6. Nội dung nghiên cứu:
2.2.1,Tình hình vận dụng các bộ phận cấu thành hệ thống KT DN
2.2.1.1,Tổ chức hệ thống CT và ghi chép ban đầu
Công ty tuân thủ theo hệ thống sổ sách KT Việt Nam do bộ tài chính ban hành kèm theo quyết định TL/QĐ/CĐKT ngày 20 tháng 03 năm 2006 để cung cấp các thông tin tài chính bằng số lượng về các hoạt động kinh tế của công ty tại Việt Nam.
Thực tế quy trình tổ chức CT ban đầu tại công ty trong thời gian qua cơ bản thực hiện tương đối đầy đủ, hợp lý, phù hợp theo quy định của chếđộ KT hiện hành, góp phần đảm bảo quản lý tài chính được thông suốt, giảm thiểu các gian lận xảy ra trong quản lý sử dụng tài sản, vật tư, bảo vệ an toàn tài sản của công ty, sử dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính, cung cấp các thông tin hữu ích đáng tin cậy. Thực trạng tổ chức hệ thống CT và ghi chép ban đầu như sau:
2.2.1.1.1,Lập CT và phản ánh NVKTPS vào CT
Công ty đã quy định số CT cần thiết cho từng NVKTPS và xây dựng hệ thống CT cần thiết phải lập bao gồm CT KT và các CT hướng dẫn cho từng loại nghiệp vụđồng thời phổ
biến đến các phòng, ban trong công ty biết để làm thủ tục thanh toán. Trên thực tế khi các NVKTPS, theo sự phân công của KT trưởng (hoặc phụ trách KT) các KT viên theo từng phần hành KT có trách nhiệm hướng dẫn người thanh toán lập CT và vận dụng CT cho phù hợp, đúng quy định.
¾Mẫu CT theo quy định của chế độ KT DN trong Quyết định 15 ngày 20/03/2006 phân loại CT theo các chỉ tiêu như sau:
-Chỉ tiêu lao động tiền lương, bao gồm các mẫu CT sau:
Bảng chấm công; Bảng chấm công làm thêm giờ; Bảng thanh toán tiền lương, thưởng; Giấy đi đường; Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ; Bảng thanh toán tiền thuê ngoài ; Bảng kê thanh toán công tác phí
-Chỉ tiêu vật tư, bao gồm một số mẫu CT sau:
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ,Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ, Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ...
-Chỉ tiêu tiền tệ, bao gồm các mẫu CT sau:
Phiếu thu ; Phiếu chi ; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy thanh toán tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán; Biên lai thu tiền, Đơn thông báo thanh toán...
-Chỉ tiêu tài sản cố định, bao gồm các mẫu CT sau:
Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ ;Biên bản kiểm kê TSCĐ; Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (C52-HD).
¾CT KT ban hành theo các văn bản pháp luật khác áp dụng tại công ty bao gồm các mẫu CT sau: Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, phiếu xác nhận chi phí, giấy thu tiền... Hệ thống CT sử dụng mẫu CT KT như CT thanh toán và nhật ký CT trong nghiệp vụ hàng ngày của Công ty. Nhật ký CT sử dụng cho các nghiệp vụ thông thường không thể hiện trên CT KT và cho những bút toán điều chỉnh và sửa sai trong hệ thống.
- Số CT
- Ngày phát sinh nghiệp vụ
- Tính chất nghiệp vụ - Số tiền
- Chữ ký người lập, kểm tra và xac nhận nghiệp vụ
- Các thông tin cần thiết khác
Công ty sẽ sử dụng các mẫu CT do Bộ tài chính ban hành kèm theo Quyết định 15/2006/QĐ - BTC. Nếu Công ty cần bổ sung một số CT cần thiết cho việc quản lý nội bộ mà trong các mẫu của Bộ Tài Chính không đưa ra thì Công ty có thể thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng của mình.
Hiện nay, công ty đã ứng dụng tin học vào công tác KT của đơn vị mình. Vì vậy, công tác hạch toán, ghi sổ KT và lập BCTC cơ bản được thực hiện bằng máy tính. Hàng ngày, căn cứ vào các CT liên quan đã được phê duyệt, KT các phần hành tiến hành nhập số liệu vào phần mềm KT, mỗi người có một mã TK riêng, sau khi hoàn thành các nghiệp vụ của mình KT viên tiến hành khóa các phiếu, cuối tháng KT thực hiện khoá sổ KT và lập BCTC. Số liệu giữa KT phần hành và BCTC sẽ được đối chiếu kiểm tra với nhau nhằm phát hiện ra những sai sót.
Quy định về CT trên hệ thống phần mềm KT như sau:
-Phiếu J ( Journal Voucher- CT nhật ký) : Được sử dụng trong trường hợp trích trước chi phí, xóa tạm ứng, phân bổ chi phí hoặc chuyển tiền giữa các ngân hàng, không thực hiện thu hoặc chi tiền.
