6. Nội dung nghiên cứu:
2.1.6.2.1, Những thuận lợ i:
Từ khi thành lập đến nay, công ty đã hoạt động có hiệu quả, uy tín, chất lượng sản phẩm của công ty ngày càng được nâng cao và được sự tín nhiệm của người tiêu dùng trong cả nước.
Sản phẩm của công ty được thừa hưởng một bề dày kinh nghiệm từ công ty mẹ Đại Thành tại Đài Loan trong lĩnh vực sản xuất và tiêu thụ các mặt hàng thức ăn gia súc, gia cầm và thủy sản. Sản phẩm đảm bảo đạt được các chỉ tiêu chất lượng quốc tế hiện có trên thị trường thế giới. Bên cạnh đó công ty còn nhận được sự hỗ trợ về tài chính từ phía công ty mẹ nếu gặp khó khăn.
Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý chuyên môn nhiệt tình, đội ngũ công nhân sản xuất trẻ có tay nghề, đã qua đào tạo theo một quy trình công nghệ sản xuất hiện đại.
2.1.6.2.2,Những khó khăn :
Bên cạnh những thuận lợi trên công ty cũng gặp không ít những khó khăn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh :
Công ty phải đương đầu với sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ trên thị trường, ngày càng có nhiều sản phẩm cùng loại và cả những sản phẩm thay thếđối với sản phẩm của công ty như : : Proconco, Cargill, C.P…..là những đối thủ rất mạnh trên thương trường. Hệ thống giao thông chưa được tốt, đường xá thì hẹp khó cho việc vận chuyển và lưu thông. Bên cạnh đó hệ thống điện, nước còn nhiều hạn chế.
Chính sách thuế chưa phù hợp, thay đổi nhiều làm ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh. Trong công tác quản lý của Nhà nước có một số chủ trương, chính sách, một số công văn hướng dẫn thực hiện thi hành có lúc chưa nhất quán làm ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Giá nguyên liệu đầu vào tăng, giá xăng dầu tăng cao dẫn đến giá thành tăng làm ảnh hưởng mạnh làm giảm khả năng tiêu thụ.
Thời gian qua đã xảy ra thiên tai, lũ lụt, bệnh dịch làm chết hàng loạt các loại gia súc, gia cầm gây thiệt hại lớn cho nhân dân và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty.
2.1.6.2.3,Phương hướng phát triển của công ty
Công ty luôn đưa ra các chương trình và các chính sách mới nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường, đồng
thời xây dựng các chương trình nhằm giúp các trang trại và người chăn nuôi nâng cao hiệu quả chăn nuôi, tạo uy tín và mối quan hệ lâu dài với các đối tác.
Dưới đây là một số chương trình của công ty đề ra:
¾ Chương trình phát triển cám đậm đặc heo ¾ Phát triển trại heo theo mô hình
¾ Chương trình tặng heo nái hậu bị ¾ Chương trình thưởng cám heo con ¾ Kế hoạch tặng phẩm hàng tháng
Bên cạnh đó, công ty đưa ra các chương trình và chiến lược phát triển mới nhằm tìm kiếm và mở rộng thị trường, tăng doanh số tiêu thụ cho công ty như:
- Tổ chức đào tạo, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cho đội ngũ tiếp thị, quảng bá rộng rãi thương hiệu sản phẩm công ty.
- Qua các chương trình khuyến mãi, khuyến khích các đại lý tăng doanh số bán hàng
- Đưa ra các kế hoạch đề phòng những trường hợp rủi ro: thiên tai, dịch bệnh, …
2.1.7, Tình hình tổ chức công tác KT tại công ty 2.1.7.1,Sơ đồ tổ chức bộ máy KT
Sơ đồ 2.2: Sơđồ tổ chức bộ máy KT
(Nguồn: Phòng kế toán,[7])
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN GIÁ THÀNH KẾ TOÁN NGÂN HÀNG VÀ CHI PHÍ
KẾ TOÁN NVL TRONG NƯỚC KẾ TOÁN NVL NHẬP KHẨU KẾ TOÁN CÔNG CỤ, DỤNG CỤ KẾ TOÁN MỞ L/C KẾ TOÁN LƯƠNG, CÔNG NỢ PHẢI THU KẾ TOÁN CHI PHÍ
2.1.7.2,Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
¾KT trưởng: Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về mọi nghiệp vụ KT phát sinh của Công ty, điều hành phân công chỉ đạo nghiệp vụ cho KT viên, thực hiện đúng và đấy đủ những quy định trong chếđộ KT.
