Quy chế giao khoỏn là một khung phỏp lý dựng quy định rừ quyền hạn, nghĩa vụ trỏch nhiệm của đơn vị giao khoỏn, đơn vị nhận khoỏn trong việc tổ chức thực hiện cụng việc giao khoỏn. Nú được sử dụng cho mục đớch kiểm soỏt, quản lý, phõn phối cỏc nguồn lực cho cỏc đội xõy lắp và làm cơ sở đỏnh giỏ kết quả thực hiện được của từng đội, từng cụng trỡnh. Hiện nay, Tổng cụng ty và cỏc cụng ty thành viờn đó ban hành được quy chế khoỏn - quản xuống cỏc đội xõy lắp, trong đú cú quy định rừ chế độ bỏo cỏo đỏp ứng yờu cung cấp thụng tin cho việc quản lý, điều hành, kiểm soỏt, đỏnh giỏ kết quả thực hiện.
Sơ đồ 2.11. Cỏc loại bỏo cỏo phục vụ cho cụng tỏc giao khoỏn
Nhúm 1: Cỏc bỏo cỏo liờn quan đến giao khoỏn xuống cho cỏc đơn vị gồm: Hợp đồng giao khoỏn, bản giao khoỏn trờn cơ sở thoả thuận giỏ trị giao khoỏn với
Bản giao khoỏn Kế hoạch chi phớ toàn bộ Cụng ty chuyển giao trỏch nhiệm cho đội Đội xõy lắp nhận trỏch nhiệm được giao
B/c: Kiểm kờ vật tư kết thỳc cụng trỡnh, năm B/c: Kiểm kờ cụng nợ kết thỳc cụng trỡnh, năm B/c: Khối lượng dở dang kết thỳc năm Ghi chỳ: : Lập hàng thỏng.
: Lập ngay khi giao khoỏn : Lập kết thỳc năm, cụng trỡnh Đối chiếu số liệu B/c: Tiền lương thực hiện hàng B/c:Đối chiếu cụng nợ hàng thỏng B/c: Tổng hợp chi phớ hàng thỏng B/c: Sản lượng thực hiện hàng thỏng Cõn đối tài sản
cỏc đội theo hai phương ỏn hoặc là giao khoỏn trọn gúi theo tỷ lệ, hoặc là giao khoỏn theo biện phỏp thi cụng. Nội dung hợp đồng giao khoỏn cú quy định rừ giỏ trị, thời gian, tiến độ, quyền hạn và trỏch nhiệm của đơn vị giao cũng như đơn vị nhận khoỏn. Để làm rừ quỏ trỡnh tổ chức cụng tỏc khoỏn quản tại Tổng cụng ty ta lấy một vớ dụ sau:
Cụng ty CP cầu 3 Thăng Long ký hợp đồng nhận thầu xõy lắp hạng mục “ Dầm liờn tục “ cụng trỡnh cầu Đỏ -Dự ỏn tuyến Quản lộ - Phụng Hiệp thuộc tỉnh Súc Trăng với giỏ trị hợp đồng là: 17.672.888 nghỡn đồng. Sau đú Cụng ty giao khoỏn cho đội 309 với giỏ trị giao khoỏn là 12.946.406 nghỡn đồng ( gồm cả thuế giỏ trị gia tăng ) theo hỡnh thức khoỏn theo biện phỏp thi cụng tương đương 73,2% giỏ trị hạng mục cụng trỡnh (minh hoạ phụ lục số 2 bảng 2.2, 2.3 và 2.4 ).
Giỏ trị giao khoỏn được xỏc định theo phương phỏp tập hợp chi phớ theo cụng việc, cũng giống như phương phỏp lập dự toỏn phục vụ đấu thầu. Theo vớ dụ trờn, hạng mục cụng việc “ Sản xuất hệ đà giỏo “ là một trong 7 cụng việc chi tiết phải thực hiện khi thi cụng hạng mục “ Đỳc dầm liờn tục “. Đơn giỏ chi tiết là 3.208.627 đồng được tớnh cho 1 tấn đà giỏo trong bảng 2.3, kết hợp với chi phớ hạng mục cụng việc khỏc xỏc định đơn giỏ cho 1 m3 bờ tụng dầm liờn tục là 3.687.147 đồng. Giỏ trị hạng mục giao khoỏn (bảng 2.2) được xỏc định bằng cột khối lượng x đơn giỏ bảng 2.3.
