a/. Tổ chức cỏc trung tõm trỏch nhiệm:
Việc tổ chức đấu thầu và giao thầu được thực hiện ở Trung tõm đầu tư là Tổng cụng ty, tổ chức thi cụng được chuyển giao cho cỏc trung tõm lợi nhuận là cỏc đơn vị thành viờn. Biện phỏp tổ chức thi cụng, cơ sở để tớnh toỏn giỏ thành xõy lắp do bộ phận đấu thầu Tổng cụng ty thực hiện cú thể khụng phự hợp với điều kiện, năng lực của đơn vị thi cụng. Dẫn đến một trong cỏc trường hợp giỏ bỏ thầu thấp, thiết bị thi cụng hiện cú khụng phự hợp, để đỏp ứng yờu cầu nhiệm vụ thi cụng phải đầu tư mới dẫn đến hiệu quả đầu tư khụng cao. Tổng cụng ty – Cụng ty mẹ cú thể sẽ chuyển giao toàn bộ trỏch nhiệm kinh doanh cho cỏc Cụng ty độc lập thụng qua việc giao thầu cụng trỡnh dự ỏn trỳng thầu sau khi thu 6% tớnh trờn giỏ trỳng thầu mà khụng bị ảnh hưởng nhiều nếu cỏc cụng trỡnh thi cụng xong bị lỗ. Giỏm đốc cỏc cụng ty cú thể khụng nhận thầu cỏc cụng trỡnh thi cụng khụng hiệu quả. Nhưng trờn thực tế, quyết định này khú thực hiện, bị chi phối bởi cỏc lý do:
- Việc bổ nhiệm cỏc cấp lónh đạo của cỏc cụng ty này theo quy định cú ý kiến của lónh đạo Tổng cụng ty - cụng ty mẹ.
- Tổng cụng ty – cụng ty mẹ cú nhiều thuận lợi về vốn, quy mụ, năng lực để cú thể tham gia đấu thầu cỏc cụng trỡnh hơn cỏc cụng ty độc lập. Mặc dự, chớnh cỏc cụng ty này mới là đơn vị sản xuất trực tiếp. Nếu khụng chấp nhận cỏc cụng ty này cũng khụng thể cạnh tranh được với Cụng ty mẹ trong việc đấu thầu ( do lợi thế về quy mụ, hỡnh thức phỏp lý ).
Trong cụng tỏc đấu thầu: Tổ chức cụng tỏc đấu thầu cú tỏc động bất lợi sau: - Tỷ lệ giảm giỏ thầu cú thể cao hơn mức cần thiết để thực hiện mục tiờu trỳng thầu.
- Lựa chọn cụng ty để giao thầu kộm hiệu quả do năng lực, điều kiện thi cụng của cỏc cụng ty bị hạn chế.
- Thụng tin đỏnh giỏ kết quả thực hiện thi cụng cụng trỡnh cú thể bị điều chỉnh do ảnh hưởng bởi cơ chế và cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ trỏch nhiệm quản lý hiện tại. So sỏnh tỷ lệ giảm giỏ cỏc cụng trỡnh Tổng cụng ty thực hiện đấu thầu và cỏc cụng trỡnh Cụng ty độc lập đấu thầu trong cựng giai đoạn từ năm 2001 – năm 2005.
Bảng 2.10. Khảo sỏt tỷ lệ giảm giỏ thầu và kết quả kinh doanh cỏc dự ỏn Tổng cụng ty thực hiện đấu thầu và giao thầu lại cho cỏc cụng ty thành viờn.
Tổng cụng ty thực hiện đấu thầu Cụng ty thành viờn thực hiện đấu thầu TT Cụng trỡnh % giảm giỏ thầu % lợi nhuận / giỏ trị trỳng thầu % giảm giỏ thầu % lợi nhuận / giỏ trị trỳng thầu 1 Cụng trỡnh cầu Kiền - Hải Phũng 10% -12% 2 Dự ỏn Bắc Ninh - Nội bài 25% -24% 3 Cụng trỡnh cầu Trà ụn 5% -9% 4 Cụng trỡnh cầu Nhị Thiờn Đường 15% -10% 5 Cụng trỡnh cầu Đức Hoà 5% 8% 6 Cụng trỡnh cầu Tuyờn Nhơn 3% 10% 7 Cụng trỡnh cầu Rạch cụn 2% 12% 8 Cụng trỡnh cầu Lỏng chim 5% 8%
Cú thể thấy tỷ lệ giảm giỏ cao hơn ở cỏc cụng trỡnh Tổng thầu trong đú cú thể cú nguyờn nhõn từ việc phõn cấp trong cụng tỏc đấu thầu và giao thầu.