¾KT Giá thành: Chịu trách nhiệm về KT tài sản trước KT trưởng. Tập hợp và theo dõi KT NVL trong nước, nhập khẩu, KT công cụ dụng cụ.
¾KT ngân hàng: Chịu trách nhiệm về KT mở L/C, KT lương, KT công nơ phải thu, KT chi phí trước KT trưởng.
¾ KT tiền lương, công nợ phải thu: Căn cứ bảng tổng hợp phòng nhân sự gửi qua, KT tiền lương thực hiện chế độ chi trả tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT được kịp thời và chính xác.
¾ KT chi phí: Thực hiện tính toán mức kinh tế kỹ thuật và xây dựng giá thành phẩm. ¾ KT NVL: Theo dõi tình hình xuất - nhập NVL, kiểm tra tất cả các CT có liên quan đến NVL xuất - nhập, làm phiếu chi trả tiền NVL cho khách hàng bẳng chuyển khoản, vào mỗi cuối tháng phải làm báo cáo về tình hình xuất - nhập NVL.
¾ KT công cụ dụng cụ :Theo dõi công cụ dụng cụ của Công ty, kiểm tra tất cả các CT có liên quan đến công cụ dụng cụ.
¾ KT mở L/C:Theo dõi tình hình xuất nhập khẩu nguyên liệu. Theo dõi tỷ giá USD liên ngân hàng để biết đựợc tỷ giá trong trao đổi thanh toán bằng chuyển khoản, mua bán ngoại tệ.
2.1.7.3,Hình thức KT
- Niên độ KT : Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
- Đơn vị tiền tệ : Công ty sử dụng Việt Nam Đồng (VND)
- Hình thức KT : Công ty áp dụng hình thức KT Nhật ký chung
- Phương pháp khấu hao: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng
2.2. Thực trạng công tác tổ chức KT tại công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu(VN)
Tổ chức công tác KT là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong DN. Tổ chức công tác KT một cách thích ứng với điều kiện về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại DN có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại DN.
Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của DN một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức công tác KT là một trong các mặt quan trọng được các DN quan tâm. Tổ chức công tác KT không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong DN, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động KT, bảo đảm cho KT phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình.
Tổ chức công tác KT DN trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán KT vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng để việc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhằm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN.
Công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu (VN) đã tổ chức công tác KT một cách thống nhất, đảm bảo KT là một công cụ quản lý, phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính của DN nhằm cung cấp thông tin về kinh tế, tài chính một cách đầy đủ, trung thực, kịp thời, chính xác. Những thông tin đó góp phần hỗ trợ cho lãnh đạo công ty có thể ra các quyết định đúng đắn và nhanh chóng, ngoài ra chúng còn là cơ sở để tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động thu - chi tài chính trong DN.
Công ty đang thực hiện theo đúng các quy định về sổ KT trong luật KT, Nghịđịnh số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2005 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Luật KT trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật KT và Chếđộ KT quy định trong quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006.
Quy trình tổ chức, xử lý và cung cấp thông tin KT công ty được thực hiện theo các quy trình như sau:
-Tất cả các CT ban đầu liên quan đến NVKTPS từ các hoạt động của đơn vị được phản ánh, ghi chép vào hệ thống sổ KT, dữ liệu KT trên máy tính.
-Các số liệu và dữ liệu KT sẽ được xử lý bằng các phương pháp KT để trở thành những thông tin KT cần thiết dưới dạng các báo cáo.
- Các thông tin này sẽđược cung cấp cho các đối tượng sử dụng như lãnh đạo trong công ty, gửi về công ty mẹ...
Quy trình tổ chức công tác KT của công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu bao gồm các bộ phận chủ yếu: Tổ chức hệ thống CT và ghi chép ban đầu; Tổ chức hệ thống TK KT; Tổ chức lựa chọn hình thức KT và hệ thống sổ KT; Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích BCTC; Tổ chức công tác tự kiểm tra tài chính, KT; Tổ chức lựa chọn mô hình tổ chức KT và tổ chức bộ máy KT; Ứng dụng CNTT vào tổ chức công tác KT.