Đơn vị nhận khoỏn: Sau khi đồng ý đơn giỏ giao khoỏn phải lập Dự toỏn chi phớ toàn bộ cụng trỡnh ( Kế hoạch chi phớ toàn bộ cụng trỡnh mẫu số 19-HT) bảo đảm việc tớnh đỳng, tớnh đủ, khả năng cú thể hoàn thành được cụng việc được uỷ quyền và chi phớ khụng được vượt giỏ trị giao khoỏn minh hoạ ( phụ lục số 2, bảng 2.5). Nếu như khoỏn trọn gúi việc uỷ quyền thực hiện cụng việc hoàn toàn được giao cho Đội trưởng người chịu trỏch nhiệm nhận khoỏn “ Tự làm và tự chịu trỏch nhiệm”, khoỏn theo biện phỏp thi cụng việc mức độ uỷ quyền thấp hơn đơn vị nhận khoỏn phải thực thi cụng việc theo biện phỏp thi cụng được phờ duyệt và chịu trỏch nhiệm giỏm sỏt cũng như quản lý chặt chẽ hơn đơn vị được giao khoỏn trọn gúi. Hỡnh thức khoỏn trọn gúi theo tỷ lệ “ khoỏn trắng ” quyền tự chủ đơn vị nhận khoỏn
cao hơn, lợi ớch cao hơn nhưng rủi ro cũng nhiều hơn đơn vị giao khoỏn theo biện phỏp thi cụng. Nhược điểm nhất của hỡnh thức khoỏn trọn gúi chớnh là sự đỏnh đổi giữa mục tiờu lợi nhuận và chất lượng cụng trỡnh, đơn vị nhận khoỏn cú thể theo đuổi mục tiờu tối đa hoỏ lợi nhuận của mỡnh bằng việc giảm chi phớ “chất lượng” cụng trỡnh, chất lượng cụng trỡnh giảm, ảnh hưởng tiờu cực đến uy tớn của đơn vị giao khoỏn.
Kế hoạch chi phớ toàn bộ chớnh là dự toỏn chi phớ đội xõy lắp phải lập cam kết thực hiện cụng việc được giao. Thụng tin trờn bỏo cỏo này sẽ là cơ sở để đơn vị giao khoỏn giỏm sỏt chi phớ, đỏnh giỏ thành quả quản lý của đơn vị nhận khoỏn.
Nhúm 2: Cỏc bỏo cỏo thực hiện hàng thỏng đơn vị nhận khoỏn phải lập theo thứ tự: Bỏo cỏo sản lượng thực hiện được mẫu số 01-HT, bỏo cỏo tiền lương (mẫu số 03-HT), tổng hợp chi phớ (mẫu số 20-HT), đối chiếu cụng nợ (mẫu số 10-HT), Thanh toỏn khối lượng hoàn thành (mẫu số 05-HT). Đõy là nhúm bỏo cỏo đơn vị nhận khoỏn phải lập khi thực hiện thi cụng cụng trỡnh giao khoỏn.
- Bỏo cỏo sản lượng được lập theo từng hạng mục cụng việc đó thi cụng hoàn thành, bỏo cỏo này được dựng để so sỏnh với số liệu kế hoạch sản lượng đầu thỏng đỏnh giỏ khả năng sản xuất của từng đơn vị nhận khoỏn. Bỏo cỏo này dựng để xỏc định khối lượng sẽ được nghiệm thu thanh toỏn với Chủ đầu tư ( yếu tố đầu vào ) cung cấp thụng tin về chi phớ nguyờn vật liệu, nhõn cụng, ca mỏy dựng để thi cụng khối lượng cụng việc đú trong kỳ.
- Bỏo cỏo tiền lương được lập trờn cơ sở sản lượng đó thực hiện được nhõn với đơn giỏ giao khoỏn tiền lương. Sau khi được phờ duyệt, bỏo cỏo tiền lương chớnh là chi phớ nhõn cụng trực tiếp phỏt sinh trong kỳ.
