- Khối lượng nguyên vật liệu tồn kho quá nhiều nên khi nguyên vật liệu mua về ghi nhận phiếu nhập kho xong sẽ chuyển đến những nơi nào có khoảng trống thì sắp xếp
2.3.4 Công tác luân chuyển hàng tồn kho 1 Về mặt số lượng
2.3.4.1 Về mặt số lượng
Để quản lý số lượng nguyên vật liệu, Công ty sử dụng thẻ kho để ghi chép nhập xuất của nguyên vật liệu. Thẻ kho thể hiện từng mã nguyên vật liệu, tên gọi, số lượng tồn kho, số lượng nhập kho trong kỳ và số lượng xuất kho sử dụng hàng ngày. Cuối tháng nhân viên kho sẽ thực hiện cộng trừ số lượng trên thẻ kho và ghi lại số tồn cuối tháng và ký tên lên thẻ kho cho tất cả các loại nguyên vật liệu mà mình chịu trách nhiệm quản lý. [ Phụ lục 5]
Việc ghi chép nhập xuất nguyên vật liệu trên thẻ kho được thực hiện sơ xài, không ghi đầy đủ nội dung cần thiết như quy cách, số chứng từ nhập kho của loại nguyên vật liệu dẫn đến việc cấp phát các nguyên vật liệu cùng chủng loại rất dễ nhầm lẫn do sự khác biệt của chúng rất nhỏ mà bằng mắt thường khó phát hiện được. Cũng như, khi phát sinh vấn đề thì phải mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm chứng từ nhập thay vì mỗi lần nhập hàng trên thẻ kho phải ghi số phiếu nhập kho vào cột chứng từ nhập để dễ quản lý cũng như xử lý khi có vấn đề phát sinh.
Qua đó, thẻ kho chỉ cho phép nhà quản trị nắm bắt được số lượng về mặt giấy tờ, nó không tính được sự hư hỏng ở các dạng. Mức độ tin cậy của số lượng và giá trị hàng tồn kho được xác định vào thời điểm kiểm kê thực tế cuối quý. Hiện Công ty
đang thực hiện kiểm kê từng quý để có báo cáo kho chính xác phục vụ cho công tác quản trị hàng tồn kho.
Đồng thời, để giảm bớt nguy cơ rủi ro và bảo tồn vốn trong trường hợp khách quan không thể kiểm soát như hỏa hoạn, lũ lụt có thể gây mất tài sản thì việc xác định số lượng và giá trị hàng tồn kho hàng quý là rất cần thiết để xác định thiệt hại và yêu cầu bảo hiểm thanh toán.
Hiện tại, Công ty thực hiện khá tốt công tác kiểm kê nguyên vật liệu hàng quý theo quy trình kiểm kê mà Ban giám đốc đề ra và đã chỉnh sửa theo yêu cầu thực tế trong quá trình kiểm kê. Đặc biệt là tính khách quan xác thực của báo cáo kiểm kê, bởi vì kiểm kê được thực hiện từng nhóm, mỗi nhóm có 2 nhân viên, một nhân viên kho và một nhân viên phòng kế toán. Và mỗi quý thay đổi nhân sự trong nhóm, tránh được sự bao che hay số liệu không trung thực. Ngoài việc kiểm kê số lượng, nhân viên kế toán còn kiểm tra quy tắc nhập xuất kho là phải đảm bảo phương pháp nhập trước xuất trước, cách bố trí sắp xếp hàng hóa trong kho có đúng theo hệ thống kiểm soát nội bộ đã đề ra hay không. [Phụ lục 6]
Tuy nhiên, việc kiểm kê thực tế không đáp ứng đúng yêu cầu như hướng dẫn kiểm kê của Ban giám đốc đưa ra và cũng không phản hồi những hướng dẫn, quy định chưa phù hợp với tình hình kiểm kê thực tế cho Ban giám đốc để Ban giám đốc có hướng cải thiện hợp lý hơn. Một phần do việc đánh giá của nhà quản trị quá cứng nhắc là mục tiêu đã đặt ra là phải đạt được, họ chưa đi sâu vào thực tế. Bởi vì, với số lượng nguyên vật liệu hơn một nghìn loại, số lượng tồn kho quá nhiều mà chỉ chia 5- 6 nhóm để kiểm tra trong thời gian 2 ngày ( một ngày sắp xếp và một ngày kiểm đếm) phải kiểm đếm 100% loại nguyên vật liệu đó.
