Trong lĩnh vực xõy dựng cơ bản đấu thầu là việc cỏc doanh nghiệp cạnh tranh nhau để nhận được cỏc cụng trỡnh dự ỏn. Đõy là cụng việc hết sức quan trọng cú thể quyết định đến việc thành, bại của doanh nghiệp. Quỏ trỡnh đấu thầu phản ỏnh năng lực của Tổng cụng ty, khả năng của nhà quản trị trong việc thực hiện mục tiờu tỡm kiếm, mở rộng thị trường, lĩnh vực thi cụng xõy lắp cũng như quy mụ, giỏ trị dự ỏn và mục tiờu lựa chọn cụng trỡnh dự ỏn, và quyết định mức giỏ bỏ thầu sao cho cú lợi nhất, qua đú xỏc định được lợi nhuận mong muốn cú thể thực hiện được cho từng cụng trỡnh, dự ỏn. Đõy cũng chớnh là kết quả đầu ra khi bàn giao cụng trỡnh dự ỏn cho Chủ đầu tư. Hai mục tiờu này trong thực tế thường mõu thuẫn với nhau do yếu tố cạnh tranh trờn thị trường.
Hiện nay, quỏ trỡnh lập hồ sơ tham gia đấu thầu tại Tổng cụng ty xõy dựng Thăng Long được phõn cấp như sau:
Sơ đồ 2.8. Phõn cụng chức năng - nhiệm vụ phục vụ cụng tỏc đấu thầu
Quỏ trỡnh lập hồ sơ dự thầu tại cỏc đơn vị thành viờn trong Tổng cụng ty cũng giống như trờn. Cỏc phũng ban tham mưu được phõn cụng cung cấp số liệu hồ sơ cho phũng kinh tế - kế hoạch để lập giỏ thành dự toỏn sau đú tổng hợp thành hồ sơ dự thầu. Tổng Giỏm đốc sau khi xem xột hồ sơ dự thầu sẽ quyết định mức giỏ bỏ thầu.
Tổng cụng ty và cỏc cụng ty thành viờn đều cú thể tự tỡm kiếm cụng trỡnh dự ỏn theo khả năng của mỡnh. Những cụng trỡnh, dự ỏn lớn cú quy mụ lớn như cỏc dự ỏn nhúm A ( dự ỏn quan trọng do Thủ tướng phờ duyệt ) chỉ cú những Tổng cụng ty
Hội đồng quản trị Tổng Giỏm đốc Phũng tố chức – hành chớnh Phũng khoa học - kỹ thuật Phũng kinh tế - kế hoạch Phũng tài chớnh-kế toỏn Lập danh sỏch hồ sơ năng lực nhõn sự Lập hồ sơ tài chớnh, cung cấp đơn giỏ vật t Thiết kế biện phỏp thi cụng, tớnh toỏn khối lượng vật tư Trờn cơ sở biện phỏp thi cụng, khối lượng thi cụng, đơn giỏ vật liệu, hồ
lớn mới cú đủ tiờu chuẩn tham gia đấu thầu, sau đú giao lại cho cỏc đơn vị thành viờn theo hỡnh thức ký hợp đồng giao thầu xõy lắp.
Sơ đồ 2.9-Phõn cấp cụng tỏc đấu thầu và giao thầu
Cỏc dự ỏn thuộc nhúm B, C cỏc cụng ty độc lập cú thể tự mỡnh tham gia đấu thầu cụng trỡnh hoặc dự ỏn đú. Với cỏc dự ỏn cú quy mụ lớn Tổng Cụng ty tiến hành tham gia đấu thầu hoặc liờn doanh với cỏc Tổng cụng ty khỏc thành lập ban điều hành dự ỏn, và giao lại cụng việc xõy lắp cỏc cụng trỡnh cho cỏc đơn vị cấp dưới thụng qua việc ký kết “hợp đồng giao thầu xõy lắp”, cỏc cụng ty này sau khi tiến hành ký kết hợp đồng, tiến hành giao khoỏn cho xớ nghiệp hoặc cỏc đội xõy lắp tuỳ thuộc vào quy mụ cũng như phõn cấp tổ chức tại từng cụng ty. Với cỏc dự ỏn nhỏ hơn, cỏc cụng ty độc lập cú thể tự mỡnh tham gia đấu thầu, nhận thầu và xõy lắp trờn cơ sở cũng giao khoỏn cho cỏc đơn vị cấp dưới là chủ yếu theo mụ hỡnh giao khoỏn thụng qua hợp đồng giao khoỏn ký kết giữa Cụng ty và cỏc đội xõy lắp. Hợp đồng
Tổng cụng ty Cụng ty độc lập Cụng ty độc lập, phụ thuộc Đội thi cụng Chi nhỏnh, xớ nghiệp Đội thi cụng Phần thu bự đắp chi phớ quản lý của TCTY hoặc cụng ty độc lập Chi nhỏnh, xớ nghiệp Phần thu để bự đắp chi phớ trực tiếp thi cụng cụng trỡnh dự ỏn Phần thu bự đắp chi phớ quản lý của cụng ty Phần thu bự đắp chi phớ quản lý của xớ nghiệp,chi nhỏnh Hỡnh thức Tổng cụng ty đấu thầu Cụng trỡnh, dự ỏn trỳng thầu Hỡnh thức: Cụng ty độc lập đấu thầu Thuờ ngoài
giao khoỏn cú thể được giao theo tỷ lệ % giỏ trị trỳng thầu hoặc khoỏn theo biện phỏp thi cụng được lập trờn cơ sở định mức kỹ thuật được phờ duyệt, cỏc đội xõy lắp ( đơn vị nhận khoỏn ) tớnh toỏn dựa trờn cỏc nguồn lực kinh tế đó được giao như vật tư, mỏy múc, nhõn lực, tiền vốn lập để xỏc định mức, giỏ trị giao khoỏn với Cụng ty trờn cơ sở thương thảo giữa cỏc bờn.