Ví dụ về nghiệp vụ liên quan đến phiếu J : ngày 18/03/2010 xóa tạm ứng cho nhân viên Nguyễn Văn Nhật.
Bảng 2.3: Bảng xóa tạm ứng cho nhân viên
CÔNG TY TNHH DINH DƯỠNG JOURNAL VOUCHER Ngày: 2010.03.18 Á CHÂU (VN) CHỨNG TỪ NHẬT KÝ
J10031804
Số T.K
Tên T.K (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Việt/Anh) Bộ Phận Trích yếu(Việt/Anh) Debit Credit
133101
Vat đầu vào của
hàng hóa dịch vụ Thuế GTGT đầu vào 128,091
6402 Chi phí sữa chữa xe A001- Phòng Tổng Giám Đốc Chi phí sửa xe 1691 185,000 6419 Chi phí vận chuyển B120- Bp Tiếp thị Nutrition
Chi phí giao hàng dinh
dưỡng 1,350,909 642101 Chi phí tiền lương G110 Bộ phận hành chánh Chi phí công tác Hđ=> lương 160,000 141101 Tạm ứng nhân viên –AD Xóa tạm ứng cho Nguyễn Văn Nhật 1,824,000 TOTAL 1,824,000 1,824,000 ACCOUNTING TREASURY Approval Review Prepared Review Cashier Payee/người nhận
(Nguồn : Phòng kế toán,[7]) ¾Quy trình xóa tạm ứng cho nhân viên như sau:
Căn cứ vào giấy xác nhận chi phí đã được duyệt KT tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của CT, nội dung chi phí sử dụng để xóa tạm ứng, số tiền xóa tạm ứng so với số tiền ứng để tiến hành làm phiếu xóa tạm ứng. Trường hợp giấy xác nhận chi phí có số tiền tương đương với số tiền ứng thì làm phiếu J, nếu nhiều hơn thì làm phiếu chi và nếu ít hơn thì làm phiếu thu.
-Phiếu D(Disbursement Voucher – Phiếu chi ):được sử dụng trong trường hợp chi tiền. Ví dụ: ngày 16/03/2010 chi tiền trả tiền vận chuyển cho công ty TNHH VT-TM Ngọc Thạnh
Bảng 2.4: Bảng thanh toán tiền vận chuyển
CÔNG TY TNHH DINH DƯỠNG DISBURSEMENT VOUCHER Ngày: 2010.03.16 Á CHÂU (VN) PHIẾU CHI
E10031627
Số T.K Tên T.K (Việt/Anh) Bộ Phận Trích yếu ( Việt/Anh) Debit Credit
133101 Vat đầu vào của hàng
hóa dịch vụ Thuế GTGT đầu vào 26,546,430
335001 Chi phí sữa chữa xe Giảm trích trước chi phí vận
chuyển 263,936,295
112110 Chi phí vận chuyển Trả tiền cho Cty TNHH VT-
TM Ngọc Thạnh 290,424,629
112110 Chi phí tiền lương Phí ngân hàng 0.02% 58,096
TOTAL 290,482,725 290,482,725
(Nguồn : Phòng kế toán,[7])
ACCOUNTING TREASURY Approval Review Prepared Review Cashier Payee/người nhận
- Phiếu R (Receipt Vouchet – Phiếu thu ) : Sử dụng khi thu tiền
- Phiếu C : Sử dụng khi khóa sổ cuối tháng
Hàng ngày KT kiểm tra thanh toán và làm tất cả các phiếu chi, phiếu thu, nhật ký CT. Phân loại và phân bổ các loại chi phí theo từng tính chất của công việc. Cuối tháng KT tập hợp chi phí dựa trên sổ cái phân bổ các khoản chi phí trả trước, chi phí văn phòng phẩm, chi phí thiết bị quản lý,... vào từng bộ phận liên quan.
Khi KT thực hiện các loại phiếu chi, phiếu thu, CT nhật ký thì số liệu sẽ tựđộng chuyển trực tiếp vào sổ cái, nhật ký chung và sổ KT chi tiết.
- Nhật ký chung : tự động cập nhập sau khi nhập các loại phiếu trên. Mẫu nhật ký chung
-Sổ cái : tự động cập nhập số liệu sau khi nhập các loại phiếu trên. Mẫu sổ cái: (xem phụ lục) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Sổ chi tiết: Chỉ một số TK có sử dụng TK chi tiết như NVL, phải thu, phải trả, tạm ứng, ứng trước từ khách hàng, phải trả khác. Mẫu sổ chi tiết công nợ phải trả nhà cung ứng trong nước:
-Cũng như sổ cái và nhật ký chung, sổ chi tiết tự động cập nhập số liệu sau khi nhập các loại phiếu trên.
