần phải khẳng định rừ là trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn gắn chặt với cụng việc và nhiệm vụ được giao. Đội trưởng đội thi cụng chịu hoàn toàn trỏch nhiệm về cỏc chi phớ theo dự toỏn giao khoỏn và cả cỏc chi phớ phỏt sinh ngoài dự toỏn. Mỗi đội xõy lắp được giao hoặc cho thuờ thiết bị, vật tư luõn chuyển phục vụ thi cụng trực tiếp cho cỏc cụng trỡnh hoặc phục vụ cho việc quản lý điều hành sản xuất của “ Ban chỉ huy đội” đõy chớnh là định phớ bộ phận. “Kế hoạch chi phớ cụng trỡnh” lập cho cụng trỡnh cầu Đỏ (xem phụ lục số 2 bảng 2.5) chớnh là bỏo cỏo dự toỏn chi phớ cho toàn bộ cụng trỡnh. Tiếp tục với vớ dụ đú, đội trưởng đơn vị nhận khoỏn phải đưa ra được kế hoạch sản xuất dựa trờn tiến độ thi cụng đó được thống nhất (xem phụ lục 3 sơ đồ 3.2). Trờn cơ sở kế hoạch sản lượng đó được phờ duyệt, đội xõy lắp tớnh toỏn khối lượng vật tư tiờu hao cho từng hạng mục cụng việc, trờn cơ sở định mức tiền lương, ca mỏy xỏc định dự toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp, chi phớ mỏy thi cụng.
Với giỏ trị giao khoỏn nhận được là 12.946.406 nghỡn đồng, thi cụng trong 11 thỏng “đội 309” sẽ lập bỏo cỏo dự toỏn chi phớ (bảng 3.6a). Bỏo cỏo trờn được lập cho từng thỏng dự kiến thời gian chuẩn bị phục vụ thi cụng. Cỏc bước tiến hành cụ thể như sau:
Bước 2: Cỏn bộ kỹ thuật đội tớnh toỏn khối lượng vật liệu cần thiết sử dụng cho từng thỏng và từng hạng mục cụng việc sau khi được phụ trỏch kỹ thuật chi nhỏnh duyệt.
Bước 3: Cỏn bộ kinh tế đội tiến hành lập kế hoạch chi phớ toàn bộ theo mẫu trờn gửi phũng kế toỏn kiểm tra, trỡnh Giỏm đốc duyệt. Đơn giỏ vật liệu được lấy bằng đơn giỏ giao khoỏn ( nếu lập kế hoạch cho toàn bộ cụng trỡnh giao khoỏn ).
Sau khi kiểm tra tớnh chớnh xỏc và phự hợp, bỏo cỏo này sẽ cung cấp thụng tin cho nhà quản lý biết được tiến độ cấp vật tư, tiền vốn, nhõn lực cho từng giai đoạn thi cụng, kiểm soỏt chi phớ cho từng hạng mục cụng việc và cho cả cụng trỡnh.
b-i Bảng 3.6 a Trớch kế hoạch chi phớ cụng trỡnh cầu Đỏ - phần trong khoỏn đv: 1000 đ
Kế hoạch chi phi tháng 2 tháng 3 tháng …. tháng 12-08 cộng cả năm
Số TK Nội dung Đơn vị tính Đơn giá không thuế Số l−ợng Thành tiền kl kp kl kp kl kp kl kp kl kp A B C 1 2 3=1x2 4 5 6 7 14 15 20 21 26 27 621 I - Vật liệu trực tiếp: 7.139.468 1.352.901 428.232 66.664 7.139.468 1 Xi măng PCP 40 tấn 1.207 567 684.007 82 98.372 567 684.007 2 Cát vàng m3 183 604 110.605 68 12.523 604 110.605 3 Thép tròn các loại tấn 15.000 291 4.365.000 33 495.240 291 4.365.000 17 ……….
3342 II - Chi phí nhân công 1.050.163 35.000 62.513 27.000 60.000 1.050.163
623 III - Chi phí máy thi công: 2.193.135 186.642 186.642 186.642 2.193.135
62302 Nhiên liệu điện năng 354.582 44.323 44.323 44.323 354.582
62303 Chi phí sửa chữa máy cuả đơn vị. 86.000 10.750 10.750 10.750 86.000
62304 Khấu hao thiết bị của đơn vị quản lý. 700.000 700.000
627 IV - Chi phí chung: 1.169.000 58.625 58.625 58.625 1.169.000
A. Chi phí phục vụ thi công: 955.000 69.375 69.375 69.375 955.000
62702 Tổng số khấu hao công cụ: 535.000
K/H VT luân chuyển thuê công ty. 50.000
Khấu hao VTLC, công cụ đội mua 400.000 400.000
Công cụ dùng một lần < 500.000 85.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
62708 ………..
B. Chi phí phục vụ công nhân: 110.000 13.750 13.750 13.750 110.000
C. Chi phí quản lý công trờng: 104.000 13.000 13.000 13.000 104.000
333 VI - Thuế VAT (10%) 1.294.641 338.566 132.782 1.294.641
VIII- Dự phòng= 1% 100.000 100.000
- Xõy dựng bỏo cỏo dự toỏn trung tõm lợi nhuận (cỏc cụng ty xõy dựng):
Bỏo cỏo dự toỏn của trung tõm lợi nhuận được thiết kế theo từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Chịu trỏch nhiệm chớnh về cỏc bỏo cỏo này là Giỏm đốc cỏc cụng ty xõy lắp. Căn cứ vào cỏc cụng trỡnh trỳng thầu, khối lượng dự kiến cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh mà cỏc đội thi cụng, xớ nghiệp trong cụng ty đảm nhận, cỏc cụng ty xõy lắp lập bỏo cỏo dự toỏn lợi nhuận để làm cơ sở đỏnh giỏ việc thực hiện, kết quả kinh doanh qua việc tổng hợp đầy đủ doanh thu, chi phớ. Do tớnh chất “giao khoỏn” nờn bờn cạnh việc quản lý tài chớnh, cụng ty cũn phải kiểm soỏt cỏc đội thi cụng, cỏc xớ nghiệp về chất lượng cụng trỡnh và tiến độ thực hiện. Kiểm soỏt chất lượng cụng trỡnh là việc kiểm soỏt cỏc đội thi cụng tuõn thủ đỳng thiết kế trong quỏ trỡnh thi cụng; kiểm soỏt tiến độ thực hiện là kiểm soỏt việc tuõn thủ tiến độ theo kế hoạch. Bỏo cỏo tại trung tõm lợi nhuận được lập bắt đầu bằng cỏo cỏo thứ nhất “ Khối lượng nghiệm thu – thanh toỏn” cho từng cụng trỡnh hạng mục cụng trỡnh theo từng thỏng.
Vớ dụ với hợp đồng xõy lắp cụng trỡnh Cầu Đỏ ta cú thể xõy dựng được bỏo cỏo như bảng 3.5 “Kế hoạch nghiệm thu - thanh toỏn cụng trỡnh cầu Đỏ”. Bỏo cỏo này được lập trước khi đội xõy lắp lập bỏo cỏo dự toỏn chi phớ. Bỏo cỏo thứ hai trung tõm lợi nhuận phải lập là “bỏo cỏo chi phớ ngoài khoỏn” được lập cho từng cụng trỡnh cho từng thỏng theo cỏch ứng xử của chi phớ bảng 3.6b- “Kế hoạch chi phớ ngoài khoỏn cụng trỡnh cầu Đỏ”. Từ hai bỏo cỏo trờn và bỏo cỏo “ Kế hoạch chi phớ trong khoỏn” do trung tõm chi phớ lập sẽ làm cơ sở dẫn liệu lập bỏo cỏo lưu chuyển tiền phục vụ thi cụng cụng trỡnh cầu Đỏ bảng 3.7 và bỏo cỏo Dự toỏn kết quả kinh doanh tại trung tõm lợi nhuận bảng 3.8 “Dự toỏn kết quả tại trung tõm lợi nhuận” minh hoạ kết quả của bốn cụng trỡnh do Chi nhỏnh Miền Nam Cụng ty CP cầu 3 Thăng Long thực hiện trong đú cú cụng trỡnh cầu Đỏ.
Cỏc cụng trỡnh khỏc lập tương tự như cụng trỡnh cầu Đỏ sẽ giỳp Giỏm đốc chi nhỏnh cú thể kiểm soỏt điều tiết chi phớ, phõn phối nguồn lực và điều hành sản xuất một cỏch hiệu quả.
