1. Ưu điểm
* Về môi trường kiểm soât:
Xĩt về môi trường kiểm soât trong hệ thống kiểm soât nội bộ chu trình bân hăng vă thu tiền thì tại Trung tđm có những mặt thuận lợi vă những tồn tại sau:
- Trung tđm có một bộ mây quản lý chặt chẽ từ trín xuống dưới. Với mô hình quản lý vừa trực tuyến vừa chức năng tạo nhiều thuận lợi trong công tâc kiểm tra kiểm soât trong toăn bộ hoạt động của Trung tđm. Quyền hạn vă trâch nhiệm phí duyệt cũng như thực hiện nghiệp vụ bân hăng được phđn chia rõ răng cho câc bộ phận vă từng câ nhđn trong mỗi bộ phận có liín quan. Hơn nữa giữa câc phòng ban đều có sự phối hợp, có mối quan hệ mật thiết vă chặt chẽ với nhau tạo thănh một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiíu chung của công ty.
- Lênh đạo Trung tđm lă người liím chính, có tinh thần trâch nhiệm cao trong công việc, luôn luôn lă tấm gương sâng để nhđn viín noi theo. Luôn quan tđm đến công việc của nhđn viín vă luôn trao đổi công việc với nhđn viín một câch nghiím túc nhưng thđn thiện đê tạo ra môi trường lăm việc thỏa mâi, cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ đê tạo điều kiện phât triển năng lực câ nhđn.
- Câc chính sâch, thủ tục được quy định vă ban hănh đến mọi phòng ban, đến từng nhđn viín trong Trung tđm nhằm nđng cao việc tuđn thủ câc chính sâch, thủ tục nhằm đảm bảo câc mục tiíu đề ra. Ban Giâm đốc Trung tđm có thể giảm bớt công việc kiểm soât của mình bằng câch ủy quyền cho Phó giâm đốc, trưởng phòng, phó phòng. Việc kiểm soât được thực hiện bởi những nhă quản lý có trâch nhiệm năng lực từ câc Phó phòng đến Trưởng phòng, từ Phó giâm đốc đến Giâm đốc trong Trung tđm đê hạn chế rất nhiều gian lận vă sai sót có thể xảy ra.
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
- Đội ngũ nhđn viín trẻ có năng lực vă phẩm chất đạo đức tốt, họ luôn có ý thức trâch nhiệm vă tinh thần lăm việc tích cực, sâng tạo. Mặc dù công việc nhiều hơn so với khả năng đâp ứng hiín tại nhưng lúc năo họ cũng nỗ lực vă cố gắng hoăn thănh tốt công việc được giao. Đđy lă yếu tố quan trọng quyết định sự thănh công của bất kỳ hệ thống kiểm soât nội bộ năo.
- Sự phđn chia trâch nhiệm cụ thể cho mỗi câ nhđn đê nđng cao tinh thần trâch nhiệm đối với công việc mình thực hiện. Để hoạt động của Trung tđm đi văo nề nếp, kích thích nhđn viín hăng say trong công việc, cống hiến hết mình cho Trung tđm, Trung tđm đê xđy dựng quy chế về lao động, quy chế về tiền lương, chính sâch thưởng phạt phđn minh, rõ răng nhằm tạo động cơ tự giâc thúc đẩy người lao động phât huy tính chủ động, sâng tạo trong kinh doanh, tăng cường vai trò trâch nhiệm của mỗi câ nhđn, từng bộ phận, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
- Trung tđm thường tổ chức hội thảo, câc lớp tập huấn vă mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cân bộ công nhđn viín nhằm phổ biến câc thông tin mới vă nđng cao năng lực lăm việc của nhđn viín trong quâ trình lăm việc tạo nín hiệu quả hoạt động vă hạn chế những sai sót xảy ra.
* Về hệ thống thông tin kế toân:
- Kế toân Trung tđm luôn vận dụng chế độ kế toân mới nhất để tổ chức công tâc kế toân tại Trung tđm. Công tâc kế toân trong từng khđu nghiệp vụ được kế toân thực hiện tốt, đảm bảo câc yíu cầu của công tâc quản lý của Lênh đạo Trung tđm. Hình thức ghi chĩp cũng như việc hạch toân tổng hợp thể hiện tính logic, sâng tạo vă nhạy bĩn của đội ngũ kế toân điều đó đê hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Trung tđm.
