I. Một số bộ phận cấu thănh hệ thống kiểm soât nộibộ tại Trung tđm
2.3.3. Tăi khoản sử dụng
Hệ thống tăi khoản kế toân lă cơ sở để tổ chức hệ thống sổ kế toân tổng hợp vă chi tiết nhằm xử lý thông tin phù hợp với yíu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng đê tổ chức hệ thống tăi khoản kế toân theo quy định của Bộ tăi chính theo câc quyết định vă thông tư mới nhất để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh. Trung tđm đê tổ chức hệ thống tăi khoản như sau:
- TK 511xe: Doanh thu bân hăng xe mây - TK 511v: Doanh thu bân hăng vi tính - TK 531: Hăng bân bị trả lại
- TK 131xe: Phải thu khâch hăng mua xe: Phản ânh câc khoản nợ phải thu vă tình hình thanh toân câc khoản nợ phải thu của Trung tđm về tiền bân xe mây.
- TK 131v: Phải thu khâch hăng mua vi tính: Phản ânh câc khoản nợ phải thu vă tình hình thanh toân câc khoản nợ phải thu của Trung tđm về tiền bân xe mây.
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngđn hăng Vă một số tăi khoản có liín quan.
Trong sổ chi tiết doanh thu, Trung tđm theo dõi câc loại hăng hóa bằng việc phđn loại xe mây, vi tính...
Nhìn chung, hệ thống tăi khoản được sử dụng để theo dõi câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh tại Trung tđm tương đối đơn giản, gọn nhẹ vă đầy đủ. Ngoăi ra, để tiện theo dõi từng loại mặt hăng. Trung tđm đê sử dụng câc ký hiệu riíng cho từng loại hăng hóa do nhă mây sản xuất xe quy định.
2.4. Bâo câo kế toân
Văo cuối mỗi quý, số liệu trín sổ kế toân sẽ được kế toân của Trung tđm tổng hợp thănh câc chỉ tiíu, khoản mục trín Bâo câo kế toân. Bâo câo kế toân lă những Bảng tổng hợp câc chỉ tiíu kinh tế, tăi chính dưới thước đo giâ trị trín cơ sở sô liệu từ sổ sâch kế toân nhằm phản ânh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh vă sử dụng vốn của Trung tđm sau một thời kỳ nhất định. Thông qua hệ thống Bâo câo kế toân, nhă quản lý Trung tđm sẽ nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tđm để từ đó đưa ra câc biện phâp điều chỉnh hợp lý nhằm nđng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống Bâo câo kế toân trong chu trình bân hăng - thu tiền của Trung tđm gồm có:
- Bâo câo tổng hợp doanh thu.
- Bâo câo tổng hợp công nợ phải thu. - Bảng cđn đối Xuất - Nhập - Tồn.
3. Câc thủ tục kiểm soât
Hệ thống kiểm soât nội bộ của Trung tđm hoạt động có hiệu quả phần lớn nhờ văo việc thiết kế câc thủ tục kiểm soât ở câc khđu, câc bộ phận phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Trung tđm. Đồng thời, việc tuđn thủ câc thủ tục kiểm soât tương đối chặt
chẽ dựa trín câc nguyín tắc “phđn công phđn nhiệm”, nguyín tắc “bất kiím nhiệm” vă nguyín tắc “ủy quyền vă phí chuẩn”.
Nguyín tắc phđn công phđn nhiệm: Mỗi bộ phận được quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể vă mỗi thănh viín trong bộ phận lại được người phụ trâch nhiệm vụ thích hợp phù hợp với trình độ vă khả năng lăm việc.
Nguyín tắc bất kiím nhiệm:
- Có sự câch ly trâch nhiệm giữa người ghi chĩp sổ sâch với người quản lý tăi sản: cụ thể lă Thủ quỹ không kiím kế toân vốn bằng tiền.
- Có sự câch ly trâch nhiệm giữa người phí chuẩn nghiệp vụ với người thực hiện nghiệp vụ.
Nguyín tắc ủy quyền vă phí chuẩn: Ở Trung tđm, câc nghiệp vụ được phí chuẩn hợp lý vă riíng cho từng trường hợp.
4. Bộ phận kiểm toân nội bộ
Ở Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng chưa có bộ phận kiểm toân nội bộ thực hiện chức năng kiểm tra, giâm sât vă đânh giâ câc hoạt động của Trung tđm. Chính vì điều năy sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của việc ngăn ngừa cũng như phât hiện ra câc sai phạm, gian lận lăm thất thoât tăi sản... nếu có sự cố tình.