P. HÀNH CHÍNH
2.2.2 Quản lý, điều hành dự án:
Trong việc quản lý một số dự án XD, Công ty đã lập nhiều quy trình như đã đề cập ở mục 2.2.1.3 gồm nhiều bước đi để theo đó các cá nhân và phòng ban triển khai thực hiện. Một số giai đoạn chủ yếu trong quy trình này kể từ khi ký được hợp đồng AB (giữa công ty và chủ đầu tư) là:
+G Trên cơ sở các tài liệu hợp đồng AB, phòng Thi công kết hợp với phòng Vật tư lập và trình TGĐ Công ty phê duyệt Dự toán thi công của dự án. Dự toán thi công là bảng tổng hợp tất cả những chi phí dự kiến cần thiết để hoàn thành dự án: công tác biện pháp, vật liệu, nhân công, thầu phụ, chi phí cho bộ máy gián tiếp, phân bổ chi phí chung, khấu hao tài sản và máy móc thiết bị, hoàn công và bảo hành… Như vậy, Dự toán thi công chính là bức tranh tổng thể về các phương án chi phí của dự án để trên cơ sở đó Công ty quản lý và kiểm soát các đơn giá, khối lượng, định mức vật liệu, nhân công… và cuối cùng là để cân đối bài toán chi phí. Dĩ nhiên, dự toán thi công này cũng phải được Giám đốc dự án, Ban chỉ huy công trường (BCHCT) thống nhất trước khi ban hành.
+BCHCT do TGĐ thành lập và bổ nhiệm thông qua đề xuất nhân sự của phòng Thi công. Sơ đồ chung một BCHCT thường như sau
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức công trường Giám Đốc Dự Án
Trưởng Phòng Vật Tư Chỉ Huy Trưởng
Nhân Viên Tính Khối Lượng
Thư Ký Công Trường
Giám Sát Kỹ Thuật Nhóm Trắc Đạt An Toàn Lao Động
Đội Thi Công, Thầu Phụ
Việc điều hành quản lý sản xuất, tiến độ, máy móc thiết bị, thầu phụ… do BCHCT tự quyết định nếu nằm trong phạm vi Dự toán thi công đã được duyệt, nếu không phải báo cáo Giám đốc dự án xin ý kiến.
+ Các phòng ban Công ty (phòng Kế toán, phòng Thi công và phòng Vật tư) cũng dựa trên cơ sở Dự toán thi công để kiểm tra, phối hợp trực tiếp với BCHCT giải quyết nếu có mâu thuẫn trước khi báo cáo với Giám đốc dự án.
+ Đối với những vấn đề mang tính chất chung, hoặc liên quan đến nhiều dự án, hoặc có giá trị lớn… các phòng ban mới phải báo cáo với Ban TGĐ Công ty.
Thực tế, việc thực hiện theo quy trình này bước đầu cũng gặp nhiều khó khăn do hạn chế về năng lực, kinh nghiệm của một số cá nhân cụ thể đặc biệt là Giám đốc dự án. Năng lực phòng Thi công hiện tại không đủ để quản lý cùng lúc nhiều dự án nên thường dẫn đến sai sót trong quản lý thầu phụ, hồ sơ chất lượng, phản ứng chậm đối với những yêu cầu của BCHCT, của Ban TGĐ.
Tuy nhiên, xét về lâu dài, cấu trúc tổ chức dạng định hướng dự án này giúp Giám đốc dự án và BCHCT chủ động hơn trong việc điều hành, giải quyết vấn đề ở công trường.