Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng lă một doanh nghiệp lớn với hệ thống mạng lưới nhiều cửa hăng vă chi nhânh trải rộng trín địa băn thănh phố Đă Nẵng vă cả khu vực miền Trung vă để nđng cao hơn nữa hiệu quả của hệ thống kiểm soât nội bộ tại Trung tđm nhất thiết nín thănh lập bộ phận Kiểm toân nội bộ. Bởi thông qua bộ phận kiểm toân nội bộ sẽ giúp cho Trung tđm xâc nhận tính đúng đắn, tính hợp phâp của câc tăi liệu, số liệu kế toân... của Trung tđm. Bộ phận kiểm toân nội bộ sẽ thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soât, đânh giâ, thẩm tra câc thông tin, đảm bảo cung cấp thông tin chính xâc cho Ban Giâm đốc, giúp câc phòng ban thực hiện đúng câc quy định, mục tiíu, kế hoạch mă Ban Giâm đốc đề ra. Kiểm toân nội bộ sẽ trự tiếp giúp cho công tâc quản lý, công tâc chuyín môn nghiệp vụ tăi chính kế toân của Trung tđm đi văo nề nếp, tự đânh giâ lại, rút kinh nghiệm để có những biện phâp chỉ đạo vă thực hiện tốt hơn.
Bộ phận kiểm toân nội bộ phải được tổ chức độc lập với câc phòng ban, bộ phận khâch trong Trung tđm, trực thuộc sự điều hănh của Giâm đốc. Có quyền kiểm tra, giâm sât tất cả câc hoạt động của câc phòng ban, bộ phận trong đơn vị, có trâch nhiệm phât hiện câc sai phạm, gian lận xảy ra ở câc bộ phận bâo câo với Ban Giâm đốc kịp thời đưa ra câc biện phâp xử lý.
Với quy mô vă cơ cấu tổ chức tại Trung tđm như hiện nay, để thuận tiện cho việc hoăn thănh nhiệm vụ vă tiết kiệm về mặt chi phí, Trung tđm nín tổ chức Phòng kiểm toân nội bộ gồm 3 nhđn viín được bố trí gồm: Một trưởng phòng Kiểm toân nội bộ vă
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
hai kiểm toân viín nội bộ. Nhđn viín thực hiện kiểm toân phải lă những người có trình độ chuyín môn cao, có đạo đức nghề nghiệp, liím chính trong công việc, am hiểu nhiều lĩnh vực, cập nhật được câc thông tư, hướng dẫn mới về chế độ kế toân nhằm hướng dẫn câc bộ phận thực hiện đúng với câc quy định của Nhă nước. Mô hình tổ chức Phòng kiểm toân nội bộ trong Trung tđm có thể được tổ chức như sau:
SƠ ĐỒ 6: Tổ chức phòng kiểm toân nội bộ
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng kiểm toân nội bộ:
- Chủ động xđy dựng kế hoạch vă lập chương trình kiểm toân hằng năm.
- Tổ chức câc cuộc kiểm toân nội bộ trong Trung tđm theo nhiệm vụ kế hoạch vă chương trình kiểm toân đê được Giâm đốc phí duyệt.
- Quản lý, bố trí, phđn công công việc cho Kiểm toân viín nội bộ vă thực hiện câc biện phâp đăo tạo vă huấn luyện kiểm toân viín, đảm bảo không ngừng nđng cao trình độ vă năng lực công tâc của kiểm toân viín vă bộ phận kiểm toân nội bộ.
- Đề xuất với Giâm đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng đối với kiểm toân nội bộ. Khi phât hiện câc hiện tượng vi phạm phâp luật hoặc những quyết định trâi với chủ trương, chính sâch, chế độ phải có trâch nhiệm bâo câo với Ban Giâm đốc để đưa ra câc biện phâp giải quyết kịp thời.
- Kiến nghị thay đổi câc chính sâch, đường lối nhằm nđng cao hiệu quả trong công tâc quản lý vă điều hănh hoạt động kinh doanh của Trung tđm.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toân viín nội bộ:
- Thực hiện câc nghiệp vụ theo kế hoạch đê đề ra vă chịu trâch nhiệm về tính trung thực vă hợp lý của câc bâo câo vă bằng chứng kiểm toân.
- Trong quâ trình tiến hănh câc công tâc kiểm toân phải tuđn thủ câc nguyín tắc vă chuẩn mực của một kiểm toân viín nội bộ.
SVTH: Nguyễn Quang Sơn - Lớp 24KT6
Trưởng phòng kiểm toân nội bộ Trưởng phòng kiểm toân nội bộ
Kiểm toân viín nội bộ Kiểm toân viín nội bộ
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
- Tuđn thủ công tâc bí mật số liệu về tình hình hoạt động vă tăi chính kế toân của Trung tđm.
2. Âp dụng phần mềm kế toân mây
Cùng với sự phât triển của khoa học kỹ thuật vă công nghệ thông tin, tin học đê vă đang ngăy căng phổ biến trong hầu hết câc hoạt động của nền kinh tế nói chung cũng như trong quản lý doanh nghiệp vă hệ thống kiểm soât nội bộ nói riíng. Việc sử dụng câc kỹ thuật kiểm soât nội bộ được sự hỗ trợ bằng mây tính giúp cho nhă quản lý có thể sử dụng câc thủ tục kiểm soât nội bộ có hiệu quả, lăm giảm bớt âp lực công việc của kế toân viín, từ đó nđng cao hiệu quả công việc, thông tin cung cấp mang tính chính xâc cao vă kịp thời.