-Công tác lập CT KT nhìn chung đã đạt được yêu cầu của chếđộ KT. Các CT KT hợp lệ, hợp pháp, đúng biểu mẫu quy định, phản ánh được đầy đủ các yếu tố nội dung ghi chép của CT KT. Một số CT được lập trên phần mềm, như: Phiếu thu, Phiếu chi, Nhật ký CT, ... Một số CT khác, như: Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng... phải lập bằng tay hoặc in sẵn.
2.2.1.1.2, Kiểm tra CT
Công tác kiểm tra CT là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác KT của công ty, CT trải qua ít nhất hai khâu kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau để kiểm tra tính hợp
lệ, hợp pháp của CT. Ngoài ra còn một khâu kiểm tra cuối cùng đó là khâu kiểm tra của Ban giám đốc khi ký duyệt.
Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của KT thanh toán nhằm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của CT. Trên thực tế khâu kiểm tra lần đầu này rất quan trọng bởi tính kịp thời, trực tiếp ngay sau nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhằm ngăn ngừa những sai phạm ngay sau khi lập CT ban đầu để phục vụ cho công tác hạch toán KT.
Kiểm tra lần sau được thực hiện bởi KT trưởng (hoặc phụ trách KT) và thủ trưởng đơn vị nhằm xem xét đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của CT KT, đồng thời kiểm tra lại giai đoạn kiểm tra lần đầu của KT thanh toán.
Công tác kiểm tra CT KT công ty được thực hiện thường xuyên, liên tục, kịp thời nhằm phát hiện những CT KT lập không đúng quy định, thủ tục hoặc các CT KT không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, không đúng với quy chế chi tiêu nội bộ của công ty. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều, các NVKTPS đa dạng và phong phú nên khâu kiểm tra của đơn vị cũng còn hạn chế, không kỹ, do đó vẫn còn hiện tượng CT chưa đầy đủ, chưa đúng thủ tục quy định, ghi sai nội dung, sửa số liệu.
2.2.1.1.3, Phân loại, sắp xếp CT
Cùng với sự phát triển về quy mô, mở rộng thị trường tiêu thụ cũng đồng nghĩa với việc hàng ngày có rất nhiều NVKTPS. Chính vì vậy nên công tác sắp xếp CT phải khoa học, hợp lý để tiện cho công tác kiểm tra, theo dõi đối chiếu, quản lý. Công ty đã thống nhất cách sắp xếp, phân loại theo từng CT thu, CT chi, chi tiền mặt, chi chuyển khoản, CT CT ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, CT thanh toán DP, LC... do đó rất dễ kiểm tra, đối chiếu.
2.2.1.1.4, Tổ chức luân chuyển CT
Sau khi lập và kiểm tra, các CT được luân chuyển qua các bộ phận tạo nên lộ trình vận động nhất định đối với từng loại CT. CT KT phản ánh các nghiệp vụ kinh tế từ khi phát sinh đến khi ghi sổ KT xong đưa vào bảo quản, lưu trữ có liên quan đến các bộ phận chức năng trong công ty. Do vậy, cần xây dựng quy trình luân chuyển CT trong đơn vị phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế khác nhau, nhằm giúp cho các bộ phận chức năng có liên
quan, bộ phận KT và KT viên thực hiện được việc kiểm tra CT và ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm vụđược phân công đảm nhận.
Thực tế khảo sát có các quy trình luân chuyển CT công ty chủ yếu như sau: ¾Quy trình luân chuyển CT thu bằng tiền mặt, chuyển khoản:
Công ty ký hợp đồng với Ngân hàng Nông Nghiệp Huyện Trảng Bom trực tiếp đến thu tiền tại phòng tài vụ của công ty. Khách hàng liên hệ trực tiếp với phòng kinh doanh đặt hàng (qua Fax hoặc qua điện thoại) sau đó thanh toán tiền cho công ty bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt rồi mới làm thủ tục lấy hàng tại phòng phục vụ khách hàng.
Nếu thanh toán bằng chuyển khoản thì phải chuyển tiền vào TK của công ty và Fax ủy nhiệm chi đầy đủ chữ ký và con dấu của Ngân hàng bên chuyển về công ty, phòng kinh doanh trực tiếp nhận ủy nhiệm chi và làm thủ tục xuất hàng cho khách hàng.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì khách hàng trực tiếp đến phòng tài vụ nộp tiền. Ngân hàng thu tiền và xuất cho khách hàng một phiếu thu tạm, từ phiếu thu tạm này khách hàng mang sang phòng kinh doanh làm phiếu xuất kho, có phiếu xuất kho phòng kinh doanh in phiếu thu chính thức chuyển qua phòng tài vụ kèm theo phiếu thu tạm để ngân hàng đối chiếu và ký lên phiếu thu chính thức nếu thiếu thì khách hàng nộp thêm, nếu thừa thì ngân hàng trả lại.
