III. một số kiến nghị nhằm hạn chế rủi ro,tổn thất trong quá trình thực hiện hợp đồng XNK
1. Các giải pháp từ phía nhà nớc:
2.2 Các biện pháp mang tính tổ chức quản lý
2.2.1 Giám sát thực hiện hợp đồng:
Rủi ro, tổn thất trong quá trình thực hiện hợp đồng XNK đem lại những sự kiện bất lợi, những thiệt hại cho ngời kinh doanh XNK. Do đó, để thực hiện hợp đồng một cách trôi chảy, thuận lợi, doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện hợp đồng .
Hoạt động giám sát hợp đồng là tập hợp các công việc mà mỗi bên cần phải thực hiện để đảm bảo rằng phía mình và phía đối tác có thực hiện các nghĩa vụ nh đã cam kết trong hợp đồng. Các nghĩa vụ của mỗi bên thờng đợc thực hiện tại những thời điểm khác nhau trong quá trình thực hiện hợp đồng. Do đó, cần thiết lập hệ thống nhắc nhở tại các thời điểm thích hợp để các bên có thể thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, thông qua đó theo dõi tiến độ và các công đoạn nhằm đạt hiệu quả cao, tối u hoá quy trình thc hiện hợp đồng XNK.
Giám sát hợp đồng liên quan đến viêc nhận dạng và theo dõi chuỗi s kiện và hành động khi đến thời điểm hành động hoặc khi cần phải hành động. Nhờ đó, giám sát thực hiện hợp đồng tập trung vào quản lý ở những khâu quan trọng của quá trình thực hiện hợp đồng nhằm phòng ngừa rủi ro, tổn thất.
Nội dung của giám sát thực hiện hợp đồng XNK phải căn cứ vào nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu. Thông thờng, các điều khoản hợp đồng cần giám sát chặt chẽ là:
khối lợng hàng hoá : chủng loại, số lợng từng chủng loại
chất lợng hàng hoá : hiện trạng chất lợng, thời gian, địa điểm, phơng pháp kiểm tra chất lợng, chỉ định cơ quan giám định
bao bì hàng hoá : loại và chất lợng bao bì, ngời cung cấp bao bì, thời điểm và địa điểm cung cấp bao bì
chỉ định tàu / cảng: đặc điểm tàu, thời gian đến cảng bốc hàng, tuyến đờng vận chuyển
chứng từ cần thiết cho thông quan
gía cả: nếu giá cả thị trờng biến động và giá là giá quy định sau hoặc giá di động hay giá trợt, theo dõi thời điểm, địa điểm để gặp gỡ nhau đàm phán lại giá
thanh toán: thời điểm mở L/C , tiến độ thanh toán, …
khiếu nại: thời gian khiếu nại, chứng từ cần lập khi khiếu nại, giải quyết khiếu nại
Để tiến hành giám sát hợp đồng, doanh nghiệp có thể sử dụng một loạt ph- ơng pháp nh : lập hồ sơ theo dõi hợp đồng, phiếu giám sát hợp đồng và các phơng pháp sử dụng máy tính điện tử để quản lý thông tin.
Giám sát thực hiện hợp đồng giúp doanh nghiệp nhận diện đợc những khâu công việc có thể phát sinh rủi ro, tổn thất, từ đó có thể đa ra các quyết định ngăn chặn rủi ro hoặc nếu rủi ro đã xảy ra thì có các biện pháp khoanh vùng, giảm thiểu tổn thất. Sau đây là một ví dụ về tình huống có thể phát sinh trong quá trình vận chuyển xếp dỡ:
2.2.2 Xây dựng bộ phận chuyên trách có chức năng quản lý rủi ro, tổn thất
Bộ phận này sẽ tập trung vào công tác nhận dạng, đánh giá và đối phó với những nguyên nhân và hậu quả của rủi ro xảy ra với doanh nghiệp trong quá trình thực hiện hợp đồng XNK . Cụ thể là:
Nghiên cứu, phân tích, nhận dạng rủi ro trong thực hiện hợp đồng
Nghiên cứu, nhận dạng rủi ro là quá trình liên tục và có hệ thống nhằm xác định các rủi ro, bất trắc của doanh nghiệp. Các hoạt động nhận dạng nhằm thu thập, phát hiện thông tin về rủi ro , các yếu tố mạo hiểm, nguy cơ rủi ro.
Nghiên cứu, nhận dạng rủi ro bao gồm một số nội dung cơ bản sau: nghiên cứu về rủi ro
nghiên cứu về đối tợng rủi ro xây dựng bảng liệt kê về rủi ro phân tích hiểm hoạ
Đo lờng rủi ro, tổn thất
Đo lờng có vai trò quan trọng vì nó ảnh hởng tới việc phân bổ các nguồn lực cho quản lý và kiểm soát rủi ro,tổn thất. Đo lờng giúp doanh nghiệp biết đợc rủi ro đó xảy ra nhiều hay ít, mức độ và tác hại của rủi ro, tổn thất và những ảnh hởng của nó đến khả năng tài chính của doanh nghiệp .
