III. Kiểm soât nộibộ chu trình bân hăng thu tiền tại Trung tđm kinh doanh mô
3. Kiểm soât nộibộ câc khoản thu tiền
Hằng ngăy, câc nghiệp vụ thu tiền mặt phât sinh, kế toân thanh toân căn cứ văo câc chứng từ ban đầu để lập Phiếu thu, Phiếu thu được lập thănh ba liín kỉm theo câc chứng từ gốc có liín quan. Sau khi được Giâm đốc vă Kế toân trưởng phí duyệt, một liín giao cho người nộp tiền, một liín lưu ở cùi, liín còn lại do kế toân thanh toân giữ. Đồng thời kế toân công nợ ghi văo sổ theo dõi công nợ, kế toân thanh toân ghi văo sổ theo dõi chi tiết tiền mặt. Cuối thâng, kế toân ghi văo chứng từ ghi sổ vă Sổ câi từ đó lập Bâo câo kế toân.
SƠ ĐỒ 4: Lưu đồ thể hiện kiểm soât nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt
Người nộp Kế toân thanh toân Thủ quỹ Giâm đốc, KTT
SVTH: Nguyễn Quang Sơn - Lớp 24KT6
Nộp tiền vă câc chứng từ có liín quan Kiểm tra vă lập Phiếu thu
Phiếu thu Phí duyệt Phiếu thu
Phiếu thu Thu tiền vă
xâc nhận Phiếu thu Sổ quỹ Phiếu thu 2 1 Sổ chi tiết Tiền mặt Bảng tổng hợp thu TM 3
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
3.2. Kiểm soât nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngđn hăng
Tại Trung tđm, phần lớn khâch hăng của Trung tđm thanh toân tiền hăng thông qua hệ thống ngđn hăng vă như vậy câc giấy bâo của ngđn hăng lă chứng từ quan trọng, giấy bâo được ngđn hăng gửi cho Trung tđm thường xuyín theo từng nghiệp vụ kinh tế phât sinh. Khi nhận được “giấy bâo Có” của ngđn hăng, kế toân thanh toân kiểm tra sự hợp lệ, tính hiệu lực. Đồng thời thực hiện sự phđn loại giấy bâo theo từng ngđn hăng giao dịch vă sắp xếp giấy bâo theo số thứ tự liín tục ghi trín giấy bâo. Trín cơ sở đó, kế toân thực hiện đối chiếu giữa số phât sinh trín giấy bâo với chứng từ gốc đính kỉm rồi ghi văo sổ chi tiết tiền gửi ngđn hăng sau đó chuyển cho kế toân công nợ để ghi giảm nợ khâch hăng.
SƠ ĐỒ 5: Lưu đồ thể hiện kiểm soât nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngđn hăng
Ngđn hăng Kế toân thanh toân Kế toân công nợ
SVTH: Nguyễn Quang Sơn - Lớp 24KT6
Lập giấy bâo Có vă chuyển câc
giấy tờ có giâ
Nhận giấy bâo có vă câc chứng
chỉ có giâ
Kiểm tra, đối chiếu chứng từ
Ghi sổ chi tiết TGNH
Chứng từ ghi sổ
Lư u
Kiểm tra, đối chiếu
Ghi sổ theo dõi công nợ Giấy bâo
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
PHẦN III
HOĂN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÂT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÂN HĂNG - THU TIỀN TẠI TRUNG TĐM KINH DOANH
MÔ TÔ - XE MÂY ĐĂ NẴNG
A. NHẬN XĨT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÂT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÂN HĂNG - THU TIỀN TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÂY ĐĂ NẴNG
I. Nhận xĩt chung về hệ thống kiểm soât nội bộ tại Trung tđm1. Ưu điểm 1. Ưu điểm
* Về môi trường kiểm soât:
Xĩt về môi trường kiểm soât trong hệ thống kiểm soât nội bộ chu trình bân hăng vă thu tiền thì tại Trung tđm có những mặt thuận lợi vă những tồn tại sau:
- Trung tđm có một bộ mây quản lý chặt chẽ từ trín xuống dưới. Với mô hình quản lý vừa trực tuyến vừa chức năng tạo nhiều thuận lợi trong công tâc kiểm tra kiểm soât trong toăn bộ hoạt động của Trung tđm. Quyền hạn vă trâch nhiệm phí duyệt cũng như thực hiện nghiệp vụ bân hăng được phđn chia rõ răng cho câc bộ phận vă từng câ nhđn trong mỗi bộ phận có liín quan. Hơn nữa giữa câc phòng ban đều có sự phối hợp, có mối quan hệ mật thiết vă chặt chẽ với nhau tạo thănh một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiíu chung của công ty.