Nguyờn nhõn cú nhiều cả chủ quan và khỏch quan, ở đõy chỉ núi tới cỏc nguyờn nhõn chủ quan ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả đấu thầu:
1.Cỏc nguyờn nhõn do năng lực, trỡnh độ, kinh nghiệm của bộ phận lập dự toỏn sẽ ảnh hưởng đến giỏ thành xõy lắp và kết quả đấu thầu:
- Khối lượng mời thầu thiếu trong khi thiết kế tớnh đủ – nhà thầu khụng kiểm tra phỏt hiện kịp thời, giỏ bỏ thầu lập theo khối lượng mời thầu, khi thi cụng vẫn phải thực hiện mà khụng được thanh toỏn.
- Áp dụng đơn giỏ vật liệu cho những loại vật tư cựng loại nhưng khụng đỳng tiờu chuẩn thiết kế, khi thi cụng phải sử dụng những vật liệu khỏc thay thế cú giỏ cao hơn.
- Áp dụng sai chế độ chớnh sỏch theo quy định như tớnh cả thuế VAT vào đơn giỏ bỏ thầu cho cả cỏc cụng trỡnh sử dụng vốn ODA.
- Khụng tớnh toỏn, xỏc định được hết những khú khăn trong quỏ trỡnh thi cụng: Như cự ly, khoảng cỏch, cung đường vận chuyển trong quỏ trỡnh xõy dựng đơn giỏ.
- Khụng khảo sỏt kỹ mặt bằng thi cụng dẫn đến lập biện phỏp tổ chức thi cụng cho khối lượng cụng việc trờn cạn, nhưng vào mựa mưa hạng mục cụng việc đú phải thi cụng dưới nước..
2. Phõn cấp trỏch nhiệm, liờn kết giữa cỏc cấp trong tổ chức của Tổng cụng ty.
Bộ phận đấu thầu là trực thuộc Tổng cụng ty, cho dự giỏ thầu như thế nào thỡ Tổng cụng ty cũng thu được phần lợi nhuận định mức. Trỏch nhiệm được chuyển giao hết cho cỏc cụng ty độc lập ( đơn vị nhận thầu ) trực tiếp thực hiện thi cụng. Nhỡn từ gúc độ tổng thể, việc phõn chia như vậy khụng làm cho chiếc bỏnh to ra hoặc bộ đi. Nhưng quyền lợi và trỏch nhiệm liờn quan tới chiếc bỏnh khỏc nhau.
3. Phương phỏp định giỏ bỏ thầu: Quyết định giỏ bỏ thầu do Tổng giỏm đốc cụng ty quyết định, thụng tin cung cấp chớnh là giỏ thành dự toỏn do phũng kế hoạch kết hợp với cỏc phũng ban liờn quan lập.
Cú hai khả năng xảy ra, giỏ thành dự toỏn lập thiếu, dẫn đến giỏ trỳng thầu thấp hơn mục tiờu mà Tổng cụng ty đặt ra hoặc việc đưa ra tỷ lệ giảm giỏ khụng phự hợp do việc lập giỏ thành hiện nay tại Tổng cụng ty chỉ tiến hành theo phương phỏp “ xỏc định chi phớ theo cụng việc ” đề cập mục “ Cụng tỏc đấu thầu”. Phương phỏp này chỉ cung cấp thụng tin về giỏ trị dự toỏn của cụng trỡnh, là “ giỏ trần ” mức giỏ cao nhất chủ đầu tư cú thể chấp nhận khi xột thầu. Khi phải chấp nhận giảm giỏ để trỳng thầu, Tổng cụng ty chưa xõy dựng cho mỡnh phương phỏp xỏc định tỷ lệ giảm giỏ bao nhiờu để cú thể chấp nhận hợp đồng mà khụng bị lỗ, hay đạt được lợi nhuận mong muốn như: Lập giỏ thành dự toỏn theo phương phỏp số dư đảm phớ, xỏc định điểm hoà vốn của dự ỏn làm cơ sở ra quyết định. Nhưng phương phỏp này cũng chỉ phự hợp với việc Tổng cụng ty tự mỡnh thực hiện thi cụng sau khi trỳng thầu. Vỡ dưới Tổng cụng ty cú cỏc đơn vị phụ thuộc thụng tin về năng lực hiện tại của cỏc đơn vị này cú thể được cung cấp kịp thời. Trường hợp giao lại cho cỏc đơn vị độc lập, bộ phận lập dự toỏn tớnh giỏ thành, phục vụ cho mục đớch ra quyết định khụng cú được thụng tin đầy đủ về khả năng, tỡnh hỡnh năng lực hiện tại của đơn vị định giao thầu qua đú lập giỏ thành dự toỏn khụng phự hợp với năng lực hiện cú của đơn vị.
