I. Một số bộ phận cấu thănh hệ thống kiểm soât nộibộ tại Trung tđm
2.3. Hệ thống sổ sâch kếtoân vă tăi khoản sử dụng
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh nín Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng đang âp dụng hình thức kế toân lă chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi chĩp kế toân của Trung tđm trong hình thức sổ kế toân chứng từ ghi sổ theo sơ đồ dưới đđy:
SƠ ĐỒ 3: TRÌNH TỰ GHI SỔ TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÂY ĐĂ NẴNG
Ghi hăng ngăy Ghi cuối thâng, quý Đối chiếu, kiểm tra Câc sổ chi tiết Chứng từ gốc
Sổ quỹ Thẻ kho
Chứng từ ghi sổ
Sổ câi
Bảng cđn đối tăi khoản
Bâo câo kế toân Sổ đăng ký
CTGS
Bảng tổng hợp chi tiết
Hăng ngăy, câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh được phản ânh trín câc hóa đơn GTGT được bộ phận kế toân kiểm tra chặt chẽ. Sau đó, dựa văo câc hóa đơn kế toân sẽ căn cứ để văo sổ chi tiết doanh thu vă giâ vốn bân hăng, sau đó văo chứng từ ghi sổ vă sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Câc chứng từ ghi sổ được tập hợp hăng thâng theo từng tập vă được lưu trữ vă bảo quản cẩn thận. Kế toân kho thì mở thẻ kho để theo dõi từng loại mặt hăng bân ra vă lín bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Cuối thâng, kế toân căn cứ văo số tổng cộng để lín bảng kí câc tăi khoản có liín quan. Sau đó kế toân trưởng sẽ kiểm tra, tập hợp văo Bảng cđn đối tăi khoản, Sổ câi tất cả câc tăi khoản có liín quan. Bảng cđn đối kế toân vă kết quả hoạt động kinh doanh sẽ được lập từng quý. Ở Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây, hăng thâng Trung tđm chi bâo câo lín công ty kết quả kinh doanh trong thâng về doanh thu, số lượng bân, câc chi phí, lêi lỗ của thâng. Còn cứ mỗi quý, Trung tđm lập bâo câo quyết toân quý lín Công ty xuất nhập khẩu Đă Nẵng. Như vậy việc hạch toân kế toân ở Trung tđm rất độc lập với Công ty.
2.3.2. Hệ thống sổ kế toân chu trình bân hăng - thu tiền
Hệ thống sổ kế toân liín quan đến nghiệp vụ phât sinh của chu trình bân hăng - thu tiền được lập nhằm cung cấp thông tin về lượng hăng hâ bân ra, theo dõi nợ phải thu khâch hăng...
- Sổ chi tiết công nợ phải thu khâch hăng: Được mở chi tiết theo từng khâch hăng nhằm theo dõi việc thanh toân của khâch hăng về tiền hăng nợ Trung tđm.
- Sổ tổng hợp công nợ phải thu: Tập hợp tất cả câc khoản nợ phải thu phât sinh trong kỳ, tại Trung tđm, kế toân lập theo quý.
- Sổ chi tiết doanh thu: Được lập để tổng hợp doanh thu bân hăng.
- Sổ tổng hợp doanh thu: Được lập để tổng hợp doanh thu bân hăng thực hiện được trong thâng, quý.
- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngđn hăng: Được lập để theo dõi số tiền mă khâch hăng thanh toân tiền hăng cho Trung tđm.
- Sổ quỹ: Nhằm theo dõi tình hình thu, chi tại Trung tđm.
