WATABE WEDDING VIỆT NAM TỪ NĂM 2009-2011 2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM
2.2.3 Hệ thống và chu kỳ vận chuyển
Do các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty lâu năm, có uy tín nên phương pháp đặt hàng và chu kỳ vận chuyển, cũng như giao dịch thỏa thuận mua bán tương đối đơn giản. Cơ bản là trên tinh thần hợp tác tin tưởng lẫn nhau nhưng đôi khi cũng xảy ra vấn đề về chất lượng, tốn nhiều thời gian để xác nhận và giải quyết. Tất cả thông tin, giao dịch liên quan đến việc mua hàng với nhà cung cấp đều thực hiện qua email, điện thoại và fax.
Ở đây, tác giả chỉ đề cập đến việc mua nguyên vật liệu từ nước ngoài mà không nói đến quy trình mua nguyên vật liệu trong nước. Bởi vì, nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất chiếm hơn 95% là nguyên liệu nhập khẩu.
(Nguồn: Bộ phận thu mua của WAT )
Hình 2.4: Quy trình mua nguyên vật liệu
Qua hình 2.4, cho thấy quy trình đặt hàng hiện nay của WAT đơn giản thông tin đi từ trên xuống, chưa chặt chẽ từ Trưởng phòng quản lý sản xuất, Bộ phận thu mua, Bộ phận kho trong quá trình kiểm tra, đối chiếu thông tin. Từ đó, phát sinh nhiều trường hợp làm ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản trị hàng tồn kho như:
Trưởng phòng sản xuất chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất Nhận đơn hàng
Lập kế hoạch sản xuất
xá
Báo cáo hàng tồn kho
Xác định nhu cầu nguyên vật liệu
Xác định nhà cung cấp
Kế hoạch đặt hàng
Trình duyệt
Gởi đơn hàng đến nhà cung cấp Bộ phận kho cung cấp
Bộ phận thu mua dựa trên định mức sản phẩm và số liệu báo cáo kho
Xem xét khả năng cung ứng, chất lượng, giá cả nhà cung cấp
Đàm phán yêu cầu đặt hàng với nhà cung cấp
Trưởng bộ phận thu mua kiểm tra
- Thừa nguyên vật liệu, làm ứ đọng tồn kho ảnh hưởng đến vốn lưu động của WAT.
- Thiếu nguyên vật liệu, đình trệ quá trình sản xuất, gây lãng phí các nguồn lực như: chi phí nhân công do không có nguyên vật liệu để sản xuất, chi phí giao hàng do phải xuất hàng bằng đường hàng không để đảm bảo thời hạn giao hàng.
- Chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo.
Theo thông tin của đơn đặt hàng, nhà cung cấp lập hợp đồng, hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa gửi lại cho bộ phận thu mua. Trường hợp Công ty chấp nhận giá cả, điều kiện giao hàng, cảng nhận hàng….. thì ký vào hợp đồng và gửi lại cho nhà cung cấp. Đồng thời bộ phận thu mua chuyển toàn bộ chứng từ có liên quan đến lô hàng cho bộ phận xuất nhập khẩu. Căn cứ vào thông tin trong bộ chứng từ, bộ phận xuất nhập tiến hành làm các thủ tục có liên quan đến lô hàng. Khi hàng về tới cảng, chuyển hàng về Công ty qua các đơn vị vận chuyển dịch vụ và giao cho bộ phận kho.