4. Cơ chế quản lý
Cỏc cụng ty độc lập nhận nhiều trỏch nhiệm bất lợi của mỡnh, tỷ lệ trớch nộp cao, giỏ trỳng thầu thấp kết quả kinh doanh kộm nhưng về mặt phỏp lý là chủ thể kinh tế độc lập. Lónh đạo cỏc cụng ty này luụn chịu sức ộp phải duy trỡ thành tớch, nờn phần nhiều họ chỉ chỳ trọng mục tiờu ngắn hạn, cố gắng kiểm soỏt và cắt giảm chi phớ hạn chế đầu tư dẫn đến giảm năng suất lao động, kộo dài thời gian thi cụng.
Giỏ trỳng thầu = Giỏ thành dự toỏn x Tỷ lệ giảm giỏ Phũng kinh tế - kế hoạch Tổng giỏm đốc
Quan trọng hơn là họ đỏnh mất cơ hội đầu tư mới do hạn chế về năng lực của mỡnh. Một khớa cạnh khỏc, sức ộp này cũng cú tỏc dụng ngược lại ảnh hưởng đến số liệu bỏo cỏo kết quả kinh doanh của từng cụng trỡnh dự ỏn, của cụng trỡnh cụng ty mẹ giao và cụng trỡnh đơn vị tự tỡm kiếm thụng qua việc tập trung nguồn lực hiệu quả cho cỏc cụng trỡnh do Cụng ty tự đấu thầu: nhõn lực, thiết bị,vật tư, tiền vốn…trong khi cỏc cụng trỡnh cụng ty mẹ giao lại sẽ được thi cụng trong điều kiện kộm thuận lợi hơn, chi phớ được phõn bổ nhiều hơn do năng suất thấp hơn, và do phải gỏnh chịu chi phớ chờnh lệch cao hơn như chi phớ đi thuờ mỏy múc thiết bị ngoài, thay vỡ chi phớ khấu hao chỳng. Vỡ vậy, lỳc này cỏc bỏo cỏo sẽ khụng đỏnh giỏ chớnh xỏc được kết quả kinh doanh của từng cụng trỡnh, từng đội xõy lắp thi cụng cụng trỡnh và ảnh hưởng đến việc giao khoỏn cỏc cụng trỡnh đú.