2.3.3. Tăi khoản sử dụng
Hệ thống tăi khoản kế toân lă cơ sở để tổ chức hệ thống sổ kế toân tổng hợp vă chi tiết nhằm xử lý thông tin phù hợp với yíu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng đê tổ chức hệ thống tăi khoản kế toân theo quy định của Bộ tăi chính theo câc quyết định vă thông tư mới nhất để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh. Trung tđm đê tổ chức hệ thống tăi khoản như sau:
- TK 511xe: Doanh thu bân hăng xe mây - TK 511v: Doanh thu bân hăng vi tính - TK 531: Hăng bân bị trả lại
- TK 131xe: Phải thu khâch hăng mua xe: Phản ânh câc khoản nợ phải thu vă tình hình thanh toân câc khoản nợ phải thu của Trung tđm về tiền bân xe mây.
- TK 131v: Phải thu khâch hăng mua vi tính: Phản ânh câc khoản nợ phải thu vă tình hình thanh toân câc khoản nợ phải thu của Trung tđm về tiền bân xe mây.
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngđn hăng Vă một số tăi khoản có liín quan.
Trong sổ chi tiết doanh thu, Trung tđm theo dõi câc loại hăng hóa bằng việc phđn loại xe mây, vi tính...
Nhìn chung, hệ thống tăi khoản được sử dụng để theo dõi câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh tại Trung tđm tương đối đơn giản, gọn nhẹ vă đầy đủ. Ngoăi ra, để tiện theo dõi từng loại mặt hăng. Trung tđm đê sử dụng câc ký hiệu riíng cho từng loại hăng hóa do nhă mây sản xuất xe quy định.
2.4. Bâo câo kế toân
Văo cuối mỗi quý, số liệu trín sổ kế toân sẽ được kế toân của Trung tđm tổng hợp thănh câc chỉ tiíu, khoản mục trín Bâo câo kế toân. Bâo câo kế toân lă những Bảng tổng hợp câc chỉ tiíu kinh tế, tăi chính dưới thước đo giâ trị trín cơ sở sô liệu từ sổ sâch kế toân nhằm phản ânh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh vă sử dụng vốn của Trung tđm sau một thời kỳ nhất định. Thông qua hệ thống Bâo câo kế toân, nhă quản lý Trung tđm sẽ nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tđm để từ đó đưa ra câc biện phâp điều chỉnh hợp lý nhằm nđng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống Bâo câo kế toân trong chu trình bân hăng - thu tiền của Trung tđm gồm có:
- Bâo câo tổng hợp doanh thu.
- Bâo câo tổng hợp công nợ phải thu. - Bảng cđn đối Xuất - Nhập - Tồn.
3. Câc thủ tục kiểm soât
Hệ thống kiểm soât nội bộ của Trung tđm hoạt động có hiệu quả phần lớn nhờ văo việc thiết kế câc thủ tục kiểm soât ở câc khđu, câc bộ phận phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Trung tđm. Đồng thời, việc tuđn thủ câc thủ tục kiểm soât tương đối chặt
chẽ dựa trín câc nguyín tắc “phđn công phđn nhiệm”, nguyín tắc “bất kiím nhiệm” vă nguyín tắc “ủy quyền vă phí chuẩn”.
Nguyín tắc phđn công phđn nhiệm: Mỗi bộ phận được quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể vă mỗi thănh viín trong bộ phận lại được người phụ trâch nhiệm vụ thích hợp phù hợp với trình độ vă khả năng lăm việc.
Nguyín tắc bất kiím nhiệm:
- Có sự câch ly trâch nhiệm giữa người ghi chĩp sổ sâch với người quản lý tăi sản: cụ thể lă Thủ quỹ không kiím kế toân vốn bằng tiền.
- Có sự câch ly trâch nhiệm giữa người phí chuẩn nghiệp vụ với người thực hiện nghiệp vụ.
Nguyín tắc ủy quyền vă phí chuẩn: Ở Trung tđm, câc nghiệp vụ được phí chuẩn hợp lý vă riíng cho từng trường hợp.
4. Bộ phận kiểm toân nội bộ
Ở Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng chưa có bộ phận kiểm toân nội bộ thực hiện chức năng kiểm tra, giâm sât vă đânh giâ câc hoạt động của Trung tđm. Chính vì điều năy sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của việc ngăn ngừa cũng như phât hiện ra câc sai phạm, gian lận lăm thất thoât tăi sản... nếu có sự cố tình.