- Lênh đạo Trung tđm lă người liím chính, có tinh thần trâch nhiệm cao trong công việc, luôn luôn lă tấm gương sâng để nhđn viín noi theo. Luôn quan tđm đến công việc của nhđn viín vă luôn trao đổi công việc với nhđn viín một câch nghiím túc nhưng thđn thiện đê tạo ra môi trường lăm việc thỏa mâi, cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ đê tạo điều kiện phât triển năng lực câ nhđn.
- Câc chính sâch, thủ tục được quy định vă ban hănh đến mọi phòng ban, đến từng nhđn viín trong Trung tđm nhằm nđng cao việc tuđn thủ câc chính sâch, thủ tục nhằm đảm bảo câc mục tiíu đề ra. Ban Giâm đốc Trung tđm có thể giảm bớt công việc kiểm soât của mình bằng câch ủy quyền cho Phó giâm đốc, trưởng phòng, phó phòng. Việc kiểm soât được thực hiện bởi những nhă quản lý có trâch nhiệm năng lực từ câc Phó phòng đến Trưởng phòng, từ Phó giâm đốc đến Giâm đốc trong Trung tđm đê hạn chế rất nhiều gian lận vă sai sót có thể xảy ra.
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
- Đội ngũ nhđn viín trẻ có năng lực vă phẩm chất đạo đức tốt, họ luôn có ý thức trâch nhiệm vă tinh thần lăm việc tích cực, sâng tạo. Mặc dù công việc nhiều hơn so với khả năng đâp ứng hiín tại nhưng lúc năo họ cũng nỗ lực vă cố gắng hoăn thănh tốt công việc được giao. Đđy lă yếu tố quan trọng quyết định sự thănh công của bất kỳ hệ thống kiểm soât nội bộ năo.
- Sự phđn chia trâch nhiệm cụ thể cho mỗi câ nhđn đê nđng cao tinh thần trâch nhiệm đối với công việc mình thực hiện. Để hoạt động của Trung tđm đi văo nề nếp, kích thích nhđn viín hăng say trong công việc, cống hiến hết mình cho Trung tđm, Trung tđm đê xđy dựng quy chế về lao động, quy chế về tiền lương, chính sâch thưởng phạt phđn minh, rõ răng nhằm tạo động cơ tự giâc thúc đẩy người lao động phât huy tính chủ động, sâng tạo trong kinh doanh, tăng cường vai trò trâch nhiệm của mỗi câ nhđn, từng bộ phận, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
- Trung tđm thường tổ chức hội thảo, câc lớp tập huấn vă mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cân bộ công nhđn viín nhằm phổ biến câc thông tin mới vă nđng cao năng lực lăm việc của nhđn viín trong quâ trình lăm việc tạo nín hiệu quả hoạt động vă hạn chế những sai sót xảy ra.
* Về hệ thống thông tin kế toân:
- Kế toân Trung tđm luôn vận dụng chế độ kế toân mới nhất để tổ chức công tâc kế toân tại Trung tđm. Công tâc kế toân trong từng khđu nghiệp vụ được kế toân thực hiện tốt, đảm bảo câc yíu cầu của công tâc quản lý của Lênh đạo Trung tđm. Hình thức ghi chĩp cũng như việc hạch toân tổng hợp thể hiện tính logic, sâng tạo vă nhạy bĩn của đội ngũ kế toân điều đó đê hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Trung tđm.
- Hệ thống sổ sâch kế toân chứng từ ghi sổ được bộ phận kế toân vận dụng một câch linh hoạt phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tđm. Chứng từ được tập hợp thănh quyển theo nội dung, được lưu trữ, bảo quản cẩn thận.
- Phđn công khối lượng công việc rõ răng cho từng nhđn viín theo trình độ, năng lực để đảm bảo cho việc hạch toân diễn ra chính xâc, kịp thời, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận.
Nhìn chung, công tâc kế toân tại Trung tđm đê đảm bảo gọn nhẹ nhưng hoạt động hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế, quy mô, đặc điểm kinh doanh vă yíu cầu quản lý của Trung tđm.
