6. Nội dung nghiên cứu:
3.3.1, Hoàn thiện về tổ chức hệ thống CT và ghi chép ban đầu
Hệ thống CT giữ vai trò quan trọng trong việc giám sát, kiểm tra kiểm soát, chấp hành chế độ KT. Hệ thống CT nhằm đảm bảo cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh hợp lệ, hợp pháp. Vì vậy, cần phải hoàn thiện hệ thống CT KT và ghi chép ban đầu tại công ty sao cho phù hợp
Cơ sở để xây dựng hệ thống CT KT là chế độ CT KT, đặc điểm vận động của các đối tượng KT, đặc điểm HĐKD và yêu cầu quản lý của DN. Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống CT cho DN, nhưng cách tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Trong mỗi chu trình kinh doanh, phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có liên quan và các đối tượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó, từ đó xác định các CT cần được lập và hình thành nên danh mục CT KT. Dù là áp dụng theo chế độ KT nào thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống CT là một bước khởi đầu quan trọng trong công tác tổ chức KT.
- Hoàn thiện tổ chức lập CT và phản ánh NVKTPS vào CT.
Hoàn thiện hệ thống CT áp dụng tại công ty theo hướng dẫn của chếđộ KT hiện hành, cần thống nhất chung việc áp dụng các mẫu CT phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát theo nguyên tắc thực hiện đúng mẫu các CT bắt buộc đồng thời bổ sung các chỉ tiêu, nội dung CT cần thiết phù hợp với tình hình thực tế của công ty, sao cho đáp ứng được yêu cầu quản lý, kiểm soát chặt chẽđối với các mẫu CT hướng dẫn.
- Đối với khâu kiểm tra CT
Tăng cường công tác kiểm tra trong khâu lập CT ban đầu, thông qua đó hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong các công đoạn từ tiếp nhận CT gốc, tính toán định lượng, ghi chép. Đảm bảo các thông tin trên CT số tiền, nội dung nghiệp vụ kinh tế phải đầy đủ, chính xác. Các CT phải được phân loại theo thời điểm phát sinh, nội dung nghiệp vụ kinh tế từđó chuyển cho các bộ phận tổng hợp và hạch toán.
- Đối với khâu phân loại, sắp xếp CT
Cần tổ chức sắp xếp, phân loại CT một cách khoa học, hợp lý để tiện cho công tác kiểm tra, theo dõi, đối chiếu, quản lý của đơn vị. Có thể sắp xếp CT theo từng loại CT như: CT thu, CT chi, CT hoàn ứng, CT ủy nhiệm thu, CT ủy nhiệm chi theo số thứ tự tăng
dần. Trên mỗi tập CT cần ghi rõ các chỉ tiêu như: tháng, loại CT, tập số và cần lập bảng kê CT gốc đính kèm để tiện việc kiểm tra, đối chiếu.
- Hoàn thiện quy trình luân chuyển CT
Căn cứ vào đặc điểm và quy mô hoạt động của đơn vị, căn cứ vào các NVKTPS để xây dựng và chấp hành một quy trình luân chuyển CT một cách khoa học, hợp lý. Cần quy định thời gian lưu giữ (dừng lại) CT ở từng bộ phận đối với từng loại CT theo một trình tự khép kín, nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển CT qua các khâu, tăng tính chính xác và tốc độ của thông tin. Vì Ban lãnh đạo của công ty thường xuyên đi công tác nên việc sắp xếp quy trình luân chuyển CT qua ban lãnh đạo ký duyệt là rất quan trọng.
+Đối với quy trình thu, chi tiền mặt:
Mọi nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi tiền mặt, chỉ được xuất tiền ra khỏi quỹ khi có CT gốc và phiếu chi được duyệt chi, đối với các khoản thu vào quỹ phải có biên lai thu và phiếu thu được duyệt thu vào quỹ. Khi thu tiền phải xuất biên lai thu tiền cho người nộp. Thủ quỹ phải thường xuyên cập nhật và kết số dư tiền mặt hàng ngày, định kỳ tổ chức kiểm kê quỹ tiền mặt...
Đảm bảo tính độc lập giữa người làm nhiệm vụ KT tiền mặt (KT thanh toán) với người giữ tiền mặt (Thủ quỹ) để hạn chế các gian lận có thể xảy ra. Số liệu về tiền mặt trên sổ theo dõi quỹ tiền mặt của KT thanh toán (kết xuất từ máy tính) phải đối chiếu một cách độc lập, đảm bảo khớp đúng với số sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ theo dõi.
Nên quy định hạn chế thanh toán bằng tiền mặt đối với những khoản thanh toán ở một mức nhất định đặc biệt là những khoản chi mua vật tư, hàng hoá dịch vụ, khuyến khích thanh toán bằng chuyển khoản qua đó hạn chế gian lận trong thanh toán.
+Đối với quy trình thu, chi chuyển khoản qua Ngân hàng,:
Hàng tháng cần lập báo cáo đối chiếu tiền gửi về số dưđầu kỳ, số phát sinh tăng giảm trong kỳ, số dư cuối kỳ chi tiết cho từng TK tại các ngân hàng. Nhận sổ phụ từ các Ngân hàng để đối chiếu, so sánh. Yêu cầu các báo cáo đối chiếu phải có xác nhận của Ngân hàng và để đảm bảo tính khách quan của số liệu đối chiếu căn cứ vào đó kiểm tra, so sánh
với số liệu tương ứng trên sổ KT của đơn vị nhằm hạn chế những sai lệch để điều chỉnh bổ sung, xử lý.
CT chuyển khoản trước khi thanh toán phải tập hợp đầy đủ CT theo quy định đối với từng nội dung thanh toán và phải thực hiện kiểm soát CT từ khâu thu nhận qua các phần hành liên quan nếu có (KT vật tư, tài sản...), sau đó KT theo dõi tiền gửi mới trình cho KT trưởng và Ban Giám đốc ký duyệt chuyển khoản.
- Đối với khâu bảo quản và lưu trữ CT
Công ty cần bố trí thêm kho lưu trữđể bảo quản CT, sổ sách và tài liệu KT nhằm đảm bảo an toàn vì số lượng CT tại công ty rất nhiều. Tránh trường hợp lưu trữ CT, tài liệu KT ngay tại nơi làm việc. Các CT phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học theo trình tự thời gian, được lưu trữ trong các tủ có khoá, phải mở sổ theo dõi CT hàng năm. Tài liệu KT đã đưa vào lưu trữ khi lấy ra phải được sự đồng ý của KT trưởng (hoặc phụ trách KT). Bên cạnh đó cần tuân thủ quy định về thời gian đưa vào lưu trữ tài liệu KT (chậm nhất sau 12 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính) đảm bảo việc lưu trữ CT đúng nơi quy định, tránh thất lạc, hư hỏng, mất mát.