II. Đặc điểm phương thức bân hăng vă phương thức thanh toân
1. Câc phương thức bân hăng vă thủ tục chứng từ bân hăng tại Trung tđm
Do nhu cầu cuộc sống ngăy căng cao, phương tiện đi lại vă công nghệ thông tin ngăy căng hiện đại để phục vụ con người. Trín thị trường xe mây hiện đang cạnh tranh nhau về chất lượng, mẫu mê vă giâ cả có câc hêng xe đang được ưu chuộng vă phổ biến như: Honda, Suzuki, VMEP, Yamaha, Deahan...
Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng đang tiíu thụ mặt hăng chủ yếu lă xe mây hêng VMEP... Đối tượng khâch hăng chủ yếu của Trung tđm lă câc đại lý bân xe mây vă khâch hăng nhỏ lẻ của câc tỉnh Nam Trung Bộ vă khu vực Đă Nẵng.
Hiện nay, tại Trung tđm có hai phương thức bân hăng chủ yếu. Mỗi phương thức bân hăng có đặc điểm riíng về thủ tục chứng từ bân hăng cũng như trình tự luđn chuyển của câc chứng từ đó:
1.1. Phương thức bân buôn
Theo phương thức năy hăng được xuất tại kho của Trung tđm vă hình thức bân hăng cụ thể lă bân buôn qua kho giao hăng trực tiếp cho khâch hăng. Trung tđm phục vụ
tối đa nhu cầu của khâch hăng vă tuđn thủ giao dịch theo vùng. Hiện nay, Trung tđm đâp ứng nhu cầu sản phẩm cho câc tỉnh như Quảng Nam, Quảng Ngêi, Huế vă khu vực Tp Đă Nẵng. Khâch hăng đến trực tiếp kho của Trung tđm để nhận hăng.
Sau khi Phòng kế hoạch - kinh doanh thỏa thuận giao dịch với khâch hăng xong, Phó giâm đốc phụ trâch bân hăng xuất lệnh viết hóa đơn, sau đó chuyển cho nhđn viín phòng kế toân viết hóa đơn. Trong hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký của Giâm đốc, người mua hăng vă người bân hăng. Hóa đơn được chuyển cho kho xuất hăng. Đồng thời Phòng Kế hoạch - kinh doanh có nhiệm vụ xuất phiếu hải quan vă lăm thủ tục giao nhận khâc (thẻ bảo hănh, cataloge...). Hăng hóa chuyển bân vẫn thuộc quyền sở hữu của Trung tđm, chỉ khi năo khâch hăng kiểm nhận hăng hóa, ký văo hóa đơn vă chấp nhận thanh toân thì số hăng chuyển giao mới được coi lă tiíu thụ. Chi phí vận chuyển do đại lý câc tỉnh chịu còn chi phí bốc xếp do Trung tđm chịu. Căn cứ văo bâo câo hăng ngăy ở câc cửa hăng, kế toân tiến hăng đăng ký hóa đơn. Hóa đơn kiím phiếu xuất kho lă căn cứ để hạch toân doanh thu.
1.2. Phương thức bân lẻ1.2.1. Bân lẻ thu tiền trực tiếp 1.2.1. Bân lẻ thu tiền trực tiếp
Khi có khâch hăng đến mua, giữa khâch hăng vă bộ phận bân hăng sẽ giao dịch với giâ cả thỏa thuận. Nhđn viín bân hăng sẽ thu thập thông tin từ khâch hăng như tín, địa chỉ, điện thoại... đồng thời viết phiếu bâo giâ qua cửa hăng trưởng ký tín, chuyển lín Phòng kế hoạch - kinh doanh. Tại đđy, Phòng kế hoạch - kinh doanh có nhiệm vụ xuất phiếu hải quan giao cho Phòng kế toân để viết hóa đơn GTGT gồm ba liín như ở phương thức bân buôn. Hóa đơn có đầy đủ chữ ký của Giâm đốc, kế toân trưởng. Khi hoăn thănh công việc năy thì kế toân giao lại cho nhđn viín bân hăng, đưa cho khâch hăng vă văo thẻ kho, nhật ký bân hăng tại câc cửa hăng. Nhđn viín bân hăng thu tiền đủ ở khâch hăng trước khi giao xe. Cuối ngăy, câc cửa hăng tổng hợp tiền, lín bảng kí tiền vă nộp lín Thủ quỹ của Trung tđm.