- Bỏo cỏo chi phớ “ Tổng hợp chi phớ mẫu số 20-HT ” được cỏn bộ kinh tế đội lập hàng thỏng sau khi tập hợp cỏc chứng từ chi phớ phỏt sinh theo từng cụng trỡnh phõn loại chi phớ theo tài khoản phự hợp kế hoạch chi phớ đó lập. Bỏo cỏo chi phớ cung cấp tổng số chi phớ đó chi đến kỳ bỏo cỏo và giỳp so sỏnh với chi phớ “ tiờu chuẩn ” đó được lập trong biểu “ Kế hoạch chi phớ toàn bộ cụng trỡnh ”. Bảng 2.6
phụ lục 2 minh hoạ chi phớ đó chi phục vụ thi cụng cụng trỡnh cầu Đỏ theo vớ dụ trờn.
- Bỏo cỏo khối lượng hoàn thành (mẫu số 05-HT) được đơn vị giao khoỏn lập thanh toỏn cho đơn vị nhận khoỏn trờn cơ sở giỏ trị thanh toỏn của Chủ đầu tư với tỷ lệ giao khoỏn tương ứng. Bỏo cỏo này được sử dụng để đội xõy lắp giảm nợ vốn vay của Cụng ty.
- Đối chiếu cụng nợ ( mẫu số 06-HT) là bỏo cỏo đối chiếu việc cấp, phỏt thu hồi vốn giữa Cụng ty và đội xõy lắp cung cấp thụng tin về việc sử dụng vốn, vật tư, tài sản của đội xõy lắp. Bỏo cỏo này được lập cuối cựng so với cỏc bỏo cỏo của nhúm 2, Số dư cuối kỳ phản ỏnh “ số dư nợ vốn” số tiền vốn đơn vị nhận khoỏn nợ đơn vị giao khoỏn hay cũn gọi là chờnh lệch thu – chi. “ Số dư chưa chi hết” là số tiền vay vốn chưa hoàn hết chứng từ của đơn vị nhận khoỏn bảng 2.7 phụ lục 2
minh hoạ đối chiếu cụng nợ cụng trỡnh cầu Đỏ.
Hệ thống bỏo cỏo thỏng được lập bắt đầu từ bỏo cỏo sản lượng, nhà quản trị cú thể xỏc định được chi phớ nguyờn vật liệu, chi phớ nhõn cụng phục vụ thi cụng cho những hạng mục, khối lượng cụng việc hoàn thành, đối chiếu chi phớ phỏt sinh trong thỏng giỳp nhà quản trị cú thể đỏnh giỏ một cỏch sơ bộ biến động chi phớ, đối chiếu với bỏo cỏo “ Đối chiếu cụng nợ ” cung cấp thụng tin cho nhà quản trị về tỡnh hỡnh sử dụng vốn của đội xõy lắp cú đỳng mục đớch, đối tượng chi phớ hay khụng.
Nhúm 3: Cỏc bỏo cỏo thực hiện được lập vào cuối năm hoặc kết thỳc cụng trỡnh: Cỏc bỏo cỏo này được lập khi tiến hành kiểm kờ - đối chiếu cuối năm hoặc khi xong cụng trỡnh. Cũng giống như bỏo cỏo tài chớnh bỏo cỏo này được lập cựng vào một thời điểm gồm: Bỏo cỏo kiểm kờ vật tư tiờu hao, vật tư luõn chuyển, cụng cụ dụng cụ, tài sản cố định, khối lượng dở dang, Cụng nợ khỏch hàng.
- Bảng cõn đối tài sản ( bỏo cỏo bộ phận ) là thước đo để đỏnh giỏ hiệu quả kinh doanh của một đội xõy lắp đối với một hoặc nhiều cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hoàn thành tại một thời điểm hoặc nhiều cụng trỡnh phụ thuộc vào số lượng cụng trỡnh đội xõy lắp nhận khoỏn. Phụ lục 2 bảng 2.8 minh hoạ số liệu “ Bảng cõn đối tài sản” cụng trỡnh cầu Đỏ vào thời điểm 31/12/2008.
- Bỏo cỏo quyết toỏn cụng trỡnh giao khoỏn để đỏnh giỏ kết quả giao khoỏn của một cụng trỡnh khi cụng trỡnh đú hoàn thành. Cỏc chỉ tiờu để lập hai bỏo cỏo này được lấy từ cỏc chỉ tiờu trờn cỏc bỏo cỏo thực hiện nhúm 1, 2, 3 theo sơ đồ 2.11.