* Về câc thủ tục kiểm soât:
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
Câc thủ tục kiểm soât tại Trung tđm được Ban giâm đốc ký duyệt vă ban hănh thănh câc qui chế để bắt buộc câc phòng ban, xí nghiệp cùng thực hiện. Câc thủ tục kiểm soât được Ban giâm đốc thiết lập dựa trín ba nguyín tắc cơ bản: Nguyín tắc “phđn công phđn nhiệm”, nguyín tắc “bất kiím nhiệm” vă nguyín tắc “uỷ quyền vă phí chuẩn”. Việc tuđn theo câc nguyín tắc năy đê lăm cho câc thủ tục kiểm soât phât huy tốt tâc dụng vì thế mă hệ thống kiểm soât nội bộ hoạt động có hiệu quả vă ngăy căng có khả năng ngăn ngừa câc sai phạm, gian lận một câch tốt hơn. Điều đó cũng có nghĩa lă hệ thống kiểm soât nội bộ cũng đê lăm cho hoạt động kinh doanh của Trung tđm ngăy căng phât triển.
2. Nhược điểm
Bín cạnh những ưu điểm trín, vẫn có những hạn chế phât sinh từ những điểm yếu của hệ thống kiểm soât nội bộ của Trung tđm:
- Những quy định chưa thănh văn bản, chỉ tồn tại như một thói quen vă câc mệnh lệnh được phổ biến qua hình thức truyền miệng. Điều năy dẫn đến tình trạng đôi lúc nhđn viín thực hiện sẽ quín hoặc không nhớ cụ thể mình sẽ thực hiện theo trình tự như thế năo thì lúc đó, sai sót lă điều khó có thể trânh khỏi.
- Việc phđn công, phđn nhiệm: tại phòng kế toân công ty, việc phđn chia trâch nhiệm cho mỗi nhđn viín đều được thực hiện bằng miệng chứ không thông qua Biín bản băn giao công việc. Đđy lă một hạn chế không nín có vì sự phđn công, phđn nhiệm phải rõ răng thì nhđn viín mới lăm tròn trâch nhiệm của mình.
- Về phần theo dõi công nợ, hầu hết khâch hăng bân buôn của Trung tđm đều không thanh toân ngay nín việc thu hồi nợ còn khâ phức tạp, lượng vốn bị chiếm dụng khâ lớn. Mặt khâc, Trung tđm chưa có hình thức chiết khấu thanh toân nín khó thu hồi được vốn nhanh chóng. Điều năy ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của Trung tđm.
- Một hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soât nội bộ tại Trung tđm lă tuy đê thực hiện nguyín tắc “phđn công phđn nhiệm”, nguyín tắc “bất kiím nhiệm” nhưng vẫn có thể xảy ra hiện tượng câc nhđn viín trong Trung tđm thông đồng, cấu kết với nhau hoặc cấu kết với câc đối tượng bín ngoăi để thực hiện hănh vi gian lận gđy thất thoât tăi sản của Trung tđm. Ngoăi ra, hệ thống kiểm soât Trung tđm do Giâm đốc tổ chức vă điều hănh, câc nhđn viín trong Trung tđm lă những người thực hiện kiểm soât chứ không phải do một bộ phận kiểm tra , kiểm soât độc lập, chuyín trâch việc kiểm soât nội bộ trong
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
Trung tđm. Đđy lă một trong những nguyín nhđn dẫn đến sự cấu kết của câc nhđn viín trong Trung tđm. Nếu hiện tượng năy xảy ra thì Giâm đốc Trung tđm khó mă phât hiện được.
II. Nhận xĩt về hoạt động kiểm soât nội bộ đối với chu trình bân hăng - thu tiền tại Trung tđm tại Trung tđm
1. Ưu điểm
Công tâc kiểm soât nội bộ chu trình bân hăng - thu tiền tại Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng nhìn chung được thực hiện tốt thể hiện ở những mặt sau:
- Trong công tâc hạch toân doanh thu vă hạch toân công nợ, Phòng kế toân đê có nhiều cố gắng nhằm phản ânh một câch đầy đủ, chính xâc tình hình ghi nhận doanh thu thực tế vă tình hình công nợ với khâch hăng căn cứ văo câc chứng từ gốc. Câc sổ chi tiết doanh thu vă công nợ được lập cho từng mặt hăng vă khâch hăng đâp ứng được yíu cầu của nhă quản lý vă lă cơ sở để lập Bâo câo doanh thu, Sổ quản lý công nợ, Bảng kí bân hăng cũng được ghi nhận đầy đủ.
- Việc phđn chia trâch nhiệm cho câc nhđn viín được đề ra một câch cụ thể rõ răng bằng văn bản, giúp công việc được thực hiện một câch dễ dăng vă đạt hiệu quả.
- Mỗi nhđn viín bân hăng đều tuđn thủ câc bước thủ tục cho từng giai đoạn trong chu trình bân hăng - thu tiền. Mỗi nhđn viín trong quâ trình thực hiện công việc bân hăng - thu tiền đều cđn nhắc đến hiệu quả hoạt động vă lợi ích chung của Trung tđm.