Trong cụng tỏc giao thầu: Ngoài bất cập do thiếu thụng tin để ra quyết định trong cụng tỏc đầu thầu. Cụng tỏc giao thầu sau khi trỳng thầu cho cỏc đơn vị cấp dưới cũng cũn nhiều tồn tại, mõu thuẫn. Những cụng trỡnh thuận lợi, Tổng cụng ty sẽ giao cho cỏc đơn vị phụ thuộc của mỡnh. Những cụng trỡnh cú giỏ thầu thấp, Tổng cụng ty giao cho cỏc cụng ty con, liờn kết, doanh nghiệp Nhà nước thực hiện sau khi thu tỷ lệ % trờn giỏ thầu. Cụ thể trong giai đoạn từ năm 2001 tới năm 2005 rất nhiều cụng ty độc lập phải mở rộng quy mụ, đầu tư nhiều tài sản, tuyển nhiều lao động để cú khả năng thực hiện được hết cỏc cụng việc Tổng cụng ty giao và những cụng việc tự mỡnh tỡm kiếm. Do khụng trực tiếp tham gia vào quỏ trỡnh khảo sỏt, tớnh toỏn, quyết định giỏ bỏ thầu nờn cỏc đơn vị này khụng thấy được những thuận lợi, khú khăn trong cụng việc được giao. Hơn nữa, thiết kế thi cụng của cỏc cụng trỡnh này cú thể khụng phự hợp với nguồn lực hiện cú của đơn vị, nếu nhận thầu cỏc cụng ty phải đầu tư, sửa chữa thay thế thiết bị, vật tư ( đầu tư dàn trải ) mà khụng tớnh được hiệu quả của việc đầu tư. Nghịch lý này luụn tồn tại, nhưng do cụng việc cú hạn, quy mụ cụng ty lớn, lónh đạo Cụng ty phải giải quyết cụng việc cho người lao động, đưa cỏc thiết bị dư thừa vào sử dụng vỡ vậy, một số cụng ty luụn phải nhận thầu những cụng trỡnh cú giỏ thầu thấp. Mặc dự là cụng ty độc lập, lónh đạo đơn vị cú năng lực nhưng do cơ chế, điều kiện hoàn cảnh mà cụng việc kinh doanh
của đơn vị vẫn khụng phỏt triển. Nếu chỉ dựa vào thụng tin trờn bỏo cỏo tài chớnh hàng năm thỡ trỏch nhiệm của người quản lý khụng được nhỡn nhận một cỏch chõn thực, khỏch quan.
Trong cụng tỏc giao khoỏn: Tổ chức cụng tỏc giao khoỏn từ cỏc Trung tõm lợi nhuận xuống cỏc Trung tõm chi phớ vẫn cũn nhiều điểm hạn chế.
1. Phương phỏp xỏc định giỏ trị giao khoỏn: Mức giao khoỏn dựa trờn cơ sở thoả thuận mang tớnh chủ quan do phương phỏp xỏc định giỏ trị giao khoỏn. Thực tế việc giao khoỏn dựa chủ yếu vào số liệu cỏc năm trước, cỏc cụng trỡnh tương tự, năng lực tớnh toỏn đội trưởng, của cỏc bộ phận tham mưu vỡ vậy đụi khi làm lợi cho đội thi cụng và gõy thiệt hại cho cụng ty hoặc ngược lại. Hơn nữa, giỏ trị giao khoỏn thường được lấy theo mức chuẩn là 83-85% giỏ trị trỳng thầu, giỏ trị trỳng thầu phụ thuộc vào tỷ lệ giảm giỏ và phương phỏp lập dự toỏn.
2. Hạn chế của cơ chế khoỏn:
- Cỏc đội nhận khoỏn do chạy theo mục tiờu là lợi nhuận, vỡ vậy thường chỉ chỳ ý đến mục tiờu ngắn hạn lợi ớch trước mắt: Khụng chỳ trọng đến chất lượng cụng trỡnh, cố gắng tiết kiệm chi phớ bằng việc sử dụng cỏc nguyờn vật liệu khụng đỳng chủng loại chất lượng, sử dụng vượt quỏ khả năng cụng suất của mỏy múc thiết bị, khụng sửa chữa, bảo dưỡng, đại tu kịp thời. Sử dụng, cắt nỏt hoặc tận dụng những vật tư luõn chuyển là cỏc bộ vỏn khuụn dựng cho nhiều cụng trỡnh mà khụng chịu đầu tư mới ….