Hiện nay, công tâc hạch toân kế toân của Trung tđm được thực hiện theo hình thức thủ công nín khối lượng công việc của kế toân tương đối nhiều vă cần phải có sự chính xâc. Vấn đề năy sẽ được khắc phục khi Trung tđm âp dụng phần mềm kế toân mây văo công tâc hạch toân tại Trung tđm. Như vậy sẽ giảm được âp lực công việc cho kế toân vă không xảy ra sai sót do tính toân, đảm bảo tính chính xâc của thông tin cung cấp. Việc âp dụng phần mềm kế toân sẽ đơn giản hóa hơn câc thủ tục kiểm soât. Theo đó, kế toân chỉ cần cẩn thận trong khđu nhập liệu văo mây tính vì đó lă mấu chốt của tất cả câc sai sót trong thông tin cung cấp. Ngoăi ra, để hạn chế câc gian lận ta cũng chỉ cần tăng cường câc biện phâp kiểm soât ở khđu nhập số liệu văo mây. Biện phâp tốt nhất lă cần phđn chia rõ răng quyền được đăng nhập văo câc phần hănh cho từng kế toân viín vă sử dụng mật khẩu để bảo mật thông tin.
SƠ ĐỒ 7: Trình tự ghi sổ kế toân theo hình thức kế toân trín mây tính
SVTH: Nguyễn Quang Sơn - Lớp 24KT6
Câc chứng từ kế toân Câc chứng từ kế toân Bảng tổng hợp chứng từ kế toân cùng loại Bảng tổng hợp chứng từ kế toân cùng loại SỔ KẾ TOÂN - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp SỔ KẾ TOÂN - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp
- Bâo câo tăi chính - Bâo câo kế toân quản trị
- Bâo câo tăi chính - Bâo câo kế toân quản trị
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
Nhập số liệu hăng ngăy In sổ sâch, Bâo câo cuối kỳ Đỗi chiếu, kiểm tra
* Trình tự ghi sổ kế toân theo hình thức kế toân trín mây tính:
Hằng ngăy kế toân căn cứ văo chứng từ kế toân hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toân cùng loại đê được kiểm tra, được dùng lăm căn cứ ghi sổ, xâc định tăi khoản ghi Nợ, tăi khoản ghi Có để nhập dữ liệu văo mây tính theo câc bảng, biểu được thiết kế sẵn trín phần mềm kế toân. Theo quy trình của phần mềm kế toân, câc thông tin được tự động nhập văo Sổ kế toân tổng hợp vă câc Sổ, thẻ kế toân chi tiết có liín quan.
Cuối kỳ (thâng, quý hoặc năm), kế toân thực hiện câc thao tâc khóa sổ, cộng sổ vă lập Bâo câo tăi chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động vă luôn đảm bảo tính chính xâc, trung thực theo thông tin đê được nhập trong kỳ. Người lăm kế toân có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Sổ kế toân với Bâo câo tăi chính sau khi đê in ra giấy.
Có rất nhiều phần mềm kế toân mây hiện đang được sử dụng rộng rêi tại câc doanh nghiệp như phần mềm kế toân mây Fast Accounting, Misa,... hoặc Trung tđm có thể mời câc Công ty chuyín lập trình phần mềm về để lập trình chương trình kế toân phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như quy mô của Trung tđm.
3. Hoăn thiện chính sâch nhđn sự
Con người luôn lă chủ thể tạo ra những tâc động tích cực hay tiíu cực đến đời sống kinh tế xê hội. Vì vậy, một hệ thống kiểm soât nội bộ tốt luôn gắn liền với đội ngũ nhđn viín có năng lực chuyín môn cao cũng như trình độ nghiệp vụ vă phẩm chất đạo đức.
Ở Trung tđm kinh doanh mô tô - xe mây Đă Nẵng cần phải có một bâo câo về yíu cầu nhđn sự của câc phòng ban đối với kế hoạch ngắn hạn vă dăi hạn, thông tin năy sẽ cho phĩp Giâm đốc xâc định nhu cầu nhđn sự trong giai đoạn mở rộng quy mô. Khi tuyển dụng nhđn sự Trung tđm cần đề ra những tiíu chí cụ thể về trình độ, năng lực, phẩm chất, mức lương... ngay từ đầu để trânh trường hợp người xin việc thì đông mă không đạt yíu cầu cần thiết, mất thời gian.
Chỉ cần một bâo câo về nhu cầu cần đăo tạo, một bâo câo về công tâc đăo tạo đê được thực hiện trong vòng văi năm trước, một danh sâch nhđn viín với những lĩnh vực chuyín môn. Những bâo câo năy sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho Giâm đốc
Khóa Luận Tốt NghiệpGVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà
nhằm phât triển năng lực của nhđn viín vă lập kế hoạch mới cho chương trình đăo tạo nhđn viín..
Ngoăi ra, Trung tđm nín tổ chức những cuộc họp nội bộ trao đổi ý kiến giữa câc nhđn viín với lênh đạo tạo môi trường lăm việc thđn thiện, khâch quan.