WATABE WEDDING VIỆT NAM TỪ NĂM 2009-2011 2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM
2.3.2 Phân tích tình hình xác lập và kiểm soát các mức tồn kho 1 Xác định thời gian đặt hàng lại (ROP)
2.3.2.1 Xác định thời gian đặt hàng lại (ROP)
Điểm đặt hàng lại (ROP): là lượng tồn kho tối thiểu cần thiết ở điểm đặt hàng, ROP được xác định trong trường hợp Công ty mua hàng nhưng không được hàng ngay, nghĩa là thời điểm đặt hàng không trùng với thời điểm nhận hàng.
Hiện tại, Công ty không quan tâm đến chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ. Điều mà Công ty đặc biệt quan tâm chính là uy tín đối với khách hàng. Khi đã nhận đơn hàng của khách hàng dù đơn hàng có gấp hay không gấp thì Công ty vẫn phải đảm bảo:
- Thời hạn giao hàng
- Chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
Trên quan điểm đó, phòng quản lý sản xuất lập kế hoạch nhu cầu sử dụng cho tất cả loại nguyên vật liệu hàng năm chỉ dựa duy nhất dự toán tiêu thụ sản phẩm được cung cấp bởi Ban giám đốc.
Tuy nhiên, sản lượng thực tế so với kế hoạch có sự khác biệt tương đối nhiều, vì thế số lượng nguyên vật liệu tồn kho nhiều hơn so với nhu cầu sản xuất, bên cạnh đó cũng có một số nguyên vật liệu bị thiếu hụt gây khó khăn cho sản xuất, không đảm bảo đúng thời hạn giao hàng. Đồng thời với những loại nguyên vật liệu thiếu, giải pháp tạm thời Công ty là thay thế một loại nguyên vật liệu tương ứng làm cho chất lượng, hiệu ứng sản phẩm không đúng yêu cầu của khách hàng. Điều đó, đã làm cho khách hàng không hài lòng. Chính do ý kiến chủ quan từ một phía như Ban giám đốc cung cấp thông tin về sản lượng tiêu thụ sản phẩm theo kinh nghiệm và theo mùa tiêu thụ, mặt khác cũng không thể lường trước được điều kiện khách quan như thiên tai, sóng thần …. làm ảnh hưởng rất lớn đến lượng sản phẩm tiêu thụ, dẫn đến lượng nguyên vật liệu tồn kho quá lớn ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn, chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ tăng ….
Bảng 2.4: Sản lượng thực hiện từ năm 2009- 2011 Đơn vị tính: cái Sản lượng 2009 2010 2011 Kế hoạch Thực tế Tỷ lệ (%) Kế hoạch Thực tế Tỷ lệ (%) Kế hoạch Thực tế Tỷ lệ (%) Quý 1 3,915 3,738 95% 4,652 4,384 94% 5,015 4,935 98% Quý 2 3,673 3,546 97% 4,023 3,861 96% 4,095 3,536 86% Quý 3 4,897 4,755 97% 5,752 5,443 95% 5,165 5,317 103% Quý 4 3,845 3,512 91% 4,135 3,870 94% 3,860 3,875 100% Tổng cộng 16,330 15,551 95% 18,562 17,558 95% 18,135 17,663 97%
( Nguồn: Báo cáo nội bộ phòng tài chính kế toán của WAT)
Qua số liệu bảng 2.4, sản lượng thực tế tiêu thụ luôn thấp hơn sản lượng kế hoạch đặt ra. Cụ thể, quý 2 năm 2011, sản lượng thực tế chỉ đạt được 86% so với kế hoạch. Điều này, cho thấy lượng tồn kho nguyên vật liệu trong quý tăng rất nhiều do lượng nguyên vật liệu dự trữ để đáp ứng nhu cầu sản xuất không sử dụng hết.
Nhận xét: Thời gian xác định mua nguyên vật liệu của Công ty hiện tại chỉ dựa vào mùa vụ, kinh nghiệm và ước tính dựa theo số liệu quá khứ của Ban giám đốc đã đem lại cho Công ty một số lợi ích nhất định. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại cần phải có biện pháp cải thiện nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của Công ty như sau:
Lợi ích: Đảm bảo được không thiếu hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, kịp tiến độ giao hàng, giữ được uy tín với khách hàng.
Tồn tại:
- Lượng nguyên vật liệu tồn kho tăng, khó kiểm soát nên cần nhiều nguồn lực để quản lý.
- Dễ hư hỏng, chất lượng nguyên vật liệu giảm do thời gian lưu kho dài
- Vốn lưu động bị thiếu hụt, phát sinh chi phí lãi do vay tiền để thanh toán cho nhà cung cấp.