2.2.1, Tình hình vận dụng các bộ phận cấu thành hệ thống KT DN 2.2.1.1,Tổ chức hệ thống CT và ghi chép ban đầu 2.2.1.1,Tổ chức hệ thống CT và ghi chép ban đầu
Công ty tuân thủ theo hệ thống sổ sách KT Việt Nam do bộ tài chính ban hành kèm theo quyết định TL/QĐ/CĐKT ngày 20 tháng 03 năm 2006 để cung cấp các thông tin tài chính bằng số lượng về các hoạt động kinh tế của công ty tại Việt Nam.
Thực tế quy trình tổ chức CT ban đầu tại công ty trong thời gian qua cơ bản thực hiện tương đối đầy đủ, hợp lý, phù hợp theo quy định của chếđộ KT hiện hành, góp phần đảm bảo quản lý tài chính được thông suốt, giảm thiểu các gian lận xảy ra trong quản lý sử dụng tài sản, vật tư, bảo vệ an toàn tài sản của công ty, sử dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính, cung cấp các thông tin hữu ích đáng tin cậy. Thực trạng tổ chức hệ thống CT và ghi chép ban đầu như sau:
2.2.1.1.1,Lập CT và phản ánh NVKTPS vào CT
Công ty đã quy định số CT cần thiết cho từng NVKTPS và xây dựng hệ thống CT cần thiết phải lập bao gồm CT KT và các CT hướng dẫn cho từng loại nghiệp vụđồng thời phổ
biến đến các phòng, ban trong công ty biết để làm thủ tục thanh toán. Trên thực tế khi các NVKTPS, theo sự phân công của KT trưởng (hoặc phụ trách KT) các KT viên theo từng phần hành KT có trách nhiệm hướng dẫn người thanh toán lập CT và vận dụng CT cho phù hợp, đúng quy định.
¾Mẫu CT theo quy định của chế độ KT DN trong Quyết định 15 ngày 20/03/2006 phân loại CT theo các chỉ tiêu như sau:
-Chỉ tiêu lao động tiền lương, bao gồm các mẫu CT sau:
Bảng chấm công; Bảng chấm công làm thêm giờ; Bảng thanh toán tiền lương, thưởng; Giấy đi đường; Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ; Bảng thanh toán tiền thuê ngoài ; Bảng kê thanh toán công tác phí
-Chỉ tiêu vật tư, bao gồm một số mẫu CT sau:
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ,Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ, Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ...
-Chỉ tiêu tiền tệ, bao gồm các mẫu CT sau:
Phiếu thu ; Phiếu chi ; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy thanh toán tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán; Biên lai thu tiền, Đơn thông báo thanh toán...
-Chỉ tiêu tài sản cố định, bao gồm các mẫu CT sau:
Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ ;Biên bản kiểm kê TSCĐ; Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (C52-HD).
¾CT KT ban hành theo các văn bản pháp luật khác áp dụng tại công ty bao gồm các mẫu CT sau: Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, phiếu xác nhận chi phí, giấy thu tiền... Hệ thống CT sử dụng mẫu CT KT như CT thanh toán và nhật ký CT trong nghiệp vụ hàng ngày của Công ty. Nhật ký CT sử dụng cho các nghiệp vụ thông thường không thể hiện trên CT KT và cho những bút toán điều chỉnh và sửa sai trong hệ thống.
- Số CT
- Ngày phát sinh nghiệp vụ
- Tính chất nghiệp vụ - Số tiền
- Chữ ký người lập, kểm tra và xac nhận nghiệp vụ
- Các thông tin cần thiết khác
Công ty sẽ sử dụng các mẫu CT do Bộ tài chính ban hành kèm theo Quyết định 15/2006/QĐ - BTC. Nếu Công ty cần bổ sung một số CT cần thiết cho việc quản lý nội bộ mà trong các mẫu của Bộ Tài Chính không đưa ra thì Công ty có thể thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng của mình.