Đối với câc cửa hăng bân lẻ xe mây, có hóa đơn GTGT riíng, khi có khâch hăng thì gọi điện xin duyệt của Giâm đốc vă ký thay văo hóa đơn GTGT. Cuối ngăy bâo câo về Phòng kế toân của Trung tđm.
Đối với hăng hóa có giâ trị thấp dưới mức quy định phải lập hóa đơn như phụ tùng, linh kiện... thì bộ phận bân hăng lập bảng kí bân lẻ theo từng lần bân, từng mặt hăng rồi cuối ngăy cộng bảng kí viết một hóa đơn GTGT, gửi về Phòng kinh doanh để kiểm tra, tổng hợp. Sau đó, chuyển cho Phòng kế toân lăm căn cứ tính thuế GTGT vă ghi
nhận doanh thu. Ở câc cửa hăng bân lẻ, câc nhđn viín hạch toân chỉ lăm nhiệm vụ thống kí, hạch toân ban đầu chứ chưa thực hiện câc nghiệp vụ của kế toân.
1.2.2. Bân hăng trả góp
Đđy lă phương thức bân hăng có sự thỏa thuận giâ giữa khâch hăng vă Trung tđm. Khi khâch hăng chưa thanh toân đủ số tiền, Trung tđm có thể tiến hănh cho khâch hăng trả tiền dần dần. Số tiền phải trả ban đầu lớn hơn 50% giâ trị sản phẩm, số tiền còn lại khâch hăng có thể thế chấp tăi sản có giâ trị trín giâ trị còn lại đó. Khi tiến hănh câc thủ tục, nhđn viín bân hăng sẽ đưa thông tin cho Phòng kế hoạch - kinh doanh để tiến hănh lăm hợp đồng trả góp. Khâch hăng có thể thế chấp giấy sở nghiệp chủ, giấy chứng nhận tiền gửi, trâi phiếu... Sau đó, câc thủ tục khâc được tiến hănh tương tự như phương thức bân lẻ thu tiền trực tiếp. Phương thức bân hăng trả góp chỉ tiến hănh trong hình thức bân lẻ.
2. Phương thức thanh toân
Khâch hăng có thể lựa chọn hình thức thanh toân phù hợp, linh hoạt với điều kiện của từng khâch hăng. Hiện nay, ở Trung tđm việc mua bân hăng hóa được thực hiện thông qua câc hình thức thanh toân như: Thanh toân bằng tiền mặt, thanh toân qua tăi khoản ngđn hăng, cho khâch hăng nợ.
III. Kiểm soât nội bộ chu trình bân hăng - thu tiền tại Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng tô - xe mây Đă Nẵng
1. Kiểm soât nội bộ nghiệp vụ bân hăng1.1. Phí duyệt nghiệp vụ tiíu thụ 1.1. Phí duyệt nghiệp vụ tiíu thụ
Việc hỏi giâ hay đơn đặt hăng của khâch hăng lă điểm khởi đầu cho toăn bộ chu trình bân hăng - thu tiền tại Trung tđm. Từ việc hỏi giâ vă đơn đặt hăng của khâch hăng đến khi hợp đồng kinh tế được ký kết thì giữa Trung tđm vă khâch hăng phải qua một quâ trình giao dịch, thương thảo về câc điều kiện giao dịch.