- Trong công tâc thanh toân, do những quy định nghiím ngặt về sự hợp lý của chứng từ thanh toân cho nín khi tiến hănh thanh toân, nhđn viín phải kiểm tra, xem xĩt thận trọng nhằm giảm thiểu sai sót có thể xảy ra...
2. Nhược điểm
Tuy nhiín, bín cạnh đó cũng có những mặt yếu trong chu trình bân hăng - thu tiền tại Trung tđm:
- Hiện nay, Trung tđm chưa có một chính sâch bân hăng tín dụng hay chính sâch chiết khấu rõ răng, cụ thể nhằm thu hút khâch hăng đến với Trung tđm. Do đó khâch hăng của Trung tđm chỉ hạn chế trong câc khâch hăng truyền thống, hoạt động kinh doanh chưa có những bước đột phâ mới.
- Trong quâ trình hạch toân, câc khoản chiết khấu thương mại mặc dù có phât sinh nhưng kế toân không hạch toân văo TK 521 vă hạch toân văo TK 3388 - Khoản hỗ trợ khâch hăng, điều năy chưa thực hiện đúng với chuẩn mực kế toân.
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
- Khối lượng hăng bân trong ngăy rất lớn nín việc thanh toân với khâch hăng diễn ra liín tục, lượng tiền văo ra trong ngăy cũng rất phức tạp. Nhưng Trung tđm vẫn chưa có hình thức kiểm kí quỹ văo cuối ngăy, đđy lă một rủi ro tiềm ẩn lớn có thể gđy thất thoât tăi chính cho Trung tđm.
- Hiện nay, công tâc hạch toân kế toân tại Trung tđm vẫn được thực hiện một câch thủ công chứ chưa âp dụng phần mềm kế toân. Vì vậy, công việc của kế toân tương đối nhiều vă đòi hỏi cần phải có sự chính xâc về từng con số. Do đó, việc sai sót trong quâ trình tính toân, ghi sổ lă không thể trânh khỏi.
B. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOĂN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÂT NỘI BỘ TẠI TRUNG TĐM KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÂY ĐĂ NẴNG TẠI TRUNG TĐM KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÂY ĐĂ NẴNG
I. Hoăn thiện môi trường kiểm soât1. Xđy dựng bộ phận kiểm toân nội bộ 1. Xđy dựng bộ phận kiểm toân nội bộ
Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng lă một doanh nghiệp lớn với hệ thống mạng lưới nhiều cửa hăng vă chi nhânh trải rộng trín địa băn thănh phố Đă Nẵng vă cả khu vực miền Trung vă để nđng cao hơn nữa hiệu quả của hệ thống kiểm soât nội bộ tại Trung tđm nhất thiết nín thănh lập bộ phận Kiểm toân nội bộ. Bởi thông qua bộ phận kiểm toân nội bộ sẽ giúp cho Trung tđm xâc nhận tính đúng đắn, tính hợp phâp của câc tăi liệu, số liệu kế toân... của Trung tđm. Bộ phận kiểm toân nội bộ sẽ thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soât, đânh giâ, thẩm tra câc thông tin, đảm bảo cung cấp thông tin chính xâc cho Ban Giâm đốc, giúp câc phòng ban thực hiện đúng câc quy định, mục tiíu, kế hoạch mă Ban Giâm đốc đề ra. Kiểm toân nội bộ sẽ trự tiếp giúp cho công tâc quản lý, công tâc chuyín môn nghiệp vụ tăi chính kế toân của Trung tđm đi văo nề nếp, tự đânh giâ lại, rút kinh nghiệm để có những biện phâp chỉ đạo vă thực hiện tốt hơn.
Bộ phận kiểm toân nội bộ phải được tổ chức độc lập với câc phòng ban, bộ phận khâch trong Trung tđm, trực thuộc sự điều hănh của Giâm đốc. Có quyền kiểm tra, giâm sât tất cả câc hoạt động của câc phòng ban, bộ phận trong đơn vị, có trâch nhiệm phât hiện câc sai phạm, gian lận xảy ra ở câc bộ phận bâo câo với Ban Giâm đốc kịp thời đưa ra câc biện phâp xử lý.
Với quy mô vă cơ cấu tổ chức tại Trung tđm như hiện nay, để thuận tiện cho việc hoăn thănh nhiệm vụ vă tiết kiệm về mặt chi phí, Trung tđm nín tổ chức Phòng kiểm toân nội bộ gồm 3 nhđn viín được bố trí gồm: Một trưởng phòng Kiểm toân nội bộ vă
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
hai kiểm toân viín nội bộ. Nhđn viín thực hiện kiểm toân phải lă những người có trình