Bên cạnh đó, thực tế hiện nay cho thấy công tác kiểm kê hàng quý của công ty vẫn còn tồn tại một số vấn đề như sau:
- Rất khó đánh giá chính xác những loại nguyên vật liệu còn tồn với dạng bán thành phẩm đang trên dây chuyền sản xuất. Bộ phận kế toán chỉ dựa theo quy ước chuẩn để tính toán mà thôi.
- Trình độ thủ kho chỉ mới là phổ thông trung học, kinh nghiệm quản lý kho còn yếu nên chưa thể nắm bắt kịp thời và vận dụng các cách thức quản lý kho mà Ban giám đốc yêu cầu.
- Nhân lực của bộ phận kế toán không đủ để phối hợp cùng nhân viên kho tại thời điểm cuối năm. Vì thế, phải nhờ sự hỗ trợ của nhân viên các bộ phận khác như nhân sự, xuất nhập khẩu. Nhưng cũng không đảm bảo thực hiện đúng quy trình kiểm kê do họ chưa có kinh nghiệm kiểm kê cũng như không thể hiểu hết tầm quan trọng của những con số kiểm kê.
Để khắc phục được những vấn đề trên, nhà quản trị cần nên khảo sát kỹ để nắm bắt được tình hình thực tế trong công tác quản trị của mình nói chung và quản trị nguyên vật liệu tồn kho của Công ty nói riêng mới đặt ra mục tiêu cụ thể nhằm đem lại kết quả tốt được. Bên cạnh đó, cần đầu tư, đào tạo kỹ năng cho nguồn nhân lực quản lý kho để họ có đủ trình độ chuyên môn quản lý mới mong mục tiêu đạt hiệu quả. 2.3.4.2 Về mặt giá trị
Các loại nguyên vật liệu nhập kho với giá mua khác nhau tại mỗi thời điểm đặt hàng, một phần do ảnh hưởng tỷ giá bởi vì Công ty mua nguyên vật liệu chủ yếu từ nước ngoài bằng đồng yên nhật, đô la mỹ, đồng Euro nên vấn đề là phải xác định giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, thực tế đích danh và bình quân gia quyền. Công ty đang áp dụng phương pháp xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền để tính giá trị các nguyên vật liệu tồn kho bởi các yếu tố thuận lợi sau:
- Một số nguyên vật liệu này giữ được đặc tính của nó trong thời gian dài không phụ thuộc và thời hạn sử dụng, không giống như các nguyên vật liệu ngành thực phẩm hay ngành dược dể hư hỏng, bốc hơi….
- Giá trị nguyên vật liệu được ghi nhận bằng đô la mỹ và giá thành cùng giá bán sản phẩm cũng được tính bằng đô la mỹ. Bên cạnh đó tỷ giá các ngoại tệ khác so với đô la mỹ biến động không đáng kể nên không ảnh hưởng đến giá trị xuất kho của nguyên vật liệu.
Tuy nhiên, có hạn chế là giá trị nguyên vật liệu tại thời điểm xuất kho không đúng với giá thực tế đặt hàng làm cho giá thành của sản phẩm thấp hơn giá trị thực của nó nếu dùng giá nguyên vật liệu hiện tại. Vì thế, nếu lượng tồn kho càng nhiều thì giá bình quân của một sản phẩm càng thấp làm cho nhà quản trị chủ quan khi quyết định giá bán nếu không chú ý sẽ làm giảm lợi nhuận của sản phẩm.