- Hệ thống sổ sâch kế toân chứng từ ghi sổ được bộ phận kế toân vận dụng một câch linh hoạt phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tđm. Chứng từ được tập hợp thănh quyển theo nội dung, được lưu trữ, bảo quản cẩn thận.
- Phđn công khối lượng công việc rõ răng cho từng nhđn viín theo trình độ, năng lực để đảm bảo cho việc hạch toân diễn ra chính xâc, kịp thời, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận.
Nhìn chung, công tâc kế toân tại Trung tđm đê đảm bảo gọn nhẹ nhưng hoạt động hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế, quy mô, đặc điểm kinh doanh vă yíu cầu quản lý của Trung tđm.
* Về câc thủ tục kiểm soât:
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
Câc thủ tục kiểm soât tại Trung tđm được Ban giâm đốc ký duyệt vă ban hănh thănh câc qui chế để bắt buộc câc phòng ban, xí nghiệp cùng thực hiện. Câc thủ tục kiểm soât được Ban giâm đốc thiết lập dựa trín ba nguyín tắc cơ bản: Nguyín tắc “phđn công phđn nhiệm”, nguyín tắc “bất kiím nhiệm” vă nguyín tắc “uỷ quyền vă phí chuẩn”. Việc tuđn theo câc nguyín tắc năy đê lăm cho câc thủ tục kiểm soât phât huy tốt tâc dụng vì thế mă hệ thống kiểm soât nội bộ hoạt động có hiệu quả vă ngăy căng có khả năng ngăn ngừa câc sai phạm, gian lận một câch tốt hơn. Điều đó cũng có nghĩa lă hệ thống kiểm soât nội bộ cũng đê lăm cho hoạt động kinh doanh của Trung tđm ngăy căng phât triển.
2. Nhược điểm
Bín cạnh những ưu điểm trín, vẫn có những hạn chế phât sinh từ những điểm yếu của hệ thống kiểm soât nội bộ của Trung tđm:
- Những quy định chưa thănh văn bản, chỉ tồn tại như một thói quen vă câc mệnh lệnh được phổ biến qua hình thức truyền miệng. Điều năy dẫn đến tình trạng đôi lúc nhđn viín thực hiện sẽ quín hoặc không nhớ cụ thể mình sẽ thực hiện theo trình tự như thế năo thì lúc đó, sai sót lă điều khó có thể trânh khỏi.
- Việc phđn công, phđn nhiệm: tại phòng kế toân công ty, việc phđn chia trâch nhiệm cho mỗi nhđn viín đều được thực hiện bằng miệng chứ không thông qua Biín bản băn giao công việc. Đđy lă một hạn chế không nín có vì sự phđn công, phđn nhiệm phải rõ răng thì nhđn viín mới lăm tròn trâch nhiệm của mình.
- Về phần theo dõi công nợ, hầu hết khâch hăng bân buôn của Trung tđm đều không thanh toân ngay nín việc thu hồi nợ còn khâ phức tạp, lượng vốn bị chiếm dụng khâ lớn. Mặt khâc, Trung tđm chưa có hình thức chiết khấu thanh toân nín khó thu hồi được vốn nhanh chóng. Điều năy ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của Trung tđm.
- Một hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soât nội bộ tại Trung tđm lă tuy đê thực hiện nguyín tắc “phđn công phđn nhiệm”, nguyín tắc “bất kiím nhiệm” nhưng vẫn có thể xảy ra hiện tượng câc nhđn viín trong Trung tđm thông đồng, cấu kết với nhau hoặc cấu kết với câc đối tượng bín ngoăi để thực hiện hănh vi gian lận gđy thất thoât tăi sản của Trung tđm. Ngoăi ra, hệ thống kiểm soât Trung tđm do Giâm đốc tổ chức vă điều hănh, câc nhđn viín trong Trung tđm lă những người thực hiện kiểm soât chứ không phải do một bộ phận kiểm tra , kiểm soât độc lập, chuyín trâch việc kiểm soât nội bộ trong
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
Trung tđm. Đđy lă một trong những nguyín nhđn dẫn đến sự cấu kết của câc nhđn viín trong Trung tđm. Nếu hiện tượng năy xảy ra thì Giâm đốc Trung tđm khó mă phât hiện được.