Hiện nay, công ty đã ứng dụng tin học vào công tác KT của đơn vị mình. Vì vậy, công tác hạch toán, ghi sổ KT và lập BCTC cơ bản được thực hiện bằng máy tính. Hàng ngày, căn cứ vào các CT liên quan đã được phê duyệt, KT các phần hành tiến hành nhập số liệu vào phần mềm KT, mỗi người có một mã TK riêng, sau khi hoàn thành các nghiệp vụ của mình KT viên tiến hành khóa các phiếu, cuối tháng KT thực hiện khoá sổ KT và lập BCTC. Số liệu giữa KT phần hành và BCTC sẽ được đối chiếu kiểm tra với nhau nhằm phát hiện ra những sai sót.
Quy định về CT trên hệ thống phần mềm KT như sau:
-Phiếu J ( Journal Voucher- CT nhật ký) : Được sử dụng trong trường hợp trích trước chi phí, xóa tạm ứng, phân bổ chi phí hoặc chuyển tiền giữa các ngân hàng, không thực hiện thu hoặc chi tiền.
Ví dụ về nghiệp vụ liên quan đến phiếu J : ngày 18/03/2010 xóa tạm ứng cho nhân viên Nguyễn Văn Nhật.
Bảng 2.3: Bảng xóa tạm ứng cho nhân viên
CÔNG TY TNHH DINH DƯỠNG JOURNAL VOUCHER Ngày: 2010.03.18 Á CHÂU (VN) CHỨNG TỪ NHẬT KÝ
J10031804
Số T.K
Tên T.K
(Việt/Anh) Bộ Phận Trích yếu(Việt/Anh) Debit Credit
133101
Vat đầu vào của
hàng hóa dịch vụ Thuế GTGT đầu vào 128,091
6402 Chi phí sữa chữa xe A001- Phòng Tổng Giám Đốc Chi phí sửa xe 1691 185,000 6419 Chi phí vận chuyển B120- Bp Tiếp thị Nutrition
Chi phí giao hàng dinh
dưỡng 1,350,909 642101 Chi phí tiền lương G110 Bộ phận hành chánh Chi phí công tác Hđ=> lương 160,000 141101 Tạm ứng nhân viên –AD Xóa tạm ứng cho Nguyễn Văn Nhật 1,824,000 TOTAL 1,824,000 1,824,000 ACCOUNTING TREASURY Approval Review Prepared Review Cashier Payee/người nhận
(Nguồn : Phòng kế toán,[7]) ¾Quy trình xóa tạm ứng cho nhân viên như sau:
Căn cứ vào giấy xác nhận chi phí đã được duyệt KT tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của CT, nội dung chi phí sử dụng để xóa tạm ứng, số tiền xóa tạm ứng so với số tiền ứng để tiến hành làm phiếu xóa tạm ứng. Trường hợp giấy xác nhận chi phí có số tiền tương đương với số tiền ứng thì làm phiếu J, nếu nhiều hơn thì làm phiếu chi và nếu ít hơn thì làm phiếu thu.
-Phiếu D(Disbursement Voucher – Phiếu chi ):được sử dụng trong trường hợp chi tiền. Ví dụ: ngày 16/03/2010 chi tiền trả tiền vận chuyển cho công ty TNHH VT-TM Ngọc Thạnh
Bảng 2.4: Bảng thanh toán tiền vận chuyển
CÔNG TY TNHH DINH DƯỠNG DISBURSEMENT VOUCHER Ngày: 2010.03.16 Á CHÂU (VN) PHIẾU CHI
E10031627
Số T.K Tên T.K (Việt/Anh) Bộ Phận Trích yếu ( Việt/Anh) Debit Credit
133101 Vat đầu vào của hàng
hóa dịch vụ Thuế GTGT đầu vào 26,546,430
335001 Chi phí sữa chữa xe Giảm trích trước chi phí vận
chuyển 263,936,295
112110 Chi phí vận chuyển Trả tiền cho Cty TNHH VT-
TM Ngọc Thạnh 290,424,629
112110 Chi phí tiền lương Phí ngân hàng 0.02% 58,096
TOTAL 290,482,725 290,482,725
(Nguồn : Phòng kế toán,[7])
ACCOUNTING TREASURY Approval Review Prepared Review Cashier Payee/người nhận