- Khối lượng nguyên vật liệu tồn kho quá nhiều nên khi nguyên vật liệu mua về ghi nhận phiếu nhập kho xong sẽ chuyển đến những nơi nào có khoảng trống thì sắp xếp
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
3.2.2 Giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho bằng các mô hình tồn kho 1 Áp dụng mô hình EOQ
3.2.2.1 Áp dụng mô hình EOQ
Công ty nên xác định lượng đặt hàng tối ưu cho doanh nghiệp mình trước khi bước vào một năm tài chính mới. Điều này, rất quan trọng bởi vì hiện nay lượng nguyên vật liệu tồn kho còn quá nhiều, do Công ty chưa áp dụng mô hình quản lý tồn kho nào nên chưa tính toán được lượng nguyên vật liệu tối ưu. Như tác giả đã trình bày trong quá trình nghiên cứu ở mục 2.3.2.3 thì quy định đặt hàng hiện tại chỉ tính theo chỉ số
vòng quay nguyên vật liệu. Nếu loại nguyên vật liệu nào có chỉ số vòng quay là < 3.0 thì mặc nhiên Bộ phận thu mua tiến hàng gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp không quan tâm đến giá trị nguyên vật liệu đó là bao nhiêu nhiều hay ít. Điều đó, minh chứng rằng: Công tác quản trị tồn kho còn hạn chế, chỉ quan tâm đến chỉ tiêu công việc của bộ phận mình, chưa quan tâm đến tình hình tài chính do thông tin giữa các phòng ban không rõ ràng, phối hợp với nhau chưa thật nhịp nhàng. Vì thế, Công ty nên áp dụng các mô hình tồn kho cụ thể là mô hình EOQ sẽ giúp bộ phận thu mua có dữ liệu chính xác hơn trong công tác mua hàng tốt hơn, giảm được lượng tồn kho.
Điểm thuận lợi của tác giả là đã công tác tại Công ty hơn 3 năm nên trong quá trình nghiên cứu, liên hệ trực tiếp các phòng ban như phòng quản lý sản xuất, phòng sản xuất, phòng thiết kế và các bộ phận trực thuộc các phòng ban liên quan để nắm bắt thông tin như: quy trình sản xuất, quy trình đặt hàng và có số liệu cụ thể về nhu cầu lượng nguyên vật liệu sử dụng mỗi tháng của từng loại nguyên vật liệu.
Hầu hết tất cả loại nguyên vật liệu thực tế sử dụng đáp ứng nhu cầu sản xuất đều phải đặt hàng trước. Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì thời gian nhận hàng tối thiểu trong vòng 45 ngày kể từ khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng và ký xác nhận gửi email hay fax cho bộ phận thu mua.
Theo số liệu bảng 2.7, bộ phận thu mua căn cứ vào vòng quay hàng tồn kho để xác định thời điểm đặt hàng cho tất cả các loại nguyên vật liệu. Việc căn cứ vòng quay hàng tồn kho chỉ phù hợp với những loại nguyên vật liệu mà nhà cung cấp không có tồn kho như các loại ren, vải satin …, từ lúc bắt đầu sản xuất đến khi hoàn thành phải qua nhiều công đoạn và thời gian để có đủ lượng hàng giao cho Công ty tối thiểu phải mất 90 ngày. Đó là chưa kể đến trong quá trình sản xuất của họ phát sinh vấn đề nguyên vật liệu kém chất lượng phải dệt lại.
Nguồn cung ứng nguyên vật liệu của Công ty là những nhà cung cấp lớn, có uy tín trên thị trường nên việc dự trữ tồn kho để đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng là điều chắc chắn. Họ luôn đáp ứng được lượng đặt hàng khi Công ty xác định được nhu cầu sử dụng trong vòng 45 ngày là d, cũng như xác định được thời gian đáp ứng của nguyên vật liệu của ROP là L = 45 ngày.
Về nhu cầu sử dụng hàng tháng thì Công ty cũng dễ dàng biết được qua báo cáo kho hàng tháng, tác giả cũng đã tính toán và thể hiện nhu cầu bình quân sử dụng mỗi tháng qua phụ lục 2.
Trước tình hình đó, để đảm bảo đủ lượng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất nhưng đảm bảo lượng đặt hàng tối ưu, Công ty nên xác định thời điểm đặt lại (ROP) cho từng chủng loại nguyên vật liệu mới đem lại hiệu quả trong công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của mình. Bảng số liệu sau giải thích được hiệu quả khi Công ty áp dụng ROP trong chỉ tiêu đặt hàng:
Bảng 3.3: Chỉ tiêu đặt hàng
Số ngày NVL
tồn kho loại NVL Số lượng
Số vòng quay ROP Số lượng Giá trị (USD) Số lượng Giá trị (USD) Sử dụng trong 45 ngày 104 852,441 75,886 852,441 75,886 Sử dụng trên 45 đến 90 ngày 179 1,419,538 812,010 Tổng cộng 283 2,271,979 887,896 852,441 75,886 Tỷ lệ 36.75% 37.52% 8.55% 100.00% 100.00%
( Nguồn : Bộ phận thu mua của WAT)
Qua số liệu bảng 3.3, thấy được lợi ích đạt được khi Công ty xác định đúng thời điểm đặt hàng lại như sau:
- Về số lượng: Thay vì phải đặt hàng cho 283 loại nguyên vật với số lượng lớn cho mỗi lần đặt hàng, thì Công ty chỉ cần đặt 104 loại cho mỗi lần đặt hàng mà thôi. Như vậy, làm giảm được số lượng tồn kho và diện tích kho dùng để dự trữ, mặt bằng kho rộng rãi, dễ di chuyển hàng hóa trong việc nhập hàng cũng như cấp phát sử dụng. Trong khi đó, Công ty có thể xác định được thời điểm đặt hàng chính xác là nhu cầu sử dụng trong 1 tháng cũng như thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc hàng về tới Công ty chỉ tối đa là 45 ngày. Vì thế, mỗi lần đặt hàng Công ty vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất trong 1 tháng rưỡi mà số lượng đặt hàng chỉ chiếm 36.75% số lượng đặt hàng theo số vòng quay hàng tồn kho mà trước đây Công ty thường áp dụng làm chỉ tiêu để bộ phận thu mua đặt hàng .