Toàn bộ số tiền Ngân hàng thu từ 7h30 đến 16h sẽđược chuyển hết vào TK của công ty tại Ngân hàng Nông Nghiệp Huyện Trảng Bom. Ngoài giờ ngân hàng thu thì thủ quỹ sẽ trực tiếp thu tiền khách hàng tại phòng tài vụ. Số tiền thu được sáng hôm sau sẽ nộp vào TK của công ty cho Ngân hàng.
Cuối mỗi ngày thu tiền, thủ quỹ có trách nhiệm đối chiếu với ngân hàng dựa trên phiếu thu của công ty và sổ của ngân hàng cho khớp với số tiền thực tế thu được.
Vì số lượng tiền thu hàng ngày của công ty là rất lớn nên quy trình này đảm bảo an toàn, giảm thiểu rủi ro vì tiền được chuyển thẳng vào TK Ngân hàng.
Các khoản thanh toán bao gồm: Nguyên liệu, phụ tùng, tiền điện nước, điện thoại, thanh toán DP, LC, tiền lương, công tác phí, và các khoản chi linh tinh khác.
Chi tiền mặt : Công ty hạn chế tối đa việc chi tiền mặt, chỉ dùng quỹ nhỏ để chi cho khách hàng có số tiền nhỏ và chi nội bộ công ty bằng cách chi Séc cho thủ quỹ 300.000.000đ dùng làm quỹ nhỏ, phòng KT chi tiền cho khách hàng và nội bộ công ty trên số tiền này, nếu gần hết thì phòng KT làm Séc chi tiếp cho thủ quỹ nhưng số dư ở mức 300.000.000đ.
Ví dụ : Chi Séc cho Ms Sang ( thủ quỹ) KT ghi : Nợ TK 1111 300.000.000đ
Có TK 112110 300.000.000đ
Nguyễn Thị Tú Uyên tạm ứng tiền đi Metro KT ghi Nợ TK 141101 10.000.000đ
Có TK 1111 10.000.000đ
Trong trường hợp chi nhiều vào cuối tháng thì KT có kế hoạch trước trình ban giám đốc chi quỹ nhỏ nhiều hơn 300.000.000đđã quy định.
Bước 1: Người nhận tiền lập giấy đề nghị thanh toán và nộp các CT kèm theo
Bước 2: KT tiền mặt kiểm tra, ký đề nghị duyệt chi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 3: KT trưởng kiểm tra, ký duyệt
Bước 4: Ban giám đốc ký duyệt chi
Bước 5: KT thanh toán lập phiếu chi
Bước 6: KT trưởng kiểm tra, ký phiếu chi
Bước 7: Ban giám đốc kiểm tra, ký phiếu chi
Bước 8: Thủ quỹ chi tiền
Quy trình luân chuyển CT chi bằng tiền mặt này đảm bảo tính kiểm soát chặt chẽ của CT, tuy nhiên không có lợi về thời gian luân chuyển CT. Quy trình này áp dụng cho hầu hết các khoản chi phát sinh tại công ty: Chi thường xuyên, thanh toán tiền công tác phí, thanh toán chi phí nguyên liệu, chi phí vận chuyển, chi phí hải quan...
Tuy nhiên các khoản chi phát sinh theo quy chế chi tiêu nội bộ của công ty như: tạm ứng mua văn phòng phẩm, tiền cước điện thoại, tiền khen thưởng, lễ tết... công ty vẫn áp dụng theo quy trình luân chuyển CT trên. Do đó không có lợi về thời gian luân chuyển CT.
Chi Séc và Chuyển khoản: Tiền nguyên liệu và phụ tùng chi và ngày thứ 5 mỗi tuần một lần (thời hạn thanh toán thì KT NVL và phụ tùng kiểm tra), các khoản chi khác giao động trong tuần thì KT tập hợp lại chi vào ngày thứ 2. Sau khi làm phiếu chi và đóng dấu ngày thanh toán xong, KT trưởng kiểm tra duyệt chi rồi chuyển qua KT Ngân hàng làm phiếu chuyển khoản và viết Séc trình Ban giám đốc ký và đóng dấu. Nếu khách hàng lấy Séc thì mang giấy giới thiệu và chứng minh thư liên hệ phòng KT nhận Séc, nếu khách hàng chuyển khoản thì phòng KT fax lệnh chuyển tiền lên Ngân hàng chuyển. Thứ 6 hàng tuần KT Ngân hàng mang CT gốc đã giao dịch qua fax trong tuần cho các Ngân hàng liên quan và lấy CT về gián vào phiếu chi, đóng file và lưu trữ.