III. Kiểm soât nộibộ chu trình bân hăng thu tiền tại Trung tđm kinh doanh mô
2. Kiểm soât nộibộ nghiệp vụ bân chịu tại Trung tđm
2.1. Chính sâch tín dụng tại Trung tđm
Tại trung tđm hiện nay chưa đề ra một chính sâch tín dụng rõ răng bằng văn bản hoặc quy chế năo. Tuy nhiín quâ trình tìm hiểu tại Trung tđm cho thấy Trung tđm đê âp dụng chính sâch tín dụng khâ rộng rêi với những khâch hăng truyền thống của mình vă câc khoản cho khâch hăng nợ phải có ngđn hăng bảo lênh.
Tuy nhiín thời gian tín dụng mă Trung tđm âp dụng lă quâ ngắn. Đối với khâch hăng truyền thống lớn thì thời hạn nợ lă 1 thâng, còn đối với khâch hăng truyền thống khâc nhưng mức độ mua hăng ở Trung tđm ít hơn thì thời hạn nợ tối đa lă 15 ngăy.
Đối với khâch hăng vêng lai thì công ty yíu cầu ứng trước vă thanh toân sau khi nhận hăng. Tỷ lệ ứng trước lă 25-40% giâ trị hợp đồng. Riíng một văi trường hợp đặc biệt khi công ty xem xĩt tiềm năng khâch hăng năy có thể trở thănh khâch hăng truyền thống của mình thì sẽ xem xĩt cho nợ trong thời gian tối đa lă 7 ngăy (rất ít xảy ra) vă quyết định năy phải do Ban giâm đốc công ty phí duyệt.
2.2. Xĩt duyệt bân hăng chịu
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
Nhđn viín Phòng kinh doanh sẽ căn cứ văo chính sâch tín dụng của Trung tđm mă có nín cho khâch hăng nợ hay không. Đối với khâch hăng truyền thống, nhđn viín Phòng kinh doanh sẽ liín hệ với kế toân công nợ để biết thông tin về tình hình thanh toân của khâch hăng với Trung tđm trước đó rồi mới quyết định cho nợ. Quyết định cuối cùng phải thông qua sự phí chuẩn của Trưởng phòng kinh doanh. Đối với những khâch hăng mới nhưng vẫn được xem xĩt cho nợ thì nhđn viín phòng kinh doanh sẽ tìm hiểu thông tin về khâch hăng như địa băn hoạt động, loại hình kinh doanh, tình hình tăi chính..., sau đó mới xem xĩt khả năng trở thănh khâch hăng lớn của Trung tđm mă quyết định cho nợ hay không. Tỷ lệ bân chịu cho khâch hăng mới lă rất ít vă cần phải có sự phí duyệt đồng ý của Trưởng phòng kinh doanh vă Giâm đốc Trung tđm. Biện phâp năy giúp Trung tđm giảm thiểu được những khoản nợ khó đòi, tăng khả năng thu hồi nợ để từ đó có thể tiếp tục tâi đầu tư kinh doanh.
2.3. Quản lý khâch hăng nợ
Để quản lý khâch nợ, kế toân công nợ căn cứ văo hóa đơn GTGT (Liín 3) chưa thanh toân để ghi văo sổ theo dõi công nợ theo từng đối tượng. Sổ năy có tâc dụng theo dõi tình hình công nợ của khâch hăng trong một khoản thời gian nhất định, từ đó có biện phâp thu nợ kịp thời.
BIỂU SỐ 4:
SVTH: Nguyễn Quang Sơn - Lớp 24KT6
SỔ THEO DÕI CÔNG NỢ KHÂCH HĂNG
Từ ngăy 01/01/2007 đến ngăy 31/01/2007
Khâch hăng: Công ty TNHH Kim Yến
Địa chỉ: 324 Ngô Quyền - Đă Nẵng Điện thoại: 0511.598987
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Số phât sinh Số dư
Số Ngăy Nợ Có
SDĐK
80910 1/1 Xuất hóa đơn 80910 47.363.400
6/1 Thu hóa đơn 80910 47.363.400
80932 7/1 Xuất hóa đơn 80932 86.568.100
... ... ... ... ...
Tổng cộng 362.750.550 312.219.700 50.530.850 Người lập biểu Kế toân trưởng
TTKD mô tô - xe mây Đă Nẵng 76 Điện Biín Phủ
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
Bín cạnh việc theo dõi chi tiết từng đối tượng, công ty còn sử dụng Bảng tổng hợp công nợ khâch hăng để tiện cho việc quản lý cũng như bâo câo khi cần.
Cuối thâng, kế toân công nợ tiến hănh cộng sổ vă rút số dư mỗi thâng cho từng khâch hăng. Qua đó có thể biết được khâch hăng năo có số dư nợ vượt quâ giới hạn cho phĩp cũng như lăm căn cứ để tính câc chế độ bân hăng cho khâch hăng.
BIỂU SỐ 5:
Ngoăi ra, để đảm bảo tính chính xâc của khoản phải thu khâch hăng, cuối mỗi kỳ đều tiến hănh đối chiếu công nợ giữa kế toân Trung tđm vă khâch hăng. Công việc đối chiếu năy có thể phât hiện ra những khoản phải thu không có thật cũng như câc khoản phải thu còn thiếu, từ đó có thể giảm thiểu những gian lận liín quan đến câc khoản phải thu của Trung tđm.
Biín bản đối chiếu công nợ lă căn cứ để xâc định chính xâc khoản nợ phải thu của Trung tđm, giúp kế toân có thể kiểm tra đối chiếu vă điều chỉnh những sai sót trong quâ trình ghi sổ vă nhập liệu. Nó cũng thể hiện trâch nhiệm của khâch hăng đối với khoản nợ với Trung tđm đồng thời bảo vệ quyền lợi cho khâch hăng.