Theo quy định để đấu thầu một cụng trỡnh dự ỏn từ khi nhà thầu nhận được thụng bỏo mời thầu đến khi nộp dự thầu phải thực hiện cỏc cụng việc sau:
- Bước 1: Tỡm hiểu quy mụ, thiết kế tổng thể, tớnh toỏn, phõn tớch sơ bộ cỏc điều kiện dự thầu, cỏc đối thủ cạnh tranh. Quyết định dự ỏn để tham gia thường được ban lónh đạo Tổng cụng ty theo đuổi từ nhiều thỏng thậm chớ từ nhiều năm trờn cơ sở quy hoạch giao thụng của từng địa phương khu vực. Sau khi cú quyết định phờ duyệt, cụng trỡnh dự ỏn được đưa vào danh mục kế hoạch kinh doanh hàng năm của Tổng cụng ty.
- Bước 2: Tổng Giỏm đốc giao cho cỏc phũng ban lập hồ sơ dự thầu ( phõn cụng nhiệm vụ theo sơ đồ 2.8 ). Phũng kinh tế - kế hoạch cú nhiệm vụ tổng hợp số liệu cỏc phũng ban khỏc để lập hồ sơ thầu và xỏc định giỏ thành dự toỏn. Giỏ thành
dự toỏn được xõy dựng theo phương phỏp “ xỏc định chi phớ theo cụng việc ” ( phương phỏp cổ điển ). Giỏ bỏ thầu được xỏc định cũng phụ thuộc phương phỏp
này. Phương phỏp này được xõy dựng dựa trờn chi phớ xõy dựng trực tiếp và cỏc tỷ lệ phớ được xỏc định một cỏch chủ quan chưa tớnh đến ảnh hưởng chi phối của giỏ thị trường. Phương phỏp này trải qua cỏc bước cơ bản sau:
1. Xỏc định chi phớ trực tiếp tiờu hao cho cỏc đối tượng sản phẩm xõy lắp cụ thể, gọi là chi phớ xõy dựng trực tiếp. Chi phớ trực tiếp gồm:
- Vật liệu trực tiếp được xõy dựng trờn cơ sở khối lượng vật tư tiờu hao trực tiếp x đơn giỏ. Vật tư tiờu hao trực tiếp được phũng kỹ thuật – cụng nghệ búc tỏch từ thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi cụng của dự ỏn.
- Nhõn cụng trực tiếp được xõy dựng trờn cơ sở định mức nhõn cụng cho từng hạng mục cụng việc nhõn đơn giỏ ngày cụng cho từng loại bậc thợ.
- Chi phớ mỏy thi cụng = số lượng ca mỏy x đơn giỏ ca mỏy cho từng cụng việc thi cụng tập hợp cho từng đối tượng, hạng mục cụng trỡnh.
2. Xỏc định chi phớ chung tớnh theo tỷ lệ % so với chi phớ xõy dựng trực tiếp. 3. Xỏc định thu nhập chịu thuế tớnh trước, tớnh theo tỷ lệ % so với giỏ thành dự toỏn xõy dựng.
4. Tớnh toỏn đơn giỏ đầy đủ cho mỗi loại cụng việc hay nhúm cụng việc xõy dựng cụng trỡnh.
Phương phỏp này được ỏp dụng phổ biến trong Tổng cụng ty khi xõy dựng giỏ dự thầu:
1. Chi phớ trực tiếp: T = VL + NC + M+TT
2. Chi phớ chung: C = P x T.
3. Thu nhập chịu thuế tớnh trước TL = ( T+C)x %TL. 4. Giỏ trị dự toỏn xõy dựng trước thuế GTGT. Z = T + C + TL. 5. Thuế giỏ trị gia tăng đầu ra: VAT = Z x Tgtgt. 6. Giỏ trị dự toỏn xõy dựng sau thuế GTGT Gxl = Z + VAT.
Trong đú: VL là chi phớ vật liệu, NC chi phớ nhõn cụng, M là chi phớ mỏy thi cụng; TT là chi phớ trực tiếp khỏc; P định mức chi phớ chung (%); TL là tỷ lệ % thu nhập chịu thuế tớnh trước; Tgtgt là mức thuế suất thuế giỏ trị gia tăng quy định cho cụng tỏc xõy dựng lắp đặt.
Bước 3: Sau khi xem xột tớnh hợp lệ và hợp phỏp của hồ sơ thầu, cũng như phương ỏn tổ chức thi cụng Tổng giỏm đốc bàn với cỏc phũng tham mưu để quyết định giỏ bỏ thầu.
Bước 4: Sau khi trỳng thầu, Tổng giỏm đốc ký hợp đồng giao thầu cho cỏc cụng ty thành viờn.