- Trường hợp nếu giao khoỏn trọn gúi thỡ những biến động về chi phớ khụng được cung cấp và phản ỏnh kịp thời, nhà quản trị khụng nhận ra được đõu là giải phỏp hữu hiệu để tiết kiệm chi phớ
- Việc giao khoỏn phải đi liền với việc đỏp ứng đầy đủ cỏc nguồn lực đỳng tiến độ thi cụng cho cỏc đội xõy lắp. Nhưng trờn thực tế giải quyết cỏc vấn đề này khụng hề đơn giản. Như cỏc chi phớ chờ đợi, giải phúng mặt bằng, thay đổi thiết kế, do cỏc hạn chế về năng lực của cụng ty dẫn tới việc đỏp ứng nhu cầu sản xuất bị chậm gõy thiệt hại về sản xuất do chậm tiến độ, do chi phớ chờ đợi… việc định lượng được những chi phớ này khụng hề đơn giản cần phải tỏch khỏi để loại trừ hay
khụng loại trừ cho cỏc đội xõy lắp. Đõy cũng chớnh là những kẽ hở cho cỏc đơn vị xõy lắp giải trỡnh thực hiện cơ chế “xin – cho”. Theo nguyờn tắc lợi thỡ được hưởng, lỗ thỡ giải trỡnh…
- Trong quỏ trỡnh thực hiện sản xuất, đơn vị giao khoỏn cú thể chịu trỏch nhiệm giao cỏc nguồn lực cần thiết cho đội xõy lắp theo yờu cầu thi cụng. Nhưng trờn thực tế, do giới hạn về nguồn lực: Thiết bị, mỏy múc, nhõn cụng phục vụ thi cụng việc phõn phối cỏc nguồn lực này cũng thường nảy sinh mõu thuẫn trỏch nhiệm giữa Cấp Cụng ty và cấp đội xõy lắp. Quan điểm cấp lónh đạo cụng ty làm sao cú thể sử dụng hiệu quả thiết bị, con người đảm bảo kết quả thuận lợi cho toàn Cụng ty theo cỏc chỉ tiờu: lợi nhuận, thu nhập cho người lao động, tiến độ dự ỏn từng cụng trỡnh.. Đội xõy lắp theo đuổi mục tiờu duy nhất là đảm bảo kết quả tốt nhất cho cụng việc của mỡnh. Chớnh vỡ vậy, luụn muốn sử dụng thiết bị, mỏy múc, vật tư cũn mới, tốt phục vụ cho việc thi cụng mà khụng tớnh toỏn hiệu quả đầu tư.
b/. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Như đó trỡnh bày ở phần thực trạng, trong mỗi cụng ty hay tại Tổng cụng ty, chỉ cú nhõn viờn kế toỏn tổng hợp và cỏc cỏn bộ kinh tế đội thực hiện thờm chức năng của kế toỏn quản trị, cỏc nhõn viờn phần hành kế toỏn khỏc chủ yếu thực hiện chức năng của kế toỏn tài chớnh. Chỉ khi được yờu cầu kế toỏn mới thu thập, xử lý, phõn tớch số liệu phục vụ cho mục đớch quản trị. Như vậy, thời gian thực hiện rất lõu, chi phớ tốn kộm và thụng tin cung cấp thường khụng kịp thời.
Bờn cạnh đú, việc tổ chức thụng tin kế toỏn quản trị cũng chưa được coi trọng trong tổ chức dẫn đến việc thu thập số liệu phục vụ cho việc phõn tớch, xử lý cũn gặp khú khăn do thiếu sự gắn kết giữa cỏc phũng ban chức năng, giữa cỏc cấp trong tổ chức. Nếu khụng cú sự chuyền đạt mục tiờu chung từ cấp lónh đạo cao nhất, thỡ rất ớt cỏc bộ phận trong Tổng cụng ty bỏ ra chi phớ, thời gian để cung cấp số liệu cho kế toỏn quản trị.
c/ . Hệ thống bỏo cỏo và cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ tại cỏc trung tõm:
- Tại trung tõm chi phớ đó xõy dựng được cỏc bỏo cỏo dự toỏn và bỏo cỏo thực hiện để kiểm soỏt chi phớ cũng như đỏnh giỏ kết quả thực hiện xõy lắp của từng cụng trỡnh. Cỏc chỉ tiờu này phự hợp với việc đỏnh giỏ tại trung tõm chi phớ, nhưng khi lấy số liệu để lập cỏc bỏo cỏo tại trung tõm lợi nhuận cần phải điều chỉnh.
+ Trong bỏo cỏo chi phớ mẫu số 20-HT cú khoản mục “chi phớ lói vay -tài khoản 62705 “ phõn bổ cho từng cụng trỡnh khụng phự hợp với trung tõm chi phớ.
+ Trong bỏo cỏo “ Cõn đối tài sản” phụ lục số 2 bảng 2.7 phần tài sản “ hàng