Sau khi đơn đặt hăng được Phòng kinh doanh kiểm tra về tín hăng, số lượng thời gian giao hăng, thời gian thanh toân... thì được chuyển cho Giâm đốc duyệt đơn đặt hăng, Phòng kinh doanh tiến hănh lập Hợp đồng kinh tế dựa trín đơn đặt hăng vă những điều kiện đê thỏa thuận giữa hai bín. Hợp đồng được lập thănh 03 bản, trong đó khâch hăng giữ 01 bản, Phòng kinh doanh giữ 01 bản, 01 bản sẽ được chuyển đến phòng kế toân để theo dõi vă viết Hóa đơn GTGT. Hợp đồng kinh tế phải có đầy đủ chữ ký của lênh đạo hai bín, người có chức vụ cao nhất thì mới có giâ trị. Nếu trong quâ trình thực
hiện hợp đồng có những vấn đề về chất lượng thì Phòng kinh doanh sẽ tìm câch giải quyết.
1.2. Chuyển giao hăng hóa
Hiện nay, việc giao nhận hăng hóa được thực hiện tại kho của Trung tđm, Trung tđm không chịu chi phí vận chuyển mă chi phí vận chuyển do đại lý câc tỉnh chịu còn chi phí bốc xếp do Trung tđm chịu.
Sau khi Phòng kế toân tiến hănh lập hóa đơn GTGT vă có sự phí chuẩn của Giâm đốc Trung tđm, hóa đơn được chuyển cho kho xuất hăng. Đồng thời Phòng Kế hoạch - kinh doanh có nhiệm vụ xuất phiếu hải quan vă lăm thủ tục giao nhận khâc (thẻ bảo hănh, cataloge...), chỉ khi năo khâch hăng kiểm nhận hăng hóa, ký văo hóa đơn vă chấp nhận thanh toân thì số hăng chuyển giao mới được coi lă tiíu thụ. Thủ kho có trâch nhiệm giao đúng số lượng hăng hóa, chủng loại như đê ghi trong hóa đơn, người nhận hăng sẽ tiến hănh kiểm nhận về số hăng hóa cũng như chất lượng hăng được giao. Sau đó, thủ kho sẽ ghi văo thẻ kho.
1.3. Kiểm soât việc ghi nhận doanh thu tiíu thụ
1.3.1. Đối với chu trình bân hăng theo phương thức bân buôn
Khi khâch hăng đến mua hăng hóa, phòng kinh doanh giao dịch thỏa thuận với khâch hăng. Sau đó, Phó giâm đốc phụ trâch kinh doanh xuất lệnh viết hóa đơn chuyển cho Phòng kế toân viết hóa đơn GTGT vă lăm câc thủ tục giao nhận khâc như đưa cho khâch hăng thẻ bảo hănh, cataloge...
Đối với trường hợp khâch hăng thanh toân ngay bằng tiền mặt thì thủ quỹ thu tiền vă theo dõi trín Sổ quỹ tiền mặt nhằm quản lý chặt chẽ lượng tiền mặt thu từ bân hăng trong ngăy.
Nếu khâch hăng chưa trả tiền ngay thì kế toân ghi văo sổ tổng hợp công nợ vă sổ chi tiết công nợ được mở riíng cho từng khâch hăng.
Sau đó, căn cứ văo hóa đơn GTGT, kế toân phản ânh văo sổ chi tiết doanh thu , sổ năy gồm câc cột : chứng từ, số, ngăy, tín đơn vị mua xe, loại xe, số tiền... theo mẫu vă ghi văo chứng từ ghi sổ theo trình tự câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh. Chứng từ ghi sổ cũng lă căn cứ để kế toân lập câc sổ câi văo cuối thâng. Sau khi lập chứng từ ghi sổ, kế toân sẽ kiểm tra thông tin vă ghi văo sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
BIỂU SỐ 1:
HÓA ĐƠN Mẫu số 01/GTKT-3LL