Bảng 3.5- Trớch bỏo cỏo khối lượng nghiệm thu – thanh toỏn cụng trỡnh cầu Đỏ đơn vị: 1000 đồng
tháng 2 tháng 3 tháng ….. tháng 12-08 cộng cả năm tt hạng mục ĐV ĐG KL thành tiền
kl kp kl kp kl kp kl kp kl kp
A B C 1 2 3=1x2 4 5=1x4 6 7=1x6 14 15 20 21=1x20 26 27
A- I Khối l−ợng nghiệm thu 12.209.142 735.451 607.845 666.604 12.338.576
1 BT M500 dầm liên tục m3 5.911 1.238 7.317.551 58 342.850 100 591.121 40 236.449 1.238 7.318.083
2 Vữa xi măng bơm ống gen m3 7.952 16 128.020 0,15 1.193 2,15 17.096 9 70.769
3 Thép CĐC D12,7 tấn 33.223 34,5 1.146.185 0,53 17.442 8,5 282.393 34 1.128.311
4 Thép tròn các loại tấn 11.363 273 3.106.396 33,0 375.158 9 102.266 291 3.310.371
5 ống gen D65/70 m 57 2.216 126.888 51 2.909 2.216 126.888
6 ống gen D75/80 m 64 780 49.617 781 49.667
7 Neo loại 12 sợi 12,7 bộ 1.578 128 201.954 8 12.622 128 201.954
8 Neo loạI 18 SợI 12,7 bộ 2.367 56 132.532 12 28.400 56 132.532
A- II Giá trị thanh toán 17.672.888 4.800.000 2.793.166 1.095.452 17.672.888
1 Thanh toán gồm cả tạm ứng 17.138.576 40% 4.800.000 3.336.349 1.443.780 17.138.576
2 Thanh toán phần bù thông t− 3.312.312 1.318.928 381.974 3.312.312
3 Thanh toán phần bù trợt giá 2.022.000 2.022.000
4 Trừ tiên ứng tr−ớc chủ đầu t− -4.800.000 -1.862.111 -730.301 -4.800.000
B- II Bảng 3.6 b Trớch kế hoạch chi phớ cụng trỡnh cầu Đỏ - phần ngoài khoỏn đv: 1000 đ
Kế hoạch chi phi tháng 2 tháng 3 tháng 2-09 tháng 12-08 cộng cả năm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số TK Nội dung Đơn vị tính Đơn giá không thuế Số l−ợng Thành tiền kl kp kl kp kl kp kl kp kl kp A B C 1 2 3 4 5 6 7 14 15 20 21 26 27 I BIếN PHí QUảN Lý 954.636 253.924 99.587 954.636 64201 Chi phí QL nộp công ty (4% DT) TB 4% 642.650 169.283 66.391 642.650
3333 Thuế đầu ra phải nộp( cha thu công
trường) TB 311.986 84.641 33.196 311.985
II ĐịNH PHí QL CHUNG KV 632.689 79.086 79.086 79.086 632.689
642 Chi phí quản lý (1,5% SL thực làm ) TB 1,5% 265.093 33.137 33.137 33.137 265.093
622 Chi phi PB theo lương CN chịu TB 1,08% 190.867 23.858 23.858 23.858 190.867
62703 Khởi công khánh thành TB 1,0% 176.729 22.091 22.091 22.091 176.729
Bảng 3.7 - Trớch dự toỏn cõn đối dũng tiền phục vụ thi cụng cụng trỡnh cầu Đỏ đv: 1000 đ tháng 2 tháng 3 tháng 10 tháng …. tháng 12-09 cộng cả năm Số TK Nội dung Đơn vị tính Đơn giá không thuế kl kp kl kp kl kp kl kp kl kp kl kp A B C 1 2 3 4 5 6 7 14 15 20 21 26 27
I Các khoản phảI thu 2.793.166 1.095.452 12.872.888
Tiền thu được từ doanh thu 2.793.166 1.095.452 12.872.888
II Các khoản chi 359.353 1.739.767 1.613.236 608.179 13.033.752
1 Chi mua vật t− tiêu hao nợ (30 ngày ) 1.352.901 748.480 236.724 7.139.488
2 Chi tiền l−ơng thanh toán 1 quý /lần 35.000 62.513 27.000 60.000 1.050.163
3 Chi phí máy thanh toán đầu tháng 186.642 186.642 186.642 1.493.135
4 Chi phí chung khác thanh toán tiền mặt 58.625 58.625 58.625 469.000
5 Thuế phảI nộp khi có doanh thu 423.207 165.978 1.606.626
6 CPQL 4% nộp công ty 169.283 66.391 642.650
7 Chi phí quản lý bằng tiền mặt khác phảI chi 79.086 79.086 79.086 632.689
Chênh lệch thu chi I-II -359.353 -1.739.767 1.179.930 487.273 -160.864 III số d tiền mặt đầu tháng 4.800.000 4.290.667 -665.199 -559.761
IV số d tiền mặt cuối tháng 4.440.647 2.550.899 514.731 -72.488