Nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh của đơn vị có hiệu quả, bộ máy của Công ty Cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan được sắp xếp có khoa học, chặt chẽ từ trên xuống dưới tạo thuận lợi cho việc nắm bắt và xử lý thông tin một cách kịp thời để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo phương thứuc trực tuyến chức năng, tức là quản lý từ trên xuống, cấp dưới chịu sự quản lý của cấp trên nhưng đồng thời mỗi phòng ban, bộ phận đều đảm nhiệm từng chức năng riêng biệt. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty như sau:
Phân xưởng may
Kiểm tra vải Cắt
In thêu May Hoàn thiện và gấp nhãn Sản phẩm may mặc hoàn thành Vải thành phẩm
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Chú thích: Đường chỉ đạo trực tiếp Đường chỉ đạo tác nghiệp
( Nguồn: Phòng TCHC ) TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TGĐ I PHÓ TGĐ II PHÓ TGĐ III Giám đốc Nhà máy may Nhà máy may thời trang Tổ thiết kế thời trang Phòng ĐHSX Nhà máy sợi Phòng KTĐT Phòng ĐS Trạm Y tế Phòng TCHC Phòng KTTC Phòng KD XNK Phòng KCS ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
- Đại hội đồng cổ đông: Là gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty cổ phần. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất mỗi năm một lần và trong thời hạn theo quy định của pháp luật. Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định tất cả những vấn đề thuộc về công ty theo pháp luật quy định như: Sửa đổi bổ sung điều lệ công ty, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần, thông qua báo cáo tài chính của công ty...
- Ban kiểm soát: Bao gồm một trưởng ban, một phó ban và 3 thành viên được bầu ra trong số cổ đông của Công ty. Nhằm giám sát kiểm tra các hoạt động của Công ty.
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông.
- Tổng giám đốc công ty: là người đứng đầu công ty có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm về hoạt động SX kinh doanh của công ty.
- Phó Tổng giám đốc I: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật sợi. - Phó Tổng giám đốc II: Chịu trách nhiệm kỹ thuật may. - Phó Tổng giám đốc III: Chịu trách nhiệm hành chính.
- Giám đốc: Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của công ty.
- Phòng Tổ chức hành chính (TCHC): Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ do lãnh đạo công ty giao trên các lĩnh vực: Công tác lao động- tiền lương, đào tạo, hồ sơ chế độ, công tác hành chính (văn thư, lễ tân…), thường trực thi đua, công tác ANQP- PCCC-PCBL-BVQS.
- Phòng kế toán tài chính (KTTC): Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trong công tác kế toán- tài chính của công ty nhằm quản lý, sử dụng đồng vốn hợp lý, hiệu quả, đúng chế độ, chuẩn mực Nhà nước quy định, đảm bảo cho quá trình SX kinh doanh được duy trì liên tục và đạt kết quả cao. Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vất
tư, tiền vốn của Công ty, tình hình sử dụng các nguồn vốn của đơn vị. Phản ánh các chi phí trong quá trình SX và kết quả hoạt động SX kinh doanh toàn Công ty.
Công tác tài chính: lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán với cơ quan Nhà nước và cấp trên theo hệ thống biểu mẫu do chế độ Nhà nước qui định; lập kế hoạch giá thành, kế hoạch tài chính, tính toán các hiệu quả kinh tế cho các dự án đầu tư gửi cấp trên, cơ quan chủ quản.
Công tác hạch toán kế toán: thực hiện theo chế độ hạch toán kế toán thống nhất trên nhật ký chứng từ theo hệ thống kế toán tài chính do Bộ tài chính qui định.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu (KDXNK): Khảo sát thị trường, xúc tiến, thúc đẩy, xuất nhập khẩu SP của công ty (công tác marketing, tiếp thị thị trường…), các thủ tục xuất nhập khẩu (mở tín dụng L/C, thủ tục hải quan, thủ tục vận chuyển, giao nhận quốc tế, nội địa...). Kinh doanh nội địa (công tác Marketting, cửa hàng giới thiệu và bán SP, các đại lý) và kinh doanh dịch vụ thương mại khác. Quảng bá và giới thiệu thương hiệu, SP của Công ty (Trong nước và Quốc tế).
- Phòng KCS: Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trên các lĩnh vực: Công tác thí nghiệm và kiểm tra chất lượng NVL đầu vào, kiểm tra chất lượng SP, trả lời khiếu nại, kiến nghị của khách hàng…
- Phòng kỹ thuật đầu tư (KTĐT): Tham mưu và thực hiện các nhiệm vụ: công tác khoa học kỹ thuật, công tác kỹ thuật công nghệ, quản lý thiết bị, định mức kinh tế kỹ thuật, đầu tư XDCB, bản quyền thương mại, công tác kỹ thuật an toàn lao động và môi trường, công tác ISO 9001-2000...
- Phòng đời sống (ĐS): Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ giám đốc Công ty giao trên các lĩnh vực: quản lý nhà ăn và tổ chức tốt bữa ăn Công nghiệp, nước uống cho CBCNV. Tổ chức cấp phát bồi dưỡng độc hại bằng hiện vật,
tổ chức phục vụ cơm khách, quản lý và chăm sóc mặt bằng cây xanh, cây cảnh và thực hiện vệ sinh môi trường của Công ty. Thực hiện nhiệm vụ sửa chữa xây dựng nhỏ, thường xuyên trong Công ty.
- Trạm y tế: Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực: quản lý và chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên, tổ chức giám định y khoa để giải quyết hưu trí, mất sức lao động, đánh giá thương tật do tai nạn lao động… Thực hiện công tác kiểm tra vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng chống dịch bệnh...Thực hiện công tác dân số - kế hoạch hóa gia đình theo quy chế và các quy định của Công ty. Tổ chức khám sức khoẻ tuyển dụng lao động, sức khoẻ định kỳ. Giải quyết các chế độ chính sách của Nhà nước tại tuyến Y tế cơ sở: như nghỉ ốm, nghỉ đẻ, tại nạn, bệnh nghề nghiệp và các chế độ liên quan đến BHYT, BHTT 24/24h.
- Phòng kế hoạch vật tư: (KHVT): Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực: Công tác kế hoạch điều hành SX, quản lý kho và cung ứng vật tư, quản lý và điều hành tổ bốc xếp vận chuyển. Chủ trì tổng hợp báo cáo tình hình SXKD và các hoạt động của Công ty trong hội nghị sơ kết, tổng kết tháng, quí, 6 tháng, năm.
- Nhà máy sợi: Nhiệm vụ chủ yếu là SX các loại sợi (sợi Pco, Sợi PE…). - Nhà máy may: Nhiệm vụ chủ yếu là SX các SP may mặc (đồ thể thao, đồ trẻ em, áo Polo-Shirt, Tanktop…)
- Nhà máy may thời trang: SP các loại SP hàng may mặc thời trang, lựa chọn các mặt hàng trên thị trường đang có nhu cầu.
- Tổ thiết kế thời trang: Khảo sát nghiên cứu các mẫu mã hàng thời trang đang thịnh hành, sáng tạo và thể hiện ý tưởng thời trang mới, SP cụ thể (chất liệu, kích cỡ, màu sắc,…), phân loại thị trường theo địa lý (Bắc - Trung - Nam), phân loại SP theo thời gian (Xuân - Hạ - Thu - Đông).