Các phơng pháp đo lờng có thể đợc sử dụng:
o phơng pháp định lợng: cân, đong, đo, đến, tính toán, thống kê…
________________________________________________________________ Rủi ro với chất l-
ợng hàng hoá
Nguyên nhân Biện pháp khoanh lại rủi ro, tổn thất Hàng bị hấp hơi đi qua vùng nhiệt
độ khác nhau sử dụng chất hút ẩm Hàng bị lây bẩn lây hại tiếp xúc với hàng hoá khác tách phần hàng bị tổn thất và bị lây bẩn lây hại ra khỏi hàng còn nguyên vẹn Hàng bị rách,vỡ,
chảy
bao bì hỏng đóng gói lại, thay bao bì Hàng bị bẹp, cong, vênh va chạm trong vận chuyển, xếp dỡ chèn lót cẩn thận 89
o phơng pháp địng tính : đo lờng tổn thất dựa trên cơ sở kinh nghiệm, suy đoán tổn thất, tính toán tình huống tơng tự, giả định, thăm dò…
Phơng pháp định lợng thờng đợc sử dụng sau khi rủi ro đã xảy ra gây tổn thất và tổn thất đó là tổn thất hữu hình, có thể xác định đợc bằng phơng pháp vật lý thông thờng. Phơng pháp định tính đợc sử dụng cả trớc khi rủi ro xảy ra lẫn sau khi rủi ro đã xảy ra .
Đối với các doanh nghiệp Việt nam hiện nay, cần đẩy mạnh áp dụng phơng pháp định tính vì nó mang tính tích cực hơn cho quá trình quản lý rủi ro của doanh nghiệp .
Ví dụ cụ thể về áp dụng phơng pháp định tính để đánh giá các nhân tố ảnh h- ởng tới rủi ro trong thanh toán quốc tế của doanh nghiệp :
Bớc 1: Liệt kê các nhân tố ảnh hởng tới rủi ro trong thanh toán quốc tế A: tỷ giá hối đoái
B: sai sót trong bộ chứng từ thanh toán C: yếu kém về nghiệp vụ ngân hàng D: ý thức thực hiện hợp đồng của đối tác E: phơng thức thanh toán
Bớc 2 : Xác định phơng pháp đo lờng: phơng pháp so sánh liên hoàn phơng pháp cho điểm.
Nếu mức độ ảnh hởng lớn hơn : điểm số đạt đợc là 3 Nếu mức độ ảnh hởng bằng nhau : điểm số đạt đợc là 1 Nếu mức độ ảnh hởng nhỏ hơn : điểm số đạt đợc là 0
Bớc 3 : Lập bảng so sánh liên hoàn theo mức độ ảnh hởng của nhân tố tác động tới rủi ro trong khâu thanh toán quốc tế của doanh nghiệp :
A B C D E Tổng điểm Xếp thứ bậc u tiên A 0 1 0 0 1 4 B 3 3 1 3 10 1 C 1 0 0 0 1 4 D 3 1 3 3 8 2 E 3 1 3 0 7 3 Số điểm trung bình 5,4 ________________________________________________________________90
Bớc 4: Đánh giá mức độ ảnh hởng của các nhân tố
Từ bảng so sánh có thể kết luận nh sau: nguyên nhân chủ yếu của rủi ro trong thanh toán quốc tế là do sai sót trong bộ chứng từ thanh toán, tiếp đến là do ý thức thực hiện hợp đồng, phơng thức thanh toán. Yếu tố tỉ giá hối đoái và yếu kém về nghiệp vụ ngân hàng có mức độ ảnh hởng nh nhau.
Do đó, doanh nghiệp nên quan tâm nhiều tới khâu lập bộ chứng từ thanh toán và giám sát chặt chẽ tiến độ thanh toán.
Xử lý rủi ro, tổn thất:
Xử lý rủi ro, tổn thất là triển khai tổng hợp các biện pháp cần thiết để ngăn chặn kịp thời rủi ro,tổn thất .
Xử lý rủi ro, tổn thất có thể bao trùm các nội dung sau:
• Kế koạch hành động : bao gồm toàn bộ hoạt động tác nghiệp của bộ phận liên quan khi rủi ro xảy ra
• Kế koạch tài chính: gồm khoản phải chi cho xử lý sơ bộ rủi ro, tổn thất nh chi phí khắc phục, sửa chữa, cứu giữ thị trờng, bồi thờng thiệt hại
• Kế hoạch nhân lực: chuẩn bị nhân lực xử lý rủi ro, tổn thất, hành động nhanh, thống nhất, hiệu quả khi xảy ra rủi ro, tổn thất.
Xử lý rủi ro, tổn thất gồm các bớc cụ thể:
khoanh lại rủi ro, tổn thất: không làm rủi ro,tổn thất lan rộng cả về phạm vi lẫn mức độ trầm trọng để không trở thành nguyên nhân gây rủi ro, tổn thất khác.
Tuỳ loại rủi ro, tổn thất mà ngời ta sử dụng biện pháp khoanh lại khác nhau. Ví dụ: rủi ro về chất lợng do lây bẩn lây hại thì phải tách riêng phần hàng bị tổn thất để xử lý và tiến hành giám định ngay để có căn cứ khiếu nại.
Tìm kiếm biện pháp kĩ thuật : khôi phục giá trị sử dụng, giá trị thơng mại của hàng hoá
Giám sát xử lý rủi ro, tổn thất: đảm bảo quá trình xử lý hiệu quả
Di chuyển rủi ro, tổn thất: khiếu nại ngời bảo hiểm nếu hàng hoá đợc bảo hiểm
Tài trợ rủi ro tổn thất:
Là biện pháp trích lập quỹ để :
Xây dựng kế hoạch phục hồi kinh doanh: là tổng thể các biện pháp khả thi để hạn chế hậu quả lâu dài nếu rủi ro, tổn thất xảy ra
Thực hiện kế hoạch phục hồi kinh doanh :
o Biện pháp khẩn cấp: bảo đảm an toàn, bảo vệ hàng hoá, chứng từ o Thông báo cho khách hàng, bạn hàng về kế hoạch
o Xử lý tai biến: hỏi ý kiến chuyên gia, phân công nhiệm vụ o Thực hiện chơnng trình cứu giữ thị trờng , quan hệ bạn hàng o Tái đầu t kinh doanh
o Kiểm tra,đánh gía lại kế hoạch