2.4. Tổ chức công tâc thu hồi nợBIỂU SỐ 6: BIỂU SỐ 6:
SVTH: Nguyễn Quang Sơn - Lớp 24KT6
BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ KHÂCH HĂNG
Từ ngăy 01/01/2007 đến ngăy 31/01/2007
Đơn vị tính: đồng
STT Tín KH Số đầu kỳ Số phât sinh Số cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
01 Công ty Kim Yến 362.750.550 312.219.700 50.530.850 02 CH xe mây Phước 15.633.500 290.852.000 250.030.000 56.455.500 ... ... ... ... ... ...
Tổng cộng 48.560.650 5.620.435.950 5.449.211.600 219.785.000
Người lập biểu Kế toân trưởng
TTKD mô tô - xe mây Đă Nẵng 76 Điện Biín Phủ
Cộng hòa xê hội chủ nghĩa Việt
Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÂN
Kính gửi : Công ty TNHH-TMDV Hùng Dũng
Hiện nay quý khâch hăng còn đang nợ chúng tôi số tiền lă: 46.560.750 đ (Bằng chữ: Bốn mươi sâu triệu năm trăm sâu mươi ngăn bảy trăm năm mươi đồng) theo hoâ đơn số 80988 ngăy 25/03/2007.
Nay chúng tôi đề nghị quý khâch hăng thanh toân tiền hăng cho chúng tôi bằng tiền mặt hoặc chuyển số tiền trín văo Tăi khoản số: 04 00100760 017 - Chi nhânh Ngđn hăng Vietcombank Đă Nẵng.
Rất mong nhận được sự hỗ trợ của khâch hăng. Xin chđn thănh cảm ơn!
Đă Nẵng, ngăy 15 thâng 04 năm 2007
Kế toân trưởng
TTKD mô tô - xe mây Đă Nẵng 76 Điện Biín Phủ
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
Hiện nay, Phòng kế toân của Trung tđm có tổ thu hồi nợ gồm 4 người: Kế toân trưởng lă tổ trưởng, kế toân công nợ, kế toân tiíu thụ lă tổ viín vă một nhđn viín đi thu hồi nợ. Tổ công nợ năy có nhiệm vụ theo dõi câc khoản nợ đến hạn vă quâ hạn phât sinh. Sau đó lập vă gửi Giấy đề nghị thanh toân đến cho khâch hăng.
Nếu sau khi gửi Giấy đề nghị thanh toân mă khâch hăng vẫn chưa thanh toân tiền hăng cho Trung tđm. Lúc năy tổ công nợ của Trung tđm sẽ cử nhđn viín trực tiếp đến khâch hăng thu nợ.
2.5. Xử lý câc khoản phải thu khó đòi
Tại Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng, việc bân chịu cho khâch hăng diễn ra thường xuyín, đối tượng khâch nợ của Trung tđm khâ nhiều nín không thể trânh khỏi những khoản nợ khó đòi.
Với câc khâch hăng có quan hệ mua bân đối với Trung tđm nhưng trong một thời gian dăi không thanh toân câc khoản nợ cho Trung tđm thì Trung tđm tạm ngừng việc bân hăng cho khâch hăng đó. Nếu sau đó khâch hăng thanh toân xong câc khoản nợ vă có nhu cầu muốn tiếp tục mua câc sản phẩm của Trung tđm thì Trung tđm sẽ tiếp tục bân hăng cho khâch hăng đó nhưng câc điều kiện về thanh toân sẽ được thiết chặt hơn để đảm bảo thu hồi được câc khoản nợ của khâch hăng năy.
Đối với những khâch hăng không có khả năng chi trả câc khoản nợ cho Trung tđm vì câc lý do tăi chính thì kế toân công nợ tổng hợp danh sâch câc khâch hăng không có khả năng chi trả kỉm theo lý do không thu hồi được cho Ban giâm đốc vă kế toân trưởng. Sau đó Trung tđm cử câc nhđn viín tới nơi khâch hăng đó kinh doanh để tìm hiểu tình hình. Từ đó, Giâm đốc vă Kế toân trưởng sẽ xem xĩt việc xóa nợ cho câc đối tượng có chứng cứ rõ răng về khả năng không thể thanh toân được như: Có hồ sơ giải thể doanh nghiệp, có giấy xâc nhận của địa phương về hoăn cảnh khó khăn... Căn cứ văo câc giấy tờ xâc minh, Trung tđm lập hội đồng xử lý nợ khó đòi. Kế toân công nợ sẽ căn cứ văo quyết định của hội đồng để thực hiện lập dự phòng hoặc xoâ nợ theo qui định.
SVTH: Nguyễn Quang Sơn - Lớp 24KT6
Cộng hòa xê hội chủ nghĩa Việt
Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÂN
Kính gửi : Công ty TNHH-TMDV Hùng Dũng
Hiện nay quý khâch hăng còn đang nợ chúng tôi số tiền lă: 46.560.750 đ (Bằng chữ: Bốn mươi sâu triệu năm trăm sâu mươi ngăn bảy trăm năm mươi đồng) theo hoâ đơn số 80988 ngăy 25/03/2007.
Nay chúng tôi đề nghị quý khâch hăng thanh toân tiền hăng cho chúng tôi bằng tiền mặt hoặc chuyển số tiền trín văo Tăi khoản số: 04 00100760 017 - Chi nhânh Ngđn hăng Vietcombank Đă Nẵng.
Rất mong nhận được sự hỗ trợ của khâch hăng. Xin chđn thănh cảm ơn!
Đă Nẵng, ngăy 15 thâng 04 năm 2007
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
3. Kiểm soât nội bộ câc khoản thu tiền3